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摘要：信息化時(shí)代的到來改變了人們的生產(chǎn)生活方式，也為檔案信息管理提供了全新的方向。本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的開展進(jìn)行了闡述，指出了現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；信息化；建設(shè)

信息化時(shí)代的到來標(biāo)志著信息價(jià)值的全面提升。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，檔案管理屬于非常重要的內(nèi)容，通過有效的檔案管理，不僅能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位的工作開展形成依據(jù)，還能夠確保機(jī)關(guān)單位的工作較為合理有序。但現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位檔案管理依舊存在相當(dāng)多的不足之處，有待于進(jìn)行多方面的調(diào)整，尤其需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，以形成全新的信息服務(wù)功能。

一、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的重要性分析

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，指的是在國(guó)家檔案管理規(guī)劃的引導(dǎo)下，科學(xué)開展檔案管理活動(dòng)，并在活動(dòng)中合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)不同的檔案信息資源進(jìn)行管理應(yīng)用。檔案信息化是以計(jì)算機(jī)電子技術(shù)為基礎(chǔ)的，并且也會(huì)跟隨計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的不斷優(yōu)化而進(jìn)行調(diào)整。現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有了相當(dāng)完善的成長(zhǎng)體系。但是與國(guó)外的檔案信息化建設(shè)相比，依舊存在一定的問題。從本質(zhì)上探討，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)本身是機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)當(dāng)中的一部分內(nèi)容，而且也是電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容[1]。在檔案信息化的持續(xù)推進(jìn)中，需要科學(xué)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)水平，以迎合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，同時(shí)也能夠滿足檔案管理和服務(wù)需求。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的主要目的是為了提高檔案管理的科學(xué)性以及檔案管理工作的有效性，并設(shè)置一定的規(guī)范，確保檔案資源能夠科學(xué)地開發(fā)利用，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)原則

在機(jī)關(guān)檔案管理的優(yōu)化過程中，檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，并以相關(guān)的原則為基礎(chǔ)，持續(xù)增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案工作的有效性。在具體的檔案信息化建設(shè)中，需要堅(jiān)持以下三方面原則：

（一）整合檔案信息資源

機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)的開展，有利于提高機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的開展質(zhì)量。對(duì)于機(jī)關(guān)建設(shè)而言，檔案記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程，且涵蓋各種財(cái)務(wù)、人事以及教育等資源，覆蓋的信息相當(dāng)多。新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，需要以整合檔案信息資源為核心，注重于在日常工作的檔案信息細(xì)化，將不同的信息資源整合到一起，使得檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間的信息共享，持續(xù)提高檔案信息工作的有效性。

（二）以電子文件管理為基礎(chǔ)

在新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，電子文件檔案的信息化建設(shè)屬于主要的內(nèi)容，其中包含了各種影音資料、電子表格等文件，這些電子文件也成為機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。因此，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)需要以電子文件管理為基礎(chǔ)進(jìn)行多方面的優(yōu)化。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全同步

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位檔案管理中，很多檔案信息無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享，容易影響工作效率。一部分紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)損壞丟失的狀況，影響后期的檔案應(yīng)用。現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)單位信息化檔案的安全問題一直備受關(guān)注。為了提高信息管理的安全有效性，檔案管理人員需要加強(qiáng)技術(shù)方面的科學(xué)優(yōu)化，持續(xù)推進(jìn)檔案信息工作與機(jī)關(guān)部門工作之間的結(jié)合。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還要努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全同步，即在同一時(shí)間將檔案信息共享給不同的部門，并且具備較高的安全性，不容易出現(xiàn)丟失損壞的問題。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理的電子化發(fā)展

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，首先需要加強(qiáng)電子系統(tǒng)的綜合應(yīng)用，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，然后在系統(tǒng)中建設(shè)電子平臺(tái)，規(guī)劃?rùn)n案管理信息化體系。檔案管理人員對(duì)電子檔案系統(tǒng)有必要進(jìn)行周期性的檢查，并結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的工作需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。為了迎合相應(yīng)的電子化應(yīng)用需求，還需要持續(xù)對(duì)檔案管理人員的操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，以確保能夠在日常的檔案信息化管理中熟練地開展各項(xiàng)工作。此外，檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新，不可以一味堅(jiān)持傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式，而應(yīng)當(dāng)更多地應(yīng)用電子化信息管理模式，這不僅能夠提高檔案信息的安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)的共享操作，實(shí)際的應(yīng)用效果也能夠得到改善。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理工作的開展方式

新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，需要對(duì)電子檔案、不同的圖像文件、電子掃描件進(jìn)行管理整合，將這些內(nèi)容形成相應(yīng)的檔案目錄展示在系統(tǒng)中。在建設(shè)區(qū)域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，還需要將檔案信息管理與互聯(lián)網(wǎng)、辦公系統(tǒng)等連接起來，便于辦公時(shí)可以迅速地應(yīng)用。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位有必要建立電子文件接收系統(tǒng)，努力推動(dòng)電子文件的歸檔、接收以及利用工作的科學(xué)發(fā)展。檔案管理人員還應(yīng)注意，所有的檔案信息管理和應(yīng)用都需要遵循相關(guān)法律，堅(jiān)持整合應(yīng)用原則，跟隨數(shù)字檔案建設(shè)努力落實(shí)電子檔案接收工作，最終形成明確的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（三）注重培育專業(yè)的檔案管理人才

新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理人員，需要在檔案管理信息化的建設(shè)中具備更多的專業(yè)知識(shí)和技能，但是大多數(shù)機(jī)關(guān)單位并未注意到這一點(diǎn)，而繼續(xù)采用原來的檔案管理人員，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)速度較為緩慢。面對(duì)這樣的狀況，需要采取多種方式對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和專業(yè)技能，努力改善其崗位適應(yīng)性。考慮到檔案信息化建設(shè)的特殊性，檔案管理人員需要具備基礎(chǔ)的信息化檔案管理知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用知識(shí)、現(xiàn)代檔案管理技術(shù)等。在培訓(xùn)的方法上要盡可能采取全新的方式，如優(yōu)先考察員工的計(jì)算機(jī)水準(zhǔn)，然后針對(duì)崗位內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性訓(xùn)練。通過合理有效的培訓(xùn)，可以持續(xù)提高檔案管理人員的信息化管理水平，綜合培育高素質(zhì)的復(fù)合型人才，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。

（四）增加檔案信息化建設(shè)方面的資金投入

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，因此要在新時(shí)期的檔案信息化建設(shè)工作中對(duì)信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)算，然后根據(jù)后期的建設(shè)狀況，分別給予相應(yīng)的資金支持。如果這些建設(shè)工作僅僅依靠政府撥款是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，機(jī)關(guān)單位需要自身努力拓寬資金的運(yùn)營(yíng)渠道，并針對(duì)科研成果、設(shè)備優(yōu)化等方面籌措更多的資金，不斷提高檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平和設(shè)備基礎(chǔ)。

總而言之，信息化時(shí)代的到來給機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提出了多方面的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來了一定的發(fā)展機(jī)遇。機(jī)關(guān)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在這一時(shí)期努力朝著信息化建設(shè)的方向邁進(jìn)，解決檔案管理過程中存在的各種問題，并加強(qiáng)對(duì)各種技術(shù)的綜合應(yīng)用，確保檔案信息化建設(shè)變得更加合理有效。不同機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員，都要以自身的檔案管理工作為核心，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者:劉永祥 單位:白城市通榆縣蘆葦管理總站