檔案文獻管理范文10篇

時間:2024-05-17 03:35:23

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檔案文獻管理

學校檔案與文獻信息化管理論文

檔案的法律定義是“過去、現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家與社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的記錄”,而學校是集中保存大量檔案與文獻的一個場所。隨著教育建設投入的加大,有條件的中高等學校都興建了較大規模的圖書館,并在其中保存檔案與文獻。圖書館中文獻資料的借閱與使用十分頻繁,對于一些珍貴卻很有價值的文獻,又不能完全封閉保存。這些都促使著學校檔案與文獻的管理迅速地向著數字化與信息化方向發展。

1學校檔案與文獻管理的特點

1.1學生信息檔案數量巨大

學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存,而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中,有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案,另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生,而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此,學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校,基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻的重要程度高

規模較大的學校,比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高,尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息,但是一旦學歷學位證書遺失,最終回到學校補辦時,還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息,包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等,因此更是不容有失。

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學生檔案建設與管理探究

摘要:本文主要針對當下成人院校檔案室在學生檔案建設與管理工作中,存在著忽視原始資料的收集和積累、整理不規范,無專人管理檔案等問題,闡明了成人院校在學生檔案工作中歷史資料存留、文獻資料參考的作用,以及在學生檔案的收集、整理和開發利用。

關鍵詞:成人院校檔案室;在學生檔案;管理

《中華人民共和國檔案法》第一章總則第二條將檔案表述為:檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就成人院校檔案室檔案而言,可分為:文書檔案、人事檔案、財務檔案、在學生檔案等。它是成人院校檔案室工作活動的歷史記錄,特別是在學生檔案,如:讀者檔案、藏書檔案、參考咨詢檔案、地方文獻檔案、在學生輔導檔案等,真實地記錄了在學生的活動過程和成果,對今后與工作具有重要的指導和查考作用。伴隨成人高等教育的不斷發展,進一步貫徹落實“辦好繼續教育事業”,成人院校檔案室在各項日常教育教學活動中,會產生一系列具有參考、利用價值的文獻資料,通過收集、整理、保存,最終形成了辦公文件處理中所說的檔案。成人院校檔案室工作系統化完整化,是檔案工作規范化的重要組成部分,同時必將促進成人院校檔案室各項在學生檔案管理工作的發展。

1在學生檔案在成人院校檔案室工作中的作用

成人院校檔案室在學生檔案的作用主要有兩個方面:1.1歷史資料存留。檔案是具有價值的歷史文獻文件的集合體,是國家和成人院校在學生檔案建設的歷史記憶,是傳承成人高等教育的重要裁體,是成人院校檔案室在學生學習經歷全面的、準確的、真實的反映。成人院校在學生檔案是在學生成人院校全部活動中的文獻文件記載,它為成人院校檔案室存史編志提供了原始依據。1.2文獻資料參考。檔案是第一手的原始資料,記錄了歷史活動的真實實踐經過,記錄了社會各個方面各項實踐活動中思想政治的發展,社會經濟實踐活動中的經驗和科學研究以及藝術文化創新成果。所以,成人院校檔案室在學生檔案是成人院校檔案工作實踐中,成人院校檔案室制定貫徹執行相關法律法規、政策計劃擬定、文獻文件啟始、教訓經驗總結以及進行成人院校檔案室在學生檔案工作的依據,是表明成人院校檔案室在學生檔案管理工作具有文獻資料參考利用價值,是在學生檔案存儲活動工作原始數據記錄載體。

2加強成人院校檔案室在學生檔案管理

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當前檔案行政對象探索

本文作者:孫秀麗工作單位:開封文化藝術職業學院

從1997年歐陽鋒在《檔案行政處罰工作要點概述》(《貴州檔案》)一文中,首次提出“檔案行政管理對象”概念后,到2012年6月的近16年間,只有半數年份有相關文獻發表。年均只有1篇,與同期包含“檔案行政管理”文獻年均1016篇的數量相比,幾乎可以忽略不計。具體情況是:1997年1篇,1999年1篇,2001年2篇,2002年2篇,2003年2篇,2005年1篇,2011年4篇,2012年3篇。雖然,文獻的發表時斷時續,但總體呈現出緩慢上升的趨勢。從期刊分布看,16篇文獻分布在9種期刊上,其中,檔案學期刊8種,大學學報1種。《檔案管理》以8篇占全部文獻50%的數量成為相關研究的核心與中堅,《北京檔案》、《檔案與建設》等各1篇。

從文獻作者情況看,16篇文獻出自13位作者(單位)。其中3篇1人(吳雁平),2篇2人(劉東斌、黃志勇),1篇9人(胡春林、沈國建、徐瑩、曉章、宋慧蓉、歐陽鋒、黃志文、、諶漢業),1個單位(《檔案管理》評論員)。吳雁平、劉東斌、黃志勇3位同志以7篇文獻,占文獻總數近一半(43.75%)的比例成為這一研究的核心作者。從文獻的作者單位分布看,16篇文獻中的14篇署明來自9個單位。在9個單位中,檔案行政管理部門6個(河南省檔案局、河南省開封市檔案局、福建省大田縣檔案局、河南省濮陽市檔案局、湖南省溆浦縣檔案局、江蘇省東臺市檔案局),發表文獻11篇;高等院校3個(上海空軍政治學院、中山大學、開封大學),發表文獻3篇。其中,河南省開封市檔案局3篇,河南省檔案局2篇,河南省濮陽市檔案局2篇,福建省大田縣檔案局2篇成為這一研究的核心單位。

從題目中使用的主要關鍵詞分析。從16篇文獻的題目中提取的主要關鍵詞來看,涉及“檔案行政管理”的9篇,占全部文獻的56.25%;涉及“檔案行政處罰”的3篇,占全部文獻的18.75%;涉及“檔案行政獎勵”、“檔案法律法規建設”、“檔案管理體制”、“檔案執法”各1篇,各占全部文獻的6.25%。在9篇題目中,“檔案行政管理”的文獻分別涉及檔案行政管理職能、范圍、對象、WTO的影響及有關思考。而以“檔案行政管理對象”為題目主要關鍵詞的文獻只有1篇,僅占全部文獻的6.25%。從文獻使用的中文關鍵詞分析。16篇文獻共使用21個中文關鍵詞,使用頻率在2篇以上的,只有檔案行政管理(3篇)和檔案(2篇)兩個,集中度并不高。在19個使用頻率只有1次的中文關鍵詞中,與檔案行政管理直接相關的有8個(管理對象、檔案事務、行政獎勵、行政管理、管理邊界、管理范圍、目標、特征);與檔案管理體制相關的有4個(體制、體制改革、局館合一、檔案管理體制);與檔案法制建設相關的有4個(行政執法、信息立法、檔案法律法規、檔案立法),其他的3個(檔案局、檔案館、社會轉型)。

從上述分析看,“檔案行政管理對象”研究文獻僅涉及2個學科,學科集中度高;文獻均屬社科類,偏重于實踐性,理論性稍顯薄弱;文獻數量少,研究時斷時續;檔案學期刊是研究的主要陣地;已有幾位高產作者成為研究的核心,其所在單位也成為該研究的核心研究單位。《檔案管理》與河南省對這問題關注度最高,是發表相關文獻最多的雜志與省份。從文獻題目的主題詞與文獻的中文關鍵詞來看,文獻主要關注點在與“檔案行政管理”相關的多個問題上,對“檔案行政管理對象”的研究還非常少。因此,在積極推進“依法行政”的大環境下,開展有關“檔案行政管理對象”問題的研究,不僅是檔案行政管理部門“依法行政”實踐的需要,也是檔案學理論發展的需要。

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探究檔案知識管理定量分析論文

摘要:通過對中國知網學術文獻總庫2000年~2009年有關檔案知識管理研究文獻的作者、來源期刊、研究機構、主題及被引情況等進行定量分析,可以看出檔案知識管理是近些年來國內檔案學界關注的熱點問題之一,中國檔案知識管理研究文獻的數量逐年上升,國內開展檔案知識管理研究的機構主要集中在高等學校,大多數學者的研究重點是宏觀層面的理論研究。

關鍵詞:檔案知識管理;文獻計量;引用統計;著者分析;學科主題;期刊分布

為了全面了解中國檔案知識管理研究狀況,本文基于中國知網學術文獻總庫進行了檢索。由于檔案知識管理研究涉及知識經濟、檔案管理范式、數字檔案館、知識挖掘等相關方面的內容,如果只以題名中出現“檔案知識管理”的文章作為檢索對象,將遺漏部分相關文章,為了提高查全率和查準率,作者選取主題和題名兩個字段進行檢索,制定檢索式“SU=知識管理andTI=檔案”,共檢索出2000年至2009年出版的文獻257篇。本文即以這一檢索結果作為研究對象,從多個角度對十年來中國檔案知識管理研究狀況進行全面整理與分析論文。

1文獻量統計與分析

在檢索到的257篇文獻中,223篇為中國學術期刊論文,21篇為中國優秀碩士學位論文,6篇為中國重要會議論文,6篇為中國重要報紙文章,1篇為中國博士學位論文。把這257篇文獻按照文獻出版年進行統計,見圖1。

從圖1可以看出,十年來的總文獻量、核心期刊發文量及獲中國優秀碩士學位論文的數量都在不斷上升,說明學界持續關注檔案知識管理研究,尤其是2002年和2007年,2002年總文獻量較2001年增長108%,2007年較2006年增長50%,這兩年的總文獻量都較其前一年有較大幅度增長,學界對檔案知識管理的研究呈現階梯式遞增趨勢。另外,核心期刊發文量和獲中國優秀碩士論文的數量不斷攀升,說明學界檔案知識管理研究的理論水平不斷提高,對檔案知識管理的研究日益深入和系統。圖1中擬合曲線表明:總文獻量在近十年中呈指數增長趨勢,增長速度較快;而核心期刊發文量和中國優秀碩士論文數的增長趨勢稍緩,大致呈對數函數增長,不難發現,論文質量和研究水平較高的文獻的發展還存在較大空間。說明:本文是在2009年12月底收集的文獻,由于數據庫收錄文獻具有一定的滯后性,因此,2009年的文獻數量是不全的。

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關于檔案管理現代化若干問題透析與探索

摘要:隨著經濟社會的發展和科技的進步,檔案管理現代化步伐也越來越快,如何更好地適應檔案事業發展新形勢的要求是廣大檔案工作者必須認真對待的課題,本文對此加以研究與思考。

關鍵詞:檔案管理現代化問題研究與思考

隨著科技的發展,現有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷,滿足不了為經濟建設服務,適應不了時展的要求。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念,變靜態檔案信息為動態檔案信息,搞好信息資源的開發和利用。電子文獻信息將構成檔案信息的主體,隨著知識經濟時代的到來,對檔案信息的利用要求量與日俱增,要將信息工作納入檔案管理工作中去,充分利用高新技術手段,促使檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用,利用科技手段快速獲取檔案信息,檔案部門要把大量有價值的檔案信息開發出來。實現檔案的電子文件化管理,是檔案現代化管理的重要環節。

檔案工作要順應潮流發展,造就出一批一專多能復合型人才,堅持不斷更新,勇于探索,學習新知識,掌握新技能,是適應現代化檔案管理工作的需要。

首先,要正確認識檔案的地位和價值。

1.檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體,開發和建設好文獻信息資源,將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作,在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念,變靜態檔案信息為動態檔案信息,搞好信息資源的開發和利用。目前,許多電子文獻信息已收入數據片中(包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案),并已加工上網。信息化檔案,一方面擔負信息資源的建設重任,另一方面要為網上信息服務。檔案的網絡化、數字化、自動化,是檔案管理進入高層次的表現形式。檔案自動化經過網絡化改造,打通信息與外界進出口通道,增加計算機存儲與處理的力度。

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文化遺產下西部散存民族檔案保護研究

1.民間散存民族檔案文獻遺產損毀流失問題。如云南省散存民間的紙質民族文獻有數十萬冊(卷),由于檔案意識薄弱、生存環境惡劣,加之受經濟利益影響,近年來,正以每年上千冊(卷)的速度在流失。云南楚雄彝族自治州有一位精通彝文的畢摩,保存著60余部彝文古籍。多年來,這位畢摩一直在尋訪傳承人。然而,由于主持祭祀活動的畢摩已難維持生計,沒人愿意承襲其衣缽。畢摩去世后,因為不知古籍的珍貴,家人將這些古籍當作畢摩的隨葬品焚燒。其他尚存民間的紙質民族文獻大多存放在破舊的箱子或麻袋中,有的藏于樓板夾層,有的藏在燒火煮飯的灶房里,保管條件惡劣,破碎、發霉、受潮、蟲蛀和毀壞現象普遍存在。國外或沿海經濟發達地區的一些不法分子看到民族文獻的商業價值,深入云南民間購買并販賣到沿海地區或國外,被收購的有瑤族古籍、東巴經書、藏族唐卡繪畫及彝文古籍等。如麗江古城里有人偷賣東巴經書,有的東巴經書則被人偷到廣州市場出賣,其價格已由收購時的數百元、上千元升至萬元。而輾轉流失到國外的有2000多冊。值得關注的民族金石檔案大多裸存野外,生存環境更為惡劣。如廣西武鳴縣羅波鎮一寺廟之中原存有30多塊反映當地民族宗教情況的碑刻,石碑不斷被遷移作為它用,或為洗衣臺的洗衣石,或被鋪徹在村口的涵洞底下,迄今都已流失殆盡。再如據云南省民委古籍辦統計,2000年,全省精通本民族語言文字并初通漢語的民族老人尚有數百位,近年來,由于年高體衰,每年有數十位相繼離世。又如從1986年開始,廣西衛生廳就著手搜集整理民族醫藥古籍,如今已經搜集到手抄本170多本。據調查,民間許多珍貴的醫藥手抄本被當成廢紙燒掉,一些諸如師公戲等靠口傳心授的口碑古籍也因為缺乏傳承人而漸漸失傳。2.眾多管理機構民族檔案文獻遺產損毀流失問題。受體制設置等因素影響,檔案館、圖書館、博物館、文化館、群藝館、政協、方志辦、民委古籍辦或民族研究所等單位都征集到大量的民族檔案文獻遺產,受自然因素影響,加之保管條件簡陋,二次損毀流失問題仍然存在。據統計,蒙古文文獻總量達13000多種,這些蒙古文原件多為各單位保存,損壞亦很嚴重。內蒙古社科院圖書館館藏蒙古文古籍6280種,由于年代久遠,其中的許多珍品均有殘損。如蒙古著名的民族英雄史詩《格斯爾》已有破損,其中的第11章殘缺更為嚴重,許多重要內容不能釋讀。云南楚雄州圖書館所珍藏的14卷彝文手稿古籍均有不同程度的損壞,其中2本古籍已經破損通洞,前后殘損的有8卷。值得注意的是西部各地民委古籍辦都征集保存有大量的民族古籍,由于管理條件簡陋、管理松懈,損毀流失問題更為嚴重。如云南省民委古籍辦收集到的5000余冊(卷)民族古籍大多用自制的土紙、墨和竹筆寫成,紙質堅韌,自然老化問題嚴重,90%的都已破損。這些古籍中損毀最為嚴重的有2000余冊(卷),有的被煙熏得漆黑,有的被蟲鼠撕咬成粉末,亟待修復搶救。又如新疆古籍辦收藏有民族古籍4447冊(件),各地州市民宗委古籍辦收藏4752冊(件)。其中,伊犁州民宗委有700冊,巴州民宗委74冊,博州民宗委140冊,昌吉州民宗委400冊,克州民宗委380冊,阿勒泰地區民宗委451冊,塔城地區民宗委326冊,哈密地區民宗委398冊,吐魯番地區民宗委200冊,阿克蘇地區民宗委256冊,喀什地區民宗委古籍辦800冊,和田地區民宗委古籍辦474冊,烏魯木齊市民宗委144冊,克拉瑪依市民宗委9冊。[1]許多單位都沒有專門的收藏室和保護設備,部分檔案用蛇皮袋裝在陰冷的房間里,有的甚至遭受雨淋而損毀。

西部民族檔案文獻遺產分散保存因素分析

1.歷史遺存因素。在各民族歷史發展過程中,掌握民族文化的大多是民族土司、土官、頭人、喇嘛、畢摩、和尚、巫師、寨老、民間歌手等,建國后,這些民族知識分子所保存的民族文獻一般都傳給子女或徒弟。以彝族畢摩為例,云南楚雄州祿勸縣著名的彝族畢摩張興生于1930年,為畢摩世家,6歲開始從父學習畢摩知識。張興畢摩家傳彝文古籍眾多,曾將上百部捐獻給國家。該縣另一彝族畢摩李天貴生于1915年,為六代祖傳巫師,6歲開始從父學習彝文。他原有祖傳、師傳彝文古籍120余部,中有近百部被抄掠損毀,其后將18部捐獻給楚雄彝族文化研究所。再以云南省勐海縣佛寺傣文經書的遺存情況為例,勐遮鄉的曼壘寺遺存有傣文經書76種451冊,曼剛寺有44種172冊,曼短寺有31種201冊,曼納麻寺有27種101冊,曼柔寺有19種125冊;打洛鎮的曼廠寺遺存有56種248冊,曼掌寺有34種201冊,曼蚌寺有82種554冊,曼景寺有27種64冊;勐混鄉的曼蚌寺遺存有49種422冊,曼養寺有46種315冊,城子寺有35種213冊。[2]歷史遺存因素是西部民間散存有大量民族檔案文獻遺產的重要原因。2.文化傳承因素。民族檔案文獻遺產是承載民族文化的重要載體和媒介,其傳承尤其是非物質檔案文獻遺產的傳承,除文字記錄傳承外,大多是以民族性的集體傳承為主。如盤王節是瑤族祭祀始祖的重大宗教節日,每年農歷十月十六舉行。節日短則三天兩夜,長達七天七夜,除舉行大型的祭祖儀式外,更以跳鼓舞和唱盤王歌以及反映歷史、生產、愛情的民歌為主要內容。《盤王歌》又稱《盤王大歌》、《盤古書》、《大路歌》等,主要敘述人類、民族、天地萬物的形成和發展,以及瑤族祖先遷徙發展和生產生活情況,是研究古代瑤族社會歷史、文化科技、宗教祭祀、經濟生活等狀況的重要口述檔案遺產。盤王節不僅保留了瑤族口述檔案遺產,對傳承瑤族宗教文化、舞蹈文化、音樂文化等其他非物質檔案文獻遺產亦發揮了重要歷史作用。[3]此外,許多民族檔案文獻遺產則通過父子、師徒等以口耳相傳的方式進行傳承,如貴州畢節著名彝族畢摩陳作真1895年生于世傳巫師家庭,七歲跟父親學習彝文,14歲學習彝文經書和宗教禮儀,19歲開始作法師,29歲承襲父職,任當地土司家族專職巫師。陳作真精通彝族宗教禮儀、彝文經書以及本民族歷史,在傳承民族歷史文化方面發揮了重要作用。[4]西部少數民族歷史文化的傳承還有火塘傳承、學校傳承、寺院傳承等方式。3.體制設置因素。為保護與傳承中華民族悠久的歷史文化,我國分別設置了檔案館、圖書館、博物館和文化館等系統,負責歷史文化及其載體文獻的征集與保護工作。1984年,根據《國務院辦公廳轉發國家民委關于搶救、整理少數民族古籍的請示的通知》,各民族地區民委都設立了“少數民族古籍整理出版規劃辦公室”,負責民族古籍的整理工作。由于學科視角不同,民族檔案文獻遺產多具有古籍、文物等多重屬性。一般而言,“民族古籍是指曾經在中華人民共和國疆域范圍內生活過的各少數民族和正在生活著的各少數民族在歷史上遺留下來的一切用文字,具有某種文化涵義的符號即口頭語言記錄下來的文化載體。這種文化載體可以分為四大類型,原生載體古籍、金石載體古籍、口碑載體古籍和書面載體古籍。”文物則是有文化價值的歷史遺留物,其形態主要是過去人們直接使用形成的實用性物品,如器具、工藝制品、建筑物和墓葬、遺址等,也包括金文、古籍、文檔、印章、貝葉和石刻等文獻。從民族檔案文獻遺產的內涵來看,其本質特征是具有原始性,而許多民族古籍、文物都具有這一本質特征。就外延而言,民族檔案文獻遺產中金石檔案、口述檔案和紙質檔案等都與民族古籍和文物有較大的交叉性。基于此,圖書館、博物館、民族古籍辦等都把許多民族檔案文獻遺產納入征集范圍,這就導致了諸多文化機構和政府部門參與其保護工作,形成大量檔案文獻遺產為眾多收藏單位分散保存的現實狀況。

文化遺產框架下西部散存民族檔案文獻遺產保護問題

1.將民族檔案文獻遺產納入文化遺產保護框架。民族檔案文獻遺產是我國珍貴文化遺產的重要組成部分。2005年,《國務院關于加強文化遺產保護的通知》第5條指出:“地方各級人民政府和有關部門要將文化遺產保護列入重要議事日程,并納入經濟和社會發展計劃以及城鄉規劃。要建立健全文化遺產保護責任制度和責任追究制度。地方各級人民政府也要建立相應的文化遺產保護協調機構。”文化遺產保護是我國一項重大的文化保護工程,將民族檔案文獻遺產明確納入文化遺產保護框架進行管理對構建其長效保護機制有重要意義:一是可將其納入國家文化遺產保護政策法規體系之內,在國家文化遺產保護政策和相關保護法規體系之下,對西部民族檔案文獻遺產進行資源建設與綜合保護。二是將民族檔案文獻遺產的保護列入政府文化遺產保護的重要議事日程與長期規劃之中,作為政府工作的重要內容得以長期開展。三是在文化遺產保護框架下可以得到國家在資金投入、人員培訓與機構設置等方面的大力支持。四是可以整合資源,動員相關政府機構與社會力量參與民族檔案文獻遺產的資源建設與保護發掘工作。2.文化遺產框架下民族檔案文獻遺產多元保護。由于民族檔案文獻遺產具有古籍、文物和文化遺產等多元屬性,并為眾多機構所保存,而將其全部集中到檔案館保護既不現實也不具有可操作性。為此,就要構建包括檔案館在內的民族檔案文獻遺產多元保護主體,具體而言要解決兩個重要問題:其一,保護主體的確立問題。就現有文化遺產管理體制而言,從文化遺產的保護力量、珍藏數量等方面評介,從事文化遺產保護的主要是民委古籍辦、圖書館、檔案館和博物館四大系統,也是保存民族檔案文獻遺產的主要單位和部門。鑒于此,可將四大系統確立為民族檔案文獻遺產主要保護主體。其二,集中保護問題。鑒于四大系統管理體制已經成熟,其他部門所管理的民族歷史文獻可以通過相關政策法規向相應的管理部門移交。如民委宗教部門的可向古籍辦移交,文化館的可向圖書館移交等。同時,四大系統內部也要對民族檔案文獻遺產實行分級集中管理,也就是按其珍稀程度、價值高低、現存數量、版本情況等劃分等級,采取移交、代存等方式,保留復印件,將原件集中到保管條件較好的省級檔案館、圖書館、博物館或民委古籍辦珍藏。其集中方式可在本系統集中,也可視實際情況實行跨系統集中。3.檔案館民族檔案文獻遺產保護的合作與交流。對具有圖書、文物等多重屬性的檔案管理按《檔案法實施辦法》規定:“對于既是文物、圖書資料又是檔案的,各級各類檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄,聯合舉辦展覽,共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。”檔案館作為民族檔案文獻遺產的主要管理機構在其保護工作中要發揮積極的合作與交流作用。首先,編制聯合檢索目錄。西部各民族地區可先建立省級聯合檢索目錄,項目包括四大系統所存民族檔案文獻遺產的分類題名、數量、內容簡介、征集地、民族和檔案狀況等,以此為基礎,建立西部和全國聯合檢索目錄。同時,積極參與如少數民族古籍目錄等的其他系統聯合目錄的建設工作,以詳細掌握西部和全國民族檔案文獻遺產的總體情況。其次,建立文獻材料交換機制。在四大系統保存的民族檔案文獻遺產中,既有重復件也有相關文獻的缺失。為此,四大系統既可互通有無,通過托管的方式將民族檔案文獻遺產分類保存,也可相互交換重復件、復制件,以彌補各單位所藏民族檔案文獻遺產的缺失與不足。第三,資源共建與開發。在信息化背景下,四大系統都形成了豐富的數字化民族檔案文獻遺產,將其進行數字化資源集中建設,不僅技術可行,更易形成資源優勢。在資源發掘方面,既可聯合舉辦展覽,共同研究或編輯出版有關史料,也可以進行網上查詢利用,或出版電子編研文獻,發行民族傳統歌舞、工藝制作、說唱藝術等光盤,為社會提供利用這一珍貴的民族歷史文化遺產。4.西部民間散存非物質民族檔案文獻遺產聯合保護。在文化遺產保護框架下,非物質文化遺產的保護與搶救受到政府和社會的重視與關注,并投入大量人力、物力和財力對民間非物質民族文化遺產進行征集保護。在此背景下,西部檔案館、圖書館、民委古籍辦、博物館和民族研究所等都征集到豐富的非物質民族檔案文獻遺產。為做好搶救工作,西部各省區在文化廳的領導協調下,四大系統首先要摸清家底,通報非物質民族檔案文獻遺產采集信息,以確定工作計劃,避免重復征集問題。其次,合理規劃,分工合作,或按地區、或按民族、或按文獻遺產的類型,有針對性地對當地非物質民族檔案文獻遺產進行征集搶救。再次、分清重點,著重搶救瀕危非物質民族檔案文獻遺產。西部現存非物質民族檔案文獻遺產的生存狀況各不相同,就整個西部地區而言,亟待搶救的是民族口述歷史文化,以及部分瀕危民族醫藥、傳統工藝等,這些民族檔案文獻遺產的傳承人大多年歲已高,后續乏人,生存環境惡劣。為此,四大系統應投入更多的人力物力,重點搶救這些瀕危非物質民族檔案文獻遺產。

本文作者:華林姬興江王晉譚文君工作單位:云南大學公共管理學院情報與檔案學系

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農科院檔案信息化策略研究

摘要:隨著信息技術與辦公、科研活動的深入融合,檔案信息化的地位與作用日益凸顯。針對農業科研院所檔案信息化過程中面臨的重視程度不夠、歸檔不及時、缺乏專業檔案人才、硬件設施不完善以及存儲技術落后等問題,文章提出引入相關人才、完善檔案信息化管理規定、建立責任合作體系、拓寬資金來源渠道以及加強硬件設施建設并利用云存儲等策略。

關鍵詞:農業科研院所;檔案信息化;電子文件;策略研究

一、引言

黨的十八大報告中提出信息化也要實施創新驅動發展戰略,在此背景下的信息化更加強調堅持走中國特色自主創新之路。2016年5月①,中共中央、國務院印發了《國家創新驅動發展戰略綱要》,強調科技創新是提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐,在促進社會經濟快速增長、刺激信息社會、知識社會形態蛻變的同時,也給檔案信息化帶來巨大的挑戰。農業科研院所作為科技創新的引領支撐力量,在日常科研活動中直接形成的科研數據、科研圖譜等原始記錄具有重要的保存價值。本文以“農業科研院所”和“檔案”、“檔案信息化”為主題詞在中國知網、維普、萬方中進行高級檢索,剔除重復文獻、會議文獻,共檢索到32篇相關期刊文獻,檢索結果如下:通過檢索結果,(1)從數量上來看,檢索到的文獻總量只有32篇,說明我國對農業科研院所檔案信息化的關注度較低,處于起步價段。(2)從期刊來源上看,2/32的文獻發表在核心期刊上,大部分文獻發表在非核心期刊上,期刊來源一定程度上代表了研究水平,所以農業科研院所檔案信息化研究有待進一步發展。(3)從研究內容上看,現有文獻以文書檔案、科技檔案、科研檔案管理研究為主,檔案信息化研究涉及較少。(4)文獻最早發表于2003年,這與陳忠海②的調研結果基本一致。下面本文結合文獻調研與具體工作實踐分析農業科研院所檔案信息化面臨的問題,并探討應對策略。

二、農業科研院所檔案信息化發展存在問題及原因分析

筆者通過文獻調查以及實際檔案工作中遇到的問題,農業科研院所檔案信息化發展存在問題及原因總結如下:1.重視程度不夠。該領域相關文獻數量、期刊來源在一定程度上可直接反映公眾對其重視程度及發展水平。一方面,從檢索到的相關文獻數量“32”以及每年相關文獻的發表數量不足“10”這兩個數字來看,農業科研院所對檔案信息化的重視程度不高。根據楊靜③的調查結果,自2007年以來,我國每年檔案信息化相關文獻數量基本維持在200篇左右,我國檔案信息化理論已趨于平穩發展和完善時期,對比之下,我國農業科研院所檔案信息化研究處于起步階段。另一方面,我們可以從文獻發表的期刊來源窺探目前農業科研院所檔案信息化理論研究的質量水平,現有大部分相關文獻刊發在非核心期刊上,核心期刊上的相關文獻僅占6.25%,這些數字表明農業科研院所檔案信息化研究尚未成熟,農業科研院所檔案信息化作為我國檔案信息化的一部分,顯然,農業科研院所檔案信息化的發展落后于整體檔案信息化發展水平。農業科研院所檔案信息化涉及基礎設施建設、檔案資源建設、檔案人才隊伍建設、信息安全保障體系建設以及檔案應用管理,涉及層面廣、內容繁雜,因此,領導的重視與支持是檔案信息化過程的主要推動力。目前我國農業科研院所對檔案信息化重視程度不夠,基本都有“大力推進檔案信息化”的規劃,但實際上由于缺乏執行力而導致發展動力不足,發展水平有待提高。2.檔案材料分散,歸檔不及時。目前農業科研院所檔案管理中普遍存在的問題是規章制度不健全,各類檔案例如文書檔案、基建檔案、科技檔案等多散落在各個歸口部門中,存在同一文件不能集中存放的現象,而且常年檔案材料積壓,未能得到及時有效歸檔,也導致了查找利用不便。管理比較規范的農業科研院所制定了檔案管理規定以及歸檔材料保管期限表,但在歸檔范圍劃分上歸檔說明上還存在模糊,不能準確歸檔。例如一份文件材料若被認為是重要的則被劃為30年的保管期限,若被認為是一般的文件材料則被劃為10年的保管期限,由于缺乏對“重要的”和“一般的”的確切說明以及檔案管理員歸檔時對檔案材料持有的主觀性,在一定程度上造成檔案的誤存甚至是檔案的丟失。尤其近些年來科研項目形成的檔案較少,檔案基本上放在科研人員手中,收集過程較困難。歸檔缺乏規范性指導文件,且檔案材料種類較多,經常面臨變化,歸檔材料未規范統一編號,造成檔案分散、不完整且查找利用困難等現象。3.缺乏專業性檔案人才。人員配備方面,農業科研院所多沒有專職檔案管理人員,現有各類檔案管理人員多為非檔案專業人員,既兼職日常科研工作或管理工作,又承擔各業務科室檔案管理工作,人員配備無法滿足日益增加的工作任務。同時,職工的檔案意識有待加強,有些干部職工對檔案工作不夠重視,一方面歸檔意識不夠強,另一方面存在歸檔材料前后信息不一致的情況,沒有充分考慮到檔案材料的真實可靠性。其次,農業科研院所檔案信息化過程中缺少系統的檔案管理體系,檔案工作人員其知識機構、專業技能以及文化背景大多不能適應、滿足新形勢下檔案信息化的需要,要實現檔案人才隊伍穩定、長遠地發展,需要相應專門人才的輸入檔案意識薄弱、專業檔案人才隊伍的缺乏,一方面導致我國科研院所檔案信息化建設起步較晚,另一方面導致檔案信息化過程的非專業化。隨著“互聯網+”的深入融合,掌握現代化技術的高級管理人才,特別是掌握檔案管理和現代化科學技術復合型人才的價值得以凸顯。責任主體不明確、職責分工不清晰使得農業科研院所檔案信息化呈現一種相對分散、無人領導的局面,許多有價值的電子文件因責任的相互推諉而得不到及時采集和保存,造成重要社會文化遺產的流失。因此,確定主體職責,引入專業化檔案管理人才是農業科研院所檔案信息化過程中必須重視和解決的問題。4.檔案信息化硬件設施不完善。農業科研院所檔案信息化的實現需要現代化檔案庫房、檔案管理系統以及相關設備的支撐和保障,當前農業科研院所檔案硬件設施配備不齊全,例如庫房面積、管理設備、溫濕度、消防等硬件設施不達標,需要安裝空調設備、防盜門窗、遮光窗簾、除濕機等,檔案數字化設備有待完善。大部分農業科研院所仍通過excel著錄檔案材料,提供檢索字段,這種方式已不能滿足海量檔案信息資源存儲和管理的需要,也不能實現檔案資源共享。我國政府的財政撥款是農業科研院所實施檔案信息化建設的主要資金來源,但是目前農業科研院所檔案信息化建設并未全面鋪展開來,只有少數農業科研院所開發了本單位的檔案管理系統,部分傳統紙質檔案實現了數字化管理,大部分有價值的電子文件仍在以不可見的速度消失,未得到充分重視和保管。因此,對于大部分尚未進行檔案信息化建設的農業科研院所來說,巨大的資金投入仍然是阻礙檔案信息化建設的羈石。5.存儲技術亟待更新。當前農業科研院所檔案采用單機存儲方式,這種方式不僅存儲容量小、查找利用復雜,而且安全系數低,對長期存儲檔案信息資源來說沒有安全保障,沒有采用異質異地備份的方式備份檔案信息資源,一旦發生突發損壞性狀況,存儲的檔案信息將永久的丟失。社會上超過80%的有用的信息資源是通過政務網站或辦公平臺的④,而且這些信息資源正呈指數型增長⑤。目前農業科研院所一般是幾TB的存儲容量,從長遠來看,這些存儲容量已完全不能滿足檔案長期保存的需求。其次,部分網站存在由于技術滯后而造成的文件鏈接失效問題,如系統運行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有題目沒有內容等,由于文件在存儲數據庫的位置發生變動、Web服務擴展鎖定策略阻止訪問請求或者MIME映射策略阻止訪問請求致使網頁URL生成規則發生變動、網頁鏈接導入時出現拼寫錯誤等,使得原來的統一資源定位符的地址無法訪問,當網絡服務器接到類似請求時,則會向用戶的服務器返回一個404error狀態碼,通過瀏覽器告訴用戶請求的資源并不存在⑥。因此,引入新興存儲技術并及時安全備份是防患于未然、解決因技術落后而導致資源丟失的有效途徑。

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檔案編研工作探討論文

一、檔案文獻編研工作的意義和作用

(一)檔案文獻編研是開發利用檔案資源的有效方法。

檔案文獻的提供利用,一般是采取利用者登門查閱的方式進行的。這種傳統的提供利用方式,雖然利用者可以看到檔案文獻的原件,但由于受地點、時間等條件的限制,加上案卷繁多、查閱不便,所以往往不能及時地利用,而且會使利用者飽受往返奔波之苦、大海撈針之難。檔案文獻編研工作則可以克服這種弊端,打破以往檔案“養在深閨人不識”的局面。較好地適應利用者的要求。

(二)檔案文獻編研工作是科學研究的基礎和條件。

科學研究必須在有各種材料的基礎上進行,特別是系統大規模的研究工作,更需要占有大量的資料。然而隨著社會的前進,檔案文獻的數量越來越多,利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案文獻按一定專題整理編研,就會大大方便利用,提高科研工作的速度,有利于科研成果的早日完成。

(三)檔案文獻編研工作是保存,積累、傳播歷史典籍的重要措施。

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深究構建教職工教學檔案數據庫

檔案是原始性文件,它是一種無標價的信息源。尤其是高校教職工教學的檔案資料文獻,是教師們長期在學校的教學、科研實踐中積累的寶貴文獻,它在教學活動中產生,同時又服務于教學,是教學活動的成果和產物,是評價教學成果,總結教學經驗的依據,也是維護高校教學歷史的重要憑證之一。因此,整理好教學檔案,是高校檔案工作中非常重要的任務。

一、我校教職工教學檔案的現狀

目前我校的教學檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認,各個學院各自做過一些這方面的工作,但是也存在著許多問題。如:有些文獻資料即使收集了,但內容填寫有遺漏,書寫不符合要求等。究其原因,主要是對教學檔案作用的認識和了解不夠,意識薄弱,遠遠落后于現代化發展的要求。為了更好地發揮教學檔案在教學中的作用,為了切實提高教學檔案的質量,逐步實現教學檔案管理的標準化、規范化和現代化,在高校教學檔案管理工作中應重視以下問題。

長期以來,我校即未設立過管理教職工教學資料的專業機構和人員(基本是各個學院各自保存),也沒有任何機構把它有價值的文獻當作一種信息源來揭示信息內涵的工作。以至多年來,許多優秀的教學檔案沒有發揮出它應有的作用。例如,已故的化學專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學資料;已故的化學專家徐文腸教授在承擔國際863重點科研項目催化劑方面的教學資料;固體力學專家楊桂通在固體力學方面的教學資料;煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學資料。現在有31位,2003-2010年的國家級、省級教學名師的教學資料;24門,2003-2010年的國家級、省級精品課程的教學資料;21個,2004-2010年的國家級、省級特色專業的教學資料。這些寶貴的、反映學校不同時期的、不同領域內的教學資料,都沒有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件,現在可能已經很難收藏完整,所以盡快開展整理我校教職工教學資料的工作,并且應該引起學校和檔案館領導的重視。

二、整理我校教職工教學檔案的范圍和方法

收藏范圍:由于我校歷史悠久,人才眾多,各個歷史時期的教師教學檔案種類繁多。如果我們對所有教職工的教學檔案不分主次地兼收,那樣就太繁雜,不會顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據建校以來各個歷史時期,針對影響較大的、反映個人教學水平高的教學檔案,去粗取精,進行收藏。具體的收藏范圍,需要認真研究再定。但對于教學名師、精品課程、特色專業的教學資料文獻要重點收集。收藏方法:教職工的教學檔案資料和其他的文獻有不同之處,它屬于非賣品,因此收集教師教學檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書、期刊等文獻的方法。筆者認為主要有以下兩種方式收集:(1)建立嚴格的校內教師教學資料檔案保存制度,尤其是教學名師、精品課程、特色專業和高級職稱以上教師的教學檔案。以前,對于保存教師教學資料檔案保存的重要性認識不足,因此學校沒有明確的呈交制度,現在,既然我們已經認識到它的重要性,就應由學校頒發專門文件,就校內教師教學資料檔案的繳送數量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎懲的內容做出明確的規定,校內所有教師教學資料檔案,都應當嚴格按規定的要求,在教學任務完成后的一定期限內,向學校接收單位繳送規定的資料文獻。學校應當建立各學院、檔案館兩級組成的管理委員會,監檢查教師教學資料的繳送與接收等工作的進行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學資料檔案的重要性,積極動員廣大教師,尤其是教學名師、精品課程、特色專業的教師,要積極、主動、按時繳納個人的教學資料檔案。

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檔案學核心期刊文獻統計分析

1引言

孔德締造了實證主義并認為哲學應當以實證自然科學為根據,以可觀察的事實及知識為內容,摒棄神學和思辨形而上學所研究的那些所謂絕對的、終極的,然而卻無法證明的抽象本質。[1]但是,孔德本人并沒有運用實證方法進行具體的研究實踐,法國社會學家E•杜爾克姆(EmileDurkheim,1858-1917)是孔德實證主義的繼承者和發揚者,也是將實證的思想、理論轉化為實際研究的踐行者,其代表作《自殺論》是實證研究的經典著作。[2]實證研究方法根植于實證主義的認識論,通過對研究對象的實驗、調查,獲得關于研究對象的數據,然后對數據進行統計分析,根據統計分析的結果來驗證理論假設、描述研究對象的現狀、探索研究對象的內在規律。[3]實證研究方法與實證研究范式不同,前者內涵狹窄,范圍清晰,是指運用數理統計、定量或實驗研究方法,分析和確定有關因素間的數量關系和作用方式,揭示復雜環境下事物的相互聯系和影響方式。后者的涵義則豐富得多,既是一種方法,也是一種思想、一種學風。[4]通過中國知網進行相關性檢索,共獲得相關文獻89篇。從中可以看出,運用實證研究方法的相關文獻依然較少,已有的文獻多從中外比較[5]、統計和分析實證研究方法的主要類型[6]、中國檔案學實證研究的范式[7]等角度入手,統計和分析數據多數停留在2010年之前,借鑒和啟示意義欠缺。因此,本文從相關文獻分布、數據收集方法、研究主題等方面進行統計分析,對檔案學核心期刊論文實證研究方法運用的現狀加以總結,尋找存在的問題,提出相應的改進措施。

2檔案學實證研究方法相關文獻調查結果統計分析

2.1文獻分布分析。2.1.1時間階段分布分析。為了解89篇相關文獻中檔案學實證研究方法實際運用和發展情況,筆者從年份、篇數、研究流程情況三部分進行統計分析。從時間分布來看,1989年至2010年期間為檔案學實證研究方法運用的萌芽階段,提及實證主義、實證分析和實證研究的文獻較多,真正運用該方法的文獻較少,且流程不具有規范性。在此期間,沒有實際運用實證研究方法的文獻占這一時期文獻總量的52.63%。其他實際運用實證研究方法的文獻較少,研究流程分別為“案例分析”“問題-理論-案例-結論”“問題-理論-數據-結論”“理論-案例-結論”“問題-數據”“問題-案例-結論”“問題-數據-結論”等。從這一時期具體的時間節點來看,2002年檔案學實證研究方法被學者正式提及。王文兵認為,實證方法也稱“客觀方法”,包括調查法、實驗法、比較法和歷史法等,其共同點都是直接面向應用,通過調查與論證、比較與分析來獲得對現實的精確的、準確的認識。[8]2004年張培在《模糊的存在:在校研究生人事檔案意識》一文中,采用問卷調查法收集數據。[9]2007年裴友泉、馬仁杰、程潛龍在談到檔案學運用實證方法時認為,實證分析是檔案學研究從純文獻研究法到注重調查研究,解決實際問題的重大變化,研究工作開展之前要有充分的科學理論假設與嚴密的工作程序設計,實驗結果出現之后要及時予以科學分析,整理出能上升到理論層次的、能指導后續工作的理性結論。[10]這一階段學者們努力秉持實證主義思想和精神,從較為宏觀的角度認識和把握實證研究方法,認為問卷調查法、案例分析法等同于實證研究方法的現象較為普遍。2011年至2019年為實證研究方法運用的逐步規范與整體的緩慢發展階段,文獻數量開始增多,檔案學實證研究意識提高,較為規范和嚴謹的實證研究方法運用成果不斷呈現。學者們逐漸意識到檔案學實證研究的重要性,積極鼓勵采用實證研究方法進行檔案學研究。馬玉杰、趙淑芳認為,檔案學的社會學科屬性和研究對象決定了檔案學的主流研究范式應該是實證研究。[11]丁海斌指出中國檔案學研究方法的不足之處還有很多,如定性研究、價值判斷過多,實證研究較為缺乏。[12]潘連根提出在檔案學研究中要鼓勵引導檔案學者更多嘗試采用實證的研究方法,以此彌補目前占主導地位的定性研究的不足。[13]最后,從研究流程情況來看,這一時期的研究多采用“問題-數據-結論”、“問題-理論-數據-結論”的步驟和流程,直到2011年才出現“問題-理論假設-數據-檢驗-結論”較為規范的實證研究方法研究流程和步驟的文獻。[14]諸如“數據-結論”、“理論-數據”、“問題-數據”三種步驟和流程的文章,以及無相關問題提出、無理論假設或者無驗證、無結論的“實證研究”的文章仍然存在,說明在檔案學研究中較為規范和嚴謹的實證研究方法在逐步得到運用的同時,學者們對運用實證研究步驟和流程的認識還有所欠缺,實踐中瑕疵較多,檔案學實證研究方法的運用仍然處于緩慢發展階段。2.1.2期刊分布分析。檔案學的研究對象是檔案現象,而檔案現象產生于社會實踐,采用實證研究方法有利于檔案學實證研究朝著科學的方向發展。筆者統計了7種檔案學核心期刊的論文數量和刊載檔案學實證研究方法相關文獻的數量,并分別計算出各期刊刊載檔案學實證研究方法相關文獻的數量占其期刊的全部論文數量的百分比,結果見表1。從各期刊刊載檔案學實證研究方法相關文獻數量來看,檔案學界目前更多的是把實證研究作為一種研究精神,運用實證研究方法進行規范研究的文獻數量較少,這與檔案學界近年倡導實證研究的呼聲較高但實證研究仍處于逐步規范與整體的緩慢發展階段的發展特性有關。從占比看,《檔案學通訊》《檔案學研究》和《檔案管理》對發表運用檔案學實證研究方法論文的偏好程度相對高于其它檔案學核心期刊。2.2數據收集方法分析。實證研究的本質是深入實踐獲得系統的、大規模的相關實際數據,對數據深入分析得出符合實際的理論。[15]數據收集方法指研究者如何獲得能用于解答其研究問題的經驗數據,主要有測驗、問卷、訪談、小組討論、觀察和已有或二手數據等六種方法。[16]筆者刪除提及實證主義、實證分析和實證研究而沒有運用該方法的文獻,剩余58篇論文。首先,運用已有或者二手資料的方法是指研究者使用的文檔資料、物理數據和檔案數據是從官方網站、數據庫、文獻資料和檔案館等渠道獲得,占檔案學實證研究數據收集方法的58.62%;其次,運用問卷法收集研究數據,占29.31%;再次,混合法主要是以訪談法與以上兩種方法混合使用綜合收集數據資料,占6.90%;最后,觀察法運用極少,多依據論文作者的工作實踐經驗資料,占5.17%。測驗法、小組討論等方法在檔案學實證研究中暫時還未見到運用實例。2.3研究主題分析。2.3.1研究主題內容分析。運用內容分析法和參照知網的主題分類,可歸納為檔案學教學、師生和檔案工作者調研、檔案網站及新媒體、檔案法與檔案行政權力、檔案管理、檔案資源與檔案信息化建設、企業檔案、檔案用戶、檔案安全與保護、檔案學期刊、檔案可視化、檔案文化、民生檔案等若干方面。以檔案學教學、師生和檔案工作者為調研主題的文章,多與檔案工作者職業狀況與職業認同度及滿意度、檔案專業人才與區域經濟相關性分析等內容相關。在檔案網站及新媒體方面,檔案網站互動功能的調查、信息傳播的效果、信息服務質量的評價、安全風險的分析與應對以及檔案政務新媒體的研究等成為學者們實證研究的對象。在檔案法和檔案行政權力研究方面,以現行法律法規和規范性文件等為來源進行研究,關注我國檔案地方立法、檔案行政訴訟案件、檔案行政權力清單中的共性權力的實證分析。以檔案管理為主題的文章,大多針對檔案的開放利用、管理模式、新技術的運用等展開探討。與檔案資源和信息化相關的文章關注檔案信息資源的老化及開發、檔案信息化建設、專題檔案資源建設與管理和檔案資源的整合等問題。同時,圍繞企業檔案、檔案用戶、檔案安全與保護、檔案學期刊、檔案可視化、檔案文化、民生檔案等主題所展開的實證研究,也深化了學者們對實證研究方法的進一步理解和認識。2.3.2研究主題與數據收集方法對應關系分析。研究發現,在檔案學實證研究中,針對檔案學教學、師生和檔案工作者的研究多采用問卷法,側重于各種影響因素的分析。在以檔案網站及新媒體應用、檔案法與檔案行政權力、檔案管理、企業檔案、檔案學期刊、民生檔案為主題的實證研究中,實證數據多來自于官方網站、文獻數據庫、實地查詢獲得的已有或者二手的資料。

3檔案學運用實證研究方法存在的問題與改進的建議

3.1存在的問題。一是研究主題范圍狹小。在所篩選的研究論文中,主要的研究主題僅為12項,數量較少,實證研究的主題范圍狹小。二是研究流程不規范,缺乏假設和數據統計證實(證偽)或檢驗。[17]在分析相關文獻內容時發現,部分學者簡單地把實證研究等同于調查研究法和案例分析法,造成實證研究流程的不規范性。三是數據收集手段單一且缺乏驗證。四是結論過于簡單或無結論。部分文章的結論過于簡單,有的甚至沒有結論,采用“問題-數據”或只有數據羅列的“實證流程”,無法說明自變量與因變量的關系,也無法充分發揮實證研究應有的精神和意義。3.2改進的建議。3.2.1善于發現問題。在現有的研究成果中,我們往往運用國外的理論和模型來進行檔案學實證研究,例如使用與滿足理論、ACSI模型、擴展的ECM-ISC模型等等,雖然能夠說明一定的現實問題,但很難完全符合中國的國情、檔情。檔案學者要增強理論自信,立足于中國檔案工作、檔案事業和檔案學的發展歷史和現實,挖掘、發現和分析檔案管理和利用服務中產生的各種問題,努力構建中國特色的應用理論和模型,多途徑獲取數據并加以驗證,充分發揮檔案學實證研究在新的歷史條件下應有的價值和意義。3.2.2避免落入實證研究的誤區。實證研究方法作為一種研究范式,倡導將自然科學實證的精神貫徹于社會現象研究之中。[18]不能將實證研究簡單等同于定量研究或者調查研究,或陷入離開科學理論,片面進行數據挖掘、模型套用的研究誤區。筆者認為,可以參考美國全國研究理事會設立的“教育研究科學原則委員會”提出的教育科學研究六大指導原則開展實證研究,即提出問題、理論聯系、運用直接驗證的方法、提供一個一以貫之清晰明確的推理鏈、復制和推廣、公開研究以鼓勵專業審查和評判。[19]3.2.3采取多樣化的數據收集和檢驗方法。檔案學者應根據實踐充分思考和學習多樣化的數據收集方法來實證相關的問題和理論。此外,應注意對相關數據模型和分析結果的檢驗,以增加分析結果的可信度。3.2.4加強實證研究方法的相關教育和交流。可以通過課堂教學、論文指導、討論小組、繼續教育、學術會議、優秀論文示范等方式來探討和普及實證研究方法,增強學者們的問題意識和實證精神。學習和借鑒教育學界舉辦“全國教育實證研究論壇”和圖書館學界每年舉辦“圖書館學實證研究博士生學術會議”的做法,達到交流和提高思想認識,增強實際操作能力的目的。

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