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高校總量52符合設立檔案館的學校及比例32（61.5%）已設立檔案館的學校及比例9（17.3%）檔案網站建設數量及比例7（13.5%）表一：貴州省高校設館及網站建設數量本文主要總結了國內高校檔案信息化建設現狀，并以檔案館網站建站數量、檔案管理軟件、信息化所需人才等為指標對貴州省高校檔案信息化建設現狀進行調查，分析貴州省高校檔案信息化建設的現狀及存在的問題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對策與措施。貴州省高校檔案信息化現狀對策隨著社會信息化進程的不斷推進，檔案行業的信息化迅速發展，高等學校作為科技文化事業機構，檔案管理及信息化進程受到廣泛關注和重視。為了做好檔案信息化工作，有必要對信息化的現狀進行梳理和了解。本文總結了目前國內高校檔案信息化的現狀，并對貴州省高校信息化現狀進行調研，總結其存在的問題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對策。

一、國內高校檔案網站建設情況

自2002年印發《全國檔案信息化建設實施綱要》以來，我國高校檔案信息化建設取得良好成果，但由于我國高等學校辦學層次、辦學規模的不同，以及嚴重的地域差異，使得高校檔案信息化建設存在巨大差異，呈現不同地區、不同辦學規模和層次的不平衡。2008年，中山大學的學者對我國高校檔案網站建設現狀進行了調研，指出：“我國華北、東北、華東（南/北）等地高校檔案網站平均建站比例為83.9%，華中、西北、西南、華南等地的高校檔案網站平均建站比例為72.4%。”[1]352014年，北京大學檔案館的學者總結了我國高校檔案網站建設中存在的問題：“一為網站制作粗糙，二為信息資源建設不足，三為服務功能薄弱，四為維護更新緩慢。”[2]24可見，高校檔案的信息化建設雖取得良好成果，但還是存在很多問題。而高校檔案網站建設情況只是檔案信息化建設的表層指標之一，而更深層次的資源建設和標準建設方面，各自的差異更大。總體而言，高校檔案信息化建設態勢良好，但發展不平衡，西部地區普遍落后于東部地區，辦學規模大、層次高的學校超前于辦學層次低、辦學規模略小的學校。

二、貴州高校檔案信息化建設現狀

貴州地處西南腹地，又是最落后的省份之一，高校數量不多，辦學層次和規模都不如東部地區乃至西部其他地區。根據中山大學的調查，西南地區高校檔案建站率為71.4%[1]34，但該結果是基于全國的調查數據，在選取對象時，優先選擇重點大學，因此，在反映某一地區的具體情況時就會出現較大偏差。貴州僅有一所211工程重點建設大學，所以，該調查數據完全不能反映貴州省高校檔案管理及信息化建設真實狀況。因此，筆者于2015年5月，對貴州省18所本科院校。26所專科院校和8所獨立學院的網站建設情況進行了調查分析，其調查對象參考中國高校之窗（www.gx211.com）提供的“貴州高等院校名單”及網站鏈接。通過訪問高校網站、電話咨詢該校人員、QQ交流以及填寫調查問卷等方式，了解貴州省高校檔案信息化建設的現狀。1.總體態勢良好，發展迅速。貴州高校檔案信息化建設正高速發展，尤其在本科院校當中發展迅速，如貴州師范大學在2004年實現了用計算機進行文件級目錄的檢索與查詢；2008年，實現了檔案現代化管理與學校辦公平臺的無縫銜接，達到辦公、歸檔“相統一、兩步走”，實現檔案的網絡化管理及電子文件的邏輯歸檔、檢索與利用；2009年，該校對民國時期檔案以及運用頻率高的檔案進行了數字化處理；2015年又啟動了死亡檔案清理工作，并對該部分檔案進行數字化。由此可見，雖然貴州高校檔案信息化建設總體落后于東部，但發展態勢良好。尤其是近幾年貴州省打造大數據產業，借著這股東風，信息化的發展比較迅速，相信貴州省的檔案事業也會插上大數據的翅膀，迅速騰飛。2.高校檔案館設立數量少。根據2008年所頒布的《高等學校檔案管理辦法》第六條之規定：建校歷史在50年以上，或全日制在校生規模在1萬人以上，或已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的學校應設立檔案館，沒有設立檔案館的應設立綜合檔案室。但從調查的數據顯示，貴州省52所高校當中，目前已建立獨立檔案館的學校僅有9所，且8所都為辦學層次稍高的本科院校，僅有一所專科學校設立了檔案館。而所調查的52所院校當中，滿足建校時間在50年以上的有23蘭臺世界2016•01調研高校總量7有專人負責數字化高校數量及比例3（42.8%）參加數字化培訓學校及比例5（71.4%）表三：已建設檔案館網站的高校信息化人才調研表表二：貴州已設檔案館高校檔案管理軟件使用情況調查高校總量9已購置管理軟件高校及比例5（55.5%）未購置管理軟件高校及比例4（44.5%）所，滿足全日制在校生規模1萬人以上的有19所，綜合下來，如表一所示，貴州省高校當中符合設立檔案館的學校合計32所，僅有9所學校設立了檔案館，占調研高校總數的17.3%。這些學校的檔案管理，有的是由黨辦負責，有的是由校辦負責。如遵義職業技術學院、安順職業技術學院就是由黨政辦公室負責；有近70年行業辦學特色的貴州商學院，其檔案由校長辦公室負責；創建于1950年的貴州警官職業學院，其學生檔案由學生處管理，人事檔案由人事處管理，學院辦公室管理綜合檔案[3]。因此，貴州省高校檔案管理的體制還有待進一步健全，專業人員配置和資金投入也需要不斷加強。3.檔案網站建設比例低。高校檔案信息化建設的基本內涵包括：“檔案信息利用的網絡化、檔案信息存儲的數字化和檔案信息管理的標準化。”[4]28因此本文從最表層的檔案網站的數量、檔案數據庫數量及檔案信息人才等方面來看貴州省高校檔案信息化的現狀。從中國高校之窗提供的數據來看，貴州省高校檔案部門單獨建站的情況不容樂觀，全省52所高校當中，建有學校門戶網站的有49家，而檔案館有自己單獨網站的學校僅有7家，占貴州高校總量的13.5%（見表一），且全部為本科院校，這與2008年西南地區的建站比例71.4%相距甚遠。如果將學校門戶網站上開辟了檔案工作欄目的學校也算在內，也不超過30家。因此，從此數據分析來看，從檔案信息化的一個淺層次的標準，即檔案網站建設來看，貴州省高校的檔案信息化建設遠遠落后于全國高校的水平，從辦學層次來講，貴州省本科院校的信息化建設水平高于專科學校及獨立學院的水平。4.檔案管理軟件應用不普及。筆者進一步對貴州省已設立了檔案館的9所學校進行了調研，從表二可以看出，貴州省高校檔案管理軟件的應用程度也低于其他地區高校，9所學校當中只有5所學校購置或開發了檔案管理軟件，4所未購置。而沒有設立檔案館的學校，情況就更不樂觀，還停留在手工檢索的階段。再從軟件類型來看，也是五花八門，有的學校采用比較老的管理軟件，如好易管理軟件、GE檔案管理系統，有的是隨著學校OA系統的開發，同時開發了檔案管理軟件，有的運用了南大之星等系統。總之，貴州省高校中運用了檔案管理軟件的學校不多，類型五花八門，各自為政，相互不兼容，不能進行信息互通，對信息化建設和信息內容的共享設置了屏障。5.檔案信息化所需的人才缺乏。從表三中可以看到，在檔案信息化所需人才方面，貴州省高校也極度缺乏，在對已經建設了檔案館網站的7所學校的檔案館在職人員調查顯示，有專門負責檔案信息化人員或部門的學校只有3所，占調研高校總數的42.8%，每年檔案館派人參加信息化培訓的學校有5所，占調研高校總數的71%。而調研的學校，還是辦學層次較高的學校，從整個貴州省高校的數量和辦學層次來講，信息化人才的缺乏是顯而易見的。各學校人員編制本身就不足，很多學校，尤其是專科院校中，大多數沒有專門獨立的檔案館，管理檔案的人員多數為校辦、黨辦，或者很多部門抽1人或2人出來管理，且管理的人也并不專門做檔案工作，還承擔著其他的行政工作。如貴州師范學院，管理檔案的工作人員隸屬于黨政辦公室，僅有1人，同時還肩負著管理公章、文件處理等其他工作。

三、貴州省高校檔案管理及信息化建設對策

綜合而言，貴州省高校檔案管理及信息化建設存在的問題有以下幾點，檔案管理的機制不健全，高校檔案網站數量少，數據庫應用數量不多且不相統一，信息化建設人才極度缺乏等。結合目前的狀況，筆者提出幾點建議。1.提高檔案管理意識，健全管理體制。沒有檔案就沒有歷史，檔案在學校管理中發揮越來越重要的作用，學校須未雨綢繆，做好檔案工作，為將來著想。首先“領導要重視，為高校檔案信息化建設營造良好的發展環境”[5]95。其次，檔案工作者要提高自身檔案意識，深刻認識檔案信息化建設對檔案事業的巨大推動作用，增強加快高校檔案信息化建設的緊迫感和責任感，認真做好檔案管理工作和信息化建設工作。檔案的作用在于存史、資政、育人，如果一個學校不能很好地保存檔案、利用檔案，就無從談起學校的歷史底蘊，無從營造濃郁的學習氛圍，無從保證學校輝煌的發展前程。2.借著大數據的東風，讓檔案數字化工作更進一步。2015貴陽國際大數據產業博覽會暨全球大數據時代貴陽峰會（數博會）于5月25日至29日舉行，展示國際大數據發展最新成果、最新技術，探討大數據未來發展趨勢。高校是培養人才的搖籃，高校的檔案事業也應趕上時代潮流，借著大數據的東風，加快檔案網站的建設、檔案數字化的推進。3.加強橫向聯系，共建、共享信息化網絡。貴州省高校檔案信息化之路任重而道遠，要實現又快又好的發展，各檔案館或管理檔案的部門或檔案工作人員須走出檔案館，走出本校，加強橫向聯系，博采眾長，共建共享檔案資源，借著一年一度的省內高校檔案工作協作會議，統一規劃部署，共同商討，出謀劃策，相信貴州省的高校檔案信息化會越做越好，甚至實現后發趕超。4.提高檔案工作者整體素質，培養信息化人才。人才是高校檔案信息化建設的關鍵，在提高檔案工作者整體素質的前提下，還要著重培養一批檔案信息化的人才。《全國檔案信息化建設實施綱要》提出，檔案信息化的關鍵是工作者素質的提高。為此，高校應該有計劃、有目的地培養一批適應檔案信息化建設需要的人才。通過在檔案人員當中舉辦培訓班、專題講座、學術研究、實踐操作、交流調研等形式，使檔案工作人員都有信息化的意識，并能夠進行信息化操作。在條件允許的情況下，專業培訓一些專門從事信息化建設的信息化負責人，使其精通信息技術、現代管理、計算機網絡等檔案信息化的相關知識，培養一支過硬的專業隊伍。

作者:羅應梅 唐圣琴 姚紅 戴玲 黃凱 單位:貴州大學檔案館（校史館）

參考文獻

[1]鐘其炎，范圓圓.我國高校檔案網站現狀的調查與分析[J].湖北檔案，2009（2）.

[2]鄒儒楠，劉晉偉，王書琴.我國高校檔案網站研究現狀及其展望[J].蘭臺世界，2014（3）.

[3]文中涉及的學生規模及建校時間，來源于該校官方網站或百度百科資料.

[4]陳美瓊.信息社會中高校檔案信息化的現狀與對策[J].福建師范大學福清分校學報，2009（3）.

[5]馬玉玲,張曉霞.談談對高校檔案工作的創新[J].檔案學通訊，2003（3）.