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信息科技水平的高速發(fā)展為我們的生活帶來很大便利的同時(shí)也引發(fā)了許多的問題。把現(xiàn)代高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是勢(shì)在必行的發(fā)展趨勢(shì)。更是加速和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必要進(jìn)程。同時(shí)在完成這種便利的同時(shí)，也需要我們面對(duì)它所體現(xiàn)出來的一些遺留問題，并對(duì)這些問題進(jìn)行研究和解答。

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1）節(jié)約成本。進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)。在計(jì)算機(jī)信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費(fèi)許多的時(shí)間和紙張去進(jìn)行檔案資料的編寫，在這過程中可能會(huì)發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費(fèi)大量的人力和物力。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對(duì)簡(jiǎn)單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運(yùn)用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質(zhì)信息檔案管理到信息化檔案管理的一個(gè)過渡。運(yùn)用成熟的電腦技術(shù)為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質(zhì)文件需要二至四個(gè)人來完成這份工作，運(yùn)用電腦技術(shù)就只需要一個(gè)人很好的完成這份工作。這就為整個(gè)管理節(jié)約了人力成本，在此基礎(chǔ)之上也提高了相關(guān)工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對(duì)檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當(dāng)中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時(shí)俱進(jìn)，在快速發(fā)展的電腦信息技術(shù)面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長(zhǎng)期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習(xí)慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時(shí)之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。在進(jìn)行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應(yīng)該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級(jí)職責(zé)，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個(gè)人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責(zé)分工不明確，到位。也沒有設(shè)置專門監(jiān)督的責(zé)任機(jī)構(gòu)和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質(zhì)較低。檔案信息人員的素質(zhì)較低表現(xiàn)在工作責(zé)任感不強(qiáng)，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質(zhì)低下還表現(xiàn)在服務(wù)水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調(diào)動(dòng)存檔的資料進(jìn)行復(fù)印或是作為他用時(shí)，管理人員不給予調(diào)檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務(wù)辦理上的諸多不便。

三、加強(qiáng)信息化檔案管理的措施

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)信息化檔案管理的先決條件是完善應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施，沒有這些必要的設(shè)備就只是紙上談兵，沒有實(shí)際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設(shè)備，計(jì)算機(jī)是最主要的，其次是復(fù)印機(jī)，專業(yè)的軟件設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關(guān)鍵和最主要的部分，擁有一項(xiàng)完整的系統(tǒng)可以更加快速的進(jìn)行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設(shè)與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設(shè)固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個(gè)重要過渡，它使得檔案信息形成一項(xiàng)完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術(shù)運(yùn)用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權(quán)的一個(gè)證明文件，這些文件都是要作為紙質(zhì)文件資料長(zhǎng)期保存的。3）加強(qiáng)信息安全的管理。在建設(shè)現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強(qiáng)信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時(shí)，一些人利用網(wǎng)絡(luò)的便利性以及網(wǎng)絡(luò)的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息安全管理的預(yù)防與應(yīng)對(duì)。4）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質(zhì)水平不僅僅包括管理人員的知識(shí)水平，更加重要的是道德責(zé)任水平。首先是檔案管理人員的知識(shí)水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內(nèi)容以及保管措施以及自身職責(zé)的具體要求。其次是管理業(yè)務(wù)水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質(zhì)資料，隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，紙質(zhì)資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內(nèi)容，這就需要管理人員具備一定的修復(fù)能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)烈的職責(zé)使命感以及對(duì)自身的約束力。

四、結(jié)語

在迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)時(shí)代，印證了科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達(dá)的電腦信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理當(dāng)中，完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個(gè)重要過渡。在本文中研究了運(yùn)用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當(dāng)中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時(shí)提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心

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