導(dǎo)語：干部人事檔案材料收集歸檔工作分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]由于現(xiàn)代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作在內(nèi)容復(fù)雜性和層次高度的要求上都有所提升，因此需要不斷完善管理工作制度和管理工作方法。文章從干部人事檔案收集歸檔管理的重要價值探索及需要注意的要點出發(fā),提出了優(yōu)化干部人事檔案材料歸檔工作制度建設(shè)的有效策略：完善宏觀制度體系、制定針對性制度規(guī)范、利用信息技術(shù)實施管理、注重形成長效管理機制，以期增強干部人事檔案材料收集歸檔工作規(guī)范化建設(shè)實效。

[關(guān)鍵詞]人事檔案材料；收集歸檔；制度建設(shè)；完善措施

一、引言

干部人事檔案材料的收集和整理歸檔是一項對細致性和專業(yè)性要求都非常高的工作。尤其是隨著工作單位規(guī)模的擴大以及相關(guān)管理工作層次的提升，干部群體的人事檔案收集和管理更需要在工作思路和工作方法上實現(xiàn)完善和提升。制度對于檔案材料的收集與歸檔工作發(fā)揮著非常重要的指導(dǎo)作用，基于新時代檔案管理的要求，不斷完善制度，豐富制度內(nèi)涵，實現(xiàn)各系統(tǒng)共同管理和支持，是提高干部人事檔案資料質(zhì)量的有效途徑。

二、干部人事檔案收集歸檔工作的重要價值探索

（一）提升干部隊伍素質(zhì)

雖然干部人事檔案具有內(nèi)容固定的特征，但基于檔案形式的信息資源是相對比較完善而充分的。在這種情況下，單位內(nèi)部的干部群體的整體文化素質(zhì)水平、工作經(jīng)歷以及一些細節(jié)的個人信息都可以通過檔案信息進行反映。這意味著做好人事檔案材料的收集歸檔工作，能夠通過規(guī)范而系統(tǒng)的方法和資源，對干部的整體形象進行全方位的了解[1]。若部分干部的檔案材料中出現(xiàn)與工作單位要求不符或本身的內(nèi)容方面存在問題的情況，則有利于相關(guān)工作人員及時通過檔案材料的信息發(fā)現(xiàn)干部隊伍的基礎(chǔ)工作能力、文化素質(zhì)以及思想覺悟水平等，都可以初步通過人事檔案材料的信息進行把握和判斷，確保長期服務(wù)于單位的干部隊伍在素質(zhì)水平上達到較高的層次。

（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)

在實施檔案材料管理工作的同時，檔案材料中的信息也需要同步及時進行更新和優(yōu)化。不同類型的干部在其工作內(nèi)容和工作崗位能力要求上存在一定的差異。干部檔案信息所需要捕捉的側(cè)重點除了基礎(chǔ)的信息內(nèi)容外，也會存在一定的差異。做好這方面檔案資料的管理工作有利于管理人員結(jié)合各崗位工作人員的實際能力需求和具體情況，通過管理工作實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的不斷更新與采集，幫助上層決策者對干部群體工作能力提升狀態(tài)進行把握。在干部隊伍檔案信息的優(yōu)化完善過程中，也能夠幫助上層管理者對干部信息的準(zhǔn)確性和有效性進行進一步的控制和把握，在不斷完善的過程中，對照觀察出干部隊伍的成長和發(fā)展趨勢，為調(diào)整好干部隊伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、找準(zhǔn)干部隊伍進一步提升和發(fā)展的方向提供參考[2]。

（三）解決管理工作問題

干部隊伍檔案材料的收集和整理過程中可能會發(fā)現(xiàn)的問題有兩種類型。一是檔案信息內(nèi)容本身存在問題和不足，需要在歸檔整理的環(huán)節(jié)加強管理力度，從細節(jié)出發(fā)控制檔案信息的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和內(nèi)容真實性，提高檔案信息本身的有效性和可靠性。二是在干部隊伍檔案信息材料的管理過程中，由于所應(yīng)用的管理方法存在問題和不足，導(dǎo)致檔案管理工作可能出現(xiàn)信息采集和信息調(diào)用環(huán)節(jié)的漏洞。例如單一應(yīng)用人力資源開展檔案信息的歸檔整理工作，可能會由于人員自身的工作責(zé)任心不足或工作中的常規(guī)誤差，導(dǎo)致一些重要的檔案信息內(nèi)容在收集整理中出現(xiàn)準(zhǔn)確性不足的問題[3]。在不斷完善檔案信息管理制度方法和執(zhí)行流程的過程中，這些問題都可以基于新方法的應(yīng)用和新的工作思路的應(yīng)用得到有效的解決，使得干部檔案信息和材料的管理工作在成效上得到更進一步的提升。

三、現(xiàn)階段干部人事檔案材料收集歸檔工作需要注意的要點

（一）提升原始信息的可靠性

原始檔案信息內(nèi)容對于整體性的檔案管理和完善工作具有非常重要的作用。當(dāng)原始的檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)問題，后續(xù)的檔案信息完善可能會存在方向性和有效性上的誤差，因此，對原始信息資源的采集和整理工作管理人員應(yīng)當(dāng)提出更高層次的標(biāo)準(zhǔn)化要求，一方面促使原始信息資源在實踐應(yīng)用中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，另一方面，這也是為后續(xù)的檔案管理和分析工作提供便利的一個重要條件。人事資料是整個檔案信息系統(tǒng)得以構(gòu)建的重要基礎(chǔ)，在現(xiàn)代化的干部人事檔案收集歸檔工作的開展中，只有保障基礎(chǔ)性的信息檔案在全面性和有效性上達到更高的水平層次，才能在進一步發(fā)展變化過程中，確保人事信息檔案能夠相互銜接，這也是給檔案管理人員提供信息內(nèi)容，對照觀察便利的有效方法。只有原始信息的準(zhǔn)確性和合理性達到預(yù)期的要求，才能確保干部人事檔案材料在收集歸檔時能夠進行準(zhǔn)確的分類和全面的收集。

（二）做好檔案信息檢驗工作

定期的檢驗和分析主要是為了確保大量的信息檔案在保存的全面性和歸檔整理的系統(tǒng)性上，達到較高的水平層次。尤其是干部隊伍人員，根據(jù)其在本單位的重要職責(zé)和工作性質(zhì)，在這部分人員的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，更要注重細節(jié)性和規(guī)范性。定期的整理和檢驗有利于及時發(fā)現(xiàn)實踐中可能存在的漏洞和問題，對于可能出現(xiàn)誤差和出現(xiàn)錯誤的檔案信息內(nèi)容進行及時的甄別和調(diào)整。隨著人事變動和人員崗位的變動，檔案信息內(nèi)容和相關(guān)材料也在不斷地充實和變化。這種變化不僅意味著干部人員本身的能力素質(zhì)和履歷含金量在不斷提升，也提示管理人員需要結(jié)合檔案信息變化的趨勢和具體內(nèi)容進行定期歸檔和整理。這不僅是為了避免檔案信息資源的管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，也是定期幫助相關(guān)工作人員整理個人工作思路、找到現(xiàn)階段工作中的實際問題的過程。在對已經(jīng)歸檔整理的信息資源和材料進行定期檢驗的過程中，若發(fā)現(xiàn)檔案存放方式不合理或檔案信息在歸檔時的類別出現(xiàn)誤差時，也能夠及時進行調(diào)整和改善，使得系統(tǒng)化的檔案信息管理在準(zhǔn)確性上得到保障。

（三）提升管理人員能力水平

盡管現(xiàn)階段檔案信息管理、檔案收集等各個環(huán)節(jié)的細化工作已經(jīng)逐步引入信息化的管理方法，但管理者仍然是負責(zé)相關(guān)工作開展的核心和重要力量。因此，從管理者本身的角度入手提升其工作責(zé)任心、保持其積極的工作態(tài)度發(fā)揮著非常重要的作用。只有管理者本身能夠保持穩(wěn)定的工作態(tài)度和積極的工作狀態(tài)，才能確保大量而連續(xù)性較強的歸檔資料和信息管理工作在落實效果上達到預(yù)期的要求。基于檔案資料的收集和歸檔管理工作的細節(jié)性和專業(yè)性方面的特殊要求，從事相關(guān)工作的人員群體，也需要在責(zé)任心和工作態(tài)度上達到更高的水平層次。管理者能夠本著嚴(yán)謹(jǐn)認真的態(tài)度，結(jié)合工作實際要求落實執(zhí)行各個環(huán)節(jié)的工作任務(wù)，才能確保復(fù)雜而內(nèi)容豐富的干部人事檔案材料收集歸檔工作在具體落實中取得更好的效果。過硬的工作態(tài)度和工作能力也是通過責(zé)任心和工作中對細節(jié)問題的把握來體現(xiàn)的。管理者在工作責(zé)任心和工作細節(jié)性上存在缺乏現(xiàn)象，也會導(dǎo)致具體工作的開展在實踐中出現(xiàn)問題和漏洞，嚴(yán)重時會影響到管理部門或各部門工作的順利開展。

四、現(xiàn)階段干部人事檔案材料歸檔工作制度建設(shè)的有效策略

（一）完善宏觀制度體系

宏觀制度體系是指支撐整個干部人事檔案管理工作開展和單位發(fā)展的制度體系。這部分制度體系的內(nèi)容不僅要結(jié)合已有的管理工作經(jīng)驗進行制定，也需要結(jié)合現(xiàn)階段單位發(fā)展和建設(shè)的實際情況，以及干部隊伍建設(shè)的基本要求進行完善和制定。基于干部群體的特殊性，這部分人事檔案的管理工作中，需要對具體的信息內(nèi)容和管理工作方法進行嚴(yán)格的規(guī)范，一方面保障管理工作本身能夠順利推進，另一方面也應(yīng)注重對這部分信息內(nèi)容本身進行一定程度的保密，以確保干部人事檔案在實踐工作中作用的充分發(fā)揮。宏觀上的管理制度在其中發(fā)揮的作用是非常重要的。單位內(nèi)部的相關(guān)管理人員和決策者應(yīng)當(dāng)基于干部隊伍的實際情況，首先進行初步了解，對于已有的檔案信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)和側(cè)重點進行全方位的把握，在此基礎(chǔ)上結(jié)合不同的檔案材料類型，制定宏觀上具有體系性的管理制度內(nèi)容，重視檔案信息材料的完整性。另一方面，對于檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性也要加大核實和檢驗力度。具體到宏觀制度體系的建設(shè)方面，內(nèi)容可包括以下幾部分：一是制度體系中應(yīng)針對檔案材料收集和歸檔工作的開展程序進行明確的規(guī)定，為相關(guān)工作人員的具體工作落實和執(zhí)行提供依據(jù)和指導(dǎo)。二是制度體系中應(yīng)明確需要把握的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，確保各方面的檔案信息資源形成一個獨立而完善的內(nèi)容體系。避免雜亂無效的檔案信息進入整體檔案信息資源庫，干擾檔案信息的分類管理和實踐應(yīng)用。三是制度體系中還應(yīng)包括對檔案管理質(zhì)量的具體要求，以及如何采取措施，消除檔案管理中的問題和漏洞，懲處責(zé)任人。只有在制度體系中除了常規(guī)的崗位要求外，還包括一些獎懲措施，才能充分發(fā)揮制度管理和約束的積極作用。

（二）制定針對性制度規(guī)范

所謂的專項制度，內(nèi)容是制度體系建設(shè)中體現(xiàn)精確性和針對性的一系列制度。對于干部人事檔案收集和歸檔管理工作來說，不同類型的檔案信息在應(yīng)用的需求和對干部本身的意義上有一定的差別。因此，各方面的檔案信息在保密級別重要程度上也具有一定的層次性劃分。制定專項的管理制度，有利于將一些常規(guī)數(shù)據(jù)信息與保密級別較高的信息有效區(qū)分開來，通過制度差異，提高相關(guān)信息資料的歸檔和保護，從而確保多元化的信息在實踐應(yīng)用中能夠充分發(fā)揮出其作用。對于歸檔收集工作本身來講，層級化的制度也能夠為具體崗位工作人員的工作開展提供更加具有細節(jié)性的方式方法指導(dǎo)，使得最終的檔案管理工作和歸檔操作能夠在實踐中更加精準(zhǔn)有效地得到落實。具體來說，針對干部人事檔案材料收集與歸檔工作的制度可包括檔案調(diào)用程序的相關(guān)制度、檔案信息完善或瀏覽查閱時的程序制度等多個方面。只有具體的檔案信息管理實踐有了針對性的制度支撐，管理工作中可能出現(xiàn)的一些細節(jié)漏洞和問題才能得到針對性的控制和解決。

（三）利用信息技術(shù)實施管理

信息化管理模式的引入應(yīng)用，不僅體現(xiàn)了加強網(wǎng)絡(luò)平臺和信息技術(shù)與各行業(yè)的融合，也是實現(xiàn)制度建設(shè)質(zhì)量提升的有效途徑。尤其是對復(fù)雜度高、專業(yè)要求高的干部人事檔案資料的采集和歸檔管理，信息系統(tǒng)和管理思想的引入應(yīng)用更有利于保障干部人事檔案管理質(zhì)量，使這部分支持發(fā)展整體單位，并從根本上保障和優(yōu)化建設(shè)骨干的信息資源。信息化管理系統(tǒng)的引入和應(yīng)用，不僅體現(xiàn)了現(xiàn)代干部人事檔案管理和收集的先進性，而且管理模式本身在效率和質(zhì)量上也將達到更高的水平。因此，在制度建設(shè)中，還要配合這種現(xiàn)代管理制度和管理模式，制定有針對性的管理制度，促使信息化的檔案管理和歸檔采集工作在執(zhí)行落實時也有相關(guān)的依據(jù)作為指導(dǎo)。具體來說，在信息化背景下，檔案管理中的人員角色分配和權(quán)限分配是確保管理和歸檔工作順利開展的重要前提條件。制度建設(shè)的過程中，要結(jié)合不同人員的崗位特征和所承擔(dān)的檔案采集管理工作內(nèi)容，制定相應(yīng)的管理制度，確保在先進的信息化管理體系指導(dǎo)下的檔案管理工作也有相應(yīng)的制度做支持。另外，制度的執(zhí)行和管理層級的劃分也可以基于信息化系統(tǒng)進行共享和瀏覽，這也是確保制度在歸檔管理工作中能夠全方位發(fā)揮作用的一個重要方法。

（四）注重形成長效管理機制

制度作為開展管理工作的重要依據(jù)，其本身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際進行不斷完善和優(yōu)化。只有制度體系能夠結(jié)合工作單位的實際發(fā)揮出持續(xù)性的保障作用，才能夠在具體工作的開展中體現(xiàn)出應(yīng)有的價值。因此，無論是檔案管理人員還是上級的制定人員，都應(yīng)當(dāng)認識到制度體系的不斷完善是充分發(fā)揮出制度作用的重要前提條件，從而在制度執(zhí)行落實的過程中及時發(fā)現(xiàn)問題，為制度的進一步完善和優(yōu)化提供重要的依據(jù)。同時，制度體系的完善和優(yōu)化也包括一些創(chuàng)新的制度內(nèi)容和制度制定執(zhí)行思路的融入，只有結(jié)合本單位的工作實際以及現(xiàn)代化的檔案管理與檔案材料歸檔工作方法引入應(yīng)用先進的落實方法和整體思路，才能確保制度在現(xiàn)代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。另外，不斷完善制度體系本身也是為單位的長期發(fā)展建設(shè)提供重要動力的保障性措施。

五、結(jié)語

干部人事檔案材料的收集歸檔工作在專業(yè)性、針對性和系統(tǒng)性方面都提出了非常高的要求。干部人事檔案的收集歸檔工作也需要相應(yīng)的制度體系做支持。基于此，從制度體系本身的角度實現(xiàn)完善和優(yōu)化是從根本上提升檔案管理和收集工作有效性的科學(xué)方法。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)重視針對單位干部人事檔案材料的收集歸檔工作，提高工作開展的技術(shù)性、細節(jié)性，促使這項工作的開展能夠穩(wěn)定有序地推進。

參考文獻：

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[2]譚小兵."五個抓住"讓干部人事檔案材料收集不再難[J].檔案時空,2019(1):1.

[3]余璐.干部隊伍建設(shè)與干部人事檔案工作內(nèi)在邏輯和實踐路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(19):2.

作者：吳桂芬 單位：桂林師范高等專科學(xué)校