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區(qū)人民實行區(qū)全體會議、區(qū)常務會議、區(qū)長辦公會議、區(qū)長協(xié)調(diào)會議和全區(qū)性工作會議制度。

區(qū)全體會議

區(qū)全體會議由區(qū)長或區(qū)長委托常務副區(qū)長召集和主持，原則上每半年召開一次，必要時可一季度召開一次。議題由區(qū)長決定，區(qū)長外出時可委托常務副區(qū)長決定。

一、會議任務

（一）傳達貫徹黨中央、國務院、省委、省和市委、市以及區(qū)委的指示、決定及重要工作部署；

（二）討論決定區(qū)人民工作中的重大事項；

（三）部署區(qū)人民重要工作；

（四）通報全區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展形勢。

二、組成及參會人員

區(qū)全體會議由區(qū)長、副區(qū)長、辦公室主任、各委員會主任、各局局長組成。

根據(jù)需要可邀請有關領導及安排有關部門、街辦（鎮(zhèn)）、單位負責同志列席。

三、會務工作

區(qū)全體會議會務由區(qū)辦公室主任負責組織，分管副主任協(xié)助。具體會務由區(qū)辦公室綜合科承辦，秘書科協(xié)辦，各有關部門配合。

區(qū)辦公室綜合科根據(jù)區(qū)要求，擬定會議方案和會議通知，呈區(qū)辦主任審核、常務副區(qū)長審閱、區(qū)長審定后實施。會議方案內(nèi)容：

（一）會議名稱。

（二）時間、地點、參加會議人員。

（三）會議日程安排。

（四）會議印發(fā)的主要文件、材料及起草。

區(qū)長講話、《工作報告》等重要綜合性文件由區(qū)秘書科負責起草；副區(qū)長講話由區(qū)辦公室相關科室負責起草；區(qū)組成部門主要負責人的報告或發(fā)言材料由其單位負責起草，送區(qū)分管副區(qū)長審核簽字，由區(qū)辦公室統(tǒng)籌。

四、會議紀律

（一）副區(qū)長不能出席會議的，向區(qū)長請假。

（二）區(qū)其他組成人員和列席會議單位的正職領導因故不能出席和列席會議的，應向區(qū)主要領導請假，準假后須委托本單位主持工作的副職領導參加。

（三）出席、列席會議人員應按時到會，按指定位置入座，關閉無線電通訊工具。未經(jīng)批準不得私自錄音、整理會議記錄。

（四）應妥善保管會議文件、資料，防止丟失和失密。

（五）會議期間禁止會客，無關人員不得進入會場。

五、會議記錄、宣傳報道和督辦

（一）區(qū)辦公室秘書科負責會議記錄。會議記錄需印發(fā)的，待整理后，在3個工作日內(nèi)報區(qū)辦公室主任審核后，呈常務副區(qū)長審閱，區(qū)長簽發(fā)。

（二）區(qū)全體會議邀請有關新聞媒體參加，宣傳報道稿需經(jīng)區(qū)辦公室主任審核，如有需要報區(qū)長或常務副區(qū)長審定。

（三）區(qū)全體會議需要落實的重要決定事項，按區(qū)辦公室督促檢查工作制度辦理。

六、會議資料整理歸檔

區(qū)辦公室綜合科負責在會后及時收集匯總會議文件、資料（包括會議通知、與會人員名單、簽到表、照片、錄音帶、會議記錄等）歸檔。

區(qū)常務會議

由區(qū)長或由區(qū)長委托常務副區(qū)長召集和主持，原則上每月召開一至兩次，一般安排在周二下午或晚上，必要時由區(qū)長決定隨時召開。

一、會議任務

（一）傳達貫徹黨中央、國務院、省委、省、市委、市和區(qū)委的指示、決定以及重要會議精神；

（二）討論決定區(qū)人民工作的重要事項；

（三）討論報請市和區(qū)委審定的重要事項；

（四）討論提請區(qū)人民代表大會及其常務委員會審議的議案；

（五）討論通過區(qū)人民規(guī)范性文件和其他重要文件；

（六）討論決定區(qū)各部門、各街辦（鎮(zhèn)）、各單位請示區(qū)人民的重要事項；

（七）聽取區(qū)人民各部門重要工作情況匯報。

二、組成及參會人員

區(qū)常務會議由區(qū)長、副區(qū)長、辦公室主任組成。

與議題有關的區(qū)各有關部門和各單位負責人列席會議。

召開區(qū)常務會議必須有會議組成人員的半數(shù)以上人員出席。

三、議題的提出

區(qū)直屬單位、區(qū)直其他部門和單位向區(qū)上報議題后，按辦文程序處理并經(jīng)區(qū)領導審核同意后，區(qū)辦公室秘書科整理提出書面議題，經(jīng)辦公室主任、常務副區(qū)長審核后由區(qū)長確定。

四、議題的審定

各單位報送的議題，統(tǒng)一報區(qū)辦公室秘書科，由秘書科負責審查，并按規(guī)定程序送辦公室主任審核，區(qū)辦公室有關業(yè)務科室負責把好材料文字關，區(qū)法制辦負責把好材料法律關。在區(qū)長或受區(qū)長委托的副區(qū)長批示同意后，秘書科于1個工作日內(nèi)將議題整套材料原件及議題安排，報區(qū)辦公室主任審核，并呈區(qū)長或區(qū)長委托的副區(qū)長審定。經(jīng)區(qū)長或區(qū)長委托的副區(qū)長批示同意，同時又提出協(xié)調(diào)事項或文字修改意見的議題，應由有關單位辦理后重新履行報送審批程序。

（一）凡提交區(qū)常務會議審定的議題，必須經(jīng)過以下處理程序：

1、議題申報單位與議題涉及的單位進行充分協(xié)商，取得一致或基本一致的意見，并報分管副區(qū)長審查；

2、需區(qū)協(xié)調(diào)的議題，由分管副區(qū)長召集有關單位協(xié)商，并形成報區(qū)常務會議審議的書面意見；

3、如對議題有分歧，應將各方面的意見包括傾向性意見，形成意見的依據(jù)一并提交會議；

（二）議題有下列情形之一的，不提交區(qū)常務會議討論：

1、區(qū)各職能單位職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的；

2、應由有關單位協(xié)商解決的；

3、能由分管副區(qū)長與有關副區(qū)長研究解決的；

4、有意見分歧而未經(jīng)充分協(xié)商的；

5、未經(jīng)區(qū)常務會議主持人同意而臨時動議的；

6、未經(jīng)正式辦文程序的。

五、會議材料準備

（一）會議材料由議題匯報單位為主準備，區(qū)辦公室有關業(yè)務科室、區(qū)法制局協(xié)助。

（二）會議材料主要包括區(qū)常務會議審議文件（或匯報材料）、審議文件起草說明、審議文件有關附件和審議文件起草、審定人員名單等材料。審議文件起草說明包括有關政策、法規(guī)背景、重點內(nèi)容說明、征求意見情況等內(nèi)容。

（三）會議材料統(tǒng)一用A4紙打印，左側(cè)裝訂；在審議文件（或匯報材料）的首頁頂格左上角用4號楷體字注明“區(qū)常務會議審議文件（或匯報材料）”字樣；在審議文件起草說明、有關附件、起草審查人員名單的首頁頂格左上角分別用4號楷體字注明“區(qū)常務會議審議文件附件一”、“區(qū)常務會議審議文件附件二”、“區(qū)常務會議審議文件附件三”等字樣。

（四）上述會議材料由區(qū)辦公室確定所需份數(shù)，并通知匯報單位按要求提前準備妥當，于會期前5個工作日送區(qū)辦公室秘書科集中。

六、會議議題匯報

（一）區(qū)常務會議審議議題時，由議題牽頭單位主要負責人匯報。匯報內(nèi)容為審議文件起草說明。匯報人同時要做好充分準備，回答有關問題。

（二）議題匯報可采用多媒體系統(tǒng)或電子演示系統(tǒng)輔助匯報。采用多媒體系統(tǒng)或電子演示系統(tǒng)輔助匯報的，應提前與區(qū)辦公室綜合處聯(lián)系，以提前進行安裝調(diào)試。

七、會務工作

區(qū)常務會議由區(qū)辦公室主任負責組織，分管副主任協(xié)助，秘書科具體承辦，相關科室協(xié)助。

（一）會場布置。區(qū)常務會議一般安排在區(qū)辦公大樓（一號樓）4樓會議室。會場擺放區(qū)領導席位牌。

（二）會議通知。區(qū)辦公室綜合科應提前1個工作日將會議時間、地點、議題通知出席人員、列席人員及列席單位。

（三）會議簽到。會務工作人員應提前半小時到達會場負責會議簽到。

（四）會議記錄。由區(qū)辦公室秘書科安排專人負責。

（五）會場服務。會務工作人員負責引導與會人員進入會場，處理領導臨時交辦的事項；會議后勤服務人員應保證會場設施的正常運行及其他服務工作。

八、會議紀律

（一）列席區(qū)常務會議的單位一律要求正職參加。確有特殊情況不能參加的，應于會前通過區(qū)辦公室綜合科向區(qū)辦公室主任請假，并委托副職參加。

（二）列席區(qū)常務會議的各單位負責人，應于會前認真研讀會議材料，了解會議議題涉及本單位的事項、并了解會前牽頭單位征求本單位書面意見的情況。在區(qū)常務會議上發(fā)表與本單位書面意見不同的意見，要說明理由。

（三）列席會議的單位負責人原則上不帶助手。如需助手的，應事先征得區(qū)分管領導同意，并告知區(qū)辦公室綜合科。

（四）未經(jīng)同意，任何單位和個人不得在會議上分發(fā)有關文件、資料。

（五）出席、列席區(qū)常務會議人員不得無故缺席、遲到或早退。與會人員按指定位置入座。會議期間禁止會客，應關閉無線電通訊工具。未經(jīng)批準不得私自錄音、整理會議記錄。參會人員由工作人員引導入會場，無關人員不得隨意進入。

（六）會議決定事項以會議通過的正式文件或區(qū)常務會議紀要為準。

九、會議紀要、新聞報道和督辦

（一）區(qū)常務會議編印會議紀要。會議紀要由區(qū)辦公室秘書科負責在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)擬寫《西湖區(qū)人民常務會議紀要》，報區(qū)辦公室主任審核后，呈區(qū)長或區(qū)長委托主持會議的副區(qū)長簽發(fā)。

（二）區(qū)常務會議邀請有關新聞媒體參加，需公開報道的內(nèi)容，其新聞稿需經(jīng)區(qū)辦公室主任審核，如有需要報區(qū)長或常務副區(qū)長審定。

（三）區(qū)常務會議決定事項的督辦，按區(qū)辦公室督促檢查制度辦理。

十、會議資料歸檔

區(qū)常務會議資料（議題批件、簽到表、會議文件、會議材料、會議記錄）由區(qū)辦公室秘書科負責收集、整理、歸檔。

區(qū)長辦公會議

區(qū)長辦公會議由區(qū)長或區(qū)長委托常務副區(qū)長召集和主持，一般安排在每月的第一個星期，也可根據(jù)需要具體調(diào)整并隨時召開。

一、會議任務

溝通情況，協(xié)調(diào)事務，解決問題。

二、出席會議人員

區(qū)長辦公會議由區(qū)長、副區(qū)長，辦公室主任組成；區(qū)長或副區(qū)長根據(jù)會議需要確定參加會議的部門、單位和人員。

三、會議議題

區(qū)長辦公會議由區(qū)長或由區(qū)長委托的常務副區(qū)長召集并主持。議題材料由各位區(qū)長或由匯報單位準備。

四、會務工作

區(qū)長辦公會議的會務工作，由區(qū)辦公室秘書科承辦。

五、會議紀律

參加區(qū)長辦公會議的人員不得無故缺席、遲到或早退。會議期間禁止會客，應關閉無線電通訊工具。未經(jīng)批準不得私自錄音、整理會議記錄。無關人員不得進入會場。

六、會議紀要和督辦

區(qū)長辦公會議是否編印會議紀要，由主持會議的區(qū)長或常務副區(qū)長根據(jù)會議內(nèi)容和需要確定。需要編印會議紀要的，由區(qū)辦公室秘書科負責在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)擬寫《西湖區(qū)人民區(qū)長辦公會議紀要》，報區(qū)辦公室主任審核后，呈區(qū)長或區(qū)長委托主持會議的副區(qū)長簽發(fā)。區(qū)長辦公會議決定事項的督辦，按區(qū)辦公室督促檢查工作制度辦理。

七、會議文件資料歸檔

區(qū)長辦公會議的文件資料，由區(qū)辦公室秘書科負責收集、整理、歸檔。

區(qū)長協(xié)調(diào)會議

區(qū)長協(xié)調(diào)會議由區(qū)長或副區(qū)長召集和主持，根據(jù)工作需要可隨時召開。

一、會議任務

協(xié)調(diào)事務，解決問題，推動工作。

二、出席會議人員

區(qū)長協(xié)調(diào)會議由區(qū)長或副區(qū)長召集，根據(jù)會議需要確定參加會議的部門、單位和人員。

三、會議議題

區(qū)長協(xié)調(diào)會議議題由召集會議的區(qū)長或副區(qū)長確定，有關材料由匯報單位準備。

四、會務工作

區(qū)長協(xié)調(diào)會議的會務工作，由區(qū)辦公室秘書科或有關部門承辦。

五、會議紀律

參加區(qū)長協(xié)調(diào)會議的人員不得無故缺席、遲到或早退。參加會議的部門和單位負責人因故不能出席的，應向主持會議的區(qū)長或副區(qū)長請假，準假后須委托本單位其他領導參加。未經(jīng)批準不得私自錄音、整理會議記錄。

六、會議紀要和督辦

區(qū)長協(xié)調(diào)會議是否編印會議紀要，由主持會議的區(qū)長或副區(qū)長根據(jù)會議內(nèi)容和需要確定。需要編印會議紀要的，由區(qū)辦公室秘書科負責在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)擬寫《西湖區(qū)人民區(qū)長協(xié)調(diào)會議紀要》，報區(qū)辦公室主任審核后，呈區(qū)長或區(qū)長委托主持會議的副區(qū)長簽發(fā)。區(qū)長協(xié)調(diào)會議決定事項的督辦，按區(qū)辦公室督促檢查工作制度辦理。

七、會議文件資料歸檔

區(qū)長協(xié)調(diào)會議的文件資料，由區(qū)辦公室秘書科負責收集、整理、歸檔。

全區(qū)性工作會議

全區(qū)性工作會議，由區(qū)長或各副區(qū)長召集并主持，區(qū)直屬有關部門和單位參加，研究、部署專項工作。要從嚴控制，減少數(shù)量，控制規(guī)模。應由部門召開的全區(qū)性會議不得要求以區(qū)或區(qū)辦公室的名義召開。各部門確實需要召開的本部門的全區(qū)性年度工作會議，原則上每年不超過一次。

召開全區(qū)性工作會議，一般應當提前10個工作日將會議方案報送區(qū)辦公室審核后報區(qū)審批。未經(jīng)正式程序?qū)徟?，原則上一律不予受理。全區(qū)性工作會議要本著精簡、高效、節(jié)約的精神，盡量壓縮會議時間，精簡會議人員，不得在高級賓館和風景名勝區(qū)開會。在不需要保密的情況下，要盡可能采取電視電話會議等快捷、高效、節(jié)儉的形式召開。

一、會議方案制定和審批

（一）會議承辦部門應根據(jù)區(qū)的要求擬定會議方案。會議方案內(nèi)容主要包括：

1、會議名稱。

2、會議時間、地點、會期和參加會議人員。

3、會議日程安排。

4、擬請出席的領導，會議主持人、講話人。

5、會議印發(fā)的主要文件、材料。

6、會議所需經(jīng)費及其來源。

（二）以區(qū)名義召開的、由部門承辦的全區(qū)性工作會議，由牽頭承辦部門提出會議方案，送區(qū)辦公室主任或副主任審核，并呈區(qū)長或常務副區(qū)長審批。

（三）區(qū)直接召開的全區(qū)性工作會議，由區(qū)辦公室綜合科提出會議方案，呈區(qū)辦公室主任或分管副主任審核，并呈區(qū)長或常務副區(qū)長審批。

（四）各部門召開的本部門全區(qū)性年度工作會議，由該部門提出會議方案，呈區(qū)辦公室主任或分管副主任審核，由分管副區(qū)長審批。

二、會議的組織實施

根據(jù)區(qū)批準的會議方案，由區(qū)辦公室主任、副主任、會議承辦部門的主要領導召開有關協(xié)調(diào)會議，通報會議方案，明確會務分工，落實任務。具體工作包括：

（一）會務工作

1、收集參會人員名單，落實、確認出席會議的領導。

2、制作座位席次圖和座簽。

3、布置會場，包括會標、主席臺、鮮花、音響、錄音、照像等。

4、組織會議報到。

5、劃分討論小組，確定討論地點、明確召集人和工作人員。

6、確定參觀考察路線等。

7、安排文藝演出等，并審定內(nèi)容。

8、召集有關人員進行會前現(xiàn)場檢查，確保各項準備工作落實到位。

（二）會議秘書工作

1、準備會議文件及領導講話稿。

2、擬定會議通知、會議日程安排。

3、組織新聞報道。

4、編寫會議簡報。

5、會議結(jié)束后，整理錄音、制作文件、印發(fā)領導講話材料等。

6、負責會議文件和資料的立卷歸檔。

（三）后勤和安全保衛(wèi)工作

1、按照區(qū)直機關會議經(jīng)費的有關管理辦法，編制會議經(jīng)費預算。

2、負責會場內(nèi)外及參觀線路、參觀點的安全保衛(wèi)（包括警衛(wèi)、消防、交通）和水、電供應，落實停車場地。

3、落實會場服務。

三、會議督辦

全區(qū)性工作會議決定事項的督辦，按區(qū)辦公室督促檢查工作制度辦理。

補充細則

1、為精簡會議，便于街道、鎮(zhèn)、部門和單位安排工作和抓落實，除特殊情況外，區(qū)確定每周四為“無會日”，原則上不安排各類會議。除需部署緊急工作外，周六、周日區(qū)原則上不安排全區(qū)性工作會議。

2、區(qū)召開的各類會議要提倡開短會、講短話，努力提高會議效率。部署性大會，會議時間一般不超過2小時；交流性大會的發(fā)言材料，主辦部門要事先審核把關，每位交流發(fā)言時間一般不超過10分鐘；專題性協(xié)調(diào)會議，要注重解決實際問題，避免枝節(jié)問題糾纏不清；區(qū)部門向區(qū)常務會議和區(qū)長辦公會議的匯報，應突出主題和重要內(nèi)容，每個議題的匯報一般不超過10分鐘。

3、區(qū)辦公室要按照精簡、有效的原則，嚴格控制各類全區(qū)性大會?？砷_可不開的會議堅決不開；主題重復、內(nèi)容相同或相近的會議，盡量合并召開；能以小范圍召開的或可以文件直接指導工作的，盡量不召開全區(qū)性會議；能以書面總結(jié)和書面通報表彰的，盡量不召開全區(qū)性總結(jié)表彰會議。各類非常設機構(gòu)召開的會議，一律不得以區(qū)名義召開。屬于本部門本系統(tǒng)召開的會議，一般不邀請區(qū)領導出席。以區(qū)名義召開的會議，除涉及全局性、綜合性內(nèi)容或須由正職領導參加的，一般應按照“誰主管，誰出席”的原則確定出席范圍。