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一、會議的作用與種類

會議是社會生活、政治生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。各國各界、各行各業(yè)、各黨各派無不使用這種活動形式。國外一些社會學(xué)家斷言，人類進(jìn)入了一個(gè)會議的時(shí)代。全世界每年舉辦的各種會議數(shù)十萬個(gè)，與會者約上億人次。法國是世界上最大的會議中心。至于全國基層單位舉行的會議就更多了。原來我認(rèn)為中國的會議多，資本主義會議不多，其實(shí)不然，據(jù)說日本的國家工作人員40%的時(shí)間在開會，真正成為會議的海洋。

在我國，會議已成為黨和國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已經(jīng)成為各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，交流經(jīng)驗(yàn)，布置工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，解決問題的重要手段。它體現(xiàn)著黨的民主集中制原則，集體領(lǐng)導(dǎo)原則和群眾路線原則。我們黨的歷史上，凡重大問題都是通過會議認(rèn)真討論才進(jìn)行決策的。如在浙江南湖召開的第一次黨代表大會、遵義會議、三中全會都是決定中國前途和命運(yùn)的歷史性會議。

概括的講會議主要有5大功能。一是決策功能，如三中全會通過認(rèn)真研究，制訂了黨的一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)的基本路線。二是執(zhí)行功能，如自治區(qū)4月中旬召開社會治安工作會議，這個(gè)會議傳達(dá)貫徹中央召開的全國社會治安工作會議精神，制訂了我區(qū)開展“嚴(yán)打”整治斗爭的方案。三是溝通職能，如各種形式的交流會、情況通報(bào)會。四是協(xié)調(diào)功能，各種形式的匯報(bào)會、協(xié)調(diào)會。五是監(jiān)督功能，總結(jié)、評比會，都能起到監(jiān)督的作用。

會議的種類很多，一是工作會議，研究解決工作中的問題，推進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)的完成；二是業(yè)務(wù)會議，研究解決某個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的問題，如勞資會議、財(cái)政會議；三是座談會議，如茶話會，不決定重大事件，主要是交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一認(rèn)識；四是紀(jì)念會議，如紀(jì)念中國共產(chǎn)黨成立80周年的紀(jì)念大會。

二、秘書在會議的各個(gè)階段要做的工作

會議秘書工作是秘書部門的一項(xiàng)基本職能。秘書要做的工作很多，概括起來就是辦文、辦事。會議秘書工作既辦文，又辦事，是一項(xiàng)綜合性的工作，又是經(jīng)常性的工作。這里有大量的文字工作，組織協(xié)調(diào)工作和事務(wù)性工作要做，是對秘書人員能力水平的檢驗(yàn)，如果能把會議組織好協(xié)調(diào)好，這說明你這個(gè)秘書是合格的。

（一）要做好會議的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作很重要，準(zhǔn)備是否充分，直接影響會議的質(zhì)量和效果。一個(gè)會議，可能一兩天就開完了，但準(zhǔn)備工作可能要一兩個(gè)月，甚至更長。不同的會議，準(zhǔn)備的內(nèi)容不同，如黨代會、人代會，主要是工作報(bào)告和人事的準(zhǔn)備；工作會議主要是材料的準(zhǔn)備，慶祝大會主要是講話稿和會場的準(zhǔn)備等。

一般的說，準(zhǔn)備工作包括以下內(nèi)容：⑴擬定會議工作方案；⑵選定會議議題；⑶擬定會議議程、日程、程序；⑷準(zhǔn)備會議文件；⑸確定出席、列席會議人員；⑹與會人員編組；⑺選定、布置會場；⑻排列座次；⑼制作分發(fā)證件；⑽發(fā)會議通知；⑾制定會議須知；⑿負(fù)責(zé)會議報(bào)到；⒀會議秘書機(jī)構(gòu)的置設(shè)及分工；⒁申請會議經(jīng)費(fèi)。

會議工作方案：包括會議名稱，會議內(nèi)容，會期，會議的規(guī)模，日程、議程，會議的開法，會議的組織領(lǐng)導(dǎo)，宣傳報(bào)道，會議文件準(zhǔn)備，經(jīng)費(fèi)預(yù)算，食宿安排，保衛(wèi)和保密工作等。

會議的議題：就是會議需要研究解決的問題，是會議的主題和靈魂，其他準(zhǔn)備工作都要圍繞議題來進(jìn)行。有的會議如最近在烏蘇召開的教育轉(zhuǎn)化“×××”癡迷者現(xiàn)場會議，議題就是一個(gè)，就是學(xué)習(xí)推廣烏蘇市教育轉(zhuǎn)化×××人員的經(jīng)驗(yàn)。有的一個(gè)會議有幾個(gè)議題，如縣委常委會，討論職工下崗再就業(yè)問題，大學(xué)生的分配問題，財(cái)政問題。會議的議題要和會議的內(nèi)容相適應(yīng)，如縣委常委會討論的問題，就是在全縣有指導(dǎo)意義和帶有全局性的問題，那些下一級會議可以解決的問題或者個(gè)別單位可以解決的問題，不要拿到常委會議上解決。黨委的會議和政府會議討論的問題也要有區(qū)別，黨委會議討論的問題多是政治問題、干部工作、黨的建設(shè)及重大經(jīng)濟(jì)工作。具體的經(jīng)濟(jì)工作、行政事務(wù)應(yīng)交給政府會議研究解決。

會議議程：是會議解決問題的概括安排。

會議日程：是指在一段時(shí)間內(nèi)會議進(jìn)程的具體安排，它可以使與會人員了解每天會議的安排情況。會議日程一般用日程表來表達(dá)。

會議程序：是一次會議按照時(shí)間先后依次安排的步驟。會議程序主要是供主持會議的同志掌握會議進(jìn)程之用，不需要發(fā)給與會者。

會議文件的準(zhǔn)備：在會議準(zhǔn)備工作中，起草好會議文件是最重要的準(zhǔn)備工作，花費(fèi)的時(shí)間最長，投入的精力最多。文件的質(zhì)量往往決定會議的質(zhì)量，傳達(dá)貫徹會議精神主要傳達(dá)會議文件。會議的文件往往比較多，有主要文件、參考文件、閱讀文件。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)講話和工作報(bào)告是主要文件，要下大功夫?qū)懞谩ｊP(guān)于會議文件如何寫，這里不能詳細(xì)講了，有幾個(gè)同志專門講這個(gè)問題。

關(guān)于會議通知，會議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出通知，以便與會人員提前作好準(zhǔn)備。通知由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。標(biāo)題由會議的種類+文種（通知）組成。正文：寫清楚會議的名稱、開會日期、地點(diǎn)、會期、議題、參加會議人員范圍等。比較大型的會議有外地同志參加要寫清楚報(bào)到地點(diǎn)，是否提供交通工具，可否帶工作人員。落款：包括發(fā)文單位和發(fā)出日期，有的要加蓋公章。

關(guān)于與會人員的編排分組，分組的目的是便于討論問題，一個(gè)會議，如果只開大會，就不必編組，如果要討論，人又很多，就要編組。編組的方法，一是按照地域分組，如召開自治區(qū)黨委擴(kuò)大會議，一個(gè)地區(qū)一個(gè)組；二是按行業(yè)分組，如黨群口一個(gè)組，農(nóng)業(yè)口一組，宣傳文教口一組，政法口一組等，三是既按地域又按系統(tǒng)行業(yè)分組，按地區(qū)分幾個(gè)組，機(jī)關(guān)按行業(yè)分幾個(gè)組。領(lǐng)導(dǎo)同志可根據(jù)平時(shí)的分工，分到各組，主要領(lǐng)導(dǎo)可以不分組，愿意到那組都可以。小組召集人可以由二人擔(dān)任，一般指定職務(wù)較高，組織能力較強(qiáng)同志擔(dān)任，要有代表性，有民族的，有漢族的，有地區(qū)的，也有部門的。分組名單下面，還要注明討論地點(diǎn)和小組秘書。

關(guān)于會議秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。規(guī)模較大的會議都成立會議秘書處，指定幾名負(fù)責(zé)人，秘書處下設(shè)幾個(gè)組，如秘書組：負(fù)責(zé)值班、組織協(xié)調(diào)、印發(fā)文件；會務(wù)組：負(fù)責(zé)會場的布置、管理、服務(wù)；宣傳組：負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道和對記者的組織管理；翻譯組：負(fù)責(zé)翻譯成幾種文字；保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)安全警衛(wèi)；總務(wù)組：負(fù)責(zé)接送、食宿、文娛活動、醫(yī)療保健等。會議規(guī)模小，不要設(shè)這么多的小組，可以由會務(wù)組統(tǒng)一管起來。

會議須知：一般包括5個(gè)部分。1、作息時(shí)間表；2、日程表；3、分組名單；4、會議秘書機(jī)構(gòu)人員名單及房間號；5、注意事項(xiàng)，包括保密制度、請假制度、會客制度、安全要求及其他注意事項(xiàng)。

會場布置：會場的布置直接影響會議的效果，會場的布置要與會議的規(guī)模和內(nèi)容相適應(yīng)，黨的代表大會要樸素大方，人民代表大會莊嚴(yán)隆重，慶祝大會要喜慶熱烈，追悼大會要肅穆莊嚴(yán)，座談會要和諧融洽，紀(jì)念性會議要隆重典雅，工作會議要簡單舒適。主席臺一般安排主席團(tuán)成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺根據(jù)人數(shù)多少，可以設(shè)一排或二排、三排以上。座談會可以不設(shè)主席臺，主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席臺上方可以掛會標(biāo)，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會、人代會、團(tuán)代會等還要掛會徽，會徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調(diào)節(jié)會議氣氛，主席臺前可以擺鮮花，會場的四周可以張貼標(biāo)語口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺，有的全體與會人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準(zhǔn)備好，會前要試試響不響。

會議證是出席會議的憑證，上面標(biāo)明會議名稱，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號碼，有的還要貼照片。會議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區(qū)別。

（二）會議進(jìn)行階段要做的工作

在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會務(wù)工作和各項(xiàng)服務(wù)工作，確保會議的順利進(jìn)行。這里著重介紹會議記錄和簡報(bào)工作。會議記錄是為起草會議簡報(bào)、會議紀(jì)要乃至正式文件奠定基礎(chǔ)，也是為會后進(jìn)一步研究問題，總結(jié)工作提供重要參考材料，也為查考?xì)v史提供依據(jù)和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議，但因沒有記錄，對會議的重要情節(jié)長期沒有搞清楚，1984年發(fā)現(xiàn)陳云同志在長征途中傳達(dá)遵義會議的手稿，手稿是根據(jù)會議記錄整理的，為搞清遵義會議的真實(shí)情況提供了依據(jù)。搞好記錄，要本著三個(gè)原則，一要按照會議的真實(shí)情況，忠實(shí)的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據(jù)自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽不清的要問一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時(shí)只能寫3000多字，而說話可以達(dá)10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點(diǎn)，記主要觀點(diǎn)、精辟論述、結(jié)論性意見以及有爭議的問題，一般性的內(nèi)容可以不記。

比較大型的會議，一般都出簡報(bào)，簡報(bào)的作用有：一是便于領(lǐng)導(dǎo)同志了解會議全貌，掌握會議進(jìn)程，對會議進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；二是便于各與會人員交流經(jīng)驗(yàn)，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。

寫簡報(bào)要做到四點(diǎn)。一是簡報(bào)要簡，要突出重點(diǎn)，精練內(nèi)容，最好不超過1000字，有的簡報(bào)不簡，有言必錄，把發(fā)言的全部內(nèi)容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫出來，下午的發(fā)言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會人員。有的簡報(bào)幾天寫不出來，會議開完了，簡報(bào)才出來，成了馬后炮；三是真實(shí)客觀，包括人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤。對事實(shí)不能有任何夸大、縮小、虛構(gòu)，更不能把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。為了做到真實(shí)，寫好后，要交當(dāng)事人過目；四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)，現(xiàn)在簡報(bào)通病就是沒有特點(diǎn)，空話，套話太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報(bào)實(shí)在不愿意看。簡報(bào)要舍棄一般的內(nèi)容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開門見山，把最精辟的內(nèi)容寫出來。

（三）會議結(jié)束階段，這階段時(shí)間短促，要做的事情比較多，秘書這個(gè)階段也比較忙，搞不好容易出差錯(cuò)，這個(gè)階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對走的人需要幫助買機(jī)票、車票。對會議形成的文件，有些需要會后修改定稿印發(fā)。有的會議會后要寫紀(jì)要。關(guān)于會議紀(jì)要的寫作，有同志專題講，我不重復(fù)。

三、改進(jìn)會風(fēng)，提高工作效率

開會是進(jìn)行決策，指導(dǎo)工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會海，也會勞民傷財(cái)，造成災(zāi)難。會議太多，特別是無關(guān)緊要的會也要領(lǐng)導(dǎo)參加，使領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時(shí)間淹沒在會海里，沒時(shí)間深入基層，調(diào)查研究，解決問題。開會就要花錢，有限的經(jīng)費(fèi)被無用會議占用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會之機(jī)大吃大喝，亂發(fā)紀(jì)念品，有的以開會之名，搞公費(fèi)旅游，在群眾中造成不良影響。這些現(xiàn)象必須克服。如何改進(jìn)會風(fēng)，提高會議效率，首先要控制會議的規(guī)模、規(guī)格和會期。一是從會議內(nèi)容上控制。凡是可開可不開的會議堅(jiān)決不開，不解決問題的會議堅(jiān)決不開，可以合并的會議不單獨(dú)開；二是從會議規(guī)模和規(guī)格上控制。本著寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和規(guī)格，參加會議的人數(shù)減少到最低限度。凡能開小會解決的問題就不要開大會，凡參加一個(gè)人能解決的問題，就不要來兩個(gè)人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會。部門的會議不要都請領(lǐng)導(dǎo)參加，確有必要，可只請主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他領(lǐng)導(dǎo)不要陪會；三是從會議時(shí)間上控制。本著寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會，不要開成兩天，開半天能解決問題的會，不要開一天。時(shí)間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會開的長與講話不精練有關(guān)，廢話、空話、重復(fù)的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，托乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點(diǎn)差不多，內(nèi)容差不多，浪費(fèi)時(shí)間。一個(gè)人講清楚了就可以了，別人不要重復(fù)，如果要講要有新內(nèi)容；四是從會議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開會，能用電話會、電視會解決的問題，就不要把人召來開會；五是從會議經(jīng)費(fèi)控制。規(guī)定會議經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費(fèi)，不得攤派，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。

（二）會議要儉樸節(jié)約，禁止以開會之名大吃大喝，鋪張浪費(fèi)，亂發(fā)錢物，禁止以開會之名搞公款旅游，國家明文規(guī)定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區(qū)開會。

（三）會議內(nèi)容要實(shí)在，要確能解決問題。反對搞形式主義，作表面文章或會而不議，議而不決，決而不行，行而不果。

（四）要嚴(yán)格會議紀(jì)律，使會議開得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現(xiàn)象。

四、對會議秘書的要求

1、會議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。

2、秘書人員要正確認(rèn)識自己在會議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、工作要細(xì)致周密。會務(wù)工作是很細(xì)致具體的工作，而且?guī)в姓涡裕绻谀膫€(gè)環(huán)節(jié)上出了問題都會造成不良影響，因此，計(jì)劃要訂的細(xì)一些，想的周到一些，不要漏項(xiàng)。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個(gè)人想問題往往不全面，計(jì)劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會場布置好了，會前要去看看，會標(biāo)對不對，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，千萬不能粗枝大葉。

4、要注意保密。多數(shù)會議都帶有機(jī)密性，對會議的內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會議，會上保密，會后公開或部分內(nèi)容公開，何時(shí)公開或哪些內(nèi)容可以公開，都要請示領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張。