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摘要：2020年，《中華人民共和國檔案法》進行了修訂。國家、社會、高校各層面都支持高校智慧檔案館的建設，為之提供了有利的外部條件。高校自身應高度重視并加快本校的智慧檔案館建設步伐，以期盡快達到高效智能服務和信息資源深入挖掘結合的目標。

關鍵詞：檔案法；智慧；檔案館；信息化；高校

2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念應運而生，在我國各行各業掀起了一陣新風潮。互聯網、大數據、云計算等新興技術為檔案事業的發展帶來了機遇和挑戰，人們對智慧化、便捷化的檔案信息資源服務的需求更加迫切。高校檔案是一個學校教學、科研、管理全過程的原始記錄,建設智慧檔案館也是高校適應信息化、數據化時代發展的必然要求。2020年6月20日最新修訂通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），其中關于檔案信息化、檔案安全管理、“單套制”等規定對高校智慧檔案館建設有著重要的指導意義。《檔案法》的修訂適應了時代的發展，也為智慧檔案館的建設提出了法律規范和建設目標，不僅明確了這項工作的緊迫性和重要性，更有助于進一步發揮智慧檔案館在建設智慧校園、服務高校教學科研工作中的支撐作用。

一、高校智慧檔案館的概念與特征

1.智慧檔案館的概念。目前，智慧檔案館這個概念在檔案界并未形成統一認識，從技術、信息鏈、信息化等不同角度都有對此概念的解讀。筆者認為，智慧檔案館是綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺[1]。依托互聯網、大數據、云計算等新興技術，深入挖掘館藏檔案資源，向用戶提供更智慧化、便捷化的服務，是智慧檔案館建設的重要目標。2.高校智慧檔案館的特點。高校智慧檔案館是智慧校園建設的重要組成部分，以檔案館的資源優勢為基礎，依托現代信息技術的優勢，對檔案館進行智慧化的建設，以期更好地服務高校教學、科研和管理工作。高校智慧檔案館有下幾個顯著特點。（1）信息資源共享程度加深。高校檔案館主要服務于師生校友和學校各項事業發展，同時也承擔著一定的服務社會功能。智慧檔案館中的檔案資源有廣泛的覆蓋面、更優化的結構、豐富的內容和多樣的形式。其中的智能控制、組織和管理模塊是各個系統應用的綜合集成，可以實現有效的檔案信息資源發布、跨數據庫網絡通信、跨部門信息共享、跨館服務與管理。檔案館成為高校的一個重要文化教育基地，也是宣傳學校校史校情、師生風貌的重要窗口，承擔著服務師生校友、服務學校各項工作、服務社會的重要職能，擴展了檔案館服務對象的范圍。（2）現代信息技術的高效應用。依托當下先進的物聯網、大數據、云計算等技術，智慧檔案館將建立起集檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、銷毀、統計、編研于一體的智慧化、一體化、綜合化檔案管理體系，集成RFID（無線射程識別）設備、智能庫房設備、硬件存儲設備、智慧引導設備、自主服務設備等，軟件硬件一體化配套，建設一個網絡化、物聯化、智能化的智慧檔案館。但是僅在技術層面的革新對于智慧檔案館的建設來說是遠遠不夠的，真正的智慧檔案館應該是充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案館運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務[2]。（3）提供更加智慧化的服務。檔案館想要為用戶提供更及時、準確、高效的服務，就必須針對不同用戶的信息需求制定不同的服務方案。智慧檔案館對傳統檔案服務進行了顛覆和創新，把師生校友等服務對象看作網絡虛擬人，根據不同虛擬人的需求，挖掘檔案信息資源，為師生提供及時、準確、全面的個性化服務。

二、當前高校智慧檔案館建設現狀

高校智慧檔案館服務于高校教學、科研、管理等各項工作，可以大大提升檔案資源在高校建設中發揮的支撐保障作用，也可以提高檔案館自身在學校各部門中的存在感。但是，目前大多高校對于智慧檔案館建設還在進行階段性探索，需要大量的理論基礎和深入實踐，高校智慧檔案館建設仍有一段很長的路要走。現階段主要有以下四個方面的表現。1.學校對智慧檔案館建設投入資金不足，無法滿足基礎設施建設和硬件購置要求。大多高校對檔案館的定位僅僅停留在為學校提供支撐保障作用，對檔案工作重視不夠，從而不愿意給予智慧檔案館建設足夠的資金支持。而智慧檔案館需要大量的基礎設施和硬件設備，如建設現代物聯網檔案庫房就是一筆巨大的資金投入。智慧檔案庫房建設包括RFID標簽、智能密集架、智能門禁、智能溫濕度控制器等設施建設。其中不僅智能密集架、庫房門禁等這些一次性投入價格不菲，大量的RFID標簽在投入使用后還需不斷追加，大約10年就必須更新一次，大多學校面對這些資金投入都會望而卻步。2.檔案工作人員專業性不夠，復合型檔案人才隊伍建設滯后。2020年修訂的《檔案法》指出：“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能。”目前，我國高校檔案館員工學歷層次較低，專業性不強，計算機技術及應用和檔案學專業的復合型檔案管理人才缺乏。由于智慧檔案館建設需要用到一些新技術、新方法，當前創新管理工作需要專門的技術人員負責。高校檔案館檔案人才隊伍既要掌握各項計算機技術，又要對檔案學有深刻的理解，既能對檔案館智慧化建設做規劃促落實，又能提出需求，這才是新時代能夠適應智慧檔案館建設的高校檔案工作者。3.未能徹底突破傳統工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未為人全盤接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校檔案館依然保留著以手工為主的傳統檔案工作模式，“重藏輕用”現象普遍存在，很多高校檔案館仍未意識到數字化浪潮的到來和數字化環境對檔案工作的影響。高校中各個處室的管理系統都不同，且沒有進行接口連接，各個數據庫并未進行資源整合，只是“各自為政”，“信息孤島”現象在高校中普遍存在，檔案館也是其中之一。這不僅影響著智慧檔案館的建設，而且對深度挖掘檔案信息資源、“單套制”的推行、檔案信息的進一步開發和利用都造成了不利的影響。4.高校檔案信息資源挖掘利用程度不夠，無法充分發揮其作用。由于大多高校檔案工作者本身知識水平和專業程度有限，無法充分掌握智慧檔案館建設中需要用到的大量的技術語言和檢索語言，導致了信息資源挖掘不深入，檔案的價值難以充分體現。加強技術力量的投入，對半結構化和非結構化數據進行挖掘分析，發現繁雜數據背后蘊藏的信息資源，有助于充分了解館藏檔案資源，實現檔案信息服務的個性化、主動化、精準化。

三、新《檔案法》對高校智慧檔案館建設的指導意義

2020年新修訂的《檔案法》，對檔案保護、檔案安全管理、檔案信息化建設等提出了具體的要求和任務，這為高校智慧檔案館的建設提供了有力的法律保障和制度支撐。1.加大對智慧檔案館建設的投入，保障足夠的資金支持。新修訂的《檔案法》中第三條明確指出：“各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。”此條規定肯定了檔案工作在整個國民經濟和社會發展中的重要性，也保障了檔案部門的經費支持。在高校建設智慧檔案館需要充足資金的投入和一段時間內的持續補充，《檔案法》的修訂為經費投入提供了法律依據，學校應貫徹落實法律的這項規定，給予智慧檔案館建設充足的支持和保障。2.加大對安全管理的重視力度，確保電子檔案的“四性”。在傳統高校檔案工作中，“重收集、輕管理”這一陳舊觀念導致了高校檔案館的保密意識較弱，對信息安全不夠重視，檔案信息損壞、丟失或造成機密信息泄露是檔案館重要風險點之一。新《檔案法》中明確指出：“電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。”雖然電子檔案與紙質檔案都具有原始記錄性，但電子檔案依賴計算機系統，在信息流轉過程中是可以被復制、被篡改且不留痕跡的，這種可復制性、易刪改性使得電子檔案的完整性和真實性難以得到保障。保障電子文件憑證性及憑證價值的關鍵就在于，確保電子文件信息內容的完整性、電子文件形成過程的可靠性和電子文件信息內容及載體的安全可靠性[3]。3.全面推進高校檔案信息化工作，實現“存量數字化、增量電子化”。智慧檔案館建設的基礎是檔案數字化。新《檔案法》第三十八條明確提出：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。”檔案的數字化掃描是把各種載體的檔案轉化為數字化檔案信息資源的過程，并完成電子目錄索引，不僅可以豐富高校檔案數據庫，也可以快速高效地為師生提供檔案服務，提高檔案利用率，實現資源共享，這是智慧檔案館建設的基礎。以數據為中心的管理模式為檔案領域的可持續發展提供關鍵支撐，通過數據共享服務模式向其他檔案機構和公眾提供檔案數據，拓寬管理對象，提升檔案治理能力，完善檔案治理體系[4]。同時，智慧檔案館也是檔案信息化建設的必由之路，新修訂的《檔案法》關于檔案安全的論述、第四章“檔案的利用與公布”和第五章“檔案信息化建設”都向我們指明了信息化的建設目標，也從不同方面提出了具體要求，為智慧檔案館建設指明了方向。4.加大高校檔案資源開發力度，弘揚社會主義核心價值觀。新修訂的《檔案法》規定：“加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內發行……國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。”以此為契機，高校檔案館應統籌館藏資源，積極鼓勵社會各方參與，圍繞今年國家關注的大事要事，如迎接中國共產黨第二十次全國代表大會召開等重要活動、重要時間節點，以智慧化的方式宣傳檔案成果。例如，通過打造實物檔案3D電子化陳列展覽、新媒體傳播、電子化編研出版、線上講座等方式，開發高校檔案信息資源，挖掘紅色檔案資源，傳承紅色基因，充分發揮檔案在師生理想信念和文化教育中的重要作用。新修訂《檔案法》的發布實施為高校智慧檔案館建設提供了有力的法律支持和行動指南，同時也對高校檔案館基礎設施建設、智能化服務體系、信息化發展起了重要推動作用。各高校應貫徹落實新修訂的《檔案法》，加大智慧檔案館建設投入，使智慧檔案館成為高校智慧校園建設的重要組成部分，確保新修訂《檔案法》的各項要求得以充分貫徹落實。希望在法律保障和實踐探索都繼續發展的將來，高校智慧檔案館的建設可以穩步向前推進，為師生校友提供更便捷智能的服務，充分發揮出檔案的價值。

參考文獻

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[2]楊來青,徐明君,鄒杰.檔案館未來發展的新前景:智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）:68-70.

[3]黃世喆,李春陽,梁遠亮,賀長珍.面向知識共享的企業文件與檔案管理的路徑設計[M].北京:中國文史出版社，2020:49.

[4]符京生,劉漢青,蘇興華,孫洪君.大型企業檔案與數據協同治理框架與實現路徑[J].浙江檔案，2020（12）．

作者：陳曉媛 吳衛豐