導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

電子文檔在歸檔前可以進(jìn)行隨意的修改、復(fù)制、刪除等操作，可以進(jìn)行多次復(fù)制，沒(méi)有次數(shù)的限制，在操作上比紙介文檔簡(jiǎn)單、容易——只需要在計(jì)算機(jī)上通過(guò)相應(yīng)的軟件來(lái)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實(shí)性和原始性不會(huì)發(fā)生改變。電子文檔還可以對(duì)檔案上的小瑕疵進(jìn)行修復(fù)，例如檔案因?yàn)闀r(shí)間的久遠(yuǎn)，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過(guò)軟件進(jìn)行修復(fù)，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經(jīng)過(guò)修復(fù)后，保存就不再受到時(shí)間的限制了。

而紙介文檔的生成需要通過(guò)人手書(shū)寫(xiě)記錄內(nèi)容，比較耗時(shí)，不利于操作，當(dāng)在抄寫(xiě)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改或者需要增加內(nèi)容時(shí)，只能重新抄寫(xiě)或者直接在文檔上修改，紙介上就會(huì)出現(xiàn)修改痕跡，對(duì)有價(jià)值的文檔轉(zhuǎn)化成檔案后會(huì)影響文檔的整潔。同時(shí)，紙介文檔保管時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)出現(xiàn)紙張發(fā)黃、破損、字跡模糊等問(wèn)題，需要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)或修補(bǔ)，既費(fèi)時(shí)也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲(chǔ)存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲(chǔ)介質(zhì)，例如磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)設(shè)備等，而且必須在計(jì)算機(jī)上讀取、處理。電子文檔存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，就可以在不同的時(shí)間、地點(diǎn)通過(guò)特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時(shí)間、空間的限制，但卻離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，只能在計(jì)算機(jī)上通過(guò)相應(yīng)的軟件來(lái)進(jìn)行讀寫(xiě)。

但是電子文檔在儲(chǔ)存方面也存在一個(gè)比較大的劣勢(shì)，即在操作過(guò)程中，一旦管理員操作不當(dāng)或違規(guī)進(jìn)行操作，文件可能會(huì)因此出現(xiàn)損壞，甚至?xí)G失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房里保管，需要采取各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施去保護(hù)檔案，如復(fù)制、修裱、消毒、滅蟲(chóng)、滅菌等措施去長(zhǎng)期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時(shí)間到檔案館去查閱，比較耗時(shí)，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過(guò)程中，單位和檔案員要加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的嚴(yán)格管理。由于電子文檔可以存儲(chǔ)于多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)等可以存儲(chǔ)大容量的電子文件；這些存儲(chǔ)介質(zhì)都不受時(shí)間和空間的限制，可以在不同的計(jì)算機(jī)上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時(shí)，由于這些介質(zhì)攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

所以，我們需要不定時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保檔案信息系統(tǒng)的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)使用，確保電子文檔的安全與保密；對(duì)于保存在電腦里的文檔，也要不定時(shí)進(jìn)行備份或者拷貝到特定的存儲(chǔ)介質(zhì)，如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專(zhuān)門(mén)的密閉空間，安全性相對(duì)比電子文檔好。

篇2

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對(duì)策

方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無(wú)序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢(shì)、不足、對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類(lèi)、匯總、登記、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項(xiàng)工作都需要手動(dòng)完成，需要大量時(shí)間。而使用電子檔案，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過(guò)程中，利用電子檔案管理平臺(tái)就可以快速完成，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問(wèn)題。

2.電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動(dòng)建檔相比，用計(jì)算機(jī)工作代替了人力勞動(dòng)，直接減少了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，能節(jié)省大量時(shí)間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補(bǔ)充的遺漏的檔案，或者刪除重復(fù)的檔案時(shí)，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個(gè)一個(gè)查詢(xún)，打開(kāi)整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢(xún)，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內(nèi)容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會(huì)看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個(gè)查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不到萬(wàn)不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時(shí)，更需要時(shí)間和耐心，最后還不一定能查詢(xún)到。同時(shí)受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不盡相同，給檔案利用者帶來(lái)一定麻煩，所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢(xún)時(shí)間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問(wèn)題

1.安全性問(wèn)題

計(jì)算機(jī)給人們帶來(lái)方便、快捷的同時(shí)，其安全性不容忽視。機(jī)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備重視程度不夠，都會(huì)直接影響電子檔案的安全。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過(guò)程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽(tīng)、泄密、篡改、偽造等安全問(wèn)題。

2.檔案管理人員認(rèn)識(shí)問(wèn)題

目前的檔案管理人員還沒(méi)有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，只是安于現(xiàn)狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不足，特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時(shí)間、精力都用在手動(dòng)建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的投入嚴(yán)重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經(jīng)使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔時(shí)間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級(jí)、技術(shù)指導(dǎo)、存儲(chǔ)格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無(wú)序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對(duì)策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，確保電子檔案安全

高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對(duì)獨(dú)立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備的安全保護(hù)，實(shí)行專(zhuān)機(jī)專(zhuān)人用，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，以保障計(jì)算機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門(mén)窗等設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備安全。

2.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象，通過(guò)自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享等形式，對(duì)電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過(guò)分析貼近工作實(shí)際的生動(dòng)形象的典型案例，讓檔案管理人員切實(shí)感受到電子檔案的優(yōu)勢(shì)，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實(shí)際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級(jí)、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)明顯，也順應(yīng)了時(shí)展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調(diào)研，積極探索，提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，還需逐步完善硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全規(guī)章制度，推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳秀娟，淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理，管理視察，2013年第19期。

[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施，商情，2013年第24期

篇3

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理 實(shí)踐

醫(yī)院在工作中通過(guò)對(duì)護(hù)理、醫(yī)療、教學(xué)、管理活動(dòng)的總結(jié)建立檔案，對(duì)具有價(jià)值的文字、研究、圖標(biāo)與音像等進(jìn)行記錄與保留，對(duì)于醫(yī)院以后的研究與調(diào)查提供資料與指導(dǎo)作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的不斷進(jìn)步，高新技術(shù)與計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛的推廣與使用，其在提供很大便利的同時(shí)也帶來(lái)了比較多的問(wèn)題。本文根據(jù)醫(yī)院電子檔案優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院在管理工作中使用電子檔案應(yīng)該注意的問(wèn)題，論述在醫(yī)院檔案管理中電子檔案的重要性。

1.醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)醫(yī)院電子檔案管理得到了迅速的發(fā)展，醫(yī)院加大資金投入用于檔案的管理，充分的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，綜合檔案信息資源的管理取得了較大成就。然而科室管理還存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題影響了醫(yī)院技術(shù)的提高與發(fā)展。

1.1檔案管理人員水平與素質(zhì)缺乏

檔案管理并不只是單純的看管，一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)由于存在認(rèn)知的錯(cuò)誤，對(duì)檔案管理的重要性不能充分的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員的選用上大多不是專(zhuān)業(yè)人員，這些人員由于對(duì)檔案管理知識(shí)的缺乏，在管理時(shí)存在著嚴(yán)重的失誤，分類(lèi)不嚴(yán)密，管理不科學(xué)等問(wèn)題廣泛存在，醫(yī)護(hù)人員需要檔案進(jìn)行研究時(shí)，不能有效及時(shí)的提供，耽擱科研工作的進(jìn)行。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，許多醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化管理，原有的管理人員在計(jì)算機(jī)操作水平上知識(shí)欠缺，不利于推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理的數(shù)字化，影響了醫(yī)院推動(dòng)信心化、數(shù)字化管理的進(jìn)程。

1.2協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的空缺

現(xiàn)代醫(yī)院各部門(mén)的檔案管理相互分離，國(guó)內(nèi)雖然醫(yī)院眾多，然而各醫(yī)院之間的資源相對(duì)獨(dú)立使用，資源獲得上來(lái)源較少，各醫(yī)院缺乏交流導(dǎo)致醫(yī)院資源的浪費(fèi)，而國(guó)內(nèi)目前尚未出現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)的機(jī)構(gòu)來(lái)引導(dǎo)醫(yī)院之間實(shí)現(xiàn)資源共享，這導(dǎo)致醫(yī)院之間交流較少，不利于我國(guó)醫(yī)療科研結(jié)果的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.3檔案管理水平較低，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

許多醫(yī)院的檔案管理硬件設(shè)施并不完善，規(guī)模較小的醫(yī)院沒(méi)有足夠的資金支持，而一些大醫(yī)院雖然硬件較先進(jìn)，但是并不能滿(mǎn)足醫(yī)院眾多檔案管理的需要，且醫(yī)院不愿意投入更多的資金與人力進(jìn)行檔案的管理，這就造成了檔案系統(tǒng)管理的不完善，人力與硬件的缺乏導(dǎo)致在數(shù)據(jù)輸入時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)，且資源共享不能有效的實(shí)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化較低是醫(yī)院采用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)存在的突出問(wèn)題。

2.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先電子檔案主要采取磁盤(pán)以及光盤(pán)等能夠被計(jì)算機(jī)讀取的介質(zhì)為載體，當(dāng)前計(jì)算機(jī)已經(jīng)能夠達(dá)到每秒數(shù)億次的運(yùn)算速度，從而有效的縮短了檔案檢索時(shí)間，同時(shí)方便了工作人員查閱檔案。

其次由于電子文本自身也屬于網(wǎng)絡(luò)資源一種方式，因此其也能夠采用電子網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行有效傳輸。同時(shí)其還擁有傳統(tǒng)的傳輸方式所無(wú)法超越的優(yōu)勢(shì)，具有比較快的傳播速度，能夠滿(mǎn)足當(dāng)前人們高傳播速度的要求，帶來(lái)比較大的經(jīng)濟(jì)效益。

最后電子檔案通過(guò)電子文本的方式來(lái)儲(chǔ)存，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸，一些相關(guān)的部門(mén)能夠依據(jù)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議來(lái)科學(xué)有效的檢索電子檔案，從而發(fā)揮電子檔案的優(yōu)越性。

3.解決電子檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理教育，增強(qiáng)管理人員的意識(shí)

檔案管理雖然在醫(yī)院發(fā)展中起著巨大的推進(jìn)作用，然而醫(yī)院管理人員意識(shí)較淡薄，忽視了檔案管理的重要性，不利于檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展。檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來(lái)收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導(dǎo)致電子檔案管理存在著嚴(yán)重的問(wèn)題，針對(duì)這一現(xiàn)象，可以對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，針對(duì)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的要求，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)而又復(fù)合型人才，保證醫(yī)院電子檔案的科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院要將電子檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容，對(duì)電子檔案管理的職能進(jìn)行充分的完善，注重收集與使用。

3.2建立良好的規(guī)章制度

由于檔案工作屬于一項(xiàng)比較嚴(yán)肅的工作，尤其醫(yī)院檔案關(guān)系到人的生命安全，其權(quán)威性是確保檔案價(jià)值的主要前提與基礎(chǔ)。針對(duì)這種情況，需要醫(yī)院構(gòu)建相關(guān)的制度，從而有效規(guī)范檔案部門(mén)的相關(guān)作業(yè)流程，來(lái)保證電子檔案真實(shí)性。

4.結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院電子檔案管理對(duì)于醫(yī)院的科研、提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，改善護(hù)患關(guān)系有著重要的作用，因此，醫(yī)院在日常工作中要引起足夠的重視，提高醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，加強(qiáng)科室管理，實(shí)現(xiàn)二者的共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳曉琪.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化建設(shè)[J].江蘇衛(wèi)生事 業(yè)管理，2002，13（6）：44-45

篇4

【摘要】本文對(duì)檔案在事業(yè)單位中的重要作用進(jìn)行研究，希望能對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞 電子檔案；事業(yè)單位；檔案管理；重要作用

隨著電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案的管理模式，并且逐漸居于主要的地位，可以說(shuō)，這是對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的一次變革，它以自動(dòng)化的辦公方式取代了純手工的辦公方式，提高了檔案管理人員的辦公效率，但是，任何事物在發(fā)展的過(guò)程中，都會(huì)存在一定的問(wèn)題，這就需要我們進(jìn)行不斷的探索，尋找出改善問(wèn)題的方式與方法，只有這樣，才能更好地使得電子檔案發(fā)揮其在檔案管理中的有效作用。

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運(yùn)用了電子檔案的管理方式，使得自動(dòng)化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)之中，計(jì)算機(jī)便會(huì)將這些信息進(jìn)行編排，形成電子文件，然后再通過(guò)電子計(jì)算機(jī)后臺(tái)的運(yùn)作，將這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時(shí)也為用戶(hù)的檔案查詢(xún)帶來(lái)了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門(mén)的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位的工作人員主要是以手工抄寫(xiě)的方式來(lái)進(jìn)行檔案的管理與編排工作，這種工作方式的效率極其低下，工作量浩大，而且這項(xiàng)工作又比較繁瑣，所以，比較浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)，紙質(zhì)的檔案還不容易保存，會(huì)隨著時(shí)間的變化而受到不同程度的損壞。因此，為了提高事業(yè)單位工作人員的工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)相結(jié)合運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，形成自動(dòng)化的電子檔案管理模式，提高了工作人員的工作效率，同時(shí)也提高了事業(yè)單位對(duì)檔案信息的有效利用，體現(xiàn)了它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

（一）高效、快捷。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，在很大程度上為電子檔案的歸檔工作提供了快捷的管理手段，為信息的利用提供了快速的途徑，免除了傳統(tǒng)的手工檔案管理中立卷歸檔、檢索查找的困難，達(dá)到減輕檔案管理工作人員工作量的目的，提高了檔案歸檔的質(zhì)量和檢索的速度，使得檔案管理工作不再變得繁瑣與枯燥。另外，由于電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的隨機(jī)管理，這就把集中的立卷工作變?yōu)榱穗S時(shí)整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以實(shí)現(xiàn)檔案隨時(shí)歸檔的目的。由此不難看出，高效與快捷是電子檔案管理的突出優(yōu)勢(shì)。

（二）及時(shí)補(bǔ)漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果一旦出現(xiàn)檔案相關(guān)的文件收集不齊的情況，要想進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，就一定要拆卷重做。而在電子檔案管理的工作中，如果出現(xiàn)類(lèi)似的狀況，只要將檔案檢索出來(lái)，就可以隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺的工作了，這在很大程度上提高了事業(yè)單位工作人員的工作效率，使得他們有更多的時(shí)間去對(duì)其他的工作進(jìn)行改善，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）提高檔案的利用效率。電子檔案的管理提高了檔案管理的工作質(zhì)量，而檔案管理工作的本質(zhì)就是在于利用。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的，是工作人員根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行的操作，具有一定的主觀(guān)性，對(duì)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)上很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，就會(huì)影響立卷的質(zhì)量，為以后工作人員對(duì)檔案的利用工作帶來(lái)了極大的不便。而電子檔案管理的實(shí)施，就使得這些問(wèn)題迎刃而解，使得檔案管理工作人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案其他工作的研究，進(jìn)而提高了文書(shū)檔案在檔案管理中的工作效率，為用戶(hù)提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，大大提高了檔案的使用效率。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

（一）強(qiáng)化了廣大檔案管理人員的檔案意識(shí)。很多工作人員對(duì)自己的檔案根本就不重視，所以，不能使他們的檔案被很好地利用以及保護(hù)。而電子檔案出現(xiàn)之后，由于它快捷，便于操作，實(shí)現(xiàn)了員工對(duì)自己的檔案管理的實(shí)踐，事業(yè)單位提高了對(duì)檔案的利用率，這就使得員工認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)他們自身發(fā)展的重要性，進(jìn)而強(qiáng)化了他們的檔案意識(shí)。

（二）充分認(rèn)識(shí)電子計(jì)算機(jī)管理檔案工作的重要性。可以說(shuō)，電子檔案管理在很大程度上使得事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量得到了不斷的提高，尤其是在文件的管理上，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件和檔案的歸檔利用工作，使得事業(yè)單位中從事檔案管理的工作人員，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而促進(jìn)了事業(yè)單位的檔案管理工作順利地進(jìn)行，提高了檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊卉，劉敏. 淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，10（1）：75~76.

[2] 劉欣欣. 淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J]. 科技視野，2014，11（2）：199.

篇5

1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)

1.1 保密性強(qiáng)

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時(shí)，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會(huì)看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時(shí)，只能夠接觸所需的單份文件，而無(wú)法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時(shí)，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時(shí)的困難。

1.2 高效、快捷

電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來(lái)[2]。同時(shí)，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時(shí)間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)。

1.3 提高檔案的使用效率

對(duì)檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿(mǎn)足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識(shí)水平進(jìn)行操作的，由于每個(gè)人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時(shí)，在進(jìn)行人工歸檔時(shí)會(huì)浪費(fèi)掉大量的時(shí)間，從而導(dǎo)致了管理人員沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。

電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時(shí)間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。

1.4 及時(shí)補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)文書(shū)在資料收集時(shí)，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時(shí)的增缺補(bǔ)漏，就要把文書(shū)進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時(shí)省力，讓檔案隨時(shí)保持在最新?tīng)顟B(tài)。

2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理不規(guī)范

紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識(shí)。而由于電子檔案的使用時(shí)間不長(zhǎng)，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲(chǔ)設(shè)備就可以，疏忽了對(duì)于電子檔案載體U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等的管理，沒(méi)有對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒(méi)有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時(shí)，管理者對(duì)于文件備份的要求太過(guò)籠統(tǒng)，沒(méi)有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來(lái)了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。最后，電子檔案的管理比較分散，沒(méi)有建立一個(gè)完整的體系，不利于信息的獲取和交流。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無(wú)法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，頻繁的人動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長(zhǎng)期進(jìn)行。

2.3 電子檔案安全問(wèn)題

電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問(wèn)題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽(tīng)，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來(lái)了一定的隱患。

3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)策

3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度

建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無(wú)序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行集中管理。為了充分的開(kāi)發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。

3.2 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須采用專(zhuān)業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時(shí)，要選用一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對(duì)于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動(dòng)或?qū)⑷藛T流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪(fǎng)客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開(kāi)啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。

3.4 加大資金投入

檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。

篇6

電子政務(wù)，是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)的重組和工作流程的再造，超越時(shí)間和空間及部門(mén)之間的分隔限制，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的、規(guī)范而透明的管理和服務(wù)。

現(xiàn)代檔案管理，是運(yùn)用現(xiàn)代管理模式與先進(jìn)的信息管理技術(shù)，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質(zhì)量，更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)的過(guò)程。廣義上理解，現(xiàn)代檔案管理包括了與檔案管理理論與實(shí)踐相關(guān)的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術(shù)等多個(gè)方面。檔案管理工作在電子政府中承擔(dān)著管理、整合以電子文件為核心的相關(guān)信息資源，規(guī)劃和開(kāi)發(fā)重要政務(wù)信息資源，積極推進(jìn)公共服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。

2 電子政務(wù)環(huán)境對(duì)檔案管理的巨大影響

2.1 理論層面

2.1.1 促進(jìn)檔案部門(mén)樹(shù)立開(kāi)放式服務(wù)理念

電子政務(wù)是一個(gè)政府部門(mén)運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向公眾、企事業(yè)單位以及其他政府機(jī)構(gòu)提供信息和服務(wù)的過(guò)程，其管理和服務(wù)是在一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)上進(jìn)行的。電子政務(wù)的核心思想之一就是使得政務(wù)更加公開(kāi)化、透明化，政府的職能要從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型。電子政務(wù)的開(kāi)放模式，有助于檔案部門(mén)樹(shù)立一種開(kāi)放的全新的檔案利用服務(wù)意識(shí)，為檔案利用服務(wù)開(kāi)拓一個(gè)新的發(fā)展空間。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)，就要求檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變觀(guān)念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動(dòng)提供利用方式，樹(shù)立開(kāi)放式主動(dòng)利用服務(wù)理念，更大程度地向社會(huì)大眾開(kāi)放檔案，變傳統(tǒng)的主要服務(wù)于行政部門(mén)向服務(wù)于公眾轉(zhuǎn)變。開(kāi)放式的檔案服務(wù)理念意識(shí)，順應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展的需要，可以使檔案走向社會(huì)、走進(jìn)大眾的生活，滿(mǎn)意社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需要。這就要求檔案部門(mén)以開(kāi)放的理念,謀劃利用服務(wù)工作,借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案信息服務(wù)利用模式。

2.1.2 檔案管理基礎(chǔ)理論受到的沖擊

檔案管理基礎(chǔ)理論在電子政務(wù)環(huán)境下受到了多方面的挑戰(zhàn)。其一，由于電子政務(wù)是在線(xiàn)服務(wù)，在一定意義上它已失去了空間和時(shí)間的限制。這樣形成的文件由誰(shuí)歸檔、按什么原則歸檔就成了一個(gè)簡(jiǎn)單而又難以解決的問(wèn)題。實(shí)質(zhì)上，這是對(duì)檔案管理的基本理論“來(lái)源原則”的重大挑戰(zhàn)；其二，電子政務(wù)強(qiáng)烈地要求傳統(tǒng)的政府組織機(jī)構(gòu)和工作程序進(jìn)行徹底的改造，以適應(yīng)其先進(jìn)的技術(shù)要求。這也必然使長(zhǎng)期以來(lái)作為我國(guó)檔案工作依據(jù)的“全宗理論”發(fā)生變化。

2.2 實(shí)踐層面

2.2.1 檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現(xiàn)為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案信息的收集能力、服務(wù)能力和用戶(hù)需求水平之間的矛盾。基本矛盾的改變使檔案管理工作的重心向數(shù)字化檔案信息的收集能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)移，以滿(mǎn)足千變?nèi)f化的用戶(hù)需求。

2.2.2 檔案管理業(yè)務(wù)流程急需重組

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案的存在方式不再是紙質(zhì)的，而是數(shù)字化的。數(shù)字化檔案信息具有可隨機(jī)存取、檢索，可快速遠(yuǎn)程傳遞等優(yōu)勢(shì)，這種區(qū)別不僅改變了檔案信息載體的表現(xiàn)形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個(gè)業(yè)務(wù)流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務(wù)環(huán)境下，一旦文件形成后被確認(rèn)為有保存價(jià)值，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)歸檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞的形式使其處于檔案管理部門(mén)的全面監(jiān)控之下。因此，傳統(tǒng)的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務(wù)環(huán)境下，幾乎可以忽略不計(jì)了。

3 電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略

3.1 管理目標(biāo)———信息資源共享

電子政務(wù)信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)而存儲(chǔ)的大量有價(jià)值信息，即傳統(tǒng)的政務(wù)檔案信息。這部分信息經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)的鑒定，將作為檔案館的數(shù)字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)中，由政府部門(mén)提供設(shè)備和資金，利用檔案部門(mén)的人力與智力資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)，從而形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共建共享的信息化建設(shè)機(jī)制。其二是電子政務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行政務(wù)處理工作中產(chǎn)生的以電子文件為代表的政務(wù)信息，這類(lèi)信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來(lái)的主流信息源。

3.2 管理策略———前端控制

電子政府的“整個(gè)服務(wù)過(guò)程變成了一個(gè)信息過(guò)程，用戶(hù)的服務(wù)要求和政府對(duì)這一要求提供的服務(wù)都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個(gè)最顯著特征。”因此，電子政府服務(wù)過(guò)程的實(shí)質(zhì)是信息服務(wù)，現(xiàn)行文件和檔案信息的開(kāi)放是其信息服務(wù)內(nèi)容之一。由于電子的整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，檔案管理要在電子政務(wù)的整個(gè)服務(wù)過(guò)程中發(fā)揮作用，就不能停留在傳統(tǒng)的后端被動(dòng)服務(wù)階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。

“前端控制”策略，就是要求檔案部門(mén)積極主動(dòng)地提前介入相關(guān)信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展同步。總之，電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統(tǒng)原理的要求，是背景保留的要求，是即時(shí)歸檔的要求、是長(zhǎng)期利用的需要，是信息安全的需要。”

3.3 管理保障———信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

電子政務(wù)環(huán)境下，信息對(duì)象的多樣性與復(fù)雜性向檔案管理工作提出了不少新的問(wèn)題亟待解決，其中信息安全問(wèn)題與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問(wèn)題是檔案管理功能順利實(shí)現(xiàn)的根本保障。電子政務(wù)系統(tǒng)的易受攻擊性和安全管理體制的不健全，使檔案部門(mén)將要面臨更多的安全問(wèn)題。

篇7

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究

檔案以保存、提供利用為主要責(zé)任，面對(duì)收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務(wù)。當(dāng)前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn)，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)，無(wú)論是個(gè)人檔案或者集體檔案，檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任，落實(shí)好檔案管理工作十分重要，而在信息社會(huì)中如何把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對(duì)的重要課題。

1 電子檔案的定義

電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類(lèi)型，關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一，本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來(lái)闡釋電子檔案的含義：

學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件，她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。

學(xué)者孫笑一則通過(guò)特征來(lái)闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化，時(shí)效性強(qiáng)、周期短，具有交互性和個(gè)性化，加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。

孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）中的定義，即電子檔案是指在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

綜上，本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說(shuō)的紙質(zhì)檔案，指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。

2 電子檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程，當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì)，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問(wèn)題，本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問(wèn)題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。

2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)

電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。

與此同時(shí)，不可否認(rèn)電子檔案在帶來(lái)諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問(wèn)題。電子檔案容易修改增刪，真實(shí)性的保障有賴(lài)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。

2.2 電子檔案管理存在的問(wèn)題

電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì)，但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種大形勢(shì)下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問(wèn)題作一了解。

2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠，意識(shí)淡薄

檔案管理屬于我們所說(shuō)的冷門(mén)專(zhuān)業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國(guó)很多有關(guān)部門(mén)對(duì)于檔案管理這一工作并不重視，甚至認(rèn)為可有可無(wú)，不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作，這是一個(gè)不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，意識(shí)問(wèn)題和管理理念是根本對(duì)問(wèn)題。

2.2.2綜合型專(zhuān)業(yè)人才匱乏

檔案工作者對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性自不必說(shuō)，但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù)，的綜合性專(zhuān)業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善

互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關(guān)電子檔案管理的專(zhuān)門(mén)規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。

3 電子檔案管理發(fā)展方向

當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速，時(shí)展日新月異，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起；大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來(lái)襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術(shù)的逐步滲透，人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。

3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開(kāi)始首先是理念的變革，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì)，樹(shù)立良好的管理理念，積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化，促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

3.2 電子檔案管人才向著專(zhuān)業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展

電子檔案管理人員愈加專(zhuān)業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要，人員專(zhuān)業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專(zhuān)業(yè)化知識(shí)，對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走，其中管理人才向著專(zhuān)業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。

3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門(mén)合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境

良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門(mén)通力合作，構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題，采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應(yīng)的法律法規(guī)，借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，需要專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變，做好電子檔案的維護(hù)工作，加強(qiáng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。

參考文獻(xiàn)

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[3]孫笑一.淺析電子檔案的主要特征及管理保護(hù)策略.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]，2016.

[4]孫麗茹.試析如何做好電子檔案管理.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]，2016.

篇8

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對(duì)于事件進(jìn)行記錄的形式，通過(guò)文字或者圖標(biāo)的方式來(lái)表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國(guó)存在已久，對(duì)于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲(chǔ)信息的可靠性與紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對(duì)于檔案信息進(jìn)行利用的時(shí)候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀(guān)的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過(guò)特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會(huì)存在水解以及氧化問(wèn)題，但是只要在進(jìn)行保管的過(guò)程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：

（1）?質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。

（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時(shí)候應(yīng)用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時(shí)候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿(mǎn)足社會(huì)需求。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問(wèn)題，對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其真實(shí)性是確定無(wú)疑的。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過(guò)程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來(lái)使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類(lèi)急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來(lái)，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問(wèn)題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開(kāi)發(fā)和應(yīng)用諸多類(lèi)型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P(pán)、磁盤(pán)等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過(guò)一千年以上的長(zhǎng)期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀(guān)念的更新

長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀(guān)念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹(shù)立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開(kāi)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時(shí)，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來(lái)，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

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關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；優(yōu)劣；綜合

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）05-00-01

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無(wú)可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時(shí)就需要紙質(zhì)檔案來(lái)補(bǔ)充，將兩者有機(jī)結(jié)合，使之優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，對(duì)檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實(shí)地記錄了人類(lèi)的社會(huì)活動(dòng)，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強(qiáng)，其質(zhì)量和價(jià)值就越大。反之則其價(jià)值就會(huì)降低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存、交流和傳遞實(shí)際是通過(guò)其載體的保存、交流和傳遞實(shí)現(xiàn)的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來(lái)很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應(yīng)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動(dòng)真實(shí)地再現(xiàn)出來(lái)。這些信息可以通過(guò)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)得以保存，甚至脫離載體貯存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢(shì)大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過(guò)去的高考中，全國(guó)各地的考生資料和填報(bào)志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國(guó)各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)行查閱時(shí)也必須逐項(xiàng)翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，完全省去了檔案運(yùn)輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。

2.存儲(chǔ)空間的壓縮。紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀(guān)和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲(chǔ)量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會(huì)受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對(duì)象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時(shí)地服務(wù)于社會(huì)。電子檔案載體（包括磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無(wú)法比擬的。例如，目前一張普通的光盤(pán)容量可達(dá)600MB-4 000MB，僅用60片光盤(pán)可以貯存30萬(wàn)卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個(gè)中等規(guī)模的省級(jí)檔案館的貯存量，60片光盤(pán)僅用一個(gè)書(shū)包就可裝完，而30萬(wàn)卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿(mǎn)滿(mǎn)當(dāng)當(dāng)。

3.資源共享的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時(shí)候，眾多的用戶(hù)無(wú)法同時(shí)享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國(guó)界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語(yǔ)言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國(guó)家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地?cái)U(kuò)展，滿(mǎn)足更多人對(duì)檔案資源的利用需求。例如，過(guò)去人們?yōu)榱瞬殚喣稠?xiàng)資料，只有去圖書(shū)館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊(duì)等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶(hù)可借助互聯(lián)網(wǎng)同時(shí)查閱同一份資料，而且理論上用戶(hù)人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無(wú)限多。

二、電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的劣勢(shì)

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類(lèi)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對(duì)于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢(shì)。

1.載體壽命有待驗(yàn)證。紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類(lèi)對(duì)保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤(pán)主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗(yàn)證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環(huán)境的要求嚴(yán)格電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會(huì)受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線(xiàn)、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。[2]相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線(xiàn)、有害氣體等因素的影響時(shí)，會(huì)使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無(wú)法被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價(jià)值。

3.安全保護(hù)困難。紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長(zhǎng)期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，上網(wǎng)的載體沒(méi)有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見(jiàn)，摸得著，它以最直觀(guān)的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會(huì)使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過(guò)不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結(jié)論：電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會(huì)長(zhǎng)期并存協(xié)同發(fā)展。面對(duì)這種形勢(shì)作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。對(duì)于管理人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理和控制要有專(zhuān)業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質(zhì)文件必須在統(tǒng)一的管理流程當(dāng)中；信息資源的開(kāi)發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開(kāi)發(fā)利用。

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上存在著顯著的差異，要設(shè)計(jì)一套能同時(shí)管理這兩種類(lèi)型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關(guān)技術(shù)人員的共同努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳招娣.電子文件管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，20011（9）：15.

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關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；優(yōu)點(diǎn)；現(xiàn)狀；對(duì)策措施

Abstract: Along with the progress of the society, the development of economy, society to every field of different degree of changing, land resource file management also increasingly toward information, information management development. This paper points out that the information management of land and resources is the direction of future file management, this paper expounds the advantages of archives information management, this paper focuses on analyzing the land and resources archives information management present situation and the countermeasures to strengthen land and resources files management has important reference value.

Keywords: file management; information management; advantages; present situation; countermeasures.

中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)在日新月異的發(fā)展，科技水平也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，信息化管理的服務(wù)功能逐步完備，在各行各業(yè)中發(fā)揮極大作用。其中就包括在國(guó)土資源檔案管理中的應(yīng)用。國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源部門(mén)進(jìn)行國(guó)土資源管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，包括了國(guó)土資源管理活動(dòng)中形成的土地征用、征收資料，土地登記發(fā)證的原始檔案資料。隨著近年來(lái)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，國(guó)土資源檔案管理工作量也變得越來(lái)越大，管理難度日益提高，因此，以往的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)。國(guó)土資源檔案信息化管理具有管理規(guī)范，調(diào)閱方便、即時(shí)收集，隨時(shí)歸檔、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范等優(yōu)勢(shì)，因此，信息化管理已成為當(dāng)下國(guó)土資源檔案工作的必然趨勢(shì)。那么如何更好的利用信息化管理的優(yōu)勢(shì)，做好國(guó)土資源檔案管理工作是我們檔案管理工作者積極思考的問(wèn)題。

1國(guó)土資源檔案信息化管理發(fā)展趨勢(shì)

1.1信息化管理的主要特征

（1）電子文件可在國(guó)土資源基礎(chǔ)性事務(wù)辦理流程中隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔。另一部分公文處理資料文件可由形成科室部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送至檔案管理室，實(shí)現(xiàn)快速便捷的實(shí)時(shí)歸檔。保證了檔案的歸檔率和完整率。

（2）鑒于電子文件可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定的特點(diǎn)，國(guó)土資源管理工作中形成的電子文件要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（3）因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕瑱n案室在接收到電子文件的同時(shí)，可以馬上給該文件唯一的文件號(hào)和相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)。并在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄和全方位的檢索工具，方便日后檢索、查詢(xún)。

（4）國(guó)土資源系統(tǒng)的日常管理工作必須要應(yīng)用多種軟件，形成了諸多不同文件格式的電子資料成果。檔案室只要在接收到電子文件后對(duì)歸檔文件以通用、統(tǒng)一的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，就可以保證日后仍能讀取以前存儲(chǔ)的各類(lèi)文件格式的檔案資料，保證信息資源快捷利用。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到國(guó)土資源管理全方位信息化工作的要求。

1.2實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（1）即時(shí)收集，隨時(shí)歸檔。實(shí)行電子檔案管理解決了不注意資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問(wèn)題。并可隨時(shí)編號(hào)歸檔，異于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的整理歸檔方式。

（2）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。將檔案的范圍、分類(lèi)、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在檔案電子管理系統(tǒng)中，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。

（3）管理規(guī)范，調(diào)閱方便。電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤(pán)便可輕而易舉地容納，方便日常管理，調(diào)閱資料也很方便。同一份電子資料可實(shí)現(xiàn)為多位工作人員同時(shí)調(diào)閱利用，為國(guó)土資源系統(tǒng)的工作人員提供了一個(gè)較為開(kāi)放的資源共享平臺(tái)，大大提高了國(guó)土資源檔案的利用效率。

2國(guó)土資源檔案信息化管理現(xiàn)狀

國(guó)土資源檔案類(lèi)別較多，共3大類(lèi)（土地管理檔案、礦產(chǎn)管理檔案和測(cè)繪管理檔案類(lèi)）計(jì)13個(gè)小類(lèi)：土地管理綜合類(lèi)、計(jì)劃財(cái)務(wù)類(lèi)、地籍管理類(lèi)、建設(shè)用地類(lèi)、土地利用規(guī)劃類(lèi)、土地監(jiān)察類(lèi)、土地科技類(lèi)、土地聲像類(lèi)、礦產(chǎn)綜合類(lèi)、探礦管理類(lèi)、采礦管理類(lèi)、儲(chǔ)量管理類(lèi)、測(cè)繪管理類(lèi)。雖然類(lèi)別繁多，資料豐富，在推行信息化管理方面雖然取得了一定的成效，但依然還存在著很多制約因素導(dǎo)致檔案利用不充分。

2.1國(guó)土資源檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀。

（1）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作亟待提高。受各種因素的制約，國(guó)土資源部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作目前尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了國(guó)土資源檔案的電子化發(fā)展進(jìn)程。

（2）歸檔程序不明確，存貯載體不安全。電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。目前，國(guó)土資源管理部門(mén)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件的歸檔程序未作出明確規(guī)定，存貯載體也存在有安全問(wèn)題，不利于資料的安全保管。

（3）檔案室及檔案管理設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)偏低，不重視錄入后的電子資料保管。電子檔案資料有其自己的缺點(diǎn)，尤其是存儲(chǔ)在微機(jī)中的一系列數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)損壞等，將會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，因此要加強(qiáng)對(duì)已錄入的數(shù)據(jù)的保存。在加強(qiáng)對(duì)檔案室以及檔案管理設(shè)施、設(shè)備投入力度的同時(shí)注重對(duì)計(jì)算機(jī)安全管理，定期對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，防止數(shù)據(jù)丟失。