導(dǎo)語(yǔ)：高職院校檔案信息化實(shí)施途徑研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:以時(shí)代和科技的發(fā)展作為推動(dòng)力，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并對(duì)教育產(chǎn)業(yè)提出了更高的要求，尤其是作為高技能人才培訓(xùn)搖籃的高職院校。雖然這類院校在每年都為我國(guó)社會(huì)建設(shè)培養(yǎng)了大量的專業(yè)型人才，然而，隨著信息化技術(shù)在社會(huì)發(fā)展的逐步深入，人們的生活已然發(fā)生了很大程度的轉(zhuǎn)變。因此，學(xué)校在進(jìn)行人才培養(yǎng)的過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)加深對(duì)該項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用，尤其是在復(fù)雜性、系統(tǒng)性以及勞動(dòng)密集型的檔案管理工作。據(jù)此，本文就高職院校開(kāi)展檔案管理信息化工作的必要性和意義進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，著重闡述了信息化實(shí)現(xiàn)和實(shí)施的具體路徑，保障高職院校檔案的科學(xué)性和高效性。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化;實(shí)施途徑

我國(guó)的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)已經(jīng)步入到一個(gè)發(fā)展和轉(zhuǎn)變的階段，對(duì)高技術(shù)性和高才能性人才的需要也逐漸增加，這意味著高職院校的學(xué)生管理工作量也在不斷增加，作為院校重要基礎(chǔ)性工作的檔案管理責(zé)任也自然更重了。因此，高職院校為了做好檔案管理工作，就必須改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，融入具有高效性和智能性的信息化管理技術(shù)，提高檔案管理在評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平、人才培養(yǎng)水平以及教育教學(xué)質(zhì)量中起到了重要作用。為了保障高職院校檔案管理工作逐步走向規(guī)范化和高效化，應(yīng)當(dāng)盡快著手于高職院校檔案管理的信息化建設(shè)工作，為檔案管理工作注入新的活力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的充分發(fā)揮。

1高職院校檔案管理工作信息化的必要性

1.1檔案管理信息化在管理工作更具效率和準(zhǔn)確性

因?yàn)閷W(xué)校的檔案資料是對(duì)各項(xiàng)工作和個(gè)人的原始資源和發(fā)展信息進(jìn)行記錄的重要工具，不僅可以反映高職院校在不同時(shí)期的發(fā)展?fàn)顩r，也是個(gè)人在此期間的行為和信息。例如：學(xué)校規(guī)模、學(xué)生成績(jī)、教師研究成果等等。而且資料也會(huì)隨著時(shí)間的推移而變得越來(lái)越龐大，人力和簡(jiǎn)易的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也必然出現(xiàn)力有不逮的狀況，因此信息化的推進(jìn)也十分必要了。這源于信息化技術(shù)在數(shù)據(jù)處理上的巨大優(yōu)勢(shì)。這些資料最終都可以作為學(xué)校今后評(píng)估的重要依據(jù)，也是學(xué)校進(jìn)行完善和發(fā)展的重要經(jīng)驗(yàn)。檔案工作是一項(xiàng)不斷完善和發(fā)展的工作，隨著工作的開(kāi)展，各項(xiàng)信息匯總和也會(huì)越來(lái)越多，而這一份信息在經(jīng)過(guò)歸集、統(tǒng)計(jì)和分析之后就會(huì)給學(xué)校的高層管理提供相應(yīng)的決策支撐。

1.2作為數(shù)據(jù)支撐被提供給第三方考核評(píng)估

這份數(shù)據(jù)除了給高職院校管理層進(jìn)行決策支撐之外，也是我國(guó)進(jìn)行教育產(chǎn)業(yè)規(guī)劃和布局的重要指標(biāo)。國(guó)家只有對(duì)各個(gè)教育板塊的檔案進(jìn)行歸集和分析之后，對(duì)各個(gè)單位各個(gè)階段的工作情況進(jìn)行了全面系統(tǒng)的了解，充分還原每個(gè)時(shí)期的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，給未來(lái)社會(huì)教育產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)，也給高職院校的管理工作進(jìn)行考核與評(píng)估。

2高職院校檔案管理信息化過(guò)程中需要解決的問(wèn)題

事實(shí)上，高職院校的檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始了對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，也發(fā)揮了信息化管理的不少功能和優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字化校園的建設(shè)中已經(jīng)邁出了重要的一步。然而，從目前的高職院校檔案管理工作來(lái)看，仍舊存在不少的問(wèn)題需要解決。

2.1檔案管理不受重視

當(dāng)下，我國(guó)高等職業(yè)學(xué)校并的檔案管理工作并不完善，同時(shí)也不具備現(xiàn)代化特征，傳統(tǒng)理念的管理方式仍然普遍存在，相較于國(guó)外來(lái)說(shuō)我們還處于萌芽階段，在這種情況下，我國(guó)高等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作還需要與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌。現(xiàn)階段，大部分的高等職業(yè)學(xué)校對(duì)這部分內(nèi)容并不上心，將檔案管理僅僅當(dāng)作是簡(jiǎn)單的資料歸整，不愿意將大量的人資力量放置其中。另一方面，工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)知，造成了許多學(xué)校對(duì)于此項(xiàng)工作的不負(fù)責(zé)任，采取的管理模式也是非常業(yè)余的，例如聘用非專業(yè)工作者主導(dǎo)管理工作等。

2.2信息技術(shù)與檔案管理工作的融合不理想

首先，高職院校的檔案管理平臺(tái)在功能實(shí)現(xiàn)上仍舊處于基礎(chǔ)的階段，盡管已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化，也被錄入到信息管理系統(tǒng)之中，但是沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行深層次的挖掘。例如：當(dāng)一個(gè)學(xué)生在進(jìn)行課程資料查詢過(guò)程時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為其進(jìn)行信息篩選，然而，在信息無(wú)法正常匹配時(shí)，反饋機(jī)制事實(shí)上是缺失的，這說(shuō)明供需雙方缺乏基本的交流，不利于工作的進(jìn)一步開(kāi)展。其次是因?yàn)楦咝榱诉M(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)資料都采取統(tǒng)一的文件格式，而查閱人員所運(yùn)用的軟件有一定的差異，部分需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換之后才能閱讀，這降低了用戶的使用率。

2.3檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待進(jìn)一步完善

首先，高職院校在檔案管理信息化的硬件配套設(shè)施仍舊不完善。因?yàn)闄n案信息化的目標(biāo)在于對(duì)資料進(jìn)行信息化管理，同時(shí)還要讓這些資料被高效地利用起來(lái)。然而在部分高職院校的實(shí)際工作開(kāi)展中，信息系統(tǒng)平臺(tái)雖然已經(jīng)建立，但是由于沒(méi)有配套相應(yīng)的設(shè)施導(dǎo)致信息錄入進(jìn)程緩慢，例如：掃描儀。其次是高校檔案管理中缺乏數(shù)據(jù)庫(kù)之間的有效交流和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致信息流動(dòng)性較差。高職院校是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，其中各職能部門(mén)分別履行自身的職能，在某些事件中，各部門(mén)的職能會(huì)發(fā)現(xiàn)交叉，但是信息在數(shù)據(jù)庫(kù)之間的傳輸速率卻沒(méi)有跟上，導(dǎo)致檔案信息的功能沒(méi)有得到有效的利用。

2.4缺乏信息技術(shù)水平較高的管理人員

在過(guò)去，檔案管理工作并沒(méi)有引起校方高層管理人員的重視，其崗位員工大多是高校教職人員的家人和親屬，或者是部分臨時(shí)工對(duì)檔案進(jìn)行管理。因此，在信息化融入檔案管理之后，這部分人的能力和觀念上的不足便顯現(xiàn)出來(lái)了，不僅僅是日常工作缺乏創(chuàng)新，同時(shí)也嚴(yán)重影響了我國(guó)高職院校檔案管理水平的提升。

3高職院校檔案信息化的實(shí)施途徑

3.1完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)構(gòu)

高職院校要積極主動(dòng)地解決資金難題，完善對(duì)檔案管理信息化的硬件需求。首先，可以通過(guò)專項(xiàng)資金的申請(qǐng)來(lái)加大設(shè)備設(shè)施建設(shè)的投入；其次還可以通過(guò)與社會(huì)機(jī)構(gòu)開(kāi)展合作來(lái)解決這一問(wèn)題，例如：開(kāi)放部分文獻(xiàn)資料給社會(huì)機(jī)構(gòu)，同時(shí)收取一定的管理費(fèi)用。而目前信息化檔案管理的硬件薄弱環(huán)節(jié)便是需要匹配合適的服務(wù)器、掃描儀和刻錄機(jī)等。除此之外，在對(duì)面當(dāng)下信息自由化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，學(xué)校需要就檔案信息安全的問(wèn)題采取一定的保障措施。例如：強(qiáng)化信息安全技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防火墻、系統(tǒng)配置合適的殺毒防護(hù)軟件以及規(guī)范系統(tǒng)操作守則等等；構(gòu)建相應(yīng)的備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)據(jù)的安全性，以及在發(fā)生問(wèn)題之后可以及時(shí)解決。

3.2提升檔案信息化管理人員的工作開(kāi)展能力

檔案信息化建設(shè)也要隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷進(jìn)步，是一個(gè)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的過(guò)程。期間，管理人員需要不斷強(qiáng)化信息技術(shù)在檔案部門(mén)中的應(yīng)用效率和水平，以此來(lái)保障檔案管理系統(tǒng)中的功能實(shí)現(xiàn)。因此，每個(gè)部分工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和管理能力都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的考驗(yàn)，不僅僅是要熟悉系統(tǒng)中各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的功能用途，更要在今后的工作中可以不斷地創(chuàng)新模塊，開(kāi)發(fā)出具有實(shí)踐意義的新功能。因此，人才梯隊(duì)的建設(shè)便是至關(guān)重要的一環(huán)，不僅僅引進(jìn)合適的信息化檔案管理以及系統(tǒng)維護(hù)的專門(mén)人才，還需要對(duì)當(dāng)前從業(yè)人員的能力進(jìn)行培養(yǎng)，組建一支業(yè)務(wù)精、技術(shù)硬、適應(yīng)信息化需要的檔案管理梯隊(duì)。

3.3加強(qiáng)檔案信息化儲(chǔ)備技術(shù)的應(yīng)用管理

首先，高校需要將各個(gè)部門(mén)的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，保障各部門(mén)信息的安全傳遞和交流，同時(shí)對(duì)部門(mén)開(kāi)放部分的信息修改權(quán)限，保障信息發(fā)生變化的第一時(shí)間可以得到修改，促進(jìn)數(shù)據(jù)的交流和共享。強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和開(kāi)發(fā)，從利用率較高的學(xué)籍檔案和保護(hù)重要珍貴檔案入手，推進(jìn)檔案數(shù)字化的全面實(shí)現(xiàn)。以門(mén)戶網(wǎng)站為服務(wù)開(kāi)放區(qū)，給具備使用權(quán)限的師生提供相應(yīng)的查詢和使用功能。除此之外，檔案管理也需要重視相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。首先，高職院校的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合自身的具體情況，籌備完善的高校檔案安全管理工作規(guī)范，形成具有實(shí)踐性檔案信息的安全保障體系，以制度為依托，將責(zé)任分配到個(gè)人和職位。同時(shí)，也需要從觀念和意識(shí)上強(qiáng)化檔案管理人員，使之在日常工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)制度。并就具體的檔案信息做出詳細(xì)的鑒定，以檔案密級(jí)程度來(lái)確定開(kāi)放范圍，嚴(yán)格審查和管理。

3.4開(kāi)發(fā)檔案信息化資源利用的途徑形式

檔案被應(yīng)用的目標(biāo)就是為了更好地利用數(shù)據(jù)資料，因此，檔案管理工作的信息化也是如此，相應(yīng)的從業(yè)人員需要積極開(kāi)展服務(wù)工作，提高檔案信息平臺(tái)的功能實(shí)現(xiàn)效率。首先，從業(yè)人員需要加強(qiáng)對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，給系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)和創(chuàng)新提供良好的基礎(chǔ)，以高效的檔案檢索工具為師生提供便利的檔案查詢服務(wù)；其次是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案的利用效率和范圍，還能讓人們對(duì)檔案管理工作的重要性有更多的了解，從而還能夠贏得各方面對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持。

4結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案的信息化事實(shí)上是借用信息科技來(lái)對(duì)高職院校的資源進(jìn)行創(chuàng)新性利用，加強(qiáng)檔案資源在學(xué)校具體工作當(dāng)中的參考價(jià)值，提高檔案管理工作效率。而檔案管理的信息化不僅僅是需要學(xué)校在硬件設(shè)備上提供支持，更重要的是完善相應(yīng)的制度規(guī)范，以及培養(yǎng)一批具有信息化技術(shù)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的工作人員，使得這項(xiàng)工作開(kāi)展所必需的信息服務(wù)意識(shí)和信息服務(wù)觀念得以融入，這才是今后檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。而從業(yè)人員也應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮自身的奮斗精神和創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)學(xué)校所處的環(huán)境和檔案管理狀況進(jìn)行反思，不斷發(fā)展完善新的思路和途徑，從而更好地建設(shè)檔案管理體制。

作者:張紅 單位:武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院工會(huì)

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