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信息化發展已經逐漸成為國家發展的重要戰略組成部分，高校建設管理也逐漸向信息化發展，尤其是在檔案管理方面，借助信息技術的科學性，實現檔案信息化建設，以科學的方式和和更專業化的技能以及管理人員素質的提升對檔案管理進行時代化創新，進而提高檔案管理工作效率。

一、高職院校檔案信息化管理的優勢

（一）提高辦公效率。對于高職院校傳統的檔案管理，基本上都是以人工和紙質檔案管理為主，這樣的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是檔案的保存限制性因素較多，另一方面就是管理程序較為繁瑣，操作難度較大，比較耗時耗力，這就使得檔案在食用的過程中存在很嚴重的安全隱患性。在信息化時代實檔案館與信息化的融合既可以簡化管理程序，還可以節省很多的人力物力財力，在查閱時也便于尋找。（二）促進資源共享。最為傳統的檔案管理基本上都是一些紙質性質的檔案材料，資源無法同時針對性的多方面共享，而且對于查閱學生檔案的基本過程也是十分復雜的，最為傳統名單的檔案需要到學校的檔案管理室進行查看，在很大程度上影響了學校管理工作的效率。而利用信息化技術進行檔案管理，一方面既能多方向的實現資源共享，可以讓查閱者能夠實現針對性的查找，查詢的速率也能得到一定的提升，并且也不會受到時間或這是存檔單位的基本限制。（三）保存的穩定性。在很多的情況下，傳統的檔案管理方式，往往都會受到很多因素的影響，如：環境濕度、保存條件等，一旦條件不適合很容易使得紙質檔案受到不同程度的損害、損耗，檔案管理的整體就會出現一定的不確定性。但是信息化的應用，在很大程度上對于傳統方式給與最好的彌補，所有的檔案信息基本上都是以電子數據的形式進行保存，不會受到環境因素的影響，在保存時間上也可以長時間的永久性保存，且使用起來也具有很好的便利性，完全提升了檔案保存的穩定性。

二、關于高職院校檔案管理信息化的可行性因素

介于以上三點檔案信息化管理的優勢分析，高職院校實現檔案管理信息化在很大程度上推進了高職院校檔案管理信息化的建設發展。從實際發展的背景上分析，隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各方面的應用已經成為管理的重要手段，將信息化融入高職院校檔案管理，能夠在很大程度上推進高職院校的管理水平，也能提升高職院校最基本的工作效率。對于信息技術在檔案管理中的應用可行性主要包含以下幾點：（一）檔案管理是學校管理的重要組成。隨著信息化的不斷進步，各大高職院校已經逐漸認識到信息化檔案管理的便利性和高效性，很多的高職院校在學校管理上也逐漸的注重檔案管理的作用。在高職院校，檔案信息既是學校發展狀況的基本反映，也是高職院校面向社會發展的真實記錄。在新時代，實現高職院校檔案的信息化管理既可以提升檔案信息的使用效率，為高職院校的師生提供最為便利的服務，還可以在一定程度上推進高校的管理創新，為高校的實際發展提供技術性的保障。（二）信息技術的發展全面性。信息技術的發展，是社會發展的大趨勢，在高職院校的檔案管理上，作為領導者就應該抓住這時展的機遇，推進高校檔案管理信息化建設，以下從三方面介紹信息化發展為檔案管理帶來的契機。第一，信息化的高速發展為檔案管理提供了最為先進的管理技術，多樣的管理軟件也逐漸區域完善，這使得當前高職院校對于檔案的管理逐漸趨于多樣化和科技化，能夠使得繁雜的龐大的信息得到最有效的運轉，在效率上完全避免了傳統檔案管理存在的繁瑣性。第二，隨著信息技術的發展各大高職院校對于信息技術的運用也是逐漸加以重視，很多的高職院校緊緊抓住信息變革時代的契機，積極對檔案管理進行創新，建設獨具特色的管理文化，使得高職院校的檔案管理建設逐漸呈現出信息化、科技化；第三，信息技術在檔案管理中的運用，最為突出的一點就是他實現了跨時空、跨區域的資源共享。隨著高等教育的不斷發展，高校教育資源的共享是未來發展的主要趨勢，這樣的背景為檔案信息化管理平臺建設提供了最基本的保障。（三）實現管理效率的最優化。檔案信息化管理就是利用現代技術對以往的、現有的檔案進行科學、合理的管制、利用。提升檔案管理的信息化使用率，最大限度的減少師生檔案保存的占有空間，在操作上也能變得更加簡潔，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。推進信息技術與檔案管理的有機融合，對高職院校的師生等檔案進行精細化管理，合理劃分檔案項目，擴大檔案的存儲內容和范圍，節省檔案管理時間，提高檔案管理的效率。

綜上所述，對于現階段高職院校檔案管理的信息化建設，既是時展的必然性結果，也是高職院校提升管理水平的重要創新舉措。檔案管理在高職院校的建設中是一個不可或缺的工作，對于在新時代檔案管理與信息化的融合，既要從高職院校的自身實際出發，順應自身發展的基本需求，讓檔案管理信息化建設完全發揮出應有的服務性作用，真正為高職院校的建設提供幫助。

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作者:李文穎 單位:阜新高等專科學校