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市教委各直屬單位：

為不斷提高市教委直屬單位（以下簡稱：直屬單位）的檔案管理水平，加強對直屬單位檔案工作的業務指導，推進各直屬單位更好地服務于教育事業和社會經濟發展，根據《中華人民共和國檔案法》和《**市檔案條例》，根據《**市教育委員會關于印發〈關于進一步加強市教委直屬單位建設與管理工作的意見(試行)〉的通知》和《**市教育委員會關于印發〈**市教育委員會直屬事業單位組織人事管理工作規則(試行)〉的通知》的要求，結合直屬單位檔案工作的實際，現就進一步加強直屬單位檔案管理工作提出如下意見：

一、加強三級網絡建設，建立職責分明、科學高效的檔案管理體制

各直屬單位要從依法管理的高度認識檔案工作，進一步加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入各單位的整體發展規劃，納入目標管理體系和年度考核范圍，為檔案工作的發展提供人、財、物保障。要完善檔案管理制度，明確分管領導，落實分管部門，形成分工明確、責任清晰、運行順暢、精干高效的三級檔案管理網絡，對各類檔案實行集中統一管理，制訂科學合理的績效評估標準和獎懲措施，加強長效管理，保證檔案工作的穩定和持續發展。

二、加強檔案資源建設，構建門類齊全、特色明顯的室藏體系

各直屬單位要充分認識加強檔案資源建設的重要性和迫切性，不斷優化收集檔案的辦法，更有效地發現檔案、積累檔案，在檔案資源建設中實現“兩個轉變”、建立“兩個體系”，一是轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；二是轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念和認識，建立方便人民群眾的檔案利用體系，要突出服務宗旨，豐富室藏資源，擴大門類、改善結構，切實做好檔案接收和檔案征集工作，切實增強檔案室保存歷史、服務現實、立足長遠的功能，確保檔案資源的有效積累和充分利用。

1．要從被動收集轉為主動收集，從機械性收集變為創造性收集，多渠道、全方位地收集、征集檔案。

2．要結合本單位的實際情況，做好鑒定工作，確定科學的收集范圍、內容和保管期限，確保重要檔案資源不流失，確保室藏檔案來源主渠道的暢通。

3．要拓展收集視野，綜合考慮檔案對單位和社會的價值，切實把對經濟和社會發展有價值的檔案保留下來，應加強收集重大科研檔案、重大基建項目檔案、業務檔案。

4．要根據單位的性質特點和人才優勢，進行特色檔案的征集工作，如建立名人檔案、聲像檔案、榮譽檔案等。

5．建立健全重要會議、重大活動建檔的運作機制，切實完善檔案資源建設。

6．要注意各種載體的檔案資源的收集，積極創造和充分利用辦公自動化的條件，做好電子文件的收集、保管和利用。

7．要積極探索和創新有關民生檔案管理的機制和體制，調整檔案收集范圍，充分挖掘并整合民生檔案資源，確保民生檔案齊全完整。

三、加強基礎建設，形成規范有序、運轉協調的檔案管理模式

各單位要加強檔案工作基礎設施建設，配置符合標準的專用庫房和其他硬件設施，庫房、辦公室和閱檔室實行三分開；嚴格按照標準化、制度化的要求，從檔案形成的源頭抓起，做好文件材料預立卷工作，推行部門立卷；加強對重要檔案、重要部門、重要事件歸檔工作的指導監督，創新運作機制，實行實時控制，加強全程管理，規范檔案工作的所有程序；積極利用先進的技術手段和管理知識，優化檔案收集、整理及利用的工作流程，形成規范有序、行之有效的科學管理模式，提高檔案管理的規范化、標準化水平。

同時，還應結合本單位信息化建設的實際，統籌規劃，科學布局，開展檔案信息化的探索試點工作，開展電子文件、電子檔案管理，逐步構建信息網絡，提高檔案管理信息化、網絡化水平。

四、加強檔案隊伍建設，創新立足民生、形式多樣的服務手段

隨著教育事業的改革發展和各直屬單位的建設發展，檔案事業的規模日益擴大、檔案內容日益豐富、檔案信息載體日益多樣、檔案管理手段日益先進、檔案利用需求日益提高，對檔案工作人員的綜合素質和服務質量也提出了更新更高的要求。各單位要抓好檔案人員隊伍的建設，保持專兼職檔案員的相對穩定和工作的延續性，對專兼職檔案人員加強繼續教育和專項培訓，提倡終身教育，強化創新意識和創造性思維，提高他們的業務水平和綜合能力。

要做好檔案利用服務工作，一要強化主動服務意識。將檔案服務的意識貫穿于檔案工作的始終，重視研究和把握單位和社會需求及其發展趨勢，根據工作發展和社會發展需求，延伸檔案服務；根據改革發展需求和社會需求，提供各種檔案服務。二要拓寬檔案工作的視野，推行全方位的服務，更新檔案利用服務的形式與手段，既要滿足人民群眾多領域、多層次、多樣化的檔案信息需求，又能提供全天候、持續性的服務。三要加強檔案服務的制度建設，制定利用辦法，簡化利用手續，配備利用設施，為社會和人民群眾獲取檔案信息提供實實在在的便利，并通過檔案的整理編目、鑒定、檢索體系建設，使原始狀態的檔案材料，轉化為“有序、有用、有效”的公共信息資源，提高檔案利用服務的針對性、有效性。

各直屬單位要以科學發展觀為指導，不斷加強檔案工作的依法管理，提高直屬單位的全員檔案意識，完善檔案管理體制，營造良好的依法治檔的工作環境，全面提高直屬單位檔案管理水平，為各單位事業發展及民生服務，為教育改革與發展作出新的貢獻。