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醫院的人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分。一方面，隨著社會經濟的發展，醫院的規模和醫護人員的隊伍都在日益壯大，醫院人事檔案信息化管理有助于對人事信息和人力資源進行系統、高效的管理；另一方面，隨著科學技術的進步，網絡信息技術在各個領域逐漸推廣，計算機網絡化除了在醫院財務管理、藥品管理、遠程服務等方面廣泛應用之外，醫院的人事檔案管理也開始向信息化、智能化轉型。因此，醫院人事檔案信息化管理是適應時代潮流、實現現代化轉型的必然要求，對于實現醫院的可持續發展具有重要意義。

一、醫院實施人事檔案信息化管理的優勢

醫院人事檔案實施信息化管理是醫院人事檔案管理方式由人工化轉為智能化的重要途徑，是醫院辦公實現系統化、規范化、智能化、自動化的重要組成部分，是提高醫院人事檔案管理效率、管理水平的關鍵所在。醫院人事檔案實施信息化管理相較于傳統的人事檔案管理模式而言，具有很多優勢，主要體現在以下幾個方面：

1.有利于減少人工失誤，提高工作效率。在傳統的人事檔案管理模式中，個人信息的輸入主要以人工抄寫為主，這不僅使檔案管理人員的勞動量大大增加，而且在抄寫過程中不可避免地會出現一些失誤，直接導致檔案管理的工作量繁重、信息的準確性難以保證。但是，如果充分利用計算機網絡，在醫院實施人事檔案信息化管理，工作人員就不需要對基本信息進行反復抄寫。當有需要的時候，只需從計算機系統中查詢、復制、粘貼、打印即可。這不僅能夠使檔案管理人員從枯燥、繁重的抄寫工作中解放出來，還避免了抄寫過程中的失誤，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

2.有利于對檔案進行系統管理，實現資源共享。醫院人事檔案實施信息化管理，即在充分利用計算機網絡的前提下，將醫院工作人員的姓名、性別、出生日期、政治面貌、受教育程度、社會實踐、工作經歷、研究成果、職務職稱、薪資獎勵、社會保險等信息全部錄入計算機系統，建立一個比較全面、完整的醫院人事檔案數據庫，并對數據庫中的檔案進行排序、歸類等系統、綜合的管理。此外，檔案管理人員還可以通過電子郵件、信息平臺等方式實現對人事檔案的數據交換，這不僅解決了傳統的檔案傳閱、借調過程中的資料遺失問題，還打破了時間和空間的限制，極大地提高了檔案信息交換的效率，真正實現了人事信息的共享，有利于促進人力資源的優化配置。3.有利于完整保存檔案資料，延長使用壽命。在傳統的檔案管理模式中，除了需要人工操作之外，還需要運用大量的紙制品，如基本信息登記表、各種證件的復印件、歸類存放的檔案袋等。

這些紙制品不僅要投入大量的資金成本，在保存過程中還會遭遇霉變、鼠類、蛀蟲等破壞，在管理、調閱等過程中還容易混淆、丟失，在使用過程中還會受到人為的破壞，總之，檔案資料的完整性難以保障。但是，如果醫院人事檔案實施信息化管理，除了將信息錄入電腦的時候需要使用檔案資料的原件之外，工作人員很少有機會直接接觸到原件。檔案資料的傳遞、交換也可以直接在網上進行，這就大大減少了很多人為因素對原始檔案的破壞。此外，工作人員除了將檔案信息輸入電腦保存之外，還可以存放在優盤、移動硬盤、網盤等地方，不僅避免了外在對檔案資料的破壞，延長了檔案的使用壽命，還大大節省了資源利用，實現了對資料信息的及時備份，避免了因原始檔案丟失而造成無法挽回的后果。

二、醫院實施人事檔案信息化管理的具體措施

醫院人事檔案實施信息化管理不僅便于實時掌握工作人員的準確信息，保證對人力資源進行有效管理，還能夠為人才引進提供重要的依據，有利于醫療隊伍的發展、壯大。但是，在醫院人事檔案信息化管理實施的過程中，還存在管理人員計算機水平不高、硬件條件不足、資源利用率不高、信息平臺欠缺等問題，因此，要想確保醫院人事檔案信息化管理的順利推廣實施，真正實現醫院人事檔案管理的轉型升級，還需要從以下幾個方面入手來進行改善：

1.加強對人事檔案信息化管理的重視。對人事檔案實施信息化管理是醫療機構乃至這個社會人事檔案管理的發展趨勢和必然要求。因此，無論是醫院里的領導，還是醫院里的一般員工，都應該對人事檔案的信息化管理給予高度重視。首先，在觀念上，要能夠認識到傳統檔案管理模式的不足和落后，了解人事檔案信息化管理高效、便捷、實用等基本優勢，肯定人事檔案實施信息化管理的必要性和重要作用。其次，不論是檔案管理設備的更新換代，專業技術人才的引進，還是對檔案管理人員計算機水平的培訓，都需要大量的資金。因此，在經濟上，要能夠對人事檔案實施信息化管理給予大力支持，加大資金投入。最后，在工作上，各部門都要積極配合，幫助人事檔案信息化管理能夠順利實施。

2.注重人事檔案信息化管理的規范性和專業性。要推動醫院人事檔案實施信息化管理，不僅要加強重視，還要注重其規范性和專業性。首先，要建立或完善人事檔案信息化管理的規章制度。根據人事檔案信息化管理的基本特征和醫院自身的實際條件，在現有人事檔案管理制度的基礎上，建立或完善人事檔案信息化管理的規章制度，尤其要針對具體的操作環節提出明確的要求，確保醫院人事檔案信息化管理的規范性。其次，不斷完善人事檔案信息。人事檔案管理人員不僅要把醫院工作人員的基本信息錄入系統，還要針對個人的專業、特長等進行全面的考察，及時將工作人員的最新信息進行歸檔，確保人事檔案信息的準確、完整、及時更新，建立專業的人事檔案數據庫。最后，要提高人事檔案管理人員的專業水平。除了要引進檔案管理專業且熟練掌握計算機技術的人才之外，還要定期對人事檔案管理人員進行專業培訓，如采用專題講座、現場教學等方式，提高人事檔案管理人員的專業素養，使其能夠熟練掌握人事檔案信息化管理的基本知識和操作技能，確保人事檔案信息化管理的專業性。

3.加強對人事檔案信息的安全防護。信息安全是人事檔案信息化管理能夠正常運轉的重要基礎，如果電腦中的人事檔案信息沒有很好的安全保障，那么就失去了對人事檔案實施信息化管理的價值和意義。要確保對醫院人事檔案信息的安全性，就要從以下幾個方面入手：首先，要注重專業人才的引進。無論是對系統漏洞的修復、安全隱患的排除、非法入侵的防范，還是對信息化技術的進一步研發，都是加強醫院檔案信息安全的重要舉措，這些都需要專業技術的支持，因此，專業人才的引進是加強人事檔案信息安全防護的重要基礎。其次，培養檔案管理人員的安全防范意識。這就需要對檔案管理人員進行專門培訓，一方面，要讓他們了解人事檔案信息安全的重要性；另一方面，還要讓他們掌握人事檔案信息化管理的專業知識和安全防范的操作技能，當在工作中遇到安全隱患的時候，要能夠及時、有效地處理。最后，制定嚴格的安全防范制度。一方面，要在硬件和軟件方面做出明確規定，在嚴格管理的基礎上，做好安全防范工作；另一方面，要對人事檔案管理系統和移動設備的使用提出明確要求，嚴禁使用來路不明的軟件，嚴禁連接未經安全監測的移動設備，嚴禁任何不規范操作。

4.建立全國性的人事檔案管理平臺。現階段，我國醫院人事檔案信息化管理大多使用的是局域網，只是對本部門或者本院內部的人事檔案進行信息化管理，其所建立的人事檔案數據庫是封閉式的、孤立的，并沒有建立全國性的人事檔案數據庫，這就導致醫院的人事調動、審查和人事檔案的查閱、借調等依然處于傳統的人事檔案管理模式中，嚴重制約人事信息的共享和人力資源的優化配置。因此，在醫院人事檔案信息化管理進一步推廣和實施的過程中，要充分利用互聯網技術，構建全國性的人事檔案管理平臺，打破局域網的限制，建立一個自上而下、全面覆蓋的人事檔案數據庫，為醫院的人事調動、檔案審查提供便利。

總之，要充分利用醫院人事檔案信息化管理的優勢，提高利用效率，實現資源共享，促進人力資源的優化配置。醫院人事檔案實施信息化管理是適應時展趨勢的，是擺脫傳統手工模式、實現辦公智能化的重要途徑，是促進人力資源優化配置的重要手段，是人事檔案管理走向現代化的關鍵所在。因此，要加強對人事檔案實施信息化管理的重視，注重人事檔案信息化管理的規范性和專業性，加強對人事檔案信息的安全防護，建立全國性的人事檔案管理平臺，大大提高信息技術在醫院人事檔案管理中的利用率，構建覆蓋全國的人事檔案管理體系，真正實現信息共享和人力資源的優化配置，促進醫院的可持續發展。

作者:淮安 鄭潔 單位:江蘇省淮安市中醫院人事科