導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一是進一步健全完善各項檔案管理制度。

在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。

二是進一步提高檔案管理服務水平。

在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業務基礎建設，通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。

三是進一步提高檔案保密意識。

組織有關部門和人員認真學習各級保密工作會議上的講話及文件，提高對新時期保密工作重要性的認識，組織干部職工認真學習有關泄密事件的情況通報，用鐵的事實教育干部職工。進一步加強各行保密工作的投入，提高人防、技防的實際水平;加強計算機安全保密工作，密碼定期更換;加強密級文件管理;建立行長負責制，實行保密事故一票否決制，確保全轄無泄密事故。

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1 明確責任，始終把檔案管理工作擺在重要位置

為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。

一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。

二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。

2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。

二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。

三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。

一是突出規范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務、聲像等各門類檔案進行了持續的完善補充和規范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環節上嚴格把關，保證了歸檔案卷的質量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務檔案2639冊、基建房產檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規則，保管期限劃分準確，排列編號規范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標記。建立了檔案統計臺帳和檔案基礎數據庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準確。

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關鍵詞：機關檔案；工作規范化；管理措施

1引言

在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。

2機關檔案工作規范化管理的作用與意義

檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。

3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑

3.1完善現代機關單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。

3.2科學分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。

3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式

檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。

4結語

隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局

參考文獻

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[2]張立梅.關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).

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關鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化

【中圖分類號】R197.32【文獻標識碼】A【文章編號】1672-3783(2012)07-0499-01

檔案工作不僅是一項專業性工作，也是我們整個疾病預防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據，更是一個疾病預防控制中心日常數據信息資料的來源。在機構改革和信息技術發展帶給其發展機遇的同時，也面臨著諸多挑戰。如何實現在機構改革中檔案管理的現代化，去適應新的挑戰，是目前疾病預防控制機構所要面對的新任務、新要求。

1現代化觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識

國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發展規劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應的檔案存儲庫房、服務器、統一規范的檔案裝具、優良的閱檔環境等硬件的投入，以便于規范；在軟件方面，在人員配備的基礎上要加強人員的培訓和規范化的管理要求、設置專門的檔案管理科室和主管領導，以及良好暢通的網絡管理體系等。

2現代化內容，全面開發檔案信息資源的來源

機構調整后,衛生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實完善衛生防病業務檔案尤為重要,館藏量的豐富和優化與否,是實現檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎。從調查情況看我省各級疾控中心檔案室目前收藏數量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導,加強以下內容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢預測、傳染病疫情爆發流行調查處理及分析的總結性報告;②人群免疫、免疫接種質量的效果評價及重大異常反應、接種事故的調查處理、分析和總結性報告;③主要傳染病病原學及血清學監測分析與總結;④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調查處理、分析和總結性報告;⑤微生物學、衛生理化和毒理檢驗技術性總結;⑥病媒醫學昆蟲各項監測工作總結以及專題性調查分析;⑦健康教育與健康促進專題性總結;⑧針對衛生防病工作的建設性、指導性,管理性、綜合性論述以及學術論文等。特別是對核對無誤的疫情材料和各種疫情統計報表等資料采用檔案室集中統一管理的形式,按一文一件操作規范統一編目,并確定保管期限為永久,然后將數據錄入檔案管理系統軟件保存,做到有序化且有目可查。

疾病預防控制機構是集疾病預防控制衛生監督監測健康教育科研培訓于一體的公共衛生體系，其信息資源是疾病預防控制工作者實踐業務工作的重要支柱疾病預防控制機構檔案部門應加強檔案信息資源的開發，利用館藏的信息資料和檢索工具，對檔案信息進行分析研究篩選加工整理歸納，有效進行深加工，以便于查找利用；根據預防醫學的不同學科，對機讀檔案進行分類，編制各類檢索目錄，準確迅速全面地查找檔案，實現檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。

3現代化管理，健全檔案管理的規章制度

疾病預防控制檔案大致可以分為文書業務會計設備聲像實物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級管理的模式，由中心領導主抓檔案管理工作，中心檔案室設專職檔案員負責全單位檔案的整體管理工作，統一管理各種門類和載體的檔案，全面負責檔案的收集整理保管利用統計鑒定和銷毀等工作各科室設兼職檔案員應由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內重要資料得到有效保存的同時，也使得科室檔案內容的延續性使用的便利性得到了保障檔案員在學歷和專業方面應滿足一定的要求，必須具備公共衛生檔案管理計算機管理等知識和技能同時，要建立健全疾病預防控制檔案的管理制度，并將其納入有關部門和人員的崗位責任中納入年末績效考核中，統一規范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應保證檔案室的基礎設施建設水平，配備現代化的計算機、打印機、移動硬盤等辦公設備及充足的檔案裝具。

4現代化服務，提高檔案信息的利用率

檔案管理的最終目的就是利用，發揮出它潛在的經濟效益和社會效益因此，疾病預防控制機構檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務工作，使檔案為疾病預防各項工作服務首先要改變長期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務方式，擴充服務內容，更新服務手段，開展多種形式的檔案信息開發利用工作，積極主動熱情地為疾病預防控制工作服務如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務分工收集整理有關課題的檔案資料其次要優化綜合檔案室的硬件環境，接入計算機網絡，實現檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時間，提高利用率。

參考文獻

[1]李翠蘭.加強疾控檔案管理提高中心服務水平[J].中國中醫藥現代遠程教育，2009.6

[2]潘智慧，程文.疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J].活力，2010.8

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關鍵詞：校會計檔案 信息化 創新

隨著國家社會主義市場經濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網絡化、信息化在高校財務系統中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發展，如金蝶等會計軟件的應用?；旧细淖兞烁咝鹘y的會計檔案工作內容。

主要表現為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統手工制作的會計信息載體發展為現代的硬盤、軟盤、光盤等在內的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標準化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統的存儲條件更加嚴格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規范且更加的保密化。會計電算化的實施與應用，除了以電算化代替傳統的手工制作、查閱，還能實現會計工作規范、保密化外。不僅保證了傳統會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網絡化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網絡化建設順應經濟發展形式，適應信息化時展的新任務和新要求，為高校檔案的改革與發展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。

一、要改變會計檔案工作人員的傳統思想

高校會計檔案工作人員要改變傳統的模式思維，及時適應新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發，以創新的思維。在科學發展觀和以人為本思想的指導下，研究和解決高校檔案工作中可能出現的新問題，努力實現高校會計檔案工作觀念的轉變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產生很好的經濟效益。因此應認真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴謹、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現會計檔案管理工作的現代化。高校會計檔案工作的創新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業、創新意識與創新能力，當然還必須懂得會計檔案管理的專業知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎知識，具備信息化條件下計算機的實際應用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創新的氛圍外，還要制定目標激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結構和層次，以適應新時代下高校會計檔案管理工作不斷發展的迫切需要。

二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創新

隨著高校信息化和網絡化的快速發展，高校會計電算化得到了普遍的應用，給高校會計檔案工作內容帶來了很多新的變化，同時也出現了許多新的要求。傳統的會計檔案工作已不能滿足我國高校高等教育改革發展的需要，創新已是新時期會計檔案工作的迫切要求。首先要在收集內容上有所創新。不僅要收集相關會計的原始憑證、會計報表等重要資料，還要將會計電算化系統的所有會計分析資料、財務報告等文件全部納入學校會計檔案工作范圍內，以滿足不同人員研究分析問題，作出與學校發展的重大決策。其次也要在整理會計檔案上有所創新。高校會計檔案整理要根據每個高校自身發展的不同形式，在做到會計檔案管理辦法規范、保密的前提下，力求簡化工作程序，提高辦事效率。再次要在會計檔案管理上有所創新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規范化管理。會計檔案從初始手機錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號及檔案目錄都要符合學校嚴格的標規定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們在制度上要有所創新。應該建立完整的符合學校發展實際會計檔案保管制度。在保管形式上，應既包括傳統的紙質會計信息的記錄，也應包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會計信息的磁性電子載體，還應將各種會計系統的文件、數據構成文件及檔案各類編碼編號等系統開發檔案資料納入會計電算化系統檔案的保管范圍內，做到會計電算化檔案保管的完整性與規范性。在保管方式上，對紙質會計檔案記錄應加強日常的監督管理，并且要對磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實現其保密性。同時建立完善的會計檔案日常檢查監督考核制度。除了定期檢查會計檔案是否受潮、受磁、霉爛等自然損壞及人為損壞外，高校的財務同時也要安排專門的預算，對保管會計檔案的軟硬件進行定期的維護升級。還要定期地對電算化會計檔案進行實地檢查，加大監督力度，不斷促進高校電算化會計檔案管理水平的提高。建立完善的會計檔案查閱與使用權限制度。各高校應建立嚴格的會計檔案查閱的審批程序和規章制度，嚴禁會計檔隨意亂放，隨意復制，隨意查閱，加強會計檔案的安全性和保密性。

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關鍵詞:高校 基建檔案 信息化

高?；窘ㄔO項目檔案是在基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎設施建設的蓬勃發展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現在學?；A設施的新建、擴建;學?；ㄌ帉A設施的維護和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務公司對公房的出售，還有工程質量事故處理和經濟糾紛的調解等方面。隨著學校建設規模的不斷擴大，產生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學校建設發展的歷史軌跡，更是籌劃未來發展規劃的可靠依據。

一、抓住高校基建檔案的特點

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復雜化和社會化，對于高?；n案自身的質量、項目的齊全性、數據的準確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進行現代化方向的改進。基建檔案管理現代化，是應用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息服務的一個綜合性的系統工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現代化的關鍵所在①。構成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設工程的進展陸續產生的，其特點表現為:

1.基本建設項目檔案材料來源的廣泛性

基本建設項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設計部門的論證設計、施工單位建設、監理單位監理、質檢部門質量評定過程，以及材料、設備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。

2.基本建設項目全過程的完整性

基建檔案在基建項目建設過程中，包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現出來。

3.基本建設項目檔案數量的龐大性

基本建設項目由于投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，使得最終形成的基建檔案數量遠比其他專業技術活動形成的檔案多。如我校新校園建設、體育館建設等工程所形成的基建檔案數量就有300余卷。

4.基本建設項目專業內容的復雜性

基建檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多種專業內容，這些專業的有機融合形成了基建檔案專業內容的復雜性。

5.基本建設項目檔案形成相對于工程進度的滯后性

基建檔案是在基建活動中產生的，它真實地反映基建工程內容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設項目在竣工驗收時，多數只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當驗收工作完成后，經過整改，還需按高校檔案管理細則對基建項目的歸檔要求進行進一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。

6.基本建設項目檔案的長久性和不可替代性

一份完整的基本建設工程(項目)檔案，是建設工程(項目)使用、維護、管理、改建、擴建必不可少的依據，因此它可以在很長一段時間內發揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內部構造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

真實地體現出基建檔案信息化管理的必然性

長期以來，受檔案保管和利用環境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴重影響基建檔案價值的發揮和對現實工作的支撐，而且嚴重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業的可持續發展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:

1.建檔質量不高

有些檔案管理人員對基本建設工程信息的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響了檔案的內在質量②。

2.紙質檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復制件提供利用。第三，根據檔案內容編寫參考資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創新

是基建檔案信息化管理的運作方式

基建檔案信息化其實也是一項系統工程，其實施也將按照工程建設模式來進行，作為一項工程其各項建設內容有著內在的邏輯關系。因此，其運作方式應該分步進行:

1.根據基建檔案信息化總體規劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰略實施進程、檔案管理和發展需求、經費投入保障、技術支持能力、人力資源狀況以及工作環境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業務標準。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數字檔案的管理辦法和標準，確定搭建系統平臺的功能要求和技術規范，制定網絡及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設提供制度保障。例如制定電子案卷質量標準，使分類組卷達到或接近最佳水平;制定數字接收檔案標準，以確保電子歸檔質量;制定計算機網絡整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使檔案信息管理工作統一化、規范化。

3.基建檔案歸檔自動化、館藏數字化。即在自動化網絡辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創建和流轉為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現，對電子文件的歸檔管理必須實現自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統中對學校的收發文進行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數字檔案，以邏輯歸檔形式通過網絡運行實現文檔一體化。

4.隊伍建設和業務培訓。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術應用和檔案信息的知識化、社會化開發，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業管理方面的專業知識，并能熟練操作和應用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業知識培訓、業務學習、研究專家寫的優秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質，成為一名出色的檔案工作管理員、現代的檔案管理和信息開發者。

5.開放基建檔案共享信息和開發輔助決策支持系統?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎性作用和地位，充分發揮基建檔案信息在工程建設方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統的建立和開發，輔助決策管理系統的開發和應用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權管理，實現基建檔案的真正利用價值。

總之，隨著高校規模的不斷擴大，高校的基本建設將會加速發展，所產生的基建檔案是學校的寶貴財富，是學?；窘ㄔO的歷史記錄，也將反映學校基礎設施的整體水平?；n案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學?，F代化程度休戚相關，所以我們應從檔案事業的發展趨勢來對待學校基建檔案管理的現代化問題，進一步做好學校基建檔案的信息化管理工作，適應形勢發展，滿足學校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅.淺談高?；n案的現代化管理.山西高等學校社會科學學報，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅.論高?；n案的建設與管理.重慶交通學院學報，2006，12，(4):143.

參考文獻

1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統建設.北京:機械工業出版社，2006:31—32.

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1.進行檔案管理現代化中出現的問題

1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.2檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分領導對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在工作中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

1.3軟件開發應用問題

目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術經驗。應當注重借鑒國外的先進經驗，重視通用軟件開發應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優化通用的各類應用軟件。

1.4計算機應用兩種知識的結合問題

在應用計算機的開發試驗中，曾出現兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業技術人員去研制，因為他們對檔案管理業務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業務有著深刻的了解，對改進檔案業務有著科學的創想，才能搞好計算機檔案管理系統的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結合，更需要檔案業務人員的主動進取精神。

1.5檔案管理現代化的準備不充分

雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。

2.實現檔案管理現代化中的思考

2.1樹立現代化檔案管理理念

思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現代化。由于紙質載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質輕巧等優勢受到人們的厚愛，以計算機技術為主體的信息技術革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規律，思考電子檔案取代紙質檔案時，檔案管理工作應當怎樣實現自身的價值。同時，為適應檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設計、室內設計的布置等，立足現實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現檔案管理的現代化，促進檔案事業朝著健康的方向發展。

2.2學會現代化管理技術

目前，計算機和網絡技術的應用已深入社會的各個領域和角落，通過計算機網絡傳輸檔案信息，可以廣泛的實現檔案信息共享。而實現檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎，又要掌握與信息技術相關的計算機應用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉化，適應信息社會發展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網絡知識，通過技術處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應科學技術、信息技術網絡技術的發展和社會各方面對檔案利用的需要。

2.3建立現代檔案管理體制

目前，檔案管理體制滯后于形勢的發展，仍沿用計劃經濟體制下的模式，關系不順，相互封閉，各自為政，設施陳舊，得不到應有的重視，浪費了大量的信息資源。實現檔案管理工作的現代化，必須要有現代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關系，檔案館設施設備要達到現代化的要求，以利于檔案事業的科學合理發展，最大限度的充分發揮其檔案管理職責。

在具體工作中，現代檔案管理體制應將傳統的檔案服務提升為信息和知識服務，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關系，使其朝著有利于檔案工作的方向發展。同時，要加強檔案工作制度建設，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協調各方向關系，要將依法治檔納入檔案管理現代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現宏觀的間接指導，微觀上依據健全的檔案標準化體系，體現檔案管理現代化的可操作性。

2.4建立現代化檔案工作機制

好的工作機制是檔案工作發展的關健，檔案部門必須運用體現檔案工作特有的工作體制、工作方法進行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進檔案工作的順利發展。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作作用于社會的范圍越來越大。檔案事業要適應新時期的變化，就必須建立現代化的檔案管理工作機制：在管理程序上，建立檔案工作領導小組，實行分級負責的檔案工作責任制，責任到人，層層抓落實；在工作手段上，建立數字型檔案館，進行檔案的全文輸入和檢索自動化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔。

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關鍵詞：檔案管理 現代化 基礎 做起

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現代化必須從檔案數據的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。

一、高校檔案管理基礎工作情況現狀

從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數量繁多、內容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊現象；二是案卷標題不規范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象；三是存在部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現象；五是存在組卷混亂現象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

高等學校要想提高檔案管理的現代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現高校檔案管理標準化、規范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現重復與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

三要結合學校館藏實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規范、完整。

四要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規范化，保證檢索的查全率。

五要規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據材料準備，推進檔案管理的現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力，又提高了著錄效率。

三要分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序將人名、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

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會計電算化的出現，使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案；同時管理好電算檔案，才能充分發揮電算化信息系統在單位經營管理中的作用。

一、會計電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據?，F在財務人員采用無紙化辦公形式，所有日常工作均在計算機上完成，會計信息的管理有以下一些顯著特點：

第一，電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。表現突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統意義上的紙介質會計檔案，而且還新增了存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數據。

第二，電算化會計檔案的存貯和調用具有很高的技術要求。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

第三，會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統意義上的會計資料信息載體紙張，更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。

第四，會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

第五，電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級，新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮，即會計電算化檔案更需要科學地管理。

二、如何做好電算化會計檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。

第一，做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據打印拷貝存儲到存儲介質上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現金日記賬，并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數據備份出來，存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

第二，做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數據的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數據文件容量、版本型號，并貼上寫保護字樣，存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質保存的檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，如每半年復制一次，且最好復制雙份存放在不同的地點，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生用現在的高版本軟件不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此，建議在系統管理員配合下，會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套，二者的一致性是非常必要的。

第三，做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的賬套恢復功能進行調閱即可；二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。也可對原版本會計賬套進行升級，但這會受軟件功能設計的限制，不能保證完全成功。

三、電算化會計檔案的整理與再利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，并進行科學預測，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。

電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各分支、各相關人員相互協調共同完成。實行會計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作，如通過用戶識別控制操作日志管理、存取、權限限制等方式加強安全保密措施，同時做好計算機病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。

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關鍵詞：檔案管理 現狀 問題 路徑

一、縣級煙草專賣局檔案管理現狀

縣級煙草專賣局的經營權、人事權和財權全部上交給了市級煙草公司，在文書檔案管理方面，縣級煙草專賣局的文書檔案管理資料包括行政類執法文書、卷煙零售戶檔案、日常工作的痕跡資料、黨務工作文件、行政機關公文等?？h級煙草專賣局對檔案管理重要性的認識度不高，檔案管理的硬件設施不到位，在文書檔案的管理上缺乏科學有效的工作方法。具體說來，以當涂縣煙草專賣局的檔案管理工作現狀為例，該局尚未配有檔案室，無專門存放文書檔案資料的場所。對于縣煙草局的文書檔案的歸檔和管理工作分別由縣煙草局的各職能部門自行開展。且該煙草局的工作人員數量有限，目前未配置專門的檔案管理員。在文書資料檔案的管理上目前只能做到文書資料的保存歸檔，卻無具體的檔案案卷編號。對于檔案的查詢功能缺失，難以使縣級煙草局的檔案資源得以有效利用，發揮應有的作用。和縣煙草局雖然有專門的檔案室，但檔案管理人員是兼職人員，且檔案的管理仍然停留在人工管理上，沒有很好地利用信息化資源進行管理。

二、縣級煙草專賣局檔案管理中存在的問題

1.較多的工作人員現代化的檔案管理意識不強

檔案管理尤其是文檔一體化管理能夠為企業的發展帶來潛在的價值，而目前某些縣級煙草專賣局對現代化檔案管理的意識不強，對于檔案管理的作用認識不足，甚至無法準確把握檔案管理的真正含義。在縣級煙草專賣局的檔案管理工作上，僅滿足于對文檔資料的妥善保存，能夠保證所有的文檔資料及時歸檔保存便認為是完成了檔案管理工作?？h級煙草專賣局的管理人員大部分無法認知清楚文書檔案的歸檔、編號、密級是一體化的檔案管理工作，無法認知檔案管理的查詢利用功能能夠為企業的經營決策提供智力支撐。因為無現代化的檔案管理意識，也就無法實現文檔一體化的檔案管理工作。

2.檔案管理人員的業務水平不高

因為大部分的縣級煙草專賣局沒有配置專門的檔案管理員，因此，企業內的文書資料的檔案管理工作交由相應職能部門的工作人員來完成。有些縣級煙草專賣局雖然有配置專門的檔案管理人員，但是卻未有接受過專業化的檔案管理專業相關知識的培訓。由此可以看出，縣級煙草專賣局的檔案管理人員只能夠完成文書資料的及時歸檔和保存，對于檔案管理的理論知識和實際操作能力卻難以實現。在檔案工作的信息化上更是缺乏，難以適應信息化檔案管理工作的需要，不能夠運用現代化的信息技術實現文檔一體化的檔案管理。

3.缺乏應有的硬件和軟件配置

縣級煙草專賣局因為其財政權全部上交于市級煙草公司，很多經費開支都要列明到年度和月度的預算當中，對于檔案管理工作硬件與軟件的配置更需得到市級煙草公司的認可。在缺乏現代化的檔案管理意識的情況下，有很多縣級煙草專賣局在硬件上無法配置專門用于存放文書資料的檔案室，或者有配置專門用于存放文書資料的檔案室，但縣級煙草專賣局卻無法配置專門的檔案管理人員，人力、財力的資源投入是有限的。

4.缺乏符合文檔一體化要求的檔案管理工作制度

縣級煙草專賣局的各職能部門負責具體文書資料的歸檔整理，各職能部門依據年份、月份、文檔資料所屬種類將文檔資料相應保存。因為缺乏符合文檔一體化要求的檔案管理工作制度，因此，在文書檔案的歸檔期限上缺乏具體的歸檔，不能保證所有文檔資料歸檔的及時性。同時，因為文檔資料的保存期限和密級上缺乏具體的檔案管理制度說明，因為大部分文檔資料的歸檔都沒有相對應的保存期限和密級。再次，縣級煙草專賣局文檔一體化管理制度的缺失，使得文檔資料的借閱隨意性比較強，這容易導致企業內部管理的重要信息泄露，不利于企業的發展。

5.文書檔案的利用率低

縣級煙草專賣局對文書檔案的管理依靠于傳統的文書資料的歸檔整理方式，而文書檔案資料信息含量很高，要及時地查詢某些文檔資料在目前的狀況下只能詢問相應職能部門的保管人員，這樣的查詢和利用檔案資料的方式效率是極其低下的。目前縣級煙草專賣局在檔案管理上幾乎沒有現代化的信息技術支撐，不能夠實現通過信息化查詢平臺及時查詢到某類文檔資料的歸檔地點、保存期限、密級和主要內容等相關信息。而現代化的文檔一體化管理正是要求企業能夠將所有文檔資料保存于檔案卷宗當中，并結合數據庫信息化管理，實現即時查詢利用文檔資料。就目前的條件看，這些技術要求都是目前縣級煙草專賣局難以實現的。

三、縣級煙草專賣局檔案管理現代化的構建路徑

隨著信息化時代的不斷發展，企業的經營管理等工作也與信息化技術密不可分。加之縣級煙草專賣局目前有很多文檔資料是電子文檔材料，電子文檔材料如何妥善保存，如何有效利用等問題就擺在了縣級煙草專賣局面前。如何實現檔案管理工作的現代化，我認為可以從以下幾個方面著手.

1.樹立文檔一體化的檔案管理意識

任何一項工作的開展都離不開企業管理層的重視，要有效地推進縣級煙草專賣局現代化的檔案管理工作，就需要縣級煙草專賣局的管理層高度重視檔案管理，對縣級煙草專賣局的管理層進行《檔案法》和文檔一體化相關知識的培訓，使縣級煙草專賣局的管理層充分認識到檔案管理工作的重要性以及檔案管理工作的意義。同時，也要加強對縣級煙草專賣局每一位職工檔案管理相關工作的知識培訓，使縣級煙草專賣局的全體員工都能樹立起文檔一體化的檔案管理意識。

2.配置符合現代化檔案管理需求的硬件設施和專門的檔案管理人員

縣級煙草專賣局在重視檔案管理工作的基礎上，將配置檔案室列入企業的正常預算當中，未配置檔案室的縣級煙草專賣局要及時地配置檔案室，同時，要在檔案室中配置計算機，引入檔案信息查詢平臺，方便文檔資料的信息化查詢。此外，縣級煙草專賣局優化人力資源配置，配備專門的檔案管理人員，專門的檔案管理人員最好由縣級煙草專賣局的辦公室人員擔任，實現專人歸檔、專人保管、專人專用。

3.提升檔案管理人員的業務技能

在配置專門的檔案管理人員方面，縣級煙草專賣局應當選用學歷相對較高且具備一定計算機操作能力的人員來擔任。同時，安排專門的檔案管理人員進行檔案管理業務知識的系統化培訓，充分掌握企業檔案管理業務的知識和各項業務技能。檔案管理人員要能熟練運用現代化的檔案信息查詢平臺，及時查詢到企業所需的各項文書檔案資料。此外，也可以通過與其他大型國有企業或高等學校的檔案管理人員的交流學習來提升檔案管理人員業務技能的提升。

4.建立健全適應現代化檔案管理工作需求的檔案管理制度

在信息化時代的背景下，企業的檔案管理工作要適應信息化的需求，改變傳統的檔案管理工作模式，建立現代化檔案管理制度。根據縣級煙草專賣局的具體工作職能，依據不同的工作內容將文檔資料予以編號歸檔，例如，行政執法類文檔資料可以根據行政許可和行政處罰的不同，將其檔案編號為“ZMXK”和“ZMCF”，在種類編號之后，編入歸檔年限，然后編入保存年限，永久保存的可以標注為“Y”，年限后面標注密級。將這些具體化的檔案編號方式納入到檔案管理制度當中。此外，檔案管理制度中應包含規范化檔案管理、查詢借閱、檔案信息化管理等方面的內容，增加對電子化文檔資料的檔案管理方面的具體內容，確保電子化文檔資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。

5.提升檔案的利用效率

在實現文書檔案基礎管理的前提下，運用信息技術，建立檔案資源的數據庫，該數據庫中應當包括縣級煙草專賣局的所有文檔資料的存放位置，名稱編號、保存期限、密級等全部信息，也可以在數據庫中加入歸檔文檔資料的核心內容提要。建立數據庫就是為了使歸檔的文檔資料信息存儲到計算機當中，并且運用數據庫技術和網絡技術，使縣級煙草專賣局的每一位員工在需要查詢某文檔資料時可以通過企業內部的網絡平臺第一時間準確查詢到所需文檔資料的核心內容和該文檔資料的具體存放位置。建立檔案目錄中心，引入查詢平臺，使企業的每一位職工可以通過認證、授權，輸入年份、文件所屬部門、標題名稱等必要信息查詢到具體的文檔資料。這就是要縣級煙草專賣局實現檔案管理的信息化，同時，對于電子文檔資料的查詢也可依據網絡查詢平臺得以實現。

綜上所述，縣級煙草專賣局的檔案管理的現代化應當從以上五個方面予以建立和完善，建立符合信息化時代需求的檔案管理，不斷提升企業的檔案管理水平，增強檔案管理人員的業務能力，實現檔案資源的有效利用，為企業發展和經營決策提供智力支持，也更好地滿足相關個人的合理需求。

參考文獻

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