導(dǎo)語：高校學(xué)院辦公室管理職能研究論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：作為基層運(yùn)行的中樞機(jī)關(guān)，高校學(xué)院辦公室在教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作中扮演著聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁角色。本文從高校學(xué)院辦公室管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，提出學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要是管理理念和管理過程的創(chuàng)新，并提出了高校學(xué)院辦公室管理職能的創(chuàng)新的具體舉措。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)院辦公室管理理念管理方式

高等學(xué)校的學(xué)院辦公室在整個學(xué)校工作中是按照專業(yè)性質(zhì)設(shè)置的教學(xué)行政管理組織，是院系聯(lián)系的紐帶，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中樞作用。它對上是接受落實(shí)機(jī)構(gòu)，對下是布置、督促機(jī)構(gòu)，對內(nèi)是管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，對外是接待、外聯(lián)機(jī)構(gòu)。在當(dāng)前招生規(guī)模急劇擴(kuò)大、在校人數(shù)大幅度增加、教育改革不斷深化的形勢下，對學(xué)院辦公室的管理職能進(jìn)行創(chuàng)新有著重要的意義。

一、高校學(xué)院辦公室管理工作的特點(diǎn)

(一)執(zhí)行性。學(xué)院辦公室屬于管理層，而不屬于領(lǐng)導(dǎo)層，所以它的工作還具有執(zhí)行性的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)要求學(xué)院辦公室自覺地貫徹執(zhí)行黨的方針政策，貫徹執(zhí)行院系的各項(xiàng)指示和精神。作為學(xué)院辦公室，不能只是機(jī)械、教條地傳達(dá)，而應(yīng)該根據(jù)本部門的實(shí)際情況，把政策的原則性同執(zhí)行方法的靈活性結(jié)合起來，力求達(dá)到最佳的執(zhí)行效果。

(二)協(xié)調(diào)性。學(xué)院辦公室既要管教學(xué)工作，又要管其他工作，上至院級職能部門、系級領(lǐng)導(dǎo)，下至每位教師，乃至每位學(xué)生，均需學(xué)院辦公室與他們直接打交道，如果說整個學(xué)院管理工作是由各個職能部門來分管，學(xué)院辦公室則是這些職能部門的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。因此說，學(xué)院辦公室的管理工作是多層次、全方位、綜合性的。

(三)服務(wù)性。管理就是服務(wù)，管理者只有遵循教育教學(xué)規(guī)律和管理原則，才能實(shí)現(xiàn)為教學(xué)服務(wù)的目的。學(xué)院辦公室人員必須樹立為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)的意識，做到既耐心，又細(xì)致；既熱情，又周到。在瑣碎、平凡的工作中為教學(xué)及師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，達(dá)到服務(wù)教學(xué)、管理教學(xué)的最佳效果。

(四)時間性。學(xué)校的教學(xué)活動是由若干環(huán)節(jié)相互緊扣的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，任何一環(huán)都不能松懈，這就決定了學(xué)院辦公室工作具有較強(qiáng)的時間性。學(xué)院辦公室在管理過程中，一定要遵循教學(xué)規(guī)律，按時完成各階段的任務(wù)，保證教學(xué)工作正常運(yùn)行。

(五)傳導(dǎo)性。從工作性質(zhì)上講，教學(xué)管理屬于宏觀管理范疇，但是宏觀管理是建立在全面了解實(shí)際工作的基礎(chǔ)之上的。只有準(zhǔn)確掌握教學(xué)一線的情況，宏觀管理才能避免失誤，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。同時，學(xué)院辦公室需將各方面信息、建議和群眾的呼聲真實(shí)、準(zhǔn)確地反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，以便及時解決教學(xué)過程中隨時出現(xiàn)的各種矛盾和存在的問題。

二、高校學(xué)院辦公室管理理念的創(chuàng)新

學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質(zhì)，又涉及辦公室人員的能力。從實(shí)踐看，高校學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新包含以下內(nèi)涵：(1)科學(xué)的管理是基礎(chǔ)——高校學(xué)院辦公室作為高校的管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能，其管理水平直接關(guān)系到全校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；只有一流的科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。(2)必須準(zhǔn)確定位——高校學(xué)院辦公室的定位就是“協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能”的優(yōu)化；要管理創(chuàng)新，就必須提高學(xué)校辦公室的服務(wù)和管理水平，充分發(fā)揮學(xué)校辦公室的“樞紐”功能。(3)樹立全局觀念——高校學(xué)院辦公室是高校的一部分，管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)是學(xué)院工作的高效率；高校學(xué)院辦公室管理者要總攬全局，把握學(xué)院的中心工作，在做好每一項(xiàng)具體工作的同時，必須明確學(xué)院當(dāng)前以及長遠(yuǎn)的中心工作。(4)規(guī)范程序，提高工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率，是高校學(xué)院辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點(diǎn)。

高校學(xué)院辦公室管理理念的創(chuàng)新包括：(1)從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理走向現(xiàn)代化的科學(xué)管理。高校學(xué)院辦公室應(yīng)把自己置于學(xué)校改革和發(fā)展的高度，改變過去重在“辦事”的想法和做法，盡快實(shí)現(xiàn)從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變，主動幫領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事，真正成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)民主決策、科學(xué)決策的智囊團(tuán)。(2)以知識管理的視野和理念“運(yùn)營”高校學(xué)院辦公室管理工作。知識管理是一個過程，是指組織個體通過這一過程學(xué)習(xí)新知識和獲得新經(jīng)驗(yàn)，并將這些新知識、新經(jīng)驗(yàn)反應(yīng)出來，進(jìn)行共享，以用來促進(jìn)培養(yǎng)、增強(qiáng)個人的知識和機(jī)構(gòu)組織的價值。通過知識的共享，運(yùn)用群體的智慧提高管理組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力。知識管理不同于信息管理，信息管理是把信息作為資源從技術(shù)、組織、人才三種因素的結(jié)合中進(jìn)行管理，信息是有特定含義的數(shù)據(jù)，與個人、團(tuán)體或機(jī)構(gòu)組織有關(guān)。首先，高校學(xué)院辦公室的知識管理不等同于信息管理，其重點(diǎn)不是“技術(shù)和信息的開發(fā)”，而是“強(qiáng)調(diào)辦公室管理人員個人創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力”。如果說信息管理使數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，并使信息為學(xué)院所制定的管理目標(biāo)服務(wù)，那么知識管理則使信息轉(zhuǎn)化為知識，并用知識來提高高校學(xué)院辦公室管理人員的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，全面提高學(xué)院辦公室的管理質(zhì)量和效率。知識管理有助于信息處理能力與辦公室管理人員創(chuàng)新能力的相互結(jié)合，進(jìn)而增強(qiáng)學(xué)院辦公室管理的應(yīng)變能力和預(yù)見能力。其次，高校學(xué)院辦公室的知識管理的實(shí)施在于建立激勵共享知識的機(jī)制。知識的增加來源于不斷學(xué)習(xí)，而基于實(shí)踐的學(xué)習(xí)尤為重要。知識管理視野下的高校辦公室管理將使靠權(quán)力來組織、實(shí)施活動的權(quán)力型組織向通過學(xué)習(xí)來實(shí)施活動的知識共享型組織逐步演進(jìn)。

三、高校學(xué)院辦公室管理職能的創(chuàng)新

為提升自身工作的科學(xué)化程度，為全院工作的順利開展提供有力的支持，高等院校的院辦公室應(yīng)從辦公室的基本職能出發(fā)，著重以下幾個方面的創(chuàng)新：

(一)強(qiáng)化工作能力，提高辦公室人員素質(zhì)

(1)文字表達(dá)能力。文字表達(dá)是辦公室人員的一項(xiàng)基本功。辦公室的基本職能之一便是信息的上傳下達(dá)，而這與文字的應(yīng)用是息息相關(guān)的，將領(lǐng)導(dǎo)的決策向上反映或向下傳達(dá)，通常需要將它們轉(zhuǎn)化成有形的公文。因此，掌握好文字表達(dá)這門基本功，對辦公室人員來說，是非常必要的。辦公室人員應(yīng)有意識地通過豐富自身的寫作知識，積極調(diào)查研究，掌握第一手資料，勤學(xué)苦練，進(jìn)一步提高文字表達(dá)能力。

(2)綜合協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)主要工作，也是辦公室人員的一項(xiàng)主要職責(zé)。協(xié)調(diào)能力實(shí)際上體現(xiàn)了一個人化解矛盾，充分調(diào)動人的積極性的能力。做好協(xié)調(diào)工作，首先必須堅持立足全局、平等公正的原則。要從全局的角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好多方的利益。其次，要換位思考，站在被協(xié)調(diào)者的角度思考問題，真誠待人，以理服人，以情服人，這樣才能有效縮短解決問題的時間。再次，在協(xié)調(diào)過程中，要不拘泥于既有的工作方式，根據(jù)不同問題積極探索新的協(xié)調(diào)方法，以達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。

(3)高效工作的能力。辦公室的工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優(yōu)質(zhì)的作風(fēng)，才能較好地統(tǒng)籌和完成手頭的工作。提高工作效率，首先必須明確自己的工作職責(zé)，熟知工作的內(nèi)容、流程等方方面面的情況，這樣做起來才能得心應(yīng)手，游刃有余；其次，要學(xué)會有效管理時間，工作有側(cè)重點(diǎn)、有計劃；善于利用零碎時間；對于可預(yù)見的工作，提前做好安排等。

(4)管理創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是時展的要求。在高等教育快速發(fā)展，高校內(nèi)部管理體制改革深化的今天，創(chuàng)新能力顯得尤為重要。如果在辦公室工作中一味地遵循舊有的工作思想和方法，往往會使工作原地踏步，甚至落后。因此，時刻在辦公室工作中保持創(chuàng)新意識，并強(qiáng)化辦公室人員的管理創(chuàng)新能力，是非常重要的。首先，辦公室人員應(yīng)抱著積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，廣泛涉獵計算機(jī)、管理、外語、心理等多方面的知識，拓寬知識面，提高文化素質(zhì)。同時，不斷在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；其次，學(xué)院應(yīng)積極制定措施或創(chuàng)造條件，鼓勵辦公室人員通過學(xué)習(xí)提高自身文化和業(yè)務(wù)素質(zhì)。如根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，為辦公室人員安排培訓(xùn)，制定切實(shí)可行的崗位職責(zé)及考核評價機(jī)制等。

(二)促進(jìn)辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化

辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事流程、行為準(zhǔn)則等，以條文的形式確定下來，這是辦公室工作高校運(yùn)行的基本要求。實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化，可以采取如下措施：首先，建立健全辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，將辦公室各項(xiàng)工作納入管理規(guī)范之中，如會議制度、公文處理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次，建立崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是在明確各個辦公室職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，細(xì)分每個崗位的權(quán)責(zé)，使每項(xiàng)具體的工作任務(wù)都落實(shí)到專人身上。這樣，可以避免因職責(zé)不清而出現(xiàn)的推諉、撞車等現(xiàn)象。同時，因?yàn)樾g(shù)業(yè)有專攻，辦公室人員可以更高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。最后，要建立一套操作性強(qiáng)、便于監(jiān)督檢查的考核機(jī)制，對各個崗位任務(wù)的完成情況，進(jìn)行全面、客觀的考查，對于很好完成崗位任務(wù)的，要給予適當(dāng)?shù)莫剟詈凸膭睿环粗o予處分或提出警告，這樣，才能充分調(diào)動辦公室人員的積極性，選拔優(yōu)秀人才，營造良好的工作氛圍。

(三)積極探索，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的創(chuàng)新

實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的創(chuàng)新，一方面，要加強(qiáng)辦公手段的建設(shè)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機(jī)及辦公自動化技術(shù)正在不斷地被運(yùn)用到辦公室的工作中來，成為辦公室日常工作中不可或缺的一部分。我們應(yīng)及時購置和更新辦公硬件設(shè)備，同時，結(jié)合辦公室辦文、辦會、檔案管理的需要，開發(fā)和提升有關(guān)軟件系統(tǒng)，如目前有些高校正在使用的辦公自動化系統(tǒng)，很值得學(xué)習(xí)和推薦。另一方面，管理創(chuàng)新能力要在實(shí)際工作中充分加以應(yīng)用。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，積極加以改進(jìn)。遇到新問題，不要急于回避，而應(yīng)積極應(yīng)對，尋求解決的方法。

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