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根據中共*市委《關于對部分村（組）試行集體經濟股份合作制改革的意見》（澄委發[2005]34號）的文件精神，全市部分村（組）集體經濟股份合作制改革工作正在逐步推進，為做好村股份制改革中的檔案管理工作，更好地發揮檔案資源在農村改革、穩定和促進農民增收中的作用，現根據有關檔案法規就農村村級集體經濟股份合作制改革過程中檔案管理提出如下意見：

一、加強組織領導

各鎮應明確村級集體經濟股份合作制改革中檔案工作的分管領導，明確由鎮黨政辦負責對所在鎮行政村股份制改革中檔案管理進行監督指導，有關行政村應明確一名工作人員具體負責股份制改革中檔案的收集、整理、保管和提供利用工作。

二、健全制度，明確職責

行政村應根據股份合作制改革實施方案制訂股份制改革籌備運行過程中產生文件材料的歸檔范圍，提出統一的歸檔時間和要求，并參照村委綜合檔案室管理制度，建立必要的檔案保管、保密、利用等制度，明確相應的崗位職責，以確保股份合作制改革中檔案的完整齊全和有效利用。

三、規范業務，加強管理

1、村級股份合作制改革中形成的各類檔案應單獨設類管理，實行雙套制，一套移交鎮綜合檔案室保管，另一套由村綜合檔案室自行保管。

2、按照“規范管理、方便利用、簡化高效“的原則，農村股份合作社的文書檔案基本按階段相應進行分類：（1）籌備和人口調查匯總材料；（2）清產核資材料；（3）股份量化材料；（4）“三會”（股東代表、董事會、監事會）候選人推選材料；（5）股份合作社章程和股民股權簽署材料；（6）股份合作社成立預備會議，“三會”（股東代表、董事會、監事會）召開會議材料、選舉材料；（7）農村股份合作社分紅材料；（8）農村股份合作社日常工作材料。其他門類材料的分類（會計檔案、照片聲像檔案、實物檔案等）按照有關檔案業務規范進行。

3、村股份合作制改革中形成的文書檔案、照片檔案，統一確定為長期保管，會計檔案參照《會計檔案管理辦法》來確定保管期限，整理結束后打印（或抄錄）的歸檔文件目錄，案卷目錄相應一式二套。

四、加強督查

市檔案局、市委農村工作辦公室將對村股份合作制改革中檔案管理進行定期檢查和指導，切實解決農村股份合作制改革中遇到的困難和問題，并對村股份合作制改革中不重視檔案管理或管理不善的單位，按照檔案法規進行嚴肅查處。