導語：如何才能寫好一篇單位接收函格式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

公司接收函格式范文一(存根)

江西師范大學：

貴校_________________________院_________屆_________________專業畢業生____________________已被我單位錄用接收，正試用考察。特此證明。

用人單位全稱(蓋章)：

畢業生簽名：

年　月　日

用人單位接收函

江西師范大學：

貴校_________________________院_________屆_________________專業畢業生____________________已被我單位錄用接收，正試用考察。特此證明。

用人單位全稱(蓋章)：

畢業生簽名：

年　月　日

附：用人單位聯系方式中屬省屬設區市屬縣(市、區)屬縣以下(含鄉鎮、村、居委會等)機關科研設計單位高等教育單位中等、初等教育單位

醫療衛生單位艱苦事業單位其它事業單位國有企業

非公有制企業艱苦行業企業其它企業部隊農村建制村

城鎮社區社會團體民辦非企業其他(接收函請沿虛線剪下寄至：江西師范大學(瑤湖校區)財政金融學院輔導員辦公室，07級輔導員收，郵政編碼：330022)

公司接收函格式范文二經xx(單位名稱)決定,現接收xxxx學院經營管理系05空乘專業xx(學生姓名)為本單位實習生,實習崗位是xx,實習時間自xx至xx(基本上是XX.9.至XX.4/5.).

聯系人姓名:xx

聯系人電話:xx

實習單位名稱+蓋章

x年x月x日

公司接收函格式范文三經研究，我校(我單位)同意接收_________大學_________到我校(我單位)工作。

篇2

你校會計學院xxxx屆會計學（或財務管理）專業畢業生XXX同學，現已接收到我單位工作。

特此證明

單位地址：XX?。ㄊ?、區）XX市（縣）XXX街XXX號

聯系電話：XXXXXXX

聯系人：XXX

篇3

行政、工資介紹信怎么開?

可到人力資源部門索取行政介紹信，到財政部門索取工資介紹信，按介紹信中的要求和個人的具體情況填寫即可。

行政、工資介紹信格式

人員調動，首先雙方單位厲行商調函，在厲行商調簽章過程中，接收單位發出調檔案函，調出單位可將其檔案密封郵寄，或由本人隨身帶去?，F在有通過網上查看的。檔案接受單位審查后，無疑義，商函簽字蓋章。雙方單位及單位主管部門以及當地勞動部門簽完章后，正式厲行調動手續。調出前需交齊自己的養老保險金，而后才能開調令，并隨調令轉養老保險手續。工資關系隨調令一起走，由工資發放單位開出，主管單位和當地勞資部門(干部在人事部門)審查簽章。隨人到接受地勞動部門報到，開出派遷通知，再到工作單位報到上班。工資關系需由接受地按照當地地區工資標準重新核定。

一般介紹信，工資關系都有一個固定格式，就是事先有個空白表，一填就行了。介紹信大致是:

正文是:XXX單位:根據需要，決定你單位XXX于X年X月X日，來我處報到，另行分配。特此通知。

正文是:XXX單位:茲介紹我單位XXX。于X年X月X日去你處報到，請接恰。

工資關系:

姓名:性別，年齡，職稱，參加工作時間，工種，工資總額( XXXX 元 )其中:1。XXX多少元;2。XXX多少元;3。。。。。。。。根據本單位工資結構寫清即可。說明工資發到X年X月。最后加蓋單位財務章。調檔在先，轉工資在后，調檔不一定調動。轉工資是最后調動程序。

介紹信樣:

北京市干部(工人)調動介紹信

_________:

茲有我公司_________同志，于______年____月____日前去你處報到，請接恰!

此致

北京市百貨公司(蓋章)

年 月 日

工資轉移證樣:

工資轉移介紹信

姓名__________，性別____，年齡____，職務_______，參加工作時間_________。

文化程度__________，職稱_________，工資級別________，工資總額_______元，

其中崗位工資_______元，職務工資_______元，工齡工資_______元，其它工資_____元。工資巳發到_____年_____月。此致。

北京市百貨公司 (蓋章)

年 月 日

財務科_________(蓋章) 財務負責人________(簽章)經辦人_________(簽章)

行政、工資介紹信

_______________:

茲介紹____________同志等_______名到你司分配工作，請接洽。

此致

敬禮

篇4

工程投標邀請函模板【一】

根據中華人民共和國《招投標法》等相關法律法規的規定，結合我公司和本項目的具體特點(項目已具備招標條件)，經公司董事會研究決定，對xx廣場項目中的消防系統工程進行公開邀請招標，特邀請貴公司參與該工程的投標，具體項目情況及招標內容如下：

一、項目概況

1、工程名稱：xx廣場

2、建設地址：xx

3、建筑面積：xx平方米;

4、結構類型：框架----核心筒結構;

5、建筑高度：地下兩層，地上26層;

6、計劃開工：20xx.3.8，計劃竣工：20xx.1.1;

7、投標時間：20xx年xx月xx日10：00;

8、承包方式：按照圖紙的工程量和市場價一次包死(可注明標底有效期);

二、招標(或承包)范圍

施工圖紙涉及的全部消防系統工程施工;消防各系統的設備、材料采購、供應、安裝、調試、竣工驗收以及保修等。

三.投標人資格

1、本次投標資格要求申請人具備消防設施工程一級資質，具備一項與本項目類似工程造價300萬元以上的消防設施安裝工程業績，并在人員、設備、資金等方面具備相應的施工能力，其中，申請人擬派項目經理須本企業具備機電安裝專業一級注冊建造師執業資格和有效的安全生產考核合格證書，且未擔任其他在施建設工程項目的項目經理;

2、本次招標不接受聯合體資格申請;

3、資質不滿足的謝絕投標;

四、投標人投標時需提供(復印件須加蓋企業印章)

1、營業執照、資質證書、安全生產許可證、法人(或法人委托書)證書;

2、企業近三年類似工程業績證明;

3、項目經理資格證書、安全考核證書、項目經理業績證明;

4、密封完好的詳細的投標預算;

五、投標保證金和履約保證金

1、貴公司如有意參與本項目的投標，投標時需繳納10000元(壹萬元整)投標保證金，本保證金未中標企業于定標后退回;

2、中標企業簽訂工程承包合同時需向招標人繳納500000元(伍拾萬元整)履約保證金(或履約保函)，否則視為放棄中標;

3、中標企業收到中標通知后7日內與招標單位簽訂承包合同，逾期視為放棄;

六、投標企業需注意的事項

1、根據項目自身的建筑類型和圖紙內容，按照招標單位規定的材料及設備品牌標準，通過市場調查，編制投標預算;

2、投標時嚴禁蠻報亂報，避免丟項缺項;

3、施工期間所有材料、人工、機械等無論任何條件均不做價格調整;

4、需要進行現場勘查和圖紙不詳需咨詢的，可致電0316---6691000;

5、說明投標文件中另需強調說明的事件;

八、中標企業仍需注意的其他事項

1、負責辦理項目施工圖中消防范圍的圖紙審核協調事宜，以取得《建筑工程消

防審核意見書》為準;

2、施工期間，服從總包單位的現場管理;

3、負責本項目消防工程施工期間所有進度、質量、安全、文明施工以及與消防

有關檢查、驗收等事宜;

4、負責消防竣工驗收及相關資料的歸檔等事宜，以取得《驗收合格證》為準;

5、負責與消防(或與消防有關的)部門的協調事宜;

投標邀請書范本邀請函

九、消防工程材料及有關部分設備采購標準

1、火災自動報警設備:xx電子有限公司

2、消防噴淋設備:xxxxX消防技術有限公司

3、消防泵設備:xxX有限公司

4、電纜電線:xxX有限公司

5、鋼管采用xx

6、其他配件:市場

招標人：

地址：

郵編：(略)

聯系人：

電話：

電子郵箱：

XXX

2017年XX月XX日

工程投標邀請函模板【二】

日期：__ 招標號：__

1.___(業主名字)(下簡稱業主)已安排了一筆以多種貨幣構成的資金，用于____(工程名稱)建設費用的合理支付。所有如資格預審文件規定的來自合格貨源并經資格預審合格了的投標人均可參加本工程的投標。

2.業主邀請資格預審合格的投標人就下列工程施工和竣工所需的勞務、材料、設備和服務進行密封投標：________(工程概況、主要項目及工程量等)。

3.凡有興趣的資格預審合格的投標人，可從下列地址獲取進一步的信息及查閱招文件：_____(查詢和發售招標文件的機構名稱、地址等)。

4.任何有興趣的資格預審合格的投標人在向上述機構提交書面申請并在交納了一筆不可退還的費用____(貨幣名稱和數量)后可購得一套完整的招標文件。多購的招標文件收費相同。

5.所有投標書必須于__年__月__日__時之前送達下列地址：_____(投標書接收地點)。并必須同時交納招標文件中規定的5接受的格式，數量為2%投標價的投標保證金。

6.開標儀式定于__年__月__日__時在下列地點舉行____(開標地點)，投標人可派代表出席。

招標人：____

地址：____

聯系人：____

電話：____

傳真：____

電子郵件：____

網址：____

篇5

三、詢價采購

詢價采購(俗稱貨比三家)，實際上就是小范圍的招標，是在比較幾家廠商或經銷商(至少三家)報價的基礎上，進行選擇供貨商或承包商。世行貸款《×××綜合林業發展和保護項目》中，有部分設備或工程采用詢價采購方式進行采購。因此，對詢價采購的程序和方法進行介紹。

1、詢價采購的程序

(1)編制詢價邀請函

詢價邀請函是詢價過程中向外發出的招標要求，內容應包括設備清單、主要技術規格和技術參數等，并標明詢價編號、詢價日期、詢價截止期。

(2)發詢價邀請函

編制好詢價邀請函要發給三個以上報價人，報價人可以是設備制造廠，也可以是取得設備制造棧授權銷售的公司。

(3)報價和詢價截止

在詢價截止期前，報價人要以正式函件提交報價書，報價書除按詢價邀請函要求提供相應的內容外，還應附上營業執照等資格證明。報價單要有法人簽字和單位蓋章。詢價截止后，停止接受遲交的報價書。

(4)審評報價書

首先對提交的報價書進行初審，去掉明顯不滿足詢價邀請函要求的報價書，只有滿足詢價邀請函基本要求，而且有法人簽字和單位蓋章的報價書，才能參加評比，評比原則有以下幾點：

①主要技術參數相同的報價書，對價格進行比較，合同授予價格最低的報價人。

②在價格相同情況下，如果報價書所列的主要技術參數優于詢價書要求，合同應授予提供設備質量優、檔次高的報價人。

(5)編報評比結果報告

評比結束后，將報價書審核和評比結果，以文字和表格形式匯總編寫成書面的評比報告，評比報告應包含以下內容：

①基本情況概述：采購物資設備的具體名稱、發詢價邀請函時間、發出詢價書份數，到詢價截止期共收到的報價書份數等。

②評比情況介紹：認定不合格報價書數量和理由，價格比較結果和推薦獲得合同的報價人的理由。

③附表：認真填寫報價評審結果記錄表

(6)詢價結果報審

根據有關規定，“詢價采購方式”為事后審查，但前兩個詢價材料需要報世行審批。詢價材料包括詢價函、報價書以及評是報告。經世行審批后的詢價結果，才能簽定合同。兩個以外并嚴格按照已批準的詢價材料格式和程序進行的第三次詢價，可以不報世行審批直接簽定合同。

(7)簽定合同

得出評比結果，前兩個詢價材料經世行審批后，項目辦應向獲得合同的投標商發出通知，并約定時

間進行合同談判和簽定合同，合同應附上物資設備清單、主要技術規格和技術參數等材料。

(8)質量驗收

物資材料設備交貨后，項目單位要組織有關人員，根據合同和行業標準對貨物質量進行驗收，并填報物資設備驗收證明。

(9)申請付款

物資材料設備驗收后，區項目辦將供貨商提供的發票以及驗收單等與詢價材料一起報區財政廳債務處審核，審核無誤后，辦理款項支付。

2、憑證的管理

各級項目辦要建立物資設備采購憑證檔案，每一個采購合同，從發詢價函到貨物驗收，每一步都要留存相應的憑證，按時間和程序建立檔案，以備接受世行及上級主管部門檢查。

采購憑證檔案內容包括：①詢價邀請函及詢價表；②設備報價書及報價表(附資質證明材料)；③評審報告及報價評審結果記錄表；④世行及區項目辦、區財政廳對評審結果批件(前兩個合同)；⑤買賣雙方簽署采購合同；⑥貨物驗收單；⑦供貨商開具的發票。

四、實施詢價采購需要注意的問題

(1)同時發出詢價邀請函，世行規定，同一批貨物的詢價函必須是同日發出，并規定報價截止日，以保證詢價采購的公平性。

(2)詢價、報價和簽訂合同必須按順序進行

各種詢價材料和單證上所標日期必須符合以下次序排列：詢價報價評審報批批準簽合同貨物驗收取得發票。在詢價采購文件中，不能出現評審日期在前、報價日期在后，簽合同日期在前、詢價日期在后等，違背世行采購程序和步驟的錯誤做法。

(3)報價商資質

在接收報價書過程中，有的報價商沒有提供齊全資質證明，這將影響其取得合同的可能，取得合同的報價商必須補齊應有的資質證明。

(4)必須遵循世行最低價中標的原則

①世行規定，要在所有滿足質量要求的報價書中選擇報價質量最低的報價商授予合同。對于雖然價格最低，但其質量不能滿足詢價要求的報價商，必須在其報價中找出充分理由將其排出價格評比之外，使價格評比仍是最低報價中標。

②在進行價格比較時，要特別注意報價的價格構成。如果其中一個報價中含有運費，其它報價中也應加上運費后再進行比較，以保證比較的公平性。(

③在出現兩個相同金額最低報價時，必須詳細說明選擇其中一家授予合同的理由。說明材料不能只寫質量不好、服務不好等含糊概念，要用具體的數據和理由加以說明。

(5)詢價和采購數量要一致

詢價材料出現各種數量必須前后一致。詢價和報價以及合同所涉及到的數量必須一致。詢價文件不應涂改，如確需修改的，必須在修改處加蓋公章并由簽約人簽字認可。

(6)出廠價、零售價要明確

報價書、合同和發票的價格要標明是出廠價還是零售價，否則世行只支付75的貨款。世行贈款的支付比例是，貨物出廠價按100支付，零售價按75支付。

(7)認真建立采購憑證檔案

世行規定“詢價采購方式”為事后審查。因此，采購憑證建檔和管理非常重要，必須嚴格按要求認真建立采購憑證檔案，以備接受審查。如果不建立憑證檔案或檔案建立不規范，就可能被世行定性為錯誤采購，不支付貨款，這是得不償失的。

五、物資設備驗收、登記和報修的方法和要求

(1)物資設備驗收

貨物到達港口和車站后，應按以下要求進行貨物提取和驗收工作：

①及時與供貨商聯系，獲得提貨單證，并盡快前往港口、車站提取貨物；

②收到貨物后，馬上組織有關的專業人員或熟悉使用所購設備人員進行數量核對、外觀檢查、性能測試；

③要根據裝箱單認真核對貨物數量，如發現數量不足，要及時通知供貨商；外觀檢查發現破損和污染等情況，要收集非自身人為造成的破損證據，向供貨商提出更換和索賠；檢驗時出現無法開機和機器運轉不正常等情況，要及時停機，馬上按保修卡要求與設備保修部門聯系，通報情況。

(2)物資設備登記

年度計劃中物資設備采購，包括區項目辦統一招標采購的物資，在采購完成并付款后，區項目辦將物資采購債務清單分割通知各項目單位，各項目單位應根據分割通知單，對這部分物資設備進行登記，按規定的財務管理辦法建帳。

(3)設備報修

招標采購的物資設備，采購合同均規定保修期最少一年，計算機主機三年、汽車二年或×××萬公里，這些設備在使用過程中，如果由于質量問題引起的故障和損壞，各使用單位要及時按保修卡要求與設備保修部門聯系，同時將情況以書面形式報告區項目辦，情況報告要詳細、完整，并說明使用環境條件等因素，以便按要求更換或修復，不能自行拆機修理和在非保修部門修理。否則得不到應有的保修。

六、世行項目車輛國際招標采購及減免關稅和通關提貨的簡要介紹

(一)委托國際招標

根據財政部規定，世行項目的國際和國內招標采購，必須由國家批準的具有招標資格的專業貿易公司進行。因此，在項目立項過程中，要選擇有關公司作為招標。我們正在選擇招標公司。

(二)編寫和報審招標文件(標書)

招標文件是世行項目國標競爭性招標采購中具有信息功能、標準功能、法律功能的重要文件。因此，招標文件必須嚴格按照世行采購指南規定、國家進出口貿易規定以及項目的實際情況和需要進行編寫。編寫好的招標文件，首先要報商務部機電設備進口審查辦審查，審查通過后報世界銀行審批，經世行批準的招標文件才能用于招標。

(三)登報招標通告

招標文件批準后，要由公司在人民日報海外版刊登招標通告，通報招標內容，發標和投標的時間和地點，開標日期等信息。

(四)開標和評標

在規定時間里由招標公司，組織用戶和投標商進行公開開標，當眾打開投標文件和宣讀投標報價。開標后由招標公司在商務部的專家庫里隨機抽取相關專家，參加由用戶、招標和專家三方組成的評標組，對投標文件進行評審。

(五)評標結果報審

經過評標小組評審得出的評標結果，由區項目辦(或財政廳)以正式文稿報商務部機電設備進口審查辦審查，經審查后的評標結果由招標公司譯成英文報世行審批。

(六)授標及簽定合同

由招標公司根據批準的評標結果，將該招標合同授予中標的投標商，并進行合同談判和簽訂合同。

(七)辦理進口許可

根據國家有關規定由區項目辦統一向有關部門申請辦理進口配額和進口許可證。

(八)辦理減免車輛進口關稅

根據國家海關總署署稅[**]565號關于《中華人民共和國海關對外國政府、國際組織無償贈送及我國國履行國際條約規定進口物資減免稅的審批和管理辦法》規定，以及《海關總署關于補充國際組織名錄的通知》，對于《×××綜合林業發展和保護項目》的物資設備進口若屬減免稅范疇的，則辦理減免進口關稅。辦理減免稅的審批單位為受贈單位或項目執行單位所在地海關。辦理減免關稅程序如下：

公司與供貨商簽定合同后，區項目辦將收齊和辦理好如下材料：

1、外國政府、國際組織的贈送函或含有減免稅條款的協定、協議、國際條約(復印件)，如果沒有贈送函或相關協定，也可提供國際組織駐中國代表處的證明函作為贈送或者贈款采購進口物資的依據。

2、進口物資(車輛)清單。

3、進口批文(車輛進口許可證、機電辦批文)。

4、采購合同(英文復印件)。

5、國際招標的形式發票(中英文復印件)。

受贈單位申請材料如下：

1、受贈單位提交的《免稅申請書》。

2、由受贈單位填寫從海關領取的《進口貨物征免稅申請表》。

3、受贈單位法人證書以及海關需要的其它單證(復印件)。

(九)報關及貨物提取

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借據格式的要求以及法律風險提醒一、借據需要具備的基本要素

1、借款人的姓名、身份證號碼、住址。借款人是個人的，必須親筆簽字，由他人代簽的借據法律效力會產生爭議。比如張三借款簽李四的姓名，會給貸款人帶來法律困擾。

2、貸款人的姓名：要求寫全稱，最好不要寫，借到張姐、李哥等代號，以免主張債權時候出現障礙。

3、寫清楚借款金額：最好是寫上金額的幣種，比如人民幣多少元，用大寫、小寫的形式分開寫，以免字跡不清楚看不清楚金額的爭議，但是一定要核對大寫、小寫的一致性。

4、還款期限：對于還款期限的約定，有利有弊。

寫清楚還款期限：利：債權人到期以后就好順理成章的問債務人還款，特別是朋友之間借款的一個收款的理由。弊：債權人一定要注意訴訟時效，從借據上備注的還款期限到期之日開始計算，2年以內債權人必須主張債權(催收函簽收或者向人民法院起訴)，否則債權到期2年以后，債權人超過訴訟時效，即使起訴也很難勝訴。

不寫還款期限：利：隨時可以要求還款，不受2年的訴訟時效限制。弊：朋友之間不好催要還款。

5、利息：民間借貸，有約定好利息利率的，按照雙方的約定履行，如果沒有約定利息利率的，視為無利息貸款。在債權人另行主張還款并支付利息之日之前，這一段正常的借款期限，人民法院一般不支持利息。

6、還款方式：是一次性還本還息，還是分期還本還息，什么期限還多少，需要明確下來。

7、落款：借款人簽字、完整的日期(年月日)、最好加印手摸。

二、發放貸款接收借據需要注意的法律風險

1、如果借款人是已婚，最好要求其配偶作為共同的借款人簽字，目前一方簽字借款、配偶另一方不認可的訴訟越來越多，各種各樣的判例結果，導致沒有配偶另一方簽字的借據有可能出現不能要求夫妻共同償還的法律風險。

2、債權人要求百分之百的回款把握，世界上的信譽度或者還款能力沒有百分之百，除非債權人提前把這個百分之百的東西掌握在自己手里，即要求借款人在借款的同時提供有效的財產擔保，并根據法律規定進行必要的擔保物抵押登記。

3、如果不能進行擔保物抵押，最好要求其他財產狀況、信譽好的人作為擔保人簽字，擔保人簽字注明對于本息承擔連帶償還責任，并備注擔保人的身份信息。

4、借款資金流轉的證明：大額的民間借貸，在訴訟階段一般需要債權人舉證你確實什么時間段借出了多少資金給債務人，為了避免給自己帶來舉證障礙，債權人最好用銀行轉賬的形式支付至債務人，保留銀行轉賬憑證。如果一定是現金形式，最好在借據上要求交付現金在場的2人以上作為見證人簽字，見證現金的交付過程。

5、保留以下相關證件的復印件：借款人的身份證、借款人的結婚證、擔保人的身份證、擔保物的財產權證、屬于借款人的非擔保物財產的登記權證，作為日后出現訴訟糾紛的線索備用。

延伸閱讀

收條能當借條用嗎

收條和借條是兩種不同的形式，需要我們區別地進行對待。雖然我們能夠簡單地說出收條和借條的大致差異，但在生活中依然將兩者混淆，有時候甚至把收條當作借條使用，作為借款的債務憑證。

收條：

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信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在(離)線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息(如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫(知識庫)很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。

二、檔案部門在信息社會中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心

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【關鍵詞】 淺析； 發票管理； 涉稅風險

我國是一個“以票控稅”的國家，發票在我們的日常經濟業務中非常重要。在稅務稽查實踐中，經常發現納稅人由于不懂得發票管理政策，出現了白單列支、不按照規定取得發票、取得了假發票、取得了虛開的增值稅專用發票等情況，從而補稅、交罰款及繳納滯納金，使企業蒙受了不應該有的損失。因此，取得的發票一定要符合新《發票管理辦法》第三條的規定，即本辦法所稱發票，是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。

一、發票所要具備的四個特征

一是合法性。新《發票管理辦法》第四條規定，國務院稅務主管部門統一負責全國的發票管理工作。也就是說，發票的票面格式、內在構成要素和印制要求都是法律、法規所規定的。

二是真實性。即發票所記載的內容必須是對商品交換活動的真實反映。

三是統一性。即同一時期，同一行政區域內，同一行業或同一經濟性質業務的單位和個人所使用的發票是統一的，同時也要求稅務機關在設計發票種類、式樣時，統一規定全國發票監制章的規格、印色和形狀，統一發票用紙，統一發票的防偽標識。

四是及時性。即要求填寫單位和個人在商品交換活動發生后，及時開具傳遞發票，以確保發票所反映的經濟信息的時效性，同時也要求用票單位和個人不能超前或滯后開具發票。

發票的四個特征相互聯系、相互依存，缺一不可，缺少了合法性，發票管理就失去了法律依據；缺少了統一性，就失去了發票管理的前提和基礎；失去了真實性，發票就失去了存在的價值；沒有了及時性，發票就不能準確、及時反映商品交換的全貌。

二、新舊《發票管理辦法》對比中的涉稅風險

（一）發票的繳銷

與舊的《發票管理辦法》相比，新的《發票管理辦法》在第二條中增加了“繳銷”兩字。意味著從發票的印制到發票的銷毀，即從發票的生到死，國家都對其進行監管。企業在日常工作中，要對從稅務局領購的發票進行嚴格管理，對發出去的票據，要及時將存根聯裝訂、歸檔，以備查。

（二）法律層次

此次的《發票管理辦法》，法律層次較高，由國務院總理簽署，屬于行政法規。不但是處理發票問題的重要依據，也是法院等部門執法的重要依據。比國稅函或國稅發等文件的層次高，采信范圍廣。

（三）發票的領購

領購發票需要蓋發票專用章，一般情況下是對沒有財務專用章或個體工商戶才有的，新《辦法》要求提供發票專用章印模而不是舊《辦法》在財務印章與發票專用章之間二選一的方式，新《發票管理辦法》還對發票專用章式樣進行了總局層次的規定，其地位大大提高。國家稅務總局日前的《國家稅務總局關于發票專用章式樣有關問題的公告》（國家稅務總局公告2011年第7號）明確，從2011年2月1日起將在全國啟用新的發票專用章式樣。舊的發票專用章可使用至2011年12月31日，而發票上面必須加蓋發票專用章，原有的加蓋財務專用章已經不能使用。這要求會計人員在接收發票時，一定要注意發票的樣式、章的樣式，因為國稅局的新版發票已經，原有的舊版商業銷售統一發票、銷售定額發票已經停止使用。避免因發票不合規范，給企業計算企業所得稅造成不必要的損失。

（四）虛開發票的界定

新《發票管理辦法》在第二十二條對“虛開發票”的行為進行了詳細的界定。即：1.為他人、為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；2.讓他人為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；3.介紹他人開具與實際經營業務情況不符的發票。

與以往相比，其中介紹他人開具與實際經營業務情況不符的發票也屬于虛開發票范圍。與此同時，相應的處罰條款也發生了變化。舉例說明：某納稅人甲通過納稅人乙的介紹為丙公司開具了勞務發票，票面金額為10 000元，但甲與丙公司并沒有發生真實的勞務業務。按照舊《發票管理辦法》，甲和丙公司的行為都屬于未按規定開具發票的行為，由稅務機關責令限期改正，沒收非法所得，可以并處1萬元以下的罰款。而乙的行為在舊《發票管理辦法》中未做規定，因此無法處罰。根據新《發票管理辦法》，納稅人丙讓他人為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；甲公司為他人開具與實際經營業務情況不符的發票；乙介紹他人開具與實際經營業務情況不符的發票，上述甲乙二人以及丙公司的行為均屬于虛開發票行為。這是新《發票管理辦法》的重大變化之處。同時對甲乙二人以及丙公司虛開發票行為的處罰也加大了力度，甲乙二人以及丙公司將面臨：沒收違法所得；并處5萬元以上50萬元以下的罰款的處罰。

（五）開具紅字發票的規定

新《發票管理辦法實施細則》第二十七條規定，開具發票后，如發生銷貨退回需開紅字發票的，必須收回原發票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。開具發票后，如發生銷售折讓的，必須在收回原發票并注明“作廢”字樣后重新開具銷售發票或取得對方有效證明后開具紅字發票。按照上述規定，新《發票管理辦法實施細則》將發生銷貨退回及銷售折讓情況分作兩款進行細化規定，同時對發生銷售折讓分兩種情形處理：一是重新開具銷售發票的：必須收回原發票并注明“作廢”字樣；二是新《發票管理辦法實施細則》增加條款需要開具紅票的：須取得對方有效證明，這樣對于企業發生銷售折讓的情況可根據實際情況處理，也便于操作。

篇9

關鍵詞:未開放檔案 檔案利用 法規制度建設

案情簡介

2009年11月某日，某律師事務所一律師持律師執業證、原告人的授權委托書及某法院的受理案件通知書來到某檔案館，要求查閱其的經濟糾紛案件中的被告當事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開具的有明確調查內容的協助調查函或調查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對相關解釋不認同，堅持認為受理案件通知書就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項規定的律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案中所稱的“證明材料”。次日，遂向區政府法制辦提起行政復議，后由于其他原因該申請人以“民事訴訟案情發展需要為由”主動撤回申請，該案件因此而終止，是北京市首個提起檔案行政復議的案件。

點評分析

該檔案館認為，該案件中檔案館未允許申請人查閱未開放檔案依據充分?！吨腥A人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)第八條規定，地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》(以下簡稱《北京市實施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意。該案件中，申請人要求查閱其所的經濟糾紛案件中對方當事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個人隱私，依據《實施辦法》第二十條第一款第二項和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條第十六項的規定，形成未滿30年(便形成滿30年)，因涉及個人隱私，屬于未開放檔案。依據《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十七條第二項中，涉及個人隱私的材料，當事人及其訴訟人可以申請人民法院調查收集證據的規定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項的規定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協助調查函、調查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請人查閱婚姻登記檔案依據充分。

該區政府法制辦在該行政復議案件立案過程中認為:接待人員在辦理查閱未開放檔案的利用過程中，應留取或復印相關證件、證明等證據材料;對法規規章條款內涵不清楚的，不應以本機關的理解做出規定，應提請制發機關做出書面解釋，在執行時依據更為充分。該檔案館已經就律師爭議的“證明材料”的內涵，提請《婚姻登記檔案管理辦法》的制發機關民政部做出解釋。

案件啟示與對策

該行政復議案件對檔案部門今后如何依法行政、依法利用檔案具有導向和警示作用。通過辦理該案件，筆者認為應該用依法行政的要求來審視區縣級檔案館未開放檔案的利用工作。2006年以來，北京市各級檔案行政管理部門以法律為履行職責的依據，梳理、確認和公示了行政執法職權，在其他檔案行政執法職權中確定了“利用檔案館未開放檔案”的審批類項目。同時，“檔案館未開放檔案的利用服務”作為檔案館服務項目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時公布。但檔案館在實際提供利用中，對利用未開放檔案的，僅要求利用者填寫查檔登記表，詢問要查閱的檔案內容;對涉及個人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準予查閱。對不符合要求的，口頭答復予以拒絕，未按照程序辦理。當今，我國處于黃金發展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢群體解決落實政策、經濟糾紛、維護權益、遺產繼承等關系切身利益的問題中發揮著重要作用。面對來檔案館查檔人員因檔案當事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來越多;面對查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質差異大等情況，如何進一步提高檔案利用服務水平還不完全適應;隨著法治建設的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執行便民、高效的檔案利用規章制度還相對滯后;未開放檔案、特別是專門檔案利用的某些條款規定原則性多、不詳細，有的單位要求出具檔案證明的內容多樣，法院等單位開具的介紹信、證明格式內容不一。具體利用過程中對相關條款內涵理解不一、相關解釋又不及時，導致執行不一等等。為確保檔案部門依法行政、依法利用檔案，正確作出未開放檔案利用的審查批準決定，不致成為行政復議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對策:

對策一:依法區分檔案行政審批職能

近幾年，北京市各區縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬人次，其中90%以上是公眾個人且幾乎都是利用未開放檔案。如果全部履行審批手續，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機關應該對 “利用檔案館未開放檔案”審批項目、檔案館服務項目“檔案館未開放檔案的利用服務”中的未開放檔案的內容以及利用者身份條件等加以區分，確定哪些實行行政審批固定程序審查同意準予利用;哪些由檔案館實行簡易程序，對符合條件的準予利用。如可考慮對公眾查閱涉及證明本人學籍學歷、工齡、婚姻狀況、財產(和本人繼承財產)等類未開放檔案的利用，實行簡化利用程序:填寫相關登記表格，接待人員審核，科長(或帶班人)批準。而對檔案當事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個人財產的;查閱《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條規定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開放檔案信息的，嚴格履行申請受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經辦和審批環節的分工上加以區分。如利用接待部門接待人員經辦，科長(在人員編制許可的情況下由法規部門)審核，主管領導批準。建立網上和實體的“辦事指南、表格下載、填表說明、示范文本”使利用者一目了然，對低學歷、年齡大、殘障人員等實行“全程”、“一站式”服務，方便利用者。

對策二:加強利用環節法規制度建設

依法開展檔案利用工作，其結果是要靠過程來保證的。應當由國家或省市檔案行政管理部門制訂利用者身份審查工作規則、出具檔案證明規則、無檔證明辦理規則，作為法規規章或行業規則予以貫徹執行。由檔案館或同級檔案行政管理機關制訂查閱未開放檔案的規定、查檔接待人員行為規范、應對查檔利用突況應急預案等。將上述制度的制訂依據、辦理程序和結果對外公布。上述法規制度都應與上位法的規定一致，條款細致，內容詳盡，操作性強，確保檔案利用始終依法規范運行。具體如下:

1.利用者身份審查工作規則。參照中國公證協會制訂《審查自然人身份的指導意見》的做法，制訂檔案行業《利用者身份審查規則》②。規定利用者提交的證件種類，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶籍管理公安機關或全國性行業核發的居民身份證、工作證、護照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復印或留存的相關證據材料等;無法提交居民身份證時的替代證件種類，如派出所證明、戶籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書規定格式、內容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟措施等。

2.出具檔案證明規則?！秾嵤┺k法》第二十一條和《北京市實施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規定，檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過一單位在司法訴訟過程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專用章當證據的荒唐事，后被拒絕。這就要求對檔案證明作出行業規范，避免證明被濫用。要規定對涉及工齡、婚姻、房產、學歷學籍等身份的各類證明的格式，證明經辦人、批準人等人員的權限;證明結果登記內容和方法;檔案復制件上應標注的內容:如檔號、使用范圍，出具證明的時間，檔案證明專用章加蓋位置，頁數，效力等等。

3.無檔證明辦理規則。近幾年來，有關部門在辦理婚姻、工齡確認等身份證明事項過程中，要求檔案館為無檔者出具婚姻檔案無檔證明、或某人已查某某類檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門應該制定檔案行業無檔證明的辦理規則，就哪類檔案經檔案保管單位查找后確無檔案內容記載的，可以出具無檔案的證明，并對該證明的格式、效力等做出規定。

4.利用未開放檔案的規定。制定檔案館利用未開放檔案的規定，可結合館藏檔案內容的實際情況由檔案館制訂。應包括如下內容:未開放檔案的定義、檔案所屬內容，利用者適應對象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類，查閱特定檔案的批準人和批準權限，對被委托人的證明要求，準許查閱內容，摘抄、復印等復制的批準與對外公布的限制，外借對象與范圍;對專業專門檔案的利用規定;對婚姻、房地產、會計、工商登記、人口普查等檔案的管理規定，如《會計檔案管理辦法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專業檔案法規，檔案行政管理部門要及時搜集執行中遇到的規定不細致、理解執行易產生歧義等有關問題，及時協調有關部門加以解釋，以便于檔案利用部門操作。

5.查檔接待人員行為規范。檔案利用接待是一項實踐性、操作性很強的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來檔案館查閱檔案，接待過程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說一句話，生怕會給單位帶來不良后果。接待利用人員僅靠政治素質高、業務熟練、熟悉館藏，已經遠遠不能適應未開放檔案利用接待工作要求。應制定查檔接待人員行為規范，對文明用語、服務忌語做出規定。制訂接待回答用語規范，并根據情況變化及時補充修訂，提高接待人員應答技巧;接待人員必須具備合理的能力結構，包括語言表達能力、公眾交往能力、隨機應變能力、適宜的心理素質。檔案館宜挑選開放型、穩重型、興奮型性格的人員從事接待工作。

6.應對查檔利用突況應急預案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發生，制訂應對查檔利用過程中突發事件的處置預案，應引起我們的高度重視。要就應急處置流程、應急工作原則、危險性分析、組織機構及職責、指揮機構及職責、現場處置、培訓與演練、應急搶救組織紀律和獎懲、事后的總結與評估等內容做出規定。

對策三:梳理特殊檔案查閱限制規定

《檔案法》第二十一條規定，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。據此，檔案館在辦理單位和個人移交、捐贈、寄存檔案時，應要求其出具書面限制利用意見，形成《檔案館移交、捐贈、寄存檔案單位和個人限制利用意見匯集》，并將上述意見匯集在利用場所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實維護檔案移交、捐贈、寄存單位和個人的合法權益。

對策四:強化查檔身份審查追溯管理

檔案館在辦理檔案證明時，它不僅涉及利用者人身財產權益的保護，也關系到利用者身份審查過錯責任的認定問題，更面臨對身份確認有誤可能引發的訴訟，以及相關的財產經濟損失賠償等風險，且風險系數越來越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識別、“表面審查”已經過時。③在檔案接待利用的實踐中，應通過制度設計、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對利用者身份的識假能力，為社會公眾提供更加規范的服務。一是定期對接待人員進行身份識別培訓。對檔案利用接待人員就居民身份證、護照等證件的特點，機讀視讀防偽標識的內容、方法等進行定期培訓，提高接待人員核查居民身份證和護照等證件的方法和技能。二是采取技術手段進行身份識別。如協調有關部門采取安裝識別身份證專業儀器，登陸相關網站核實國家有關部門頒發的律師、記者等人員證件，提高識別身份準確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關業務時，要求客戶提供身份證件原件并留存復印件，已經十分常見。檔案館在利用過程中應在審查身份證件的基礎上，留存復印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據。應要求當事人在復印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務且無過失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應責任。

注釋:

①蔡達峰常委代表民進中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國政協，2009(6):13.

篇10

“好經驗要大家分享！”在大家的強烈要求下，曉荷將工作心得和盤托出：“通知會議并不是一項輕松的工作，要河里洗鐵盒―面面俱到。除了會議召開時間、地點以外，還要分配與會人員的角色（召集人、參與者），之后還要了解哪些人能夠到會，為安排會議發言順序等做準備，就說說4月底召開的總經理辦公會議吧……”

1．會議通知 考慮周到

撰寫和發送通知是會議組織的第一步。如果電話通知或逐個發郵件，效率太低，我要讓聰明的Outlook來做這項工作。

打開Outlook 2003，單擊左側“導航窗格”內的“日歷”按鈕，使其上方顯示2006年3月和2006年4月的日歷（單擊“導航窗格”左上和右上角的按鈕可以查看其他月份的日歷），接著單擊日歷中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日歷顯示在窗口中間。假如會議安排在當天上午10：00至12：00舉行，就拖動鼠標,選中日歷中的1000至1100區域。

時間確定了之后，該通知參會者了。會議有大小，角色有輕重，選中的區域內右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“新會議要求”（如圖1），單擊“收件人”按鈕，在如圖2所示對話框中按住Ctrl鍵選中與會者的郵件地址。必須參加會議的人員，單擊“必選”，視自身情況決定是否與會的人員就單擊“可選”，將選中的地址放入對應的框內，會議對每個人是否重要，就標明清楚了。

會議在哪兒召開呢？一定要通知清楚。在對話框的“資源”框輸入會議召開地點（例如“公司總部二樓會議室”之類），確定后回到如圖1所示窗口。接下來，在“主題”欄內輸入會議名稱，假如沒有輸入會議召開地點，可以打開“地點”下拉列表選擇以前用過的地點。最后，在窗口下方輸入出席會議需要的注意事項，比如“請攜帶分公司季度財務報表”，重要事項就不會耽誤了。

千萬別錯過了開會時間！還好Outlook 2003提供了“標簽”、“提前”和“時間顯示為”三種“提醒”方式。打開“標簽”下拉列表，可以選擇一種說明會議重要性的顏色；選中“提醒”，在“提前”下拉列表中選擇出席會議需要提前的時間，屆時Outlook 2003會彈出對話框提醒；如果需要以電腦播放音樂的方式提醒用戶，可以單擊圖1中的“小喇叭”圖標，打開對話框選擇要播放的提醒音樂文件。

好了，開始發送通知！操作上與其他郵件沒有別的區別，打開“賬戶”下拉列表選擇代表會議召集人的賬戶，單擊工具欄中的“發送”按鈕，就可以將這個會議通知發給要參會的員工了。

2．來不來告訴我

“上周三，我之前和客戶約了時間見面，后來又被通知參加季度總結會和市場部的‘頭腦風暴’，都不能缺席，真是分身無術。我們安排會議怎么避免參會者的時間撞車呢？”

曉荷笑著說：“沖突是可以避免的，Outlook 2003發送的會議通知可以讓與會者反饋信息?！?/p>

小提示

當打開如圖1所示窗口的“動作”菜單，選中“請求響應”和“允許建議新的時間”以后，接收到的郵件除了“主題”、“發件人”等信息外，日程郵件上方會有“接受”、“暫定”等按鈕（如圖3）。單擊“接受”按鈕，就意味著用戶決定參加會議，這樣不僅會在他的“日歷”中安排該會議，他還會在召集人更改會議信息后收到更新郵件。他人查看該用戶的“忙/閑”時間，則該時間默認顯示為“忙”；如果不能確定是否有時間參加會議，用戶可以單擊圖3所示郵件中的“暫定”。此后會議日程會放入該用戶的“日歷”，對應的時間對于其他人顯示為“暫定不可用”。如果確實沒有時間，這個員工會單擊“謝絕”，此時會議日程不會加入該用戶的“日歷”（該段時間空閑），但是他與會議召集人的聯系并不會中斷。一旦會議日程變更，他仍然會收到通知。只要選擇了其中一個按鈕，就會彈出如圖4所示對話框。不參加的話，給個理由先。選擇“發送前編輯響應”（如圖5），可以說明自己“暫定”或“謝絕”的原因，完成后單擊“發送”即可將結果反饋給會議召集人；選擇“現在發送響應”，可以立即把自己的決定發送給召集人；選擇“不發送響應”就關閉對話框。

3．看看誰來赴會

大家把時間都反饋過來了，我們來好好查看一下。單擊會議郵件中的“建議新時間”按鈕（如圖6），可以看到其中列出了所有與會者的姓名和郵件地址，它們的右邊就是根據上面的反饋列出的忙閑狀態。此時可以單擊“自動選取下一個”按鈕設置建議時間，也可以手工設“會議開始時間”和“會議結束時間”。完成后單擊“建議時間”按鈕，就可以將郵件發送出去。先征詢了大家的時間，撞車的情況就不會出現了！

最后具體有哪些參會者？雙擊“日歷”中的某個會議，打開如圖7所示窗口的“計劃”選項卡，就能看到被通知參加會議的所有人員列表了。鼠標指向某一時間段下面表示與會人員狀態的彩條，就可以在提示框內看到有關會議時間、地點和名稱的信息，而對應某個用戶的彩條顏色和形狀表示他能否參會（其意義顯示在選項卡左下角）?！耙郧耙粋€個地人工問詢并記錄，現在變得這么自動化，確實神奇！”

4．會議日程大家看

“現在一切都提倡透明化，我近期的會議安排要是能放到一個平臺上，讓大家方便看到就好了?！?/p>

“非常簡單”，曉荷說：“收到會議郵件以后，單擊‘日歷’按鈕，就可以把會議的日程放入本地日歷，以后只要打開日歷就可以方便地查看會議日程?！?/p>

小提示

Outlook 2003提供的會議安排查看方式非常靈活。假如需要查看某一段時間內的會議或其他活動，只需要選中“日歷”導航窗格中的相應日期，對應的日歷就會顯示在窗口中間。單擊工具欄中的“每天”、“工作周”等按鈕，就可以擴大或縮小工作日程的查看范圍。

領導發話了，要需要了解會議的詳細內容。沒問題，只須選中“視圖閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細地了解其內容。如果需要改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標放到“閱讀窗格”的左側（“靠右”放置時）或上邊（“底端”放置時），就可以按照光標的指示改變其大小了。單擊“視圖閱讀窗格”子菜單下的“關閉”，便可關閉。

5．有會提醒我

每天早上，準時的鬧鐘讓我們別遲到，而在電腦上，我們也需要一個工具來提醒自己別忘了會議。只要Outlook 2003處于運行狀態，就可以根據設置進行會議提醒（如圖8）。單擊對話框中的“打開項目”按鈕，會彈出類似圖1所示的窗口，有關會議安排的更多信息就盡在眼前了。

小提示

一遍不夠？再來一遍，就像一些人早上需要兩個鬧鐘一樣。單擊圖8所示對話框“暫?！庇覀鹊南吕粹o，可以從中選擇再次提醒的時間間隔，單擊“暫停”按鈕可將對話框關閉。如果這個提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕可以將其去掉（它在日歷中的標簽仍保留）。

6．會議記錄就地取材

“會議記錄是非常重要的，除了錄音、錄像以及紙張記錄，我們還有什么好方法把會議的中心方便記下嗎？”

“Outlook里的‘日記本’就不錯?！眴螕簟拔募陆ㄈ沼洍l目”，打開新的日記條目編輯窗口，輸入主題，選擇“條目類型”為“會議”，“單位”里輸入主辦單位，“開始時間”已自動填好，單擊“起動計時器”按鈕，在多行文本框中輸入會議討論的主要內容，完成后單擊“暫停計時器”按鈕，“持續時間”就是會議所持續的時間。

我們還可以在“聯系人”選擇這次會議的參與者，再點擊“類別”按鈕，選擇“會議記錄”。最后，點“保存并關閉”按鈕，一個會議記錄就編輯好了，非常實用（見圖10）。

“我這里介紹的只是Outlook 2003的一部分應用，如果公司局域網用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，會議等工作日程也上了網，Office將有更充分施展才能的空間，發揮更大作用（見圖11）?！?/p>

“幾乎全都自動化了，非常實用！五一放假回來我要一試身手！”

小提示

實用會議模板

大力發揚“拿來主義”精神，借助標準化模板，會議組織將更順利（見圖9）！

會議申請：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

會議室使用預約表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，簡單的表格，有時候作用也不小。

會議議程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，順序清晰，提前讓參會者心中有數。

會議邀請函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀請貴賓，格式要千萬注意，這是關系到企業形象的問題。

會議桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名標注，三折就能成為立體標牌。

會議簽到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx遲到者是否請到遲到席，就由制度而定了。

會議紀要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx會議記錄格式的優秀范本，要點清晰、布局合理，電子記錄或手工記錄都非常實用。

會議費支出報銷單：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx會議報銷專用，為一堆發票找到合適的落腳點。

小提示

在工作中要善于運用各種武器，聯合作戰。

用Excel建立聯系人和日程簡表，用顏色直觀地輔助時間管理；用Office 2003群發短信通知重要人員到會，兩重保險；邀請函可以到網上下載包括Word、PPT、Publisher等在內的各種美觀模板；在文件批量打印之前，注意用Word自帶的校對功能查看波浪線上面的錯字；對外會議，可以用Visio進行會場設計；別忘了制作一批公司標志，貼于純凈水瓶、筆記本電腦、會議禮品等處，于細微處體現公司的良好形象；用Tablet PC和One Note結合進行電子簽到，還可以在入口處拍照最后用照片進行現場抽獎；會上準備一個攝像機通過Windows媒體服務器實時轉播，防止后排與會者看不清主席臺；最后視情況把會議光盤進行刻錄，發給員工或送給尊貴的嘉賓，也是很有意義的事情……

“曉荷一口氣說了這么多，看來里面的學問太大了！”