導(dǎo)語(yǔ)：工會(huì)經(jīng)審檔案信息化管理分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

工會(huì)經(jīng)審部門作為工會(huì)的經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督部門，日常審查審計(jì)中產(chǎn)生的內(nèi)部審計(jì)檔案與審計(jì)業(yè)務(wù)檔案具有自身的特色，如何引入信息化管理的方式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段加強(qiáng)對(duì)內(nèi)設(shè)審計(jì)部門檔案的管理，提升審計(jì)效率和質(zhì)量，是各級(jí)工會(huì)經(jīng)審部門需要解決的課題。本文通過(guò)對(duì)北京市總工會(huì)內(nèi)審檔案信息化管理的實(shí)踐，提供一些借鑒。

一、工會(huì)經(jīng)審檔案信息化管理的必要性

工會(huì)經(jīng)審工作發(fā)展的需要。工會(huì)經(jīng)審部門作為承擔(dān)內(nèi)部監(jiān)督職能的部門，隨著政府治理水平的不斷提升，在政府治理領(lǐng)域的各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)督不斷加強(qiáng)，審計(jì)監(jiān)督部門的職能作用發(fā)揮越來(lái)越大，與之相對(duì)應(yīng)的各種監(jiān)督、檢查、審計(jì)等工作的結(jié)果也越來(lái)越多。由于這類檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、可追溯性強(qiáng)等特點(diǎn)，原有的傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理模式很難滿足需求。如何才能更好地發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，進(jìn)而促進(jìn)行政單位內(nèi)部審計(jì)職能的發(fā)揮，最終達(dá)到提升政府治理水平精準(zhǔn)程度的目的，需要對(duì)現(xiàn)有行政單位內(nèi)部審計(jì)檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。工會(huì)經(jīng)審業(yè)務(wù)本身發(fā)展的需要。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門需要經(jīng)常調(diào)用、傳送、比對(duì)的審計(jì)檔案至少包括下屬單位的審計(jì)監(jiān)督情況檔案、干部管理權(quán)限的相關(guān)人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案，涉及基建工程單位的還會(huì)有基建工程審計(jì)檔案等。另外，行政單位內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)要求，為完善監(jiān)督職能所頒布的各種制度、召開的各種會(huì)議及產(chǎn)生的相關(guān)資料，也會(huì)經(jīng)常調(diào)用。與傳統(tǒng)檔案管理相比，這些檔案具有覆蓋面廣、數(shù)量眾多、內(nèi)容繁雜和收集時(shí)間長(zhǎng)等特征。這就對(duì)新時(shí)代工會(huì)經(jīng)費(fèi)審計(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種檔案管理提出了新的要求。提高工會(huì)經(jīng)審檔案利用率的需要。由于政府治理水平的不斷提升，要求各項(xiàng)決策更科學(xué)更精準(zhǔn)，對(duì)癥下藥。審計(jì)檔案體現(xiàn)出審計(jì)工作的真實(shí)過(guò)程，不僅可以反映審計(jì)工作的真實(shí)水平，還擁有鑒證歷史的效用，因此審計(jì)檔案的調(diào)用次數(shù)在逐漸增加。內(nèi)部審計(jì)檔案是對(duì)審計(jì)過(guò)程最真實(shí)的記錄，它既能夠反映審計(jì)的最終結(jié)果，也能夠反映項(xiàng)目、人員、單位的管理現(xiàn)狀，如果能夠利用好內(nèi)部審計(jì)檔案，往往能起到事半功倍的效果。但是在實(shí)際工作中，審計(jì)檔案利用率低是當(dāng)前內(nèi)審部門面臨的突出問(wèn)題。究其原因，這與行政單位傳統(tǒng)的檔案管理方式有很大關(guān)系，從手工檔案操作系統(tǒng)形成的眾多審計(jì)檔案中查閱資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果都相當(dāng)繁瑣，這給審計(jì)檔案的開發(fā)利用帶來(lái)很大的難度。

二、傳統(tǒng)經(jīng)審檔案管理存在的問(wèn)題分析

傳統(tǒng)管理模式限制了審計(jì)檔案作用的發(fā)揮。目前很多基層工會(huì)的審計(jì)機(jī)構(gòu)，存在著人員少、任務(wù)重、時(shí)間緊的問(wèn)題。審計(jì)人員不僅需要進(jìn)行本年度的審計(jì)工作，完成預(yù)先設(shè)定的目標(biāo)，還需要完成上級(jí)臨時(shí)安排的其他工作，這很難保障審計(jì)工作的效率和質(zhì)量。審計(jì)人員沒(méi)有精力和時(shí)間開展審計(jì)檔案管理工作，長(zhǎng)此以往就會(huì)產(chǎn)生重視審計(jì)業(yè)務(wù)卻忽視審計(jì)檔案管理工作的問(wèn)題，限制審計(jì)檔案作用的發(fā)揮。審計(jì)檔案歸檔和調(diào)用程序復(fù)雜導(dǎo)致利用效率低。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，審計(jì)檔案必須按照相應(yīng)的工作流程來(lái)構(gòu)成相應(yīng)的審計(jì)案卷，之后再上交給檔案管理部門。而想要查閱審計(jì)檔案，就需要通過(guò)多次審批，再由專人按照相應(yīng)的類別、目錄、頁(yè)碼等進(jìn)行查閱，所以查詢檔案的速度受到人為因素的影響而得不到提升，這樣就會(huì)給審計(jì)檔案的利用帶來(lái)許多不便。檔案歸集的質(zhì)量和效率難以提升。一方面，由于2019•10中國(guó)工會(huì)財(cái)會(huì)工會(huì)經(jīng)審審計(jì)工作中涉及的各種資料繁多，一旦建檔立卷人員不能夠全面掌握其中的相應(yīng)事項(xiàng)，就可能導(dǎo)致管理欠缺現(xiàn)象發(fā)生，使其不能有效追溯審計(jì)工作的整體過(guò)程。這個(gè)問(wèn)題在審計(jì)過(guò)程中出現(xiàn)人員調(diào)整時(shí)顯得特別突出，尤其在時(shí)間長(zhǎng)、跨度大的工程項(xiàng)目中容易出現(xiàn)，這就影響了審計(jì)檔案的質(zhì)量。另一方面，傳統(tǒng)的審計(jì)檔案整理，不僅耗時(shí)多，而且工作量大，受對(duì)檔案理解方面的信息對(duì)稱程度等人為因素的實(shí)際影響，使得檔案建檔、分類等效率較低，進(jìn)而也對(duì)審計(jì)工作效率的提升造成影響。工會(huì)經(jīng)審部門檔案管理中存在的問(wèn)題。工會(huì)經(jīng)審部門與社會(huì)第三方中介機(jī)構(gòu)不同，除了審計(jì)業(yè)務(wù)外，還有審計(jì)管理職能。在審計(jì)管理中產(chǎn)生的各種會(huì)議材料、制度材料有時(shí)候很難進(jìn)行歸檔管理，但日后又會(huì)被定期、不定期地調(diào)閱、使用。傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致這類檔案容易遺失，查找困難，特別在出現(xiàn)計(jì)算機(jī)損毀、報(bào)廢、人員輪崗、人員調(diào)離等情況下，問(wèn)題尤為突出。

三、實(shí)現(xiàn)工會(huì)經(jīng)審檔案信息化管理的方法

借鑒成熟的信息化管理經(jīng)驗(yàn)。審計(jì)檔案的信息化管理目前已經(jīng)有比較成熟的案例，工會(huì)經(jīng)審部門可以充分借鑒這些成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)本單位內(nèi)部審計(jì)檔案的信息化管理。在此過(guò)程中要注意有分析地利用，既不能貪圖大而全的功能，也要考慮本單位設(shè)計(jì)的保密、預(yù)算等行政單位的特殊性限制，充分結(jié)合本單位的特點(diǎn)、管理目標(biāo)和未來(lái)發(fā)展需要確定信息化管理程度和模式。適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理的范圍。工會(huì)經(jīng)審部門除了審計(jì)業(yè)務(wù)外，還有一些審計(jì)管理職能，因此工作資料除了審計(jì)報(bào)告外還有一些管理文件，這些資料在日常管理過(guò)程中也會(huì)被頻繁調(diào)用。因此，在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中，可先對(duì)這些資料進(jìn)行分類梳理，再根據(jù)不同的管理需求對(duì)各種檔案的調(diào)用程序優(yōu)化和完善。如，對(duì)年度審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和工程審計(jì)等傳統(tǒng)檔案管理范圍的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)檔案的電子目錄中設(shè)置權(quán)限；對(duì)各種制度文件、各類會(huì)議資料、各種調(diào)研報(bào)告和其他內(nèi)部管理文件等，可以在目錄中設(shè)置另一種調(diào)用模式，做到既符合檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，又能夠解決目前的實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)而提升檔案管理水平。充分考慮可持續(xù)性。檔案的信息化管理是未來(lái)的發(fā)展方向，并且不斷有新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)，因此在實(shí)現(xiàn)本單位檔案信息化管理過(guò)程中，應(yīng)該在可以控制的范圍內(nèi)既要解決眼前的主要矛盾，也要盡量考慮檔案管理的可持續(xù)性，既要腳踏實(shí)地也要高瞻遠(yuǎn)矚。檔案信息化管理實(shí)施步驟。結(jié)合本單位經(jīng)審檔案信息化管理實(shí)踐，列舉具體步驟如下：（1）仔細(xì)對(duì)現(xiàn)有的文件檔案進(jìn)行梳理，將所有內(nèi)審管理相關(guān)檔案分類。（2）對(duì)現(xiàn)有辦公模式、人員分布情況進(jìn)行分析，并對(duì)未來(lái)此方面的可變性進(jìn)行預(yù)估。（3）提高相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)，宣講檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并將遇到的問(wèn)題與本部門工作人員進(jìn)行分析研討，凝聚共識(shí)、群策群力解決各種突出問(wèn)題。（4）與機(jī)關(guān)信息中心就現(xiàn)有軟件環(huán)境以及具備的功能進(jìn)行探討，尋找可能的解決方案和技術(shù)支持。（5）初步形成工作思路之后，與本部門工作人員共同論證，進(jìn)一步彌補(bǔ)方案的不足，多輪之后確定工作方案。（6）對(duì)照現(xiàn)有文書檔案，梳理電子檔案目錄，并多次討論、評(píng)估，最終形成現(xiàn)實(shí)可行、未來(lái)具有一定空間可比較的電子檔案目錄和歸集機(jī)制。（7）對(duì)電子檔案分類進(jìn)行編碼設(shè)計(jì)。（8）按照既定的電子檔案目錄，申請(qǐng)電子權(quán)限，在辦公系統(tǒng)中設(shè)置目錄，并組織部門工作人員進(jìn)行分期、分類、分項(xiàng)上傳。（9）對(duì)照前期制定的規(guī)則，對(duì)上傳之后的電子檔案進(jìn)行集體驗(yàn)收。檢查電腦中有無(wú)尚未上傳的重要資料，檢查已經(jīng)上傳的電子目錄中相關(guān)內(nèi)容是否完整。（10）最后修訂方案、方法，形成本部門電子信息管理制度。對(duì)電子檔案的上傳、下載等行為進(jìn)行規(guī)范和約束。（11）目標(biāo)完成后進(jìn)行效果評(píng)估。如，是否確實(shí)解決了前期的突出問(wèn)題；是否提升了工作標(biāo)準(zhǔn)，從根本上提升了工作水平；是否對(duì)以后工作起到了示范和規(guī)范作用，永久性地解決了本部門檔案查閱、傳遞等過(guò)程中存在的問(wèn)題；是否解決了短期工作量增加帶來(lái)的問(wèn)題；是否與預(yù)期投入相一致等。

四、行政單位內(nèi)審檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

充分調(diào)用各方資源。在行政單位內(nèi)部審計(jì)部門考慮引入檔案信息化管理方式的時(shí)候，一定要做到細(xì)致的謀劃工作思路，如詳細(xì)制定工作計(jì)劃，做到目標(biāo)明確、思路清晰、方法得當(dāng)，既要安排好日常工作，更要謀劃好開創(chuàng)性工作，切實(shí)做到統(tǒng)籌兼顧，整體推進(jìn)。對(duì)本單位檔案管理需求進(jìn)行客觀評(píng)估。除傳統(tǒng)檔案管理要求的信息外還需要建立什么樣的信息庫(kù)？除傳統(tǒng)的審計(jì)檔案外還有哪些管理文件需要進(jìn)行歸集的？等等。這些問(wèn)題在進(jìn)行本單位內(nèi)審檔案管理方案設(shè)計(jì)時(shí)，要不斷討論、確認(rèn)。因此，在實(shí)施檔案管理信息化過(guò)程中，要認(rèn)真聽取、收集各方意見，耐心細(xì)致地做好梳理工作，查擺問(wèn)題，科學(xué)合理做出決策。整個(gè)檔案的管理流程應(yīng)該通過(guò)機(jī)制創(chuàng)新來(lái)固化，形成制度，這樣才能從根本上解決檔案歸集的規(guī)則問(wèn)題，確保條理清晰、查檔便利。充分調(diào)動(dòng)各方面主觀能動(dòng)性。在人員使用上，要揚(yáng)長(zhǎng)避短，量才使用，合理分工，充分發(fā)揮每個(gè)人的特長(zhǎng)，達(dá)到整體效能最大化。要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的作用，根據(jù)已掌握的資源情況，充分調(diào)動(dòng)各方面人員的主觀能動(dòng)性。在開展工作時(shí)，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人員培養(yǎng)。持續(xù)完善工作機(jī)制。無(wú)論技術(shù)本身還是實(shí)踐本身，都會(huì)在項(xiàng)目落地的過(guò)程中遇到各種各樣的問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題需要用科學(xué)的思路去解決，拿出最佳的方案、找出最優(yōu)的方法。行政單位內(nèi)審部門審計(jì)檔案在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中，以及在對(duì)過(guò)去檔案的整理中，都會(huì)遇到各種特殊問(wèn)題，雖然同類問(wèn)題很少，但是總有個(gè)別特殊性存在。這就要求，在實(shí)施審計(jì)檔案信息化管理中既要兼顧已經(jīng)確定的規(guī)則，還要考慮未來(lái)同類事項(xiàng)可能出現(xiàn)的概率，對(duì)個(gè)別問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，明確最佳解決方案，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，最終形成具有本單位特色的審計(jì)檔案信息化管理制度。總的來(lái)說(shuō)，隨著時(shí)代的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及政府治理的需要，傳統(tǒng)管理模式下的審計(jì)檔案工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段行政單位內(nèi)部審計(jì)工作需求，工會(huì)經(jīng)審工作的信息化管理水平亟待提高。提升審計(jì)檔案的利用效率和水平，需要在理念上實(shí)現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變，引入信息化管理方式，為政府治理水平的進(jìn)一步提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者:胡興華 單位:北京市總工會(huì)