導(dǎo)語：國家行政機關(guān)公文格式一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

國務(wù)院辦公廳秘書局編

二000年十一月

1范圍

本范圍規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標(biāo)識規(guī)則。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。

GB/T148-1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

3定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3．1字word

標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

3．2行l(wèi)ine

標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)準(zhǔn)以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。

4公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復(fù)寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。

5公文用紙幅面及版面尺寸

5．1公文用紙幅面尺寸

公文用紙張采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T148。

5．2公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

6公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

7排版規(guī)格與印裝要求

7.1排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7.4裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

8公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

8.1眉首

8.1.1公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序

編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1號。

8.1.2秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★”隔開。

8.1.3緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

8．1。4發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加”文件”組成；對一些特定

的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識（見圖三）。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

8．1．5發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“[]”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。

發(fā)文機關(guān)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

8．1．6簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽

支人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序

依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名

處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

8.2主體

8．2．1公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。8．2．2主送機關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

8．2．3公文正文

主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

8．2．4附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

8．2．5成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識位置見8．2．6。

8．2．6公文生效標(biāo)識

公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。

8．2．6．1單一發(fā)文印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

8．2．6．2聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

8．2．6．3特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

8．2．7附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。

8．3版記

8．3．1主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

8．3．2抄送機關(guān)

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

8．3．3印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

8．3．4版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

8．3．5版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。

9頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，

數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

10公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(封四)上。

11公文的特定格式

11．1信函式格式

發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空l行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下l行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。

11．2命令格式

命令標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊

緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；

正文下空1行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

11．3會議紀(jì)要格式

會議紀(jì)要標(biāo)識由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。其標(biāo)識位

置同8．l．4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

12式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；

上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯(lián)合行文公文末

頁版式1見圖5；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖6。

(摘自中國標(biāo)準(zhǔn)出版社《國家行政機關(guān)

公文格式》GB／T9704一1999)

附件：條文釋義

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。

(1)內(nèi)容范圍

內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應(yīng)是把《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。

(2)適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)的公文，其他機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。

(3)特定范圍

《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。

2引用標(biāo)準(zhǔn)

GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。

3定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3．1字Word

標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

3．2行l(wèi)ine

標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。

在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標(biāo)題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個固定的數(shù)量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個要素加以定位。

4公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。

公文用紙的質(zhì)量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。經(jīng)濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。

公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。

橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。

不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標(biāo)。

pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。

這項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。

5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。

5．2公文頁邊與版心足寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。

作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：

(1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。

鑒于A4型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。

(2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件

我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn)16開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。

(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析

長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。

用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里

買到的A4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為

公文用紙是十分必要的。

將公文用紙由l6開型改為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。

目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。所以在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

6公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。

7排版規(guī)格與印制裝訂要求

7．1排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7．2制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過lmm。

7．3印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7．4裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。

(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。

(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。

(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認(rèn)真對待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。

8公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方

便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界

限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首

所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計方法后文介紹)。

主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于

公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。

版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點。

8．1眉首

8．1．1公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編

號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上

角第l行。

并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。《辦法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認(rèn)為有必要，也可對

不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。

編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌

握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份

公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要

登記份數(shù)序號。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。

一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩

位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8．1．2秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕

密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8．1．3緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊

急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。

如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級

在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。

8．1．4發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特

定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標(biāo)識上

邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識(見圖三)。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)

全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。

有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加“文件”二字。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm×15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。

關(guān)于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。

第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至

版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。

各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)具備，即

平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為117mm。

關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱

右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這

一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)

合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。

8，1．5發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔]”括入；序號不編虛

位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準(zhǔn)確地對文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。

年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號。

序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。

發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。

8，1．6簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽

發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序

依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名

處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標(biāo)

識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰

對上報事項負(fù)責(zé)。因此上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空