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摘要：本文通過對一些高校以及各種機構(gòu)的招標檔案信息化管理工作進行了充分的調(diào)查分析得出，目前有些高校中的招標檔案信息化管理工作中普遍存在著管理制度不健全、相關(guān)的管理人員素質(zhì)有待提高、管理設(shè)備不到位等現(xiàn)象。就目前高校招標檔案信息化管理工作中仍然存在著一些問題，通過結(jié)合招標檔案信息化管理以及招標工作信息化管理對于目前高校招標檔案新西湖按慣例的影響程度，充分的論述了高校招標檔案信息化管理模式的必要性，然后按照一定的步驟以及字原則構(gòu)建出一套與高校檔案的招標工作相對應(yīng)的信息化的管理模式。該模式主要通過用戶的檔案管理模塊、計劃檔案管理模塊、報名檔案管理模塊、評價檔案管理模塊、招標檔案管理模塊、合同檔案管理模塊以及結(jié)果檔案管理模塊等幾個模塊構(gòu)建起來，充分的將高校招標檔案管理工作與招標工作的流程有效的結(jié)合起來，在一定程度上能提高招標的效率以及檔案的利用價值和利用率。

關(guān)鍵詞：高效招標；檔案信息化；構(gòu)建研究

一、引言

如今隨著各大高校教學(xué)工作的不斷發(fā)展以及政府或地區(qū)政府對于一些高校的教育工作的資金投入的不斷提高，高校中的招標采購活動也因此增多。招標采購工作時高校日常工作的中的一個重要部分，是學(xué)校完成日常教學(xué)以及科研任務(wù)的基礎(chǔ)。同時，在高校招標采購的過程當中也會產(chǎn)生越來越多的招標檔案，只有對這些招標檔案進行信息化式的管理，才能促進高校招標采購工作的發(fā)展，從而更好的為高校的教育工作的發(fā)展提供服務(wù)。本文研究的基礎(chǔ)是在招標工作對于高校發(fā)展的越來越重要的情況下以及檔案招標對于招標工作的重要性，并結(jié)合信息化的背景下對于檔案管理工作的新的要求，指出了在信息化管理的背景下的高校招標檔案管理工作中存在的一些問題并對這些問題進行了深入的探討與研究，結(jié)合有關(guān)招標檔案的相關(guān)法律以及對招標檔案工作的新的要求，提出了一些解決方案。截止到目前，有關(guān)信息化背景下的高校招標檔案信息化管理工作的研究目前還是處于零散狀態(tài)，還沒有形成相關(guān)的理論體系。

二、高校招標檔案管理的概念以及特點

1.高校招標檔案管理的概念。檔案的定義是隨著國家的發(fā)展而不斷的變化的，拿現(xiàn)在的檔案與過去的檔案相比，從內(nèi)容、來源、材料等各個方面都是不一樣的。因為這些變化所以檔案的概念也在不斷的更改，使得檔案的概念更加的科學(xué)化。檔案的定義可以從狹義以及廣義兩個方面來定義。檔案的狹義定義是指依法形成又依法管理的檔案，相關(guān)的檔案文件材料在使用完了之后，應(yīng)該依照相關(guān)的法律法規(guī)將文件向相關(guān)的檔案管理機構(gòu)遞交，然后再經(jīng)機構(gòu)里的管理人員審核遞交的檔案信息。檔案的廣義定義是指除檔案的狹義定義之外的檔案定義，也就是那些未按照相關(guān)法律法規(guī)遞交給相關(guān)檔案管理機構(gòu)的檔案。這些檔案沒有經(jīng)過相關(guān)的法律法規(guī)，但卻完全符合使用完和備查量大檔案特征。招標檔案就是嚴格的按照招標檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)的收集、回檔、查看以及利用，如果一個招標項目一旦完成，那么招標部門就會在招標的過程中將所形成的文字、圖像、聲音等信息資料及時的向檔案管理部門機構(gòu)遞交，經(jīng)過審查無誤后可進行回檔。由檔案管理機構(gòu)對已經(jīng)完成招標的檔案進行集中的管理。2.高校招標檔案的特點。2.1高校招標檔案來源廣泛且分散。高校招標檔案的來源是否廣泛是由相關(guān)招標部門所決定的。每項招標的工作的進行都需要經(jīng)過項目部門的審核，需要經(jīng)過一系列的過程，而在每個過程中的原始資料都將成為檔案招標中的一部分，所以說高校招標檔案的來源相對廣泛且分散。2.2高校招標檔案具有格式化、確定性的特點。高校招標工作招標的對象無論是工程、貨物或者服務(wù)等各種不同的物，還是進行公開性的招標、競爭型談判等不同的方式，所歸納的檔案內(nèi)容都是根據(jù)相同的流程來收集報告、上級的文件以及實驗報告等內(nèi)容。2.3高校招標檔案的招標對象不變。高校招標檔案的招標對象相比于其他的招標檔案是固定的。高校的其他類型的檔案的服務(wù)流動性較強，尤其是學(xué)生的檔案，一旦學(xué)生畢業(yè)走出校門后，檔案也被轉(zhuǎn)到別的地方，因此學(xué)生檔案信息管理部門就需要重新對新入學(xué)的學(xué)生進行檔案登記管理，又接著為新的學(xué)生服務(wù)。因此，高校招標檔案的招標對象相對來說是固定的。

三、高校招標檔案信息化管理的理論闡述以及現(xiàn)狀

如今隨著高校的發(fā)展規(guī)模的不斷增大，高校每年都需要投入大量的資金來進行基礎(chǔ)的建設(shè)，并且采購大批的科學(xué)教研設(shè)備、教學(xué)儀器、開展教學(xué)所需要的各種材料等，根據(jù)每個城市的情況不同，需要進行招標的限額也不同。幾乎大部分的高校的每一項工程，每一臺設(shè)備都是通過招標的方式增加的，而招標的過程中勢必會生產(chǎn)出大量的資料，因此如果想要管理好大量的招標資料，各大高校必須適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的潮流，積極的將招標檔案往信息化管理模式邁進。目前許多的高校大多數(shù)都成立了專門的招標工作機構(gòu)，也建立了相應(yīng)的招標有關(guān)制度，并開展了配套的檔案管理工作，這在一定程度上規(guī)范了招標的工作、提高了招標工作的工作效果。但因為各個高校的工作模式和實際工作有所不同，所以相關(guān)的管理制度也因?qū)W校而異，在招標管理標準上也有很大的差別。1.高校招標檔案信息化管理的理論闡述。招標檔案信息化管理可以理解為運用先進的信息技術(shù)來提高檔案的現(xiàn)代化水平，對檔案的新的情況、原則以及理論，確定了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息化管理也檔案服務(wù)的方法，實現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)。檔案信息化的管理主要包含了檔案信息的整合、技術(shù)運用以及發(fā)展的過程這三個方面。由于檔案的信息化管理的表達點不同，理解的地方也不同。但總體來說，檔案信息化管理的概念可以理解為一方面檔案信息化管理是社會快速發(fā)展的產(chǎn)物。檔案信息化管理對于資源管理來說是一種有效的管理，管理的目的就是為了更好的為社會提供服務(wù)，因此，信息化的管理在社會中必然會得到很好的發(fā)展空間。另一方面檔案信息化管理是靠現(xiàn)代化技術(shù)來進行發(fā)展的，現(xiàn)代化信息技術(shù)在不斷地發(fā)展和進步，因此，檔案信息化管理也處于一個不斷發(fā)展的過程中。2.高校招標檔案信息化管理的意義。如今社會是出于一個信息化的時代，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，招標檔案可以以紙質(zhì)和電子等多種形式進行傳遞，與此同時，檔案招標的信息量在逐漸增長，以前傳統(tǒng)的手工記錄檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在信息化管理的發(fā)展，手工記錄檔案的落后必然會促進招標檔案信息化管理的發(fā)展。信息化的管理方式可以有效的促進檔案資源管理的規(guī)范性，為高校的檔案招標管理提供便利。如果想要更大程度上的促進檔案招標資源的利用，那么就需要將檔案招標的管理工作和招標工作進行有效的結(jié)合。檔案信息化管理在一定程度上減輕了大難管理工作人員的任務(wù)量，提高了檔案資料回檔的速度以及質(zhì)量，使得查找更加的便捷，一定程度上提高了檔案管理人員的工作水平，也提高了檔案招標的效率、使用價值，對促進高校招標檔案管理具有重要的意義。

四、總結(jié)

高校招標檔案信息化管理模式再設(shè)計完成并進入使用后，將充分的調(diào)動高校的所有部門參加檔案招標管理工作的一個良好的情況。信息化管理系統(tǒng)要充分的利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，使得招標的工作讓所有的部門都參與到招標工作當中，實現(xiàn)了檔案招標資源的高度共享，為高校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)使用部門更好的制定學(xué)校的招標工作和任務(wù)工作提供了而可靠的基礎(chǔ)，是高校未來招標檔案發(fā)展的重要模式。

參考文獻

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作者:楊志光 單位:南京中醫(yī)藥大學(xué)翰林學(xué)院