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關鍵詞：會計檔案；質量管理；過程方法

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經濟發展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數據源，又是進行科學經濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經濟發展規律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發揮。借鑒全面質量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質量控制方法，對會計檔案進行全過程質量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現實意義。

一、會計檔案質量管理的基本依據

（一）理論依據

檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質量管理的重要理論依據之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質量管理必須遵循全面質量管理理論的要求，強調會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質量管理。會計檔案質量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。

（二）法規標準依據

遵循法規標準的規定和要求，是保證會計檔案質量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。

（三）實踐依據

在充分依據檔案學基礎理論和全面質量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質量管理還必須具體分析會計業務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發展規律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質量控制方法

根據全面質量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質量控制

第一，嚴格依據歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執行歸檔要求，確保檔案歸檔質量。各立檔單位根據會計檔案歸檔的宏觀規定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質量。

（二）會計檔案鑒定階段的質量控制

第一，嚴格遵循標準規范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據會計檔案整理階段的質量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內容，完整填寫卷內文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規范案卷編號。依據分類方案，排列案卷，全面反映案卷內容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續以及歸還案卷的檢查作出明確規定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

參考文獻：

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文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。

2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

參考文獻：

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檔案管理工作是事業單位運營的最基本工作，做好這一項工作，能夠幫助事業單位更好地運行和發展，在新的信息發展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發展模式。目前我國的事業單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進行完善和改革，是新形勢下事業單位檔案管理工作發展的方向，也是提高檔案管理效率的關鍵。

二、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性

數字化時代的到來讓很多數據的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發展方向，應用新的技術改革事業單位的傳統檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業單位的工作質量。事業單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數字化和信息化處理，能夠充分發揮檔案的管理職能，事業單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。

在互聯網技術不斷發展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發展。不但事業單位檔案管理工作處于改革的期間，事業單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢下事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作認識不到位

受傳統檔案管理工作觀念的影響，一些事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發展帶來經濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業單位的發展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學

現代的科學技術不斷發展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創建檔案管理系統來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數事業單位都采用了計算機系統來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統的數據進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。

（三）檔案管理工作人員的專業素質不高

檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業知識，掌握專業的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環境，培養仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業務流程

完善檔案管理的業務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環節的設計和工作效率，發現整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環節的優化，通過信息技術實現對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業單位的檔案業務流程改革也要從本質上進行。

第一要優化業務流程，完善檔案管理內部部門之間的業務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業單位部門之間的業務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監管工作，對每個環節都要進行合理的規劃。第二，規范業務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規定將檔案管理流程的體系固定下來，根據檔案管理的發展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]

（二）擴展檔案管理服務能力

首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發數據的整理功能，讓檔案數據能夠執自行的按類別規整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據所查找數據提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據數據發生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數據倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發展。

（三）構建檔案管理平臺

構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業單位發展的平臺為依托，建立屬于自己的發展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發展目標的平臺。第二方面是實現對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現對檔案資源的整合，使檔案管理工作發揮最大的效益。

五、結語

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1.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的必要性

疾病預防控制檔案所包含的內容較多，既有各種規章制度，也有統計數據、研究報告，還包括衛生監督相關資料，其管理的規范及利用具有重要的現實意義，特別是隨著社會公眾對政府服務信息公開期望的增強，這種規范化管理將為信息的公開和利用奠定堅實的基礎。

1.1疾病預防控制檔案規范化管理有利于推動各種法規制度的執行

疾病預防控制法規制度是檔案管理的重要內容，而規范其管理，既可以便于政府決策者、相關監督機構以及社會公眾查閱，而且這種系統性的存檔可以為執法過程中執法人員提供參考，從而便于制度法規得到執行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預防控制檔案中包含大量的調查報告、統計資料以及疾病材料，這些調查報告與材料既包含對以往數據的一種統計，可以發現各種疾病預防事件的發展規律，從而便于人們從規律中得到啟示，做出有針對性的安排，盡可能的推動疾病預防與控制，也包含當時針對疾病預防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現后采取有針對性的措施提供參考。

1.3有利于強化衛生監督與管理

疾病預防控制檔案還包含對學校、對國境口岸的衛生監督資料，截止2012年，全國被監督學校達到22.4萬所，78.2%的學校已建立學生健康檔案，這些檔案的管理對于預防疾病控制，推動衛生監督與管理具有重要的價值。

2.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的基本途徑

要對疾病預防控制檔案進行規范化管理，并推動其應用開發，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規范化管理與利用水平。但從實踐來看，目前這種開發應用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務決策、服務社會的作用尚未得到全面的發揮，這為未來進一步加強檔案規范化管理與應用提供了方向。

2.1疾病預防控制檔案規范化管理的基本途徑

疾病預防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內容，其規范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規范化，即要針對疾病預防控制的實際情況，制定細化的、針對性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個環節都有制度可依，有制度可執行。其次，管理流程的規范化，在實踐當中，涉及檔案管理的各個流程要規范，如檔案的存檔要有責任人簽字審核后依照一定的規則分類存檔，在檔案的借閱中要有負責人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續。通過流程的規范化推動管理的規范化。再次，管理服務的信息化，即要充分利用信息技術帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質檔案轉化為電子檔案，做到紙質檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預防控制檔案規范化利用的基本途徑

疾病預防控制檔案規范化利用包括供衛生、疾控部門利用，還包括供研究者、統計單位利用，其規范化的利用途徑也包括三個方面。首先，對檔案數據的開發利用，通過統計軟件或者統計手段，挖掘數據中隱藏的信息，通過數據挖掘找出疾病預防控制的內部規律、發展態勢，從而為相關個體提供參考。其次，對疾病預防控制經驗的對比總結，通過對同類疾病不同預防控制方案的比較，對不同疾病應對方案的比較，可以發現各方案的優劣，從而便于形成一套完善的應對方案，以提高疾病預防控制能力。再次，對疾病預防控制問題的查擺，通過對檔案的查詢，可以發現疾病預防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進疾病預防控制檔案規范化管理與利用的思考

疾病預防控制不僅事關政府部門各項工作，而且與群眾生活密切相關，因而規范其檔案管理是一項影響深遠的工作。實踐當中，要以基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

3.1完善基礎設施為檔案規范化管理與利用奠定基礎

檔案規范化管理與利用的前提是有完善的基礎設施做為保障，首先，要積極構建檔案管理場所，特別是基層疾病預防控制單位，要積極利用現有的辦公場地開設專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設施，通過設施的完備推動檔案管理的規范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發各種軟件設施，疾病預防控制部門要通過與檔案管理軟件供應商合作，開發出符合疾病預防控制部門實際的管理軟件，通過軟件實現檔案數據的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動檔案的電子化管理，通過將紙質檔案進行編碼，并與電子檔案相對應，做到紙質檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創新渠道推動疾病預防控制檔案管理規范化水平的提升

首先，要創新性的完善檔案管理制度，在貫徹執行《檔案法》等國家法律法規的前提下，要根據檔案管理信息化等要求，制定出臺適應時代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要創新性的完善檔案管理模式，在當前疾病預防控制檔案分級管理體系下，要通過規范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導致信息失真。再次，要創新性引入檔案管理新理念，將服務等理念貫穿到檔案管理工作當中，提高檔案管理水平。

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1.前言

國土資源檔案包含多個種類，比如土地利用規劃、建設用地以及土地綜合檔案等，國土資源檔案的復雜性與多樣性增大了檔案管理的難度，而基層國土規劃檔案信息化建設能夠實現檔案信息的分類檢索，這是提高國土資源檔案管理水平的主要途徑。國土資源的種類繁多、資料復雜，其檔案管理工作相對來說專業性和技術性均較高，所以相關管理人員應當樹立正確的意識，明確國土資源檔案管理的重要意義，采取有效措施規范檔案管理工作，促進基層國土規劃檔案的信息化建設。

2.基層國土規劃檔案的特點

2.1多樣性

國土規劃檔案的種類很多，綜合類國土規劃資源檔案主要包括實物檔案、科技檔案、文書檔案、會計檔案等；以檔案的地籍差異進行劃分，主要包括國土資源登記、國土資源調查以及綜合性國土資源材料等；以檔案的業務性差異進行劃分，主要包括國土資源檢察檔案、建設土地檔案以及土地資源規劃檔案等。所以，基層國土規劃檔案的多樣性在很大程度上提高了檔案管理的難度。

2.2復雜性

復雜性是國土規劃檔案的另一突出特征，例如，從建設性國土檔案方面分析，其中的用地協議與征地申請屬于文書檔案，而用地環境圖示以及土地設計文件則屬于科技檔案。各個種類的檔案之間存在一定復雜性，形成錯綜復雜的網絡狀，不利于管理人員的高效管理。2.3易變性在國土規劃的檔案管理過程中，易變性主要是由地籍差異所引起的，雖然土地可以進行劃分，明確土地所有權，但是地籍會受到諸多外界因素的干擾，例如自然原因與人為原因，同時，地籍還會受到人員遷移的影響。所以地籍的不可分解是導致國土規劃檔案易變性的主要因素，在地籍變更是，國土資源部門必須進行準確的記錄與信息保存，盡可能避免對地籍分配造成不良影響。

2.4完整性

國土資源檔案所包含的信息較為全面、完整，例如，在征用一塊土地時，必須經過報批、申請、審核以及考察等多個步驟才能完成基本信息辦理，投入土地的使用，且此手續辦理過程中的系列問題均有詳細記錄，產生失誤、遺漏等問題概率極低，因此，國土規劃檔案相對來說信息較為全面和完整。

3.基層國土規劃檔案信息化建設的意義

國土資源檔案管理信息化建設是當前我國國土資源部門建設的主要組成部門，檔案資源的信息化建設必須以信息化技術作為核心，先進的信息化技術能夠保障國土規劃檔案的準確性與真實性，能夠實現國土資源信息保存、提取、更改以及管理的快捷性，進而提高國土規劃檔案信息管理的工作效率。基層國土規劃檔案的信息化建設能夠提高人力資源的利用率，減輕管理人員的工作負擔。國土規劃檔案中包含大量關鍵信息，用于記錄和保存國土、單位以及個人的國土資源活動，這一類信息的記錄不僅用于人們查閱，還是維護相關人員以及單位的土地利益的關鍵依據。實現基層國土規劃檔案信息化建設能夠提高檔案信息的可靠性以及準確性，傳統的檔案信息管理通常是由紙質進行記錄與保存，在長時間外界環境的影響中，紙質檔案會暴露諸多不多，如字跡模糊、損壞以及遺失等現象均會給對國土資源部門造成不利影響，不利于我國社會穩定和諧的發展。因此，國土資源管理人員應當強化國土資源檔案管理的信息化建設，以電子版形式記錄與保存重要信息，以此達到國土資源檔案管理的高效性與永久性。

4.基層國土規劃檔案信息化建設中存在的弊端

4.1未樹立國土資源檔案管理信息化建設的觀念

目前，國家投入在國土資源檔案管理信息化建設中的資金不斷加大，國土檔案信息化技術也不斷提高，但是由于國土資源部門人員更換頻繁，而國土資源檔案管理部門并無穩定的經濟來源，相關管理人員未樹立國土資源檔案管理信息化建設的觀念，沒有意識到國土檔案信息化管理的關鍵意義。加之我國國土檔案信息化管理發展速度較慢，國土資源檔案管理的信息化建設還存在許多缺陷，無法跟上社會發展的步伐，難以達到國土資源管理的根本目標。同時，國土檔案管理信息化建設的資金成本較高，大部分管理人員更傾向于選擇紙質管理方式，不利于國土規劃檔案的信息化建設。

4.2國土檔案管理信息化建設流程不規范

在國土檔案管理的過程中，管理人員的歸檔工作落實不到位，未達到其實際效果。某些基層國土資源部門未規范相關工作流程，未對檔案信息的采集、整理、記錄以及歸檔實行信息化管理，有的國土檔案資源信息采集并不全面，而有的檔案由于長時間堆壓，未經過合理的編排與分類，給國土資源檔案的查閱帶來諸多不便。還有些基層國土規劃管理部門由于工作人員專業化素質不高，在實際的工作中，未按照正確流程處理檔案，造成檔案信息的混亂，檔案設備的不合理運用等問題。

5.基層國土規劃檔案信息化建設的對策分析

5.1強化對國土資源管理信息化建設的重視

為了實現國土資源檔案管理的信息化建設，國土資源部門應當提高對其重視，意識到國土資源檔案管理的意義與價值，轉變傳統觀念。同時，國土資源的管理人員應當提高對檔案管理信息化建設的支持力度，深入貫徹和落實檔案管理的信息化建設，推動國土檔案管理的進步。另外，管理人員必須強化國土資源檔案管理信息化建設方面的宣傳，鼓勵工作人員主動積極的參與其中，進而提高工作效率。

5.2提高檔案管理工作人員的綜合素養

在基層國土規劃檔案管理工作中，檔案管理人員對該項工作的管理水平以及落實情況有著舉足輕重的意義，管理人員的綜合素質對于國土資源檔案的信息化建設效果起著決策性作用，所以國土資源部門應當著力提高檔案管理人的綜合素質。只有管理人員具備較好的專業知識以及職業修養，才能夠熱愛檔案管理這一工作，進而推進其信息化建設，國土資源檔案管理信息化建設屬于系統性工作，需要較強的專業性與技術性，檔案管理人員必須能夠熟練使用計算機并熟悉相關知識，才能夠適應國土規劃檔案信息化建設的需要。

5.3完善國土資源管理信息化建設流程

國土資源的檔案管理信息化建設包含著國土資源部門的多項信息與資料，具有較強的系統性，管理人員應當完善國土資源檔案管理信息化建設的基本流程，推動檔案管理信息化建設落實。同時，國土資源部門應當強化其基本設施，創造良好的工作環境，建立檔案管理信息平臺，為國土檔案的信息化建設奠定基礎。另外，管理人員應當及時了解實際情況，查缺補漏保障信息與資料的全面性，保障檔案管理信息化建設的準確性以及真實性。國土資源部門的各類檔案資料必須依據嚴格標準進行編排與歸類，實現信息的共享以及資料查找的快捷性。在國土規劃檔案信息化建設的過程中，管理人員要統一所使用的管理軟件，通過標準化、規范化的管理模式提高信息化管理水平。

5.4優化國土檔案管理的工作模式

國土資源的檔案信息與數據具有十分重要的意義，國土資源管理部門應當優化國土檔案的管理模式，使其更便于人們的查找與閱讀，才能發揮國土資源信息的社會價值與經濟價值。管理人員應當積極的提高國土資源檔案信息的服務水平，主動為個人以及單位提供國土資源檔案信息，進而提高檔案的高效應用，充分體現國土規劃檔案信息化建設的效果。

6.結束語

篇6

(一)完善檔案管理制度建設

城鄉居民養老保險檔案由于與廣大人民群眾切身利益息息相關，所以需要相關職能部門加快推動檔案管理制度的完善，提高檔案管理人員的自身素質。對檔案管理工作的流程熟練掌控，特別是對于一些紙質的重要檔案，不僅需要確保其具有科學合理的排序，同時還要做好紙質檔案的保存和維護工作，對于一些具有特殊意義的檔案，需要做好備份處理，確保檔案的完整性和安全性。作為一名城鄉居民養老檔案的管理人員，不僅需要對檔案備份、保存熟練掌握，而且還要對相關記錄及需要查閱的知識做到扎實、熟練，只有這樣才能確保檔案資料的完整性和安全性能夠得到有效的保證，確保檔案管理水平的提升。

(二)規范檔案管理工作

為進一步規范我國城鄉居民養老保險的管理，就必須對城鄉居民養老保險檔案管理工作實現全面覆蓋，主要從以下兩方面來實施:一方面，對適齡老年人以及去世老年人的信息進行增補。科學規范化的檔案管理工作必需具有充分的靈活性，因此，對城鄉居民養老保險實施最基本的檔案管理是最為可行也是最有效的手段，也正因為目前我國城鄉居民社會養老保險的檔案管理工作存在靈活性欠缺這一制約因素，所以對于養老保險的相關檔案單位和檔案管理人員則需要不斷及時的對檔案信息進行補充和修正，切實落實每一位參保人員的生活狀況，做到對參保人員信息隨時可查詢，信息隨時可歸檔的系統化管理。另一方面，由于當前我國老齡化現象十分嚴重，而且擁有巨大的人口基數而就整個社會結構而言，老年人所占的比例逐年擴增，這就要求現代化的檔案管理工作必須做到關鍵信息上的無缺失以及老年人養老保險數據庫的系統化的要求。

(三)注重現代化科技的應用

對于城鄉居民養老保險檔案管理數字化、信息化的要求已經隨著我國人口老齡化比例加大的現象越來越明顯越來越迫切。檔案管理數字化、信息化不僅是現代信息社會對老年人檔案管理工作的要求，同時也是檔案管理者在將來檔案管理工作中的必然努力方向。因此，就需要要將電腦、網絡管理等高科技管理手段應用到廣大城鎮居民基本養老保險檔案管理的工作中來，依靠電腦來取代手寫，以網頁管理來代替布告通知，運用發送電子郵件的方式來減少人工送件，從而更多的解放人力物力，將其應用到更需要的場合中去。

二、結束語

篇7

關鍵詞：現代企業；檔案管理；模式；創新；信息化

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

一、現代企業檔案管理模式分析

（一）集中管理模式

集中管理模式是企業所設立的檔案機構(企業檔案館、企業檔案室或企業檔案信息中心等)和檔案工作者對本單位檔案實行集中統一管理的模式。集中統一管理是我國長期以來檔案工作基本原則的核心。

1、集中管理模式的優勢

這種模式的優勢在于能夠保證企業檔案的整體性和安全性，便于企業檔案工作的全面建設，能夠有效發揮企業檔案的整體功能。采用這種管理模式，檔案管理系統權利集中、制度規范，在檔案整理過程中能夠及時發現缺檔漏檔現象，便于形成統一的檔案信息中心，能夠最大限度地體現檔案的整體性，對優化企業內檔案的管理和利用效果明顯。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式屬于單一的檔案管理模式。在當今社會，尤其是在市場經濟條件下，這種單一的檔案管理模式因為所存儲檔案的單一性、所顯示信息的滯后性、所提供資料的局限性，已很難適應企業進一步變革的需要和滿足企業對各類信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企業沒有為檔案管理設立一個專門的管理部門，企業檔案掌握在企業各機構或職員個人手中的一種檔案管理模式。

1、分散管理模式的優勢

在分散管理模式下，企業能夠對檔案的歸屬方和責任方進行清晰劃分。其優勢表現在：一是多元化的管理方式簡捷又簡單，只需要根據檔案的來源進行分類、編目等簡單的管理程序即可便于利用。二是充分利用企業的人力、物力、財力等資源。

2、分散管理模式的不足

企業對自身產生的檔案不能行使高度的控制權，對企業自身檔案的整體性了解得不夠透徹，企業內沒有形成一個統一的平臺使檔案資源能夠高效運轉，企業也就無法形成一個檔案信息中心，難以淋漓盡致地體現檔案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企業的檔案由檔案部門和業務職能部門分別保管的管理模式，分布管理也稱“集中―分散式”、“網點式管理”和“聯邦制”。

1、分布管理模式的優勢

分布管理模式的優點主要表現在管理高效、便利，更適合各辦公機構協作等方面，具體體現在：一是檔案部門和其他辦公部門都可以保管檔案，所以在檔案移交這個程序上可以任意選擇最終對象，展現了分布管理模式的便利性特點；二是由于分布管理模式具有檔案中心機構集中領導的特性，所以檔案部門和各辦公部門在保管檔案方面能夠有一個統一的、標準的程序和制度，避免了重復與分歧，提高了工作效率。

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之處在于，第一，對于怎樣清晰劃分檔案部門和其他辦公部門在檔案管理、保存方面的先決權利是一個很難解決的問題；第二，會使許多企業漸漸忽視檔案部門，因為此模式下檔案部門的作用和權利都被削弱了。[1]

二、現代企業檔案管理模式創新的切入點

（一）工作平臺的切入

企業為提高自身在國內、國際的市場競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大;參與應用崗位人員眾多;處理流程繁瑣多變;數據庫功能強大;信息傳遞迅速，易于交流;信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺:

一是快捷通信。通過電子郵件系統，建立機構內部通信，信息交流快捷流暢，并與因特網郵件互通。

二是協同辦公。將機構傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協同工作的效率。

三是公文流轉。機構內、外部的收發文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，實現無紙化辦公。

四是信息服務。系統地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創新能力和快速響應能力的手段，以提高生產效率。

（二）創新流程的切入

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，企業文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念“，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成”的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺”。文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。

在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程;意味著信息系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程，以實現以下目標：一是減少流程的中間環節；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳轉、分流工作流程；四是建立循環工作流程；五是建立交叉、條件等工作流程。

三、推動現代企業檔案管理模式的創新的舉措

（一）觀念創新是創新企業檔案工作的基礎

創新是時代的要求，觀念創新是各方面創新的基礎。現在已進入信息時代，檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需要，服務經濟建設，服務企業發展，檔案工作者就必須作為創新主體，主動迎接挑戰。

檔案工作的創新來自于對檔案管理的創新想法和欲念，沒有創新的認識，檔案創新就無從談起。網絡經濟時代是一種全新的經濟時代，檔案工作要適應這種新時代的要求，就應當有創新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂，在檔案工作網絡化方面，滲透創新思想，開展創新實踐。

（二）信息化是創新企業檔案工作的重要內容

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢企業檔案部門應爭取領導支持，為檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來，如何依托計算機技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統，更好地服從、服務于企業的發展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本條件，因此，如何取得領導的重視與支持，為檔案信息化建設創造一個良好的環境顯得尤為重要。

（三）管理創新是創新企業檔案工作的重要手段

1、采用“兵團協戰”策略

充分利用國內外多方協作的機會，和同行業或跨行業企業精兵強將合作，攻克未來企業檔案事業發展過程中的高新科技難關。

2、采用“優勢互補”策略

利用網絡的潛能，吸納國內外企業檔案信息和相關知識，建構檔案信息庫，利用光盤等高新技術“海量”存貯，以滿足本企業全方位利用需求，實現信息和知識共享。

（四）創新學習是創新企業檔案工作的關鍵

信息時代的到來，給我國檔案工作既帶來難得的發展機遇，又提出嚴峻的挑戰，迫切要求用信息技術開展檔案工作，以提高檔案工作服務的效率和質量。檔案工作者應掌握如何使用計算機網絡，如何利用計算機處理信息等信息處理技術，使用網絡的應用成為每一位檔案工作者的基本功。檔案工作者還應學會利用網絡進行檔案信息的應用開發，最好還能根據工作實際獨立開發檔案網絡信息資源，在管理方面實現計算機網絡管理，做到檔案信息資源共享。

（五）創新服務機制，改善服務方式

市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認為，檔案部門可以借鑒一些服務行業的做法，開展優質服務、規范服務、承諾服務，改良服務態度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。[2][3]

參考文獻

[1]于曉泳.現代企業創新檔案管理的思考[J].經濟研究導刊，2011.17.

篇8

【關鍵詞】醫院；檔案管理；信息化

隨著我國市場經濟體制的不斷完善，傳統的醫院檔案管理模式已不能滿足現代社會的需要，引進信息技術，提高醫院檔案管理工作的效率迫在眉睫。在醫院檔案管理中引入信息技術，能促使醫院檔案管理沿著規范化、標準化的方向發展，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，為醫院管理水平的進步創造條件。

一、醫院檔案管理信息化的重要性

（一）更加有效地保護珍貴檔案原件。過去，醫院檔案原件都是紙質檔案，被反復使用或借閱經常造成檔案原件的損壞，這與檔案管理的初衷相矛盾。檔案管理信息化就是借助信息技術等高科技手段，能夠實現多人同時借閱，避免了檔案原件的丟失，對提高檔案管理工作的效率有很強的促進作用。

（二）方便檔案信息資源的檢索和利用。利用信息化技術，醫院可將檔案信息輸入電腦中，在管理系統中加入電子目錄，方便對檔案的目錄查詢。同時借助網絡系統，醫院各部門都可以在自己的規定范圍內直接對檔案進行瀏覽，大大提高了利用率。

（三）改善檔案信息資源的管理模式。醫院檔案管理信息化后，為醫院節約了大量的人力、物力和財力，能夠確保檔案的備份安全，而且存儲空間足夠，對提升檔案管理工作質量具有很強的促進作用。

二、強化醫院檔案管理信息化的措施

（一）醫院檔案軟硬件基礎設施建設。建設檔案無紙化，需要所有部門實現網絡的共享，不但在電腦配置上要有統一的服務器，也需要有用于部門間信息互存的硬盤，這樣電子檔案才能存儲。另外，紙質檔案存儲的檔案室通風干燥、防火防水防蟲等預防措施要充分考慮。檔案資料架和檔案袋等直接存儲檔案的物品更要嚴格把關，不能產生化學或物理反應而損壞檔案。電腦存儲歸檔要有標準，方便查找起來節約時間，不易丟失。

（二）專業檔案管理人員培養。檔案管理員不僅是資料管理員，更是現代檔案信息管理技術的專家，要提升醫院檔案管理信息化水平，須從提高檔案管理人員的專業素質下功夫。醫院招聘檔案管理人員應招聘檔案管理專業人員，保證基本的檔案管理知識與技能，并集中進行信息化系統的后臺管理和操作培訓，培養出有較高計算機管理系統操作水平和檔案管理專業知識的復合型人才。

（三）檔案信息化管理流程。建立一個標準化和規范化的管理流程對于醫院檔案管理工作來說至關重要。檔案的手續、整理以及歸檔要做到清晰、條理，確保醫院檔案管理流程的合理與規范。需要多種多樣的信息檢索模式，便于有效提高醫院檔案管理工作的效率，為醫院的其他工作人員營造一個便捷的工作條件。

醫院檔案管理的信息化是社會發展的趨勢，是提高醫院競爭實力的有效方法，關系醫療及醫學研究工作的成敗，也關系著藥方管理、醫學經驗傳承等。這要求我們要以新思維來適應現代信息知識技術的發展，在保證醫院檔案管理工作高效\行的同時促進醫療衛生事業的長足發展。

【參考文獻】

[1]馬仁玲.對醫院檔案管理信息化的思考[J].現代國企研究，2016（02）：102.

篇9

關鍵詞：基本建設項目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設項目文件材料，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維護活動中形成的，具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄。基本建設項目文件材料不僅記錄了建設項目發展的歷史軌跡，而且為籌劃未來發展規劃提供了重要依據。本文在梳基本建設項目文件材料收集歸檔特點的同時，就其收集歸檔工作中存在的問題，提出相應的解決措施。

一、基本建設項目文件材料收集歸檔的要求和特點

（一）堅持“誰形成誰負責”的收集歸檔原則

《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中指出：“建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位和材料、構件及設備供應單位應根據本規范的要求。完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件編制和項目文件整理、歸檔工作。”具體來說，就是在項目建設的過程中，建設單位形成的材料由建設單位歸檔，設計單位形成的材料由設計單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監理單位形成的資料由監理單位歸檔。由于基建檔案是在項目建設和管理過程中形成的原始記錄，各承建單位和建設單位是項目文件的形成者，由形成單位進行收集、整理、歸檔，能夠確保建設項目文件內在有機聯系的本質特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責任，堅持“l形成誰負責”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎。

（二）形成來源具有廣泛性

基建項目從提出項目建議書至工程全面竣工驗收，需經歷項目申請、可行性研究立項、辦理征地手續、測量勘察、設計招投標、編制設計文件、建設規劃申報、施工圖報審、監理招投標、施工招投標、辦理開工手續、施工、工程報竣、監理單位組織竣工預驗、工程檔案預驗收、工程竣工質量驗收、工程竣工17個環節，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會議紀要、招投標文件、合同、證書及照片等；項目工程由審批、城建、勘察、設計、消防、施工、監理、安裝等部門共同參與完成，整個建設過程周期長，參與部門多，專業性強，材料來源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個階段，一是前期準備階段，這個階段需要收集歸檔的文件主要包括項目建議書、批復、設計任務書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資請示、批復、征地、報建、工程合同、協議。二是設計階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。三是施工階段，包括施工組織設計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術總結等文件的收集歸檔。四是竣工驗收階段，收集歸檔的文件有竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等。五是使用維護階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關的文件等。建設項目在各個階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側重點也不同，呈現出階段性的特點：前期準備和設計階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時收集和補充多部門參與的文件和資料；竣工驗收階段要注重整改驗收資料的收集；使用維護階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設項目文件收集歸檔工作中存在的問題及原因

（一）參與部門多，導致基本建設項目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設項目文件不僅要涵蓋工程項目工作的立項、可行性研究、計劃、施工圖設計、招投標、施工及管理、竣工驗收等一系列固有的基建程序，而且還應詳細、真實地反映、記錄工程項目建設的全過程。參與歸檔的單位有建設單位、監理單位、施工總承包單位、專業承包單位。在整個建設過程中參與部門多，參與歸檔的部門也多，好多文件需幾個單位很多部門協同完成，并且參與施工的單位均為駐場機構，完成自己的工作后就撤離了，人員流動性較大，如果在建設過程中形成的文件收集、補充不及時，有可能會給后期的歸檔工作帶來較大困難。在所有參與部門中有任何一個單位出現項目文件收集的缺失，都會造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設周期長，影響基本建設項目文件歸檔的完整性

基本建設項目從立項到施工直至竣工，建設周期一般是3至5年，項目文件的收集也需要3至5年，與項目建設同步開展文件收集工作十分重要，但是很多建設單位的基建檔案管理員并沒有參與項目建設的全過程，對文件形成過程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對收集不完整、缺失的文件不能及時發現進行收集補充，等到工程竣工驗收審核時，才發現材料不全，這個時候再去協調相關部門補充，其難度就可想而知了。同時，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現少歸、漏歸的現象。如建筑圖紙在實際建設過程中經常會有變化，如檔案管理員不及時跟進，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準確，影響檔案利用的價值；在成套的招投標文件中，評標報告與中標通知不同時形成，因時間間隔較長，經常會出現《中標通知書》沒有被裝訂到《評標報告》中的情況。

（三）基建項目的專業性較強，收集歸檔工作的規范性有待提升

基本建設項目文件材料涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多個專業領域，這些專業的有機融合形成了基建檔案專業內容的復雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業知識和項目運作程序，就不知道哪些材料應該收集，哪個階段要收集，進而導致漏歸現象的發生。同時，大多基建檔案管理人員對檔案相關的法律法規不了解、對建筑學專業知識缺乏、對基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導致基建檔案管理人員對基建檔案的來龍去脈不清楚，只能簡單地按照《建筑工程資料管理規程》開展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統，在這種情況下，如果檔案人員對基建工程專業知識掌握得不充分，就極有可能造成項目文件的錯歸、漏歸。例如，在上述規程中列出的《支付款請示件》一般包括建設單位請示件、施工單位進度申請、項目管理單位工程費用審批單、監理單位工程支付證書，由于沒有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準確，在文件收集工作中經常出現錯歸、漏歸的現象。

三、完善基本建設項目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領導基建檔案意識，建立健全基建檔案管理制度

針對基建檔案收集參與部門多，文件收集難的問題，一要提高參建單位領導對基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領導的檔案意識，是提高參建全體人員檔案意識的前提，只有參建單位領導重視基建檔案工作，認識基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項管理工作才能落到實處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細化建設單位、監理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責，在制度里明確規定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項目建設的全過程，建立建設單位對監理單位和施工總承包單位檔案收集的監督和懲罰獎勵機制，同時建立監理撾緩褪┕ぷ艸邪單位對建設單位檔案收集的監督和懲罰獎勵機制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過切實可行的制度提高全體人員的檔案意識，緩解參與部門多導致的收集難的問題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責任意識

針對建設周期長，影響基本建設項目文件歸檔的完整性的問題，一是分階段收集歸檔基建項目形成的材料。針對基建項目建設周期長的特點，對在建設過程中每個階段形成的材料及時收集整理歸檔，發現不規范的材料立即退回整改、缺失的材料及時補充，解決幾年后項目竣工時才發現缺失，卻因時間過久而找不到相關人員和部門彌補的問題。二是提升檔案管理員的事業心和責任感。事業心和責任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業的思想基礎和必備素質。只有基建檔案管理員具有強烈的事業心和高度的責任感，遵守各項檔案管理規定，嚴格認真地收集每一階段形成的基本建設項目文件，耐心細致地審核整理每一份檔案，才能保證《評標報告》中不缺少《中標通知書》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養，加強收集歸檔工作的規范性

基建檔案管理人員必須加強對檔案法律法規、基建檔案專業知識、建筑學專業知識、現代信息化技術的學習，不斷提升政治素養和道德素養，才能滿足基建檔案現代化管理的需求。基建檔案管理人員必須具備較高的綜合業務素質，掌握現代信息化技術，才能提高檔案管理水平。基建檔案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規程》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，熟練操作和應用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學規范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開發和利用工作，充分發揮基建檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統建設[M].北京：機械工業出版社，2006：31-32.

篇10

1 當前醫院人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事櫸案資料的真實性和完整性不足

人事檔案是由醫院的每一位工作人員的全面信息組成的，對于信息的收集是檔案管理工作的重要核心，在人事檔案的記錄過程里，由于會涉及到之前的信息，因此信息的準確性與真實性無法查證，并且在信息填寫時會因書寫的不規范導致信息出現誤差，大大降低了檔案管理的可靠性與合理性。如今大部分的檔案記載都是以陳舊的資料為主的，記錄的是一些工作者的過往，不能夠客觀地反映出工作人員的實際能力與素質，例如服務態度、工作效率等，這些都是需要長時間觀察才能發現的，以此來作為升職加薪的重要參照，這些在人事檔案中是很少體現的。

（二）人事檔案管理制度較為陳舊

由于社會的不斷進步，社會對于實踐型人才的需求每日俱增，人才的流動性也是非常的頻繁，適當的人才流動對于醫院是有利的，可以為醫院注入一些新鮮的血液，改變一些傳統的管理模式，由于受到傳統制度的影響，醫院的人事檔案管理方式比較落后，不能適應新形勢的需要。對于人事制度的創新可以為檔案管理工作帶來巨大的突破，但是在一些醫院里，人事檔案的管理體制并沒有得到創新與改進，甚至出現任意涂改的現象。對于醫院檔案管理的考核體系也不夠前衛，并沒有把人事檔案的管理作為目標來實施考核，關于醫院的人事管理制度也不夠創新，或者是沒有將制度全面貫徹，這些都是限制人事檔案管理工作順利開展的因素。

（三）人事檔案的管理手段較為陳舊

人事檔案所包含的是工作人員的經歷和如今的成績，包括工作人員的私密信息，所以需要專門的人員進行管理，并且把他們單獨地存放起來，人事檔案信息的收集會需要一段時間，所以檔案管理的工作量會有些大，以往的收集整理都是利用傳統的手工方式，這種陳舊的方法己經不能滿足現代醫院的發展了。同樣也不適用于檔案信息管理，部分醫院的信息化條件還不夠高，缺少對信息管理與網絡技術的完善。而以手工整理人事檔案資料，是不利于網絡信息化的發展的，也不利于醫院人事檔案管理水平的提高，出現錯誤的幾率還比較大，使檔案缺乏真實性。這是因為醫院的領導者還未察覺到檔案管理的重要性，因此在檔案管理方面的資金投入較小，所以檔案管理的設施比較老舊。

2 新形勢下做好醫院人事檔案管理工作的方法

（一）加強人事檔案的程序化管理

我國當今市場經濟模式的構建，還有人事管理制度改革的不斷推進，其都給社會檔案的管理過程充實進了嶄新的內涵，而且對此項工作制定出了更為嚴格的考核標準。在現實這樣一個嶄新的歷史階段，我們一定要展望未來，利用更嚴格的標準、全新的觀念做好干部檔案管理工作，尤其是要遵循檔案管理業務的特數化要求，力推其程序化管理進程，依照相關的規范化管理流程、超常化思維及有關法律條例及執行程序體系確確實實履行好歷史檔案的管護職責。要完成此項管理任務，亟待要求現階段的歷史檔案保管人員仔細揣摩關于歷史檔案保管的所有歷史檔案管護的工作條例、運作體系，徹底改善執行管理條例的業務運作水平及增強管理實踐能力；第二，須樹立規范化管理觀念，完善所有工作程序，理順業務運作流程。達到對所有歷史檔案保管工作科學化執行、檔案查閱程序嚴格化、科學化、檔案分類規范化。而且在此基礎上，還要認真落實人事檔案管理制度及規范，也就是：查看檔案資料流程、資料入檔控制流程、審查驗正執行程序、不同地域查閱方法、資料保密控制程序、檔案封存建檔告知條例，促使歷史檔案資料的保管工作按照章程依法實施。

（二）強化人事檔案的信息化管理模式

人事檔案資料作為一類現成的寶貴信息存儲資源，僅在運用現代化管理模式進行科學的管理時，方可在當今的信息化時代中完整展示其應有的價值。在信息技術蓬勃發展的當今時代，其不僅給人事檔案管理過程帶來了全新的提質機遇，亦給擴大人事檔案管理業務領域、流程、方法賦予了完整的技術支撐，人事檔案管理業務只有立足于人力、程序及管理工藝三項內容最佳融合的管理構架基礎之上，方有希望達到檔案保管和使用過程的科學化及時消化。其當使用微機對歷史檔案中的信息資料進行處理、整合、凝煉，以達到對檔案內容處理的信息模式運作化，如此不但可促使檔案管理人員有效克服不得不進行繁瑣反復人工操作的麻煩，還可大幅度增強檔案工作運作效率，也有力促使了檔案資料信息技術利用的區域、傳遞速率、操作模式的持續更新和優化，并且使歷史檔案管護邁入了嶄新的階段。

（1）基于歷史檔案管理時加大對網絡技術的應用范圍，可以有效地完成歷史檔案信息化的保管，有利于及時地、精確地、方便地查詢到每位員工的歷史記錄，為醫院領導做人事調動的決定提供相關的數據材料。

（2）建立回檔通知業務的管理策略，便利、精確地收集立刻出現的以往的檔案資料信息，加深對歷史檔案記錄內容的豐富。在平常的工作過程中，要有效地掌握與考察每一位工作人員在平時的工作中有沒有受到過獎勵或者是懲罰，各項新的技術、經驗、事跡以及在培訓時的狀況等，將沒有及時補產到檔案里的內容做好記錄，為檔案信息的精準化提供有效的助力，?@便是人事檔案信息化管理的基本流程。

（三）加強人事檔案團隊素質化的管理

在科技發展的當下，提升人事檔案的管理是當代經濟發展的必然，要想做好人事檔案管理必須有一個優秀的管理團隊。這個團隊具有自主創新與獨立實踐的特點，是一支含有應用型人才的管檔團隊，這是實現現代化管理的基本保障。隨著計算機等先進技術的出現，對于存檔人員的綜合素質要求越來越高。只有人事檔案管理工作人員具有很高的素質，才可以真正地實現管檔工作的順利進行。所以，最基本的就是對于檔案管理人員綜合素質的提升。另外，根據工作條例，加強對檔案管理人員隊伍的建設，也是促進醫院的人事檔案管理工作持續發展的需要。