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建設工程檔案作為建設工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設過程中,有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測得到,我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內(nèi)容進行評價,工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經(jīng)論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分,從現(xiàn)代管理科學的角度來看,建設工程檔案的質(zhì)量也是建設工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好,反映工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,反映工程質(zhì)量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動看出。凡是有意參評的項目,對建設工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實性、完整性,包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的,對檔案的編制就更加認真細致、精益求精了。

4工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關鍵環(huán)節(jié)

建設工程檔案是一個靜態(tài)的概念,而建設工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說,這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究,我們會發(fā)現(xiàn),工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為,實際上是工程項目管理的一部分。更進一步,我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā),工程檔案管理占有關鍵的一席之地。

建設工程項目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看,建設工程資料員是建設工程中不可缺少的技術人員,要經(jīng)過專門培訓后持證上崗,而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看,所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質(zhì)量保證材料的主體;從“機械”的因素來看,機械設備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設計的重要內(nèi)容;從“方法”的因素來看,對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環(huán)境”的因素來看,我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進行拍照和錄像,反映場地環(huán)境的變化;上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內(nèi),所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略,建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指:施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價員,一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設職業(yè)培訓范疇,也沒有發(fā)國家認可的證書。近幾年,隨著建設工程檔案管理對建設工程質(zhì)量控制重要性的認識日益提高,有的城市實現(xiàn)了建設工程資料員經(jīng)常性培訓,還將《資料員合格證》上網(wǎng),便于查詢和核對,并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓,長沙市2008年也正式將資料員培訓納入建設職業(yè)培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質(zhì)量控制的關鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的重視。

2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質(zhì)量管理條例》,首次從國家法規(guī)的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質(zhì)量控制體系,對建設工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規(guī)定,是目前推動我國城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀,從基層技術實踐提升到了國家法規(guī)意志,這是對建設工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段

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雨污分流工程檔案管理的不利因素

1施工工期長、標段多且工程進度不一致

雨污分流工程是網(wǎng)狀分布，施工區(qū)域大，經(jīng)過許多大街區(qū)和居民小區(qū)。作為一個整體的系統(tǒng)工程，工程施工標段多且各個工區(qū)的進度也不一致。對于工程的建檔工作帶來相當大的監(jiān)管困難，由于不同路段的工程進度不一致，各種物質(zhì)、設備的投入統(tǒng)計也有很大的區(qū)別，歸檔程序是動態(tài)的，管理起來存在困難。而且，每個標段的驗收也是分批獨立進行，如果不能統(tǒng)一制定歸檔要求和提前介入監(jiān)管，這些標段的檔案材料可能會缺損。

2施工沿線覆蓋區(qū)域大，地下管網(wǎng)設計復雜

雨污分流工程聯(lián)系著城市街道地下空間和城市周圍的湖泊、河流。施工區(qū)域主要在城市主干道和重要的城市街區(qū)，街道下面管網(wǎng)狀況復雜，還有許多地下設施和人防工程，在施工中對原有管網(wǎng)的結(jié)構(gòu)改造、設計圖紙的修改，都會經(jīng)常發(fā)生。施工單位如果不能及時將修改方案保存和及時歸檔，工程竣工后會為以后的施工和維護帶來極大的不便，甚至還會留下各種隱患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，許多標段由于施工質(zhì)量問題，還發(fā)生了多次返工現(xiàn)象，施工方案多次修改，監(jiān)理方與施工方多次發(fā)生矛盾，如果不能保管好這些設計和修改圖紙，一旦以后發(fā)生事故追究責任時，就會十分困難。

3工程項目檔案管理人員和管理場所過于分散

雨污分流工程項目的各個標段展開，不同于其他場館和樓層建設。各個標段的檔案管理人員和檔案管理場所也存在極大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街區(qū)展開，工程項目部的辦公場所一般較為簡陋，簡易房內(nèi)的檔案保管條件也不太好，都對檔案材料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在相當大的不利影響。雨污分流工程指揮部應當對主要干道、施工區(qū)域大的重點路段，配置專門的檔案人員和檔案保管設備，加大對重點路段檔案收集的監(jiān)管力度。

雨污分流工程檔案管理的必要措施

1建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度

在雨污分流工程項目正式施工前，項目管理方就應當制定專門的歸檔制度和確定項目過程中的檔案管理流程、監(jiān)管體制、檔案工作體系。在具體管理中，雨污分流項目檔案的歸檔可以分為一次性歸檔和分階段歸檔。歸檔的具體方式主要根據(jù)項目建設的具體進度和項目檔案管理制度而決定。管理方要制定專門的檔案管理責任書，對歸檔材料的范圍、人員、項目單位、歸檔時間做出具體的規(guī)定。無論是一次性全部歸檔還是分階段歸檔，都要作好必要的記錄，明確責任，確保項目建設歸檔工作的嚴肅性和材料的完整性。工程開展后，施工方、監(jiān)理方都要按照制度和檔案工作協(xié)調(diào)機制，確保項目過程中的各類檔案材料在生成后就能納入有效管理之中。在具體項目的開展中，確保檔案人員參與項目施工的進度監(jiān)管，確保各個階段的檔案材料不能丟失，及時由檔案人員參與檔案資料的收集和管理。項目工程指揮部在開工前就注意與施工方簽訂檔案管理協(xié)議，制訂保證金制度來約束施工方重視檔案工作。

2提供人力、資金、設備及庫房等條件保障

雨污分流工程項目建設中的檔案材料很多，需要確定專人負責收集、整理、保管這些檔案材料，檔案人員還要對檔案工作流程的下一個環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，這就需要確定專門人員來做好檔案的整理和指導工作。同時項目管理方和施工方還要考慮到檔案管理需要投入相應的資金、設備，這些費用應當納入雨污分流工程管理的成本之中，最后還要指定條件較好的房間作為檔案材料的管理庫房，確保檔案材料不能受到損害。項目管理方和施工方還應當為各個檔案員配備相應的辦公設備和計算機等存儲載體，確保各類信息及時匯總和備份。

3建立工程建設和項目檔案管理的協(xié)調(diào)機制

目前，雨污分流工程項目建設的建設周期長和單位分散問題，是城市雨污分流項目建設普遍存在的問題，項目管理方應當在項目建設之前，認真研討存在的問題和已有建設項目中取得的相關經(jīng)驗，準確劃分工程項目的進度節(jié)點、按照工程項目來做好任務分解、責任分解、安全責任、歸檔范圍及歸檔要求的具體內(nèi)容劃分。必須針對施工方的現(xiàn)有管理機構(gòu)、管理水平、單位職責來明確，做好雨污分流工程進度與責任相一致。不同城市的雨污分流工程項目建設的周期和建設單位存在著很大的差別，應根據(jù)不同的項目要求和時間進度做好規(guī)劃。雨污分流項目涉及到多個部門，項目檔案管理涉及到項目責任單位、檔案單位、施工單位、供貨物流方、監(jiān)理部門、審計單位、設備管理單位等。雨污分流項目檔案的完整性需要項目在不同的建設時期、不同環(huán)節(jié)中各個部門的相互配合。項目建設中的組織協(xié)調(diào)，對于項目檔案形成起到非常重要的決定因素，項目檔案形成的質(zhì)量也是項目建設組織協(xié)調(diào)水平的重要體現(xiàn)。

4對項目全過程的檔案資料進行跟蹤管理

項目建設全過程必須認真考慮到每個環(huán)節(jié)，項目檔案的歸檔和管理涉及多個部門，應根據(jù)各個標段的建設周期、建設進度確定每個節(jié)點的工程進度、直接責任人、項目檔案管理員等內(nèi)容。力爭在協(xié)調(diào)中責任明確，編制歸檔跟蹤手冊。項目建設辦公室在項目建設中，要督促項目管理方、施工單位、監(jiān)理、審計部門的按照節(jié)點收集整理各種檔案資料，各個工程項目的檔案員要針對自己的工程項目節(jié)點，及時將有關歸檔資料進行歸檔和梳理，填寫項目檔案跟蹤記錄手冊，對于不能歸檔的材料和責任人要及時向工程指揮部報告。

5確立雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度

我國許多城市大型建設項目都推行了項目檔案先于項目竣工驗收制度，其具體做法就是在整個項目竣工驗收前，針對項目檔案單獨提前驗收。項目檔案提前驗收的做法，起到了很好的督促作用，許多城市的大型建筑項目在檔案驗收前，將各種檔案材料整理，對于各種散失的檔案材料采取了及時的補救，對于整個工程項目檔案的歸檔和今后向城建檔案館或者國家綜合檔案館移交奠定了良好的基礎。目前，我國許多城市進行雨污分流整治工作，應當在項目建設中大力推行雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度，這樣在整個過程驗收前，項目檔案材料必須齊全才能實現(xiàn)竣工驗收，即使有檔案材料的缺損，也會在檔案驗收后，及時補救，從而有利于整個建設項目檔案的完整歸檔。

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關鍵詞：檔案管理；問題；解決對策；

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

引言

人事檔案是國家機關和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。隨著社會進入信息時代，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人事檔案信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。但目前人事檔案管理存在著諸多問題，有待改進，以便提高人事檔案工作質(zhì)量。

一、人事檔案的含義及特點

1、人事檔案的含義

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要內(nèi)容，它是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務能力、工作情況等個人情況的文件材料。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具相關證明時，都需要使用、查閱檔案。

2、人事檔案的特點

（1）真實性

人事檔案是干部選拔、人才錄用的重要依據(jù)。人事檔案的內(nèi)容在當事人的職業(yè)生涯中起著重要的作用。因此，人事檔案要適應社會對人才的需求，要真實、全面地記錄個人的經(jīng)歷和實踐，為用人單位了解人、使用人提供真實可靠的依據(jù)。但是，現(xiàn)在人事檔案造假現(xiàn)象缺屢見不鮮，把假材料、假信息放進檔案里，甚至修改原始的檔案信息，導致個別人 “參加工作的年齡越來越小，學歷越來越高，工齡越來越長”，人事檔案的真實性受到嚴峻的質(zhì)疑。

（2）全面性

人事檔案一般都記錄著個人的履歷，既包括個人的成長經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、政治面貌，又包括個人的思想表現(xiàn)、個人的家庭情況等等信息，還包括單位對個人的考評或鑒定。因此，人事檔案能夠記載個人的成長史、思想發(fā)展史，能夠展現(xiàn)個人的基本情況。因此，人事檔案是個人信息的存儲庫，它概括地反映了一個人的全貌。

（3）變動性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

（4）機密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供查詢等服務。即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案管理存在的問題分析

1、單位領導對人事檔案管理不夠重視

多數(shù)單位的領導總是將人事檔案管理工作看成是一項保管工作，對人事檔案管理工作認識程度不夠，認為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對檔案管理一項不聞不問，影響了人事檔案管理工作的正常開展。

2、人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術的發(fā)展，電子技術的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應用在各個行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導致一些人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個人基本情況輸入計算機，而對于一些文字材料，比如職稱論文，圖片等由于工作量大都沒有列入計算機管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

3、人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。因而導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作不及時，被動的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實準確地反映每個人的情況，人事檔案管理猶如擺設。

4、檔案管理工作重保管，輕利用

多數(shù)檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類、編目、技術加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉庫保管工作，卻沒有認真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒有幾個檔案管理者對人事檔案材料進行認真細致地分析研究，沒有建立人事記錄及人才技能庫，也就無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支持。

三、人事檔案管理問題解決措施分析

1、嚴格制度，提高對人事檔案工作的重視

為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究。領導的重視是做好檔案管理工作的保證，單位領導要認識到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

2、信息化管理，擴大電子檔收集范圍

在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進的技術和手段管理人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化，電子化。人事檔案管理要擴大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢就是用最小的空間儲存最大容量的信息，在個人基本信息管理方面，可以逐步將個人體貌特征等錄入計算機，建立完整的個人數(shù)據(jù)信息庫；另外將個人的譯作、科研成果，著作、學術論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開發(fā)利用提供條件。

3、注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集工作是人事檔案管理工作的基礎，隨著我國政治經(jīng)濟改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓，晉升時對人事檔案的信息需求越來越多，這就需要檔案管理人員做好及時收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實性和有效性。

4、人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用

改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領導要充分認識到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對人事檔案材料進行分析研究，對人事檔案進行開發(fā)利用，可建立人事記錄，通過審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ男┤艘呀?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當某一部門有空缺時，就將及時將具有這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接對這些人進行考察鑒定，并適時選出恰當?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)束語

在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動性調(diào)動起來，讓管理者在工作中始終充滿激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問題，進而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國的人事檔案管理制度，為新時期的人才管理和利用提供更好的服務。

參考文獻：

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[3] 聶彩霞.人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J]. 才智. 2011(21)

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關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經(jīng)驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當?shù)难芯繉ο?對之開展了文獻調(diào)研和實地調(diào)研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟發(fā)達地區(qū)。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮(zhèn)江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費來源、管理規(guī)章、安全與災備、運行情況及發(fā)展態(tài)勢等九個方面進行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強電子文件管理,二是為了政務信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強調(diào)維護電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責、促進政務公開、密切黨群關系、節(jié)約政務管理成本,等等。這些,其實是加強電子文件管理和政務信息資源共享兩大功能目標的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機構(gòu)的政策號召有很大的關系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應上級主管機構(gòu)的號召。

2.2電子文件中心的職能職責

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案館以進行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務信息公開的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標是為了保障電子文件完整、真實、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實、有效地長期保存電子文件的基礎上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計。而安徽模式,為維護電子文件的完整性、真實性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護電子文件的完整性、真實性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨立的組織機構(gòu),所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數(shù)字檔案館過渡的長期保存人類遺產(chǎn)的項目,所以,項目組成員人數(shù)較多。該項目的試點工作組負責組織和協(xié)調(diào)。職能小組負責標準起草、方案修訂、科研攻關等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務平臺上的一個應用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負責系統(tǒng)的日常維護和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費來源

電子文件中心的啟動經(jīng)費多由政府部門以專項經(jīng)費的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費的形式啟動。而日常運行費用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費中列支。顯然,由于復雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標準或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標準或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運行所涉及的各個重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細的標準與規(guī)章,從行業(yè)標準到地方標準再到機構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項目負責編制的三個行業(yè)標準已于今年6月1日起實施,成為檔案界的新熱點。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護電子文件的完整性、真實性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術準備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災備

在安全防范與災難備份方面,蘇南模式僅采用了技術手段進行防范。而安徽模式不僅從技術上,而且還從管理層面上進行了制度建設,使安全與災備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設周期短,見效快,使政務網(wǎng)內(nèi)各機關單位很快地實現(xiàn)了政務信息資源共享,一度受到這些機關單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,各級人民政府作為政務信息公開的義務主體,紛紛在自己的門戶網(wǎng)站上建立政務公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務的“產(chǎn)品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網(wǎng)站除公開本級政府及各部門的政務信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業(yè)單位及下級政府機關的信息。而電子文件中心只能公開政務內(nèi)網(wǎng)中各機關單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費、軟硬件等問題,進入政務內(nèi)網(wǎng)的機關單位總是不全,有的政務內(nèi)網(wǎng)中連本級政府各部門機關都不全,更別提下級機關、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門戶網(wǎng)站的政務公開了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因為具有歸檔功能,以長期保存電子文件,維護電子文件完整性、真實性和有效性為己任,所以,建設周期長,見效慢。經(jīng)過3年多,目前,只是完成了基礎建設,處于試運行時期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢

因受到政府門戶網(wǎng)站中政務信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當于對政務內(nèi)網(wǎng)中各機關單位的電子公文進行了同城異地備份。然而,實際上,政務內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機構(gòu)會負責備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應用系統(tǒng)的功能設計上沒有為歸檔預留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責。它除接收本級檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎數(shù)據(jù)庫整合,實現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護電子文件的完整性、真實性和有效性為目標的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設周期長,見效慢。它必須嚴格遵守行業(yè)標準和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時抓住了電子政務發(fā)展的契機,借助電子政務內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實現(xiàn)政務信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運行情況和發(fā)展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,政府門戶網(wǎng)站開辟政務信息公開欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進。這兩種同樣基于電子政務發(fā)展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機構(gòu)不同于其他任何管理機構(gòu)的職責所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點,一般而言,不會與其他機構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準確,前景廣闊,那是不是就一帆風順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫文件也應該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護電子文件完整性、真實性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因為格式太多且又復雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點項目來解決,是不大可能的。

目前,我國電子文件中心的建設方興未艾,在前進的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項目組建議國家檔案主管機構(gòu)對電子文件中心的性質(zhì)及其職能進行定位,為各地方電子文件中心的建設指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應出臺相應的管理規(guī)范和標準,為電子文件中心的建設掃清障礙。

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