導語：如何才能寫好一篇公司檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二

2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

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第一條 設立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經營與發(fā)展，根據《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定，并結合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內容和歷史過程；

（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學技術檔案（科研類、產品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經營管理類、生產技術管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內歸檔。

（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內歸檔。

3．具體內容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據卷內文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關系檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現問題及時采取補救措施，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關的檔案資料；重要資料須經_____審批；密級檔案資料，須經______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。

（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經_____批準，未經許可，不得擅自復印、摘抄。

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1.1文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。

1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協(xié)議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產經營活動相關的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。

2.1為保證文件及時傳閱，收文后立即將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

3.1文件的傳閱與催辦； 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3．2 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

3．4文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

3.5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3. 6 按照閱文范圍，一般由有關部門組織學習有關文件，或由辦公室通知閱文。

4． 發(fā)文的管理

4．1 發(fā)文的規(guī)定 ；需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，需要發(fā)文時由公司統(tǒng)一發(fā)文，辦公室統(tǒng)一承辦，以公司×字×號發(fā)文。

4．2 發(fā)文的范圍

4．2．1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

4．2．2 公司下發(fā)文件主要用于：

① 公布公司規(guī)章制度；收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閱單主管領導審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見 簽名收回保管

② 轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；

③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項；

④ 公布公司的經營管理。

⑤ 有關獎懲決定和通報；

⑥ 其他有關公司的重大事項。

4．2．3 公司上行文、外發(fā)文主要用于：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯(lián)系有關公司經營管理等事宜。

5.收文管理；

5.1收到上級文件需認真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發(fā)文單位、發(fā)文文號等內容。

5.2收文后按照要求傳達到相應級別人員，有具體承辦內容的要落實具體單位具體承辦人。

5.3文件傳閱后，原件及時交辦公室整理歸檔。

6文件的立卷與歸檔

6．1 文件的歸檔范圍 ；文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔：

① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材 料等；

④上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；

⑤ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

6．2 立卷要求

6．2.1 文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

6．2．2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）

7． 文件的銷毀

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企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理的一個組成部分，盡管它只是企業(yè)整個生產經營管理中的一個細小的局部，但企業(yè)的檔案管理必須適應企業(yè)整體的發(fā)展需要。本文試圖通過分析國有企業(yè)改制后檔案管理工作的現狀及問題，從企業(yè)管理模式探索的角度提出一個適合股份制上市公司企業(yè)檔案管理的新模式。

一、股份制上市公司企業(yè)檔案管理工作的特點

1．企業(yè)檔案管理的內容不盡相同。申請上市的請示和同意上市的批準文件，上市公司招股說明書，發(fā)行可轉換債券的申請、批復及相關的說明、承諾、法律意見書、資產評估報告、資信證明等文件；董事會、監(jiān)事會、股東大會形成的各種文字材料；上市公司對外的各種公告、消息的正本與定稿；上市公司上報證券監(jiān)管部門、交易所的文件材料，以及接受證券監(jiān)管部門檢查所形成的文字材料。

2．企業(yè)檔案管理的工作程序差異。企業(yè)檔案保存地點的多樣化。根據中國證券監(jiān)督管理委員會及證券交易所的規(guī)定，公司的發(fā)行公告、交易公告、發(fā)行(上市)時，報送中國證券監(jiān)督管理委員會的送審材料及半年報、年報(包括附件)和其他要求的備查資料應備，于上市公司的證券部門以供投資者查閱。另外，對于股東大會、董事會、監(jiān)事會的會議記錄本按《公司法》要求應由公司董事會秘書保管，這些材料均是上市公司企業(yè)檔案的重要組成部分。而其他企業(yè)檔案仍然由原檔案室負責管理，從而使得上市公司企業(yè)檔案的保存地點具有多樣性。

二、現有企業(yè)檔案管理模式的不適應性

現有企業(yè)檔案管理模式的不適應性主要是由于企業(yè)內部管理體制的變化而引起的。隨著股份制改造的實施，企業(yè)集團和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變?yōu)橐再Y產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業(yè)集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業(yè)的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化。

首先，機構的設置與集團公司相比是精簡的，沒有獨立的檔案部門，原來由一個部門管理的工作落實在一個崗位上；從人員配置上是精練的，沒有獨立的檔案管理人員。

其次，企業(yè)檔案管理權限的不同。按照證監(jiān)[1997]16號《上市公司章程指引》的規(guī)定和公司章程規(guī)定，公司董事會、股東大會、監(jiān)事會的會議記錄本應由公司董事會秘書保存，保存期15年。這與我們傳統(tǒng)的歸檔文件必須由檔案管理部門保管的規(guī)定是不一致的，而作為上市公司則必須按照中國證券監(jiān)督管理委員會的有關規(guī)定執(zhí)行，因此，而引起的有關檔案的管理權限必須根據實際情況重新界定，并制定相應的規(guī)章制度，既符合上市公司的管理規(guī)范，又利于企業(yè)檔案的有效管理。

三、股份制上市公司企業(yè)檔案管理新模式

首鋼股份自1997年底改制成功，企業(yè)在實施有效管理的模式方面一直在進行著探索，檔案管理工作也經歷了從無到有，從粗線條到規(guī)范嚴謹，繼而追求先進的階段。首鋼股份的股份制上市公司性質決定了企業(yè)的檔案管理必定帶有上市公司的色彩，進而形成了股份制上、市公司企業(yè)檔案管理新模式，其主要特點包括如下幾方面：

1．重點加強企業(yè)知識產權、經濟往來檔案的安全保管。企業(yè)知識產權、經濟往來類檔案蘊含著企業(yè)獨有的經營管理運作機密，涉及企業(yè)的產權、債權債務、營銷策略、核心技術。市場經濟是一個充斥著激烈商業(yè)競爭的環(huán)境，企業(yè)中積累流傳下來的專業(yè)技術和技巧、商標、著作權等知識產權檔案的安全保管，財務賬簿、憑證、文件等侵權證據檔案的安全保管，以及企業(yè)經營中重大產權交易、資本運作過程當中形成的合同文書等法律文件的安全保管，維系著企業(yè)的生死存亡。

2．企業(yè)檔案管理采取“集中統(tǒng)一管理、外委保管”的新模式。雖然按照《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》(檔發(fā)字[1998]6號)的規(guī)定，“國有企業(yè)以其全部資產改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。”但是考慮到股份制企業(yè)在改制后精簡的機構和人員難以承擔按照原有職責和制度的檔案管理內容，充分利用上市公司以外的檔案管理資源(包括上市公司所屬的集團公司原有的檔案管理系統(tǒng))，采用“集中統(tǒng)一管理，外委保管”的模式。

“集中統(tǒng)一管理，外委保管”模式是指上市公司內部部門對企業(yè)檔案從內容上集中統(tǒng)一管理，對本企業(yè)所產生的有哪些檔案及最終形成的檔案目錄必須做到心中有數；而企業(yè)檔案實體的保存采用外委保管的方式，外委保管單位以上市公司所屬集團公司為最佳。這樣不僅可以充分利用集團公司強大的檔案管理硬件和軟件系統(tǒng)，而且從另一方面保證了集團企業(yè)檔案的系統(tǒng)和完整性。采用這種方式，只要在上市公司內部部門中查詢到的檔案，必定能夠在外委保管單位找到相應檔案資料的實體。

3．檔案管理工作創(chuàng)新是企業(yè)進步和發(fā)展的要求。“創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。”也是一個企業(yè)生存發(fā)展的源泉。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理中一個不可或缺的環(huán)節(jié)，隨著企業(yè)的進步和發(fā)展必然要求其檔案管理工作也要及時跟進，要適應企業(yè)經營的變化，從而在檔案管理工作上有創(chuàng)新。結合本企業(yè)檔案管理實踐，創(chuàng)新突出表現在對專題會議檔案和對外投資項目檔案的管理上。

(1)專題會議檔案的管理。首鋼股份的專題會議檔案特指公司股東大會、董事會、監(jiān)事會三大會議的有關會議議案、會議決議和會議決議公告等文件資料。如果按檔案專業(yè)的要求，這些專題會議檔案及相應的會議記錄本是要保存在檔案專業(yè)人員處的，但是按照{上市公司章程指引》的規(guī)定和公司章程規(guī)定，有關這些會議的記錄本應由公司董事會秘書保存，保存期15年；針對這樣的特殊情況；在進行歸檔：時，公司專題會議的會議材料仍由檔案專業(yè)部門保存，而會議記錄本則由董事會秘書保存，但是檔案專業(yè)人員要對會議記錄本的保存情況，如記錄本內容情況、記錄數量、董事會秘書人員變化情況及記錄本移交情況進行管理，同時在15年保存期過后，移交檔案專業(yè)部門與會議材料歸在一起，實際上是適當延長了記錄本的保存期限。這樣的做法，既滿足了檔案專業(yè)管理的要求，又符合中證監(jiān)對上市公司信息管理的規(guī)定。

(2)項目檔案的管理。首鋼股份對外投資項目基本上是以募集資金為主進行投入，主要是通過占有股權的收益來獲得投資回報。除對控股公司委派高管參與具體經營管理外，基本不過問公司的運營。項目的管理始于股權的占有，終于股權的退出，如果沒有股權的退出，公司的存續(xù)時間即是項目的生命時間，且其管理內容主要是那些能夠體現對參股公司重大事項的影響力的文件資料；而傳統(tǒng)意義上內部投資項目，項目有一個完整的生命周期，從項目可研、立項、建設、竣工及至投產，圍繞項目生命周期的各個階段，有各自不同重點的歸檔內容，最終形成一套完整的項目檔案。因此，對外投資項目的管理模式與內部投資項目的管理模式是有重大差異的，這也就決定了其檔案管理的模式必然要有所創(chuàng)新。

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關鍵詞 檔案管理 理念 建設 能力

“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規(guī)定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發(fā)展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，納入各經營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置。可見，檔案工作服務于公司經營管理的重要作用越來越明顯。如何適應公司規(guī)模發(fā)展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。

一、檔案工作要堅持四種理念

隨著公司經營規(guī)模的快速發(fā)展，加強企業(yè)基礎管理和制度化建設已成為“十三五”發(fā)展規(guī)劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權。

一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設的理念。檔案資源建設是檔案工作基礎中的基礎，是一切檔案利用、服務、開發(fā)及數字化工作的前提，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應遵循公司各類檔案資料形成的基本規(guī)律，結合公司經營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業(yè)需要利用的檔案、凡是對公司經營發(fā)展有利的資料，都納入檔案資源建設管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。

二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統(tǒng)工作經過信息化的重塑已經展示出更大的活力，檔案資源建設與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應用空間。要通過進一步推動檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化等科技手段，將傳統(tǒng)的檔案信息轉化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。

三是強化服務公司經營管理的理念。要從踐行科學發(fā)展的高度出發(fā)，主動增強服務意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢，為完成公司的中心任務提供檔案支撐，在服務企業(yè)大局中發(fā)揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務功能，使檔案成為公司經營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業(yè)需求提供更多的“增值服務”。

四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發(fā)展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發(fā)展不夠完美，因此創(chuàng)新檔案工作要重視現實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現實存在的問題，在做好現實工作的基礎上力求完美發(fā)展和新的突破。

二、檔案工作要推進“三化”建設

遵循檔案形成規(guī)律，發(fā)揮檔案的證據和憑證作用，積極開展檔案管理規(guī)范化、數字化、分類化工作，主動服務公司經營發(fā)展，提高服務效率和服務水平。

一是要加強規(guī)范化管理。隨著公司檔案資源建設步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續(xù)開展，按照標準、規(guī)范整理公司各類檔案，是提高公司基礎管理的需要，是貫徹執(zhí)行國家、股份公司檔案規(guī)范性文件的需要，也是優(yōu)化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結合公司主營業(yè)務和企業(yè)管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規(guī)章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質量，促進公司檔案工作健康、持續(xù)開展。

二是推進檔案數字化工作。數字化檔案較傳統(tǒng)的紙質檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優(yōu)勢。要在公司機關室藏檔案已全部實現目錄檢索、部分文書檔案全數字化的前提下，根據公司信息化建設的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數字化、部分重要基建檔案全文數字化。

三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發(fā)、安全質量、物資設備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎管理能力。

三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設

一是完善職能，形成專兼結合的檔案管理人員網絡。對機關和所屬各項目，應按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構，明確相應的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構移交聲像材料。檔案機構要定期到各有關業(yè)務部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構，保證檔案管理工作的順利開展。

二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。專業(yè)檔案人員是開展檔案工作的根本，穩(wěn)定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應結合本項目經營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。

三是開展業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業(yè)務學習和培訓，是提高管理水平的基本環(huán)節(jié)。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質量。

四、檔案人員要提高四種能力

檔案工作是為時歷史、為企業(yè)文明傳薪火的崇高事業(yè)。專（兼）職檔案人員除應具備基本的職業(yè)道德之外，應努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。

一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質表現為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優(yōu)先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。

二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養(yǎng)成細致的工作習慣，對于經本人鑒別、收集、借閱的檔案，應當做到心中有數，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。

三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術和文化等潛在的價值開發(fā)、利用出來，才能切實增強服務企業(yè)的效能，才能實現檔案的增值作用。

四是提高溝通協(xié)調能力。檔案工作具有工作環(huán)境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應主動走出來，通過與系統(tǒng)內檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經驗；通過參加檔案業(yè)務培訓，增強與系統(tǒng)外專業(yè)人員的聯(lián)系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協(xié)調能力，從而走出封閉的工作環(huán)境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務于公司的中心工作。

（作者單位為中鐵建大橋局集團電氣化工程有限公司）

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關鍵詞 檔案管理 系統(tǒng)化 策略

一、企業(yè)知識管理與檔案工作

企業(yè)的生命力在于創(chuàng)新，而創(chuàng)新的關鍵在于對知識的發(fā)現、獲取和應用。企業(yè)的知識獲取一般有兩條途徑：外部獲取和內部挖潛。從企業(yè)發(fā)展的過程來看，僅僅依靠“外部來源”獲取知識，往往使企業(yè)陷入需求兩難的困境，對企業(yè)而言選擇“知識自給”模式，其實際意義則更為深遠。企業(yè)知識自給的一個重要源泉就是企業(yè)檔案。

企業(yè)檔案與各種經濟信息、情報資源一起， 形成的信息資源。企業(yè)檔案是企業(yè)信息的載體，也是企業(yè)經濟、科技、管理信息的重要組成部分。廣義上講，企業(yè)檔案主要包括管理性文件、科技文件材料、會計檔案材料、人力資源檔案以及特殊載體檔案。企業(yè)的領導決策、人事工資、財務賬目、科技項目、產品開發(fā)、科研成果等等都離不開檔案管理工作。做好企業(yè)檔案管理工作，可以對企業(yè)技術進步和產品生產起到推動作用。一個企業(yè)的管理是否成功，生產能否盈利，在很大程度上依賴于企業(yè)檔案管理工作的實施。

二、知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作面臨的瓶頸及對策

1.中航油新疆公司檔案管理面臨的瓶頸。中航油新疆公司在檔案管理方面雖然做了大量工作，但由于受到企業(yè)體制及企業(yè)歷史的影響，整個公司的檔案管理水平還有很大的提升空間。隨著知識管理的引入，一些制約公司檔案管理提升的因素也逐漸浮現。

（1）檔案管理本位思想、保密意識根深蒂固。企業(yè)檔案管理工作長期以來形成的工作模式、工作意識形成了檔案管理工作的“慣性思維”。這就造成了檔案管理的被動服務，檔案的知識價值得不到合理的發(fā)揮和挖潛。知識管理的背景下，檔案信息所占企業(yè)各項信息的份額日益突出，但檔案部門并沒有成為企業(yè)重點關注的部門，甚至一度形同虛設。從管理體制上看，目前，中航油新疆公司的檔案分別歸屬不同部門管理，各部門協(xié)同合作意識淡漠，淹沒了檔案管理合作的優(yōu)勢和作用。協(xié)同合作意識的淡漠體現在兩個方面，一是檔案管理故步自封，不愿接受企業(yè)先進的管理理念和管理技術；二是缺乏協(xié)作意識，缺乏與其他部門融合的意識。

（2）管理過程中重實體保管、輕知識挖掘。隨著企業(yè)體制的改革，企業(yè)檔案實體管理歷經歲月洗禮，變的相對成熟。目前公司檔案的保管機制比較健全，保管手段比較先進，保管方式日趨合理。檔案實體管理方面，管理人員理順檔案收集的渠道，并對收集到位的檔案整理、鑒定、保管等也駕輕就熟。然而相對于檔案實體管理而言，企業(yè)對檔案知識的挖掘顯得薄弱很多。主要表現為：信息共享機制與知識挖掘機制不健全，忽視隱性知識的歸檔管理、檔案管理業(yè)務功能單一，缺乏可兼容性等。另外，企業(yè)檔案中出現的一些新興檔案種群，如客戶檔案、競爭情報、知識產權檔案的管理，目前可以說是薄弱環(huán)節(jié)，既缺乏可規(guī)范的操作，也沒有形成可供遵循的一般管理規(guī)則。

（3）技術方面，硬件不強，軟件更軟。目前，公司雖有一套硬件平臺建設，檔案管理的硬件設施也基本可以體現現代化建設的宗旨。但是，實施知識管理需要有一套與知識管理體系相匹配的硬環(huán)境建設，并將檔案管理納入知識管理體系，則原有的硬件建設就顯現出其薄弱之處。而在公司檔案管理的軟實力方面，制約檔案管理的瓶頸更為突出，管理目標不夠明確，各項配套制度建設緩慢；組織文化建設薄弱；團隊建設和戰(zhàn)略機制建設也不能滿足知識管理的需要等。

2.知識管理環(huán)境下中航油新疆公司檔案管理的對策。（1）開放意識，轉變被動管理思維，促進檔案知識產品化。企業(yè)檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內外的溝通渠道，一方面，及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員有效溝通，掌握動態(tài)的、隱性的知識資源，及時歸檔。同時，檔案工作人員應該轉變過去工作中被動的管理思維，不僅僅滿足于檔案實體的安全與責任管理，還要深入探索檔案知識資源的加工，促進檔案知識產品化，促進知識應用于實際生產過程。

（2）實現文檔一體化，促進文檔與其他系統(tǒng)的協(xié)同。新疆公司在檔案管理方面取得了一定成績，目前，仍然存在較大的改進空間。在接下來的工作中，進一步對企業(yè)的檔案進行梳理和分類，結合公司實際，逐步理順檔案的歸屬關系，抓住重點，突破難點，找準方向，循序漸進。實際管理中，在檔案工作環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段上需找革新點。一方面立足制度創(chuàng)新、工作手段改進，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管本企業(yè)形成的紙質檔案、科技圖書、標準、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實現由封閉的以實體管理為主向開放的電子信息網絡管理轉變，由重管輕用向重用促管轉變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉變，形成輻射企業(yè)檔案、標準、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉站。同時建立結構合理、種類齊全、質量優(yōu)化的知識體系，為領導決策、為企業(yè)生產經營提供高質量的信息服務。

（3）有效實現檔案知識的挖潛、整合和共享。利用公司現有的設施，逐步建立符合新疆公司發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理數據庫，真正實現檔案管理的信息化和現代化，并在此基礎上，進一步借助于計算機和互聯(lián)網，對檔案蘊含的隱性知識進行有效的挖潛、整合，實現企業(yè)內部信息資源共享，做到檔案工作的全員參與，資源共享，信息互通，逐漸實現檔案管理系統(tǒng)的動態(tài)循環(huán)（圖1）。知識共享的過程可以包括知識創(chuàng)造，知識吸收，知識交流，知識理解和知識創(chuàng)新。知識共享效果強烈地依賴于企業(yè)成員及企業(yè)文化，建立開放的、能夠有效傳遞思想和經驗的企業(yè)文化是進行知識共享的前提和關鍵。

三、結束語

企業(yè)檔案的管理需要在不斷的實踐中摸索前進，只有管理者充分認識到檔案所承載的信息的價值，才會有動力去改變目前檔案管理混亂的現狀。中國航油新疆公司檔案管理工作起步晚、底子薄，抗風險能力差，歷史的傳統(tǒng)及體制的限制，公司長期以來的管理方式都是粗放式管理。因此，在實際工作中，新疆公司需要改變傳統(tǒng)的管理理念，利用創(chuàng)新的頭腦去思考檔案管理的對策，培養(yǎng)或引進具有檔案管理的專業(yè)型的人才，逐步建立起企業(yè)內部的檔案管理數據庫，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息價值，為企業(yè)的健康發(fā)展提供助力。新疆公司的檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新是一個循序漸進的過程，相關工作者只要把握好管理方向，理清思路，理順關系，堅持用創(chuàng)新的理念去改進現有的工作方式，公司的檔案管理工作的系統(tǒng)一體化就會逐漸成為現實。

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一、初步實現了各門類室藏檔案的電子檢索。興隆礦業(yè)公司，已走過了五十多個不平凡的春夏秋冬，形成了大量室藏檔案，這些各門類檔案既記錄著興隆礦業(yè)公司自身企業(yè)發(fā)展歷程，同時也是不同時期國家經濟建設個體真實寫照，乃至于是整個鷹手營子礦區(qū)這座城市從無到有的歷史鑒證。在改制前，興隆礦業(yè)公司在檔案利用環(huán)節(jié)，大量工作時間都耗費在檔案查找階段。在檔案利用時：借閱人首先要登記，然后需要檔案管理人員根據紙質檢索目錄，在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中還有可能造成原始檔案損壞，從而給查閱人員及檔案管理者帶來諸多不便。

在企業(yè)全面劃歸開灤集團后，根據上級檔案管理部門的指導，興隆礦業(yè)公司著力解決了檔案的電子檢索問題，截止到2014年11月，興隆礦業(yè)公司檔案室共計著錄室藏的文書、科技、聲像、土地、會計、資料、實物、人事等8個門類檔案的電子檢索目錄57000余條，初步實現了檔案利用環(huán)節(jié)從“手工查找”到“電子檢索”的檔案信息化管理過度工作。

二、信息化的初步運用，改變了興隆礦業(yè)公司檔案管理工作總體水平。一方面，信息化提高了興隆礦業(yè)公司檔案工作各環(huán)節(jié)效率。通過計算機實現檔案數據只需一次錄入，便可以被檔案工作各環(huán)節(jié)多次利用;錄入的數據，還能實現用統(tǒng)一格式，迅捷地打印出相關文件單據、匯總表及檔案的各種背脊、封面，案卷目錄、文件目錄和備考表等;也能實現自動統(tǒng)計檔案信息，將需要的檔案信息進行統(tǒng)計處理，從而快速形成所需報表等操作。另一方面，提高了檔案管理人員工作效率。興隆礦業(yè)公司在檔案管理工作中，通過充分運用電子檢索等操作，無論在時間還是空間上，都讓檔案管理工作顯得更為方便、簡捷。借助計算機軟件提供多種查詢操作：管理人員也可以實現從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，大大縮短檔案利用時間。檔案工作融入了現代信息技術后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，可以有更多時間從事檔案收集和編研工作，極大提高檔案管理部門整體工作效率。

三、進一步降低企業(yè)運營成本。興隆礦業(yè)公司在并入開灤集團后，謀劃了“一主兩翼”企業(yè)轉型發(fā)展戰(zhàn)略，針對企業(yè)內部各環(huán)節(jié)提出了“提質、降本、增效”目標。信息化成為興隆礦業(yè)公司，實現這些理念重要橋梁。而檔案管理工作，作為企業(yè)重要組成部分，便捷、迅速的檔案信息化管理工作，能更好服務于企業(yè)轉型發(fā)展全進程理念，已被越來越多興隆礦業(yè)公司各部門所接受。目前，興隆礦業(yè)公司初步形成了依托開灤集團OA電子辦公系統(tǒng)平臺，實現了文檔創(chuàng)建與管理的一體化流程，電子文件經過起草、傳閱、審核、會簽等虛擬流程，自動將電子文件完成歸檔收集，初步實現無紙化辦公，網上借閱等便捷操作，不僅提高了企業(yè)自身運行效率，還進一步降低企業(yè)運營成本，從而將檔案管理與企業(yè)發(fā)展進行“無縫隙”鏈接，初步實現了檔案工作要更好的服務于企業(yè)轉型發(fā)展的管理理念。

在行業(yè)發(fā)展動力不足大背景下，興隆礦業(yè)公司檔案信息化管理工作，還面臨著許多困難和問題。

一、專業(yè)人員不足。興隆礦業(yè)公司若要全面實現企業(yè)檔案信息化管理，就需要大量現代檔案管理專業(yè)人才。而現代檔案管理人員，不僅要掌握計算數據管理技術，還要熟悉檔案專業(yè)知識以及敏銳發(fā)現檔案業(yè)務領域最新發(fā)展動態(tài)。在進行檔案信息化建設時，還需要付出大量的前期布局和后期維護等專業(yè)性操作，而檔案管理崗位所特有的枯燥性和繁瑣性的特質，確實與當今社會主流的快餐式生活理念格格不入，再加之興隆礦業(yè)公司檔案管理崗位與絕大多數國有企業(yè)檔案崗位有著類似的缺乏刺激性工資激勵機制，使得興隆礦業(yè)公司的檔案管理崗位，對于高素質專業(yè)人員缺乏足夠吸引力，而且檔案管理人員流動性相對較大，從而制約著企業(yè)自身檔案信息化管理進一步升級。

二、檔案信息化管理水準還需提高。在電子數據安全性和保密性管理方面還要細化，興隆礦業(yè)公司檔案室現已擁有幾萬條機讀目錄， 但還未完成按照安全性原則進行的檔案電子目錄分類保管工作。"開放"目錄與"控制"目錄數據混合存放在一個數據庫中，有的在檔案信息著錄項目中沒有"控制"環(huán)節(jié)，把原始目錄數據直接提供檢索利用，機讀信息容易泄露。

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【關鍵詞】 總承包項目檔案管理 思考

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

縱觀我國火電基建項目總承包行業(yè)的發(fā)展史，大部分總承包企業(yè)都是由原來的設計單位發(fā)展起來。西南電力設計院作為設計行業(yè)第一個敢于吃螃蟹的人于上世紀八十年代就承擔了江油電廠三期工程的總承包工作，工作內容涵蓋項目前期研究、招、投標、設計、采購、施工管理、調試運行等工程建設全過程的所有范圍，打破了單一設計的局面。

總承包項目檔案管理立足于項目工程管理的基礎上，是基建項目檔案管理的一部分，與建設單位項目檔案管理相比，有一定的相通性，也存有不同之處。

1 總承包項目檔案管理與建設單位項目檔案管理的相通性

1.1管理期及范圍基本一致

建設單位的項目檔案管理期是從項目前期研究開始至項目檔案專項驗收結束。

工程總承包項目的實施管理是指自合同簽訂至雇主頒發(fā)項目竣工證書的全過程管理。通過對這句話的理解，我們認識到總承包項目檔案管理的管理期即自合同簽訂之日起至項目整套啟動；并在項目整套啟動后三個月內將整理完畢的總承包項目檔案移交給建設單位，總承包項目檔案管理工作全部結束（或以合同規(guī)定的期限為準）。實際上，無論合同是否約定項目檔案管理的結束時間，由于總承包方負有對基建項目總體質量負責（含項目檔案）的職責，在建設單位押有一定的質保金，總承包項目檔案管理工作實質是在建設單位進行項目檔案專項驗收通過，甚至機組達標后，方告結束。由此可見，建設單位與總承包單位的項目檔案管理期基本一致。

同時，建設單位與總承包單位的文件管理范圍趨于一致，都是負責本項目前期指導、過程控制、歸檔接收勘察、設計、招投標、施工以及整套機組啟動中產生的文件材料。

1.2執(zhí)行標準一致

無論是建設單位還是總承包單位所執(zhí)行的檔案標準是一致的。

（1）國家檔案局頒布的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T11822-2000)》；

（2）《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范（DL/T241-2012》；

（3）建設單位檔案管理企業(yè)標準。

1.3工作目標一致

總承包單位作為項目參建單位之一，工作目的就是盡可能滿足建設單位的要求，為業(yè)主爭取更大利益，因此建設單位項目檔案管理的目標就是總承包項目檔案管理的目標。

1.4承擔的責任基本一致

（1）建設單位與總承包項目檔案管理部門需負責收集、整理本公司（項目管理）各階段過程中產生的文件材料。

（2）建設單位檔案管理部門對各參建單位、總承包項目檔案管理部門對分包單位還負有前期指導、過程控制與移交驗收的職責；并對在項目檔案專項驗收中檢查出的問題，同樣負有督促、整改的職責。

2總承包與基建項目檔案管理工作的差異性

2.1管理層面不同

作為建設單位的項目檔案管理人員工作只需向建設單位主管領導負責，專業(yè)技術方面以地方檔案局與總公司檔案主管的管理規(guī)定為準。

總承包項目檔案管理人員則以建設單位的檔案管理標準為工作指南，檔案管理工作向建設單位項目檔案管理部門負責。

作為建設單位的合同單位，總承包單位應認識到在遵循國家檔案管理標準的同時，對建設單位的企業(yè)標準也不容忽視。一般說來，不同的火電企業(yè)在不違反國標的基礎上，根據本地區(qū)檔案主管部門及總公司檔案主管的要求，均制訂了一整套檔案管理標準，并且在最后的檔案專項驗收工作中，以此為標準進行檢查。因此，如果總承包單位罔顧建設單位檔案部門的管理要求，必然導致最后全盤整改。同時，總承包項目單位也一定要遵循檔案管理無小事的原則，要求業(yè)主單位以正式行文的形式下發(fā)管理標準，作為日常工作指南。并且在工作過程中對不確定問題時時與業(yè)主單位進行溝通，避免出現后期發(fā)生問題時，責任不明確的情況。

2.2工作細節(jié)不同

建設單位除對本單位在工程建設中產生的文件材料進行收集整理歸檔外，工作重點在于管理（指導、監(jiān)督各參建單位的立卷歸檔工作）并驗收（項目竣工后驗收各參建單位移交的檔案）。

總承包單位負責工程總承包范圍內的項目文件材料形成、收集、整理、歸檔和保管工作。在管理（指導、監(jiān)督分包單位項目文件材料立卷歸檔）的同時，還要匯總、整理（分包單位提交的項目檔案資料）與移交（項目竣工后向建設單位移交完整、準確的項目檔案）。

2.3移交份數不同

建設單位在工程前期就會與各參建單位就移交份數進行確定，因為這將涉及到流通文件的份數確定，以及工程移交文件原件的份數，對于基建項目檔案管理工作來說，是一個不容忽視的細節(jié)問題。一般說來，建設單位要求移交兩份原件，如工程在城建范圍之類，還要將廠區(qū)規(guī)劃，管網布置等相關文件移交市城建檔案館一份，參建單位移交建設單位就是三份文件。

總承包項目在移交時，份數就會增加一份，因為總承包單位還會留存一份，因此，分包單位在移交工程竣工文件時就是四份（含城建檔案）。

3如何做好總承包項目檔案管理工作

總承包項目檔案管理與設計院技術檔案相比，它的特殊性在于：管理時間長，涉及面廣、歸檔內容多，分包單位檔案管理人員良莠不齊。

如何做好總承包項目檔案管理工作,已成為總承包單位亟待解決的問題。

3.1項目檔案基礎管理工作是做好總承包項目檔案管理的基礎

3.1.1基礎網絡建立。工程伊始，在建設單位檔案管理的指導下，確立以“總經理全面負責、總工程師（黨委書記）負責檔案管理工作，各部門及參建單位行政負責人為檔案管理第一責任人”的領導責任制，把檔案工作列入總承包項目部（以下簡稱總包部）領導工作的議事日程，納入相關人員崗位職責。建立由總包部領導直至各參建單位文件中心檔案管理網絡，設置專、兼職檔案員崗位。使檔案管理工作在組織上有了強有力的保證。

3.1.2基礎設施齊備。將檔案管理基礎設施建設納入總包部基建期工作規(guī)劃，使之能充分滿足項目檔案管理的需要，為今后業(yè)主的達標創(chuàng)優(yōu)打下良好基礎。

3.1.3人員配置與培訓。要求各參建方配置符合要求的檔案管理人員，組織上崗學習與培訓，做到全現場檔案管理專職人員持證上崗。

3.2檔案管理工作標準化是總承包項目檔案管理及時，完整、準確收集的保證措施

3.2.1制度建設。制定完善的檔案工作管理制度，建立相應管理臺帳，做到監(jiān)督考核及時。將項目檔案的過程管理納入總包部工程管理、質量管理制度，明確工程部專工對施工技術文件的完整準確負責，檔案室對案卷質量負責，以確保歸檔工程檔案齊全完整、數據準確，案卷質量合格。

3.2.2落實責任。完善檔案管理崗位職責，建立檔案工作分工表，做到分工明確、責任落實。

3.2.3建設初期，可聘請有經驗的基層檔案管理人員參與項目檔案管理工作規(guī)劃，并按階段定期或不定期聘請地方檔案局以及中電建協(xié)檔案專家到現場指導工作，依托專家的技術支持與指導，對檔案管理工作進行統(tǒng)籌策劃、技術指導等全方位管理，避免檔案管理走彎路。

3.2.4現場協(xié)調。針對檔案工作中出現的問題，組織現場辦公會，及時處理遇到的問題及做好內部溝通工作。

3.3檔案管理與工程同步，是做好檔案管理的關鍵

檔案人員堅持深入各參建單位進行歸檔工作的超前指導，確保歸檔文件材料的規(guī)范化，使檔案管理工作層層把關。

3.3.1加強跟蹤。實行項目檔案分項、定人、臺帳管理原則，將項目檔案按前期依據性、招、投標、合同、設備、工程管理、施工技術等文件進行分類，落實至專人管理，并建立相應的移交臺帳，以便于跟蹤管理。

3.3.2過程融入。對施工、安裝、調試、監(jiān)理竣工文件，總包部工程部專工與檔案管理人員應將達標創(chuàng)優(yōu)工作融入工程建設的過程中，嚴格按《火電機組達標投產考核標準》要求監(jiān)督、檢查和驗收資料。檔案管理人員應充分發(fā)揮“三勤”：即“嘴勤”、“眼勤”、“腳勤”的工作作風，對項目檔案實行全過程跟蹤服務，采取《單位工程竣工文件驗收記錄表》等形式，以確保文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，并進行閉環(huán)管理，將預控措施落在實處。

3.3.3體系運作評價。為加強項目檔案的過程控制，總包部檔案室可制定《分包商檔案管理體系運作評價管理制度》。從檔案體系與管理、協(xié)調與控制、質量與要求、檢查與驗收幾個方面對分包商當月的檔案管理情況進行評價，交監(jiān)理單位審核，業(yè)主確認。確保檔案管理體系運作正常，管理到位。

3.3.4重點監(jiān)督。竣工圖是工程檔案中的重頭戲。應嚴格按照《火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定》的要求，細化竣工圖管理流程。重點監(jiān)督、跟蹤其編制工作，避免竣工圖的審查流于形式。

3.3.5嚴格要求。檔案管理人員應做到歸檔文件當天移交、當天入庫，嚴把歸檔三率。確保檔案管理系統(tǒng)數據完整、準確，在線查閱無遺漏。

3.3.6嚴把驗收關。竣工檔案移交前總包部檔案室應組織各編制方、監(jiān)理單位、總包部工程部專工等對竣工文件完整性、準確性進行逐卷冊會審，并對存在的問題進行限期整改，整改完畢經建設單位確認后辦理交接手續(xù)。并將竣工資料的驗收歸檔納入工程進度考核與工程結算中。

以上幾項措施可有效控制項目檔案移交不及時、不規(guī)范這一難題，并確保了項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

3.4勤于思考的工作，是做好檔案管理的有效因素

任何工作都不是一成不變的，在工作中，應勤于思考，敢于挑戰(zhàn)權威。以工程設備資料的移交為例：設備資料的移交均按照國家檔案局的“三同步”之“與設備開箱驗收同步”，基本采取檔案管理人員參加開箱驗收，設備資料當場由檔案管理人員拿走歸檔的方式。而實際工作中設備資料的來源途徑大致有三種：

一種是中小型設備，資料大都隨設備到達，此類設備可采取開箱驗收移交的方式；第二種是大型設備如三大主機，資料量大，一般采取部分隨機到達，大批量采用郵寄方式，此類設備生產廠家系大型公司，標準化程度高，第一份文件是資料清單，通過資料清單可以保證該設備資料齊全、完整；第三種是部分中小型設備，存在廠家小，管理不規(guī)范，資料有隨機來的，有直接寄到設備代保管單位的，有寄到建設單位物資管理部門的，有寄到建設單位工程部專工的，來源渠道廣泛。

由此可見，檔案管理人員至現場開箱驗收不能保證設備資料移交齊全、完整，而且拿回的設備資料是使用在幾號機組、什么系統(tǒng)更不能確定。

通過多年的現場實踐，總包部可采取實行設備資料專業(yè)控制管理，由設備采購部門相關人員負責收集、整理、移交設備資料的方式。加強與物資部、工程部及生產部門等設備使用單位密切聯(lián)系，發(fā)現問題及時反饋，做到圖紙到達當天即分發(fā)給各分包單位及相關職責職能部門。另一方面，通過組織協(xié)調，將文件資料的歸檔作為付款結算的依據之一，從而加大執(zhí)行歸檔制度的力度，較為徹底地解決了少數設備廠家對檔案收集工作不重視、不配合和歸檔資料不完整的問題，完整的設備資料為機組調整試運以及投產后的正常運行做好了技術儲備工作。將控制關口前置，實行設備成套單位組織移交，工程部專工審查其完整性的管理模式，已在粵電惠來、國華寧東等電廠實施，效果良好，確保了各家電廠設備資料的齊全、準確、完整。

綜上所述，要做好總承包項目檔案管理工作，只有建立完整檔案管理網絡，制定良好檔案管理制度，樹立牢固的檔案意識，配備齊全的軟硬件設施。注重前期指導與過程控制，嚴把質量關，并將工程檔案的過程管理納入工程與質量管理制度，保證檔案在形成、收集、整理、歸檔、利用的各個環(huán)節(jié)均有章可循，有法可依。才能確保項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確；確保總承包項目檔案管理更上一層樓。

【參考文獻】

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［關鍵詞］電力；企業(yè)；工程檔案

在如今高新技術不斷發(fā)展的前提下，信息化特點逐漸突出，人們也認識到了信息材料的重要性。除了不斷地加強檔案內容認識程度，檔案管理工作也得到了重視，但是也仍然有很多的企事業(yè)單位因為沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，造成一定程度上的損失。檔案管理在電力部門中的檔案管理工作的重要性是顯而易見的。

1電力工程檔案管理存在的問題

為了加強電力工程檔案管理，人們除了要了解當前電力部門工程檔案管理工作的現狀，還要對問題提出一定的解決方案。通過分析發(fā)現電力企業(yè)建設工程檔案管理存在以下幾點問題。

1.1重視程度不夠

通過觀察大部分電力工程項目建設，人們可以發(fā)現很多人的檔案管理意識比較淡薄，他們對資料的收集和整理歸檔工作沒有足夠的重視，這也就導致出現了資料統(tǒng)計不全的現象。除了引起不必要的麻煩之外還可能要面對其他的問題，比如資料不全，延遲了竣工的投運時間，可能不利于工程檔案管理和工程質量監(jiān)督部門對于工程的資料審查，甚至會涉及工程的質量和安全問題。

1.2電力工程檔案管理獎懲制度不夠健全

很多的企事業(yè)單位對電力工程檔案管理獎懲制度的建設還不夠健全，獎懲不明導致檔案管理人員抱著消極的心態(tài)進行工作。很多時候責任勝于能力，細節(jié)也決定成敗。在實際工作中，部門上交的材料和信息會暴露內容不全以及上交不及時的問題。此時就需要檔案管理人員主動上門提取資料，但是由于獎懲制度不健全，使得工作人員缺乏工作積極性，在材料收集的過程中就自然存在收集不全的現象。

1.3人員調動頻繁的問題

在很多企事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員身兼數職情況，檔案管理部門缺少固定的具備專業(yè)水平的工作人員。管理人員不固定的情況很容易導致檔案管理混亂等問題。

1.4檔案管理人員業(yè)務水平有待提高

在國家電力體制改革進一步深化的情況下，市場經濟在發(fā)展的同時使得企業(yè)市場化也已經成為了大趨勢。隨著電力基礎設施方面的建設項目逐漸增多，電力工程檔案管理工作的重要性日益凸顯。在電力工程建設項目的立項、審批和竣工驗收的全過程中，每一個階段都會產生檔案材料。但是由于存在時間長、過程復雜和細節(jié)多等特點，材料收集和整理的工作也開始變得異常繁瑣與雜亂，這就對檔案管理工作人員的業(yè)務水平和道德素質的要求進一步提高，檔案管理工作人員必須秉持著認真負責和細心謹慎的態(tài)度，并且在具備較高的業(yè)務水平的前提下不斷進步。人們只有這樣才能夠選擇那些正確的人來勝任復雜的電力工程檔案管理工作，從而也能夠在保證項目順利進行的同時完成個人的自我蛻變。由于檔案管理工作的特殊性，往往存在著繁瑣和細致的特點，對于工作人員的要求也較高，而檔案管理人員也都是兼職人員，由于專業(yè)水平不夠的問題逐漸暴露出來，而且兼職人員也不重視專業(yè)培訓。在應付工作的同時，也暴露出了檔案管理部門安排專業(yè)培訓沒有嚴格執(zhí)行力等問題，所以人們應注重培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務素質并加強對檔案的有序管理。

1.5檔案整體質量不夠高

由于檔案管理工作人員專業(yè)能力參差不齊，他們在收集檔案材料的過程中，往往忽略了材料的質量，秉承著“寧缺毋濫”的原則，大量可有可無的材料堆積在一起，再加上管理混亂的問題，導致檔案的整體質量不夠高。

1.6檔案材料保管不當

在實際工作的過程中，由于檔案管理人員和施工單位的檔案保護意識不夠強導致很多問題。很多施工單位所提交的材料信息不夠全面，很多信息的收集和整理也不夠及時，這就帶給了檔案管理工作更多的困難，甚至還會影響工程的順利進行。

2電力企業(yè)建設工程檔案管理的改進措施

從以上的資料分析中可以看出，問題主要就在于制度不健全和人們的檔案意識上不高。所以，人們在加強電力工程檔案管理的層面上，要建立健全電力工程檔案管理制度，并提高人們的檔案管理意識。

2.1安排專門的檔案管理負責人員

企業(yè)應該在安排專人負責檔案管理工作的同時，增強工作人員的檔案管理意識。事實上，人們在面對電力工程檔案管理工作煩瑣的同時，從工程前期工作一直到竣工之后的驗收以及最后的工程資料歸檔移交這一整個過程中，工作人員需要很長時間來整理，其細節(jié)和過程漫長、無趣，這就要求檔案管理工作人員進行明確分工，方便管理，以免發(fā)生資料收集不全以及重復和歸檔不及時的情況。這也為人們在發(fā)生推卸責任等情況時，便于追究當事人責任，同時還便于及時地采取相應的補救措施。

2.2制定嚴格的獎懲制度，獎懲分明

企業(yè)應將檔案管理納入到部門評優(yōu)的范圍內，對工作認真細心的員工進行必要的鼓勵。根據相關法律法規(guī)，在建立健全檔案管理制度的同時，各部門也應該對此進行嚴格執(zhí)行。比如在工程的預檢過程中發(fā)現問題，需對此進行及時地反饋，在主動督促參建單位及時上交材料的同時，還應進行嚴格的監(jiān)督。而對于那些工作不夠認真負責，甚至于影響到整體工程進度的工作人員，企業(yè)應該對他們進行批評。這樣企業(yè)就能夠在激勵檔案管理人員認真工作的同時，還可以提高檔案管理工作的質量，同時也就保證了工程質量。定期地對檔案管理部門工作人員進行針對性的專業(yè)培訓也是很有必要的，一方面，讓他們能夠真正地理解檔案管理工作的重要性，增強其內心對檔案管理正確的管理意識；另一方面，通過讓他們學習相關法律法規(guī)，使得他們能夠在工作過程中做到知法、守法和自覺依法治理檔案。除了以上兩方面，第三方面，企業(yè)應該注重提高檔案管理人員的計算機操作水平。由于當前的網絡化管理比較流行，大量的計算機管理檔案技術開始盛行，企業(yè)應在加強員工檔案管理精神的同時，，實現企業(yè)檔案管理的網絡化。

3結語

加強電力工程檔案管理工作是很有必要的，本文通過探討電力企業(yè)建設工程檔案管理的具體問題，并提出了相應的解決方案。在解決電力檔案收集的同時也健全了制度和提高了工作人員業(yè)務素質，推動電力企業(yè)建設工程的檔案收集整理工作的健康有序進行。

主要參考文獻

［1］張青.建筑工程檔案管理的幾點做法和體會［J］.科學中國人,2015(12).

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糯扎渡水電站規(guī)模巨大、技術指標高、地質條件復雜、施工強度大，廣大建設者在電站建設過程中成功攻克了諸多世界級難題和重大挑戰(zhàn)，是我國水電建設上水平、上臺階的又一標志性工程。

糯扎渡水電工程規(guī)模大、周期長、環(huán)節(jié)多、載體多、施工單位多、內外協(xié)作關系復雜的特點、因而產生多種的檔案載體、歸檔案卷多、保存利用價值高。糯扎渡水電工程檔案是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，是全體建設者智慧和勞動的結晶。所以做好檔案管理工作是工程項目工作中的重中之重，以下是我近幾年來的檔案管理工作中的體會認識：

根據DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設工程驗收規(guī)程》和《糯扎渡水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》的要求和規(guī)定。糯扎渡水電站前期工程項目檔案在歸檔過程中普遍存在的問題如下：

用紙不標準。原始資料紙張大小不一，檔案管理辦法里明確規(guī)定統(tǒng)一用A4、A3紙張，部分施工單位用的是16k、甚至更小的紙張，給整理和裝訂工作造成不便，無法保證竣工資料案卷質量。

書寫及修改不規(guī)范。驗收評定資料和原始資料的部分書寫字跡潦草，無法辨認、有的用圓珠筆和純蘭墨水筆書寫的；時間久了容易褪色，修改不規(guī)范，隨意用涂改液涂改，修改后未按要求進行簽字。

歸檔資料不齊全、不完整。部分施工單位差開工報告，有的差工程技術要求、施工組織設計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗收資料（竣工驗收鑒定書，竣工驗收報告等），有的差施工總結等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。

歸檔案卷整編不規(guī)范。部分竣工資料未遵循成套性、系統(tǒng)性原則進行組卷，給以后檔案利用帶來不便，個別卷內目錄文件題名不準確，責任者填寫錯誤、日期填寫錯誤；案卷題名跟卷內文件內容不相符等。

資料內容不準確，甚至不完善。竣工圖與實際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗收應蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽：設計變更審批簽字不完善：有好幾個標段出現重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。

歸檔不及時。竣工檔案沒有按照竣工驗收3個月內移交檔案的規(guī)定執(zhí)行，竣工檔案管理控制措施在執(zhí)行時間上滯后，導致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現大量復印件現象。

前期工程項目檔案出現諸多問題，主要原因各參建單位領導對檔案工作重視不夠；檔案人員大部分都是臨時聘用人員，流動性大，未參加過正規(guī)檔案業(yè)務知識培訓，檔案專業(yè)知識欠缺，檔案意識差，責任心不強，工作處于一種應付狀態(tài)；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項目檔案工作的指導力度不夠。建議公司以后在其它工程建設中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內容、特點、工作目標，及時對各參建單位歸檔工作進行指導，保證工程竣工檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性。

為保證糯扎渡水電工程項目檔案的齊全、完整、準確，在項目檔案管理工作中提幾點建議：

領導重視、組織健全、制度完善。糯扎渡水電工程各參建單位領導必須高度重視工程檔案管理工作，堅持把工程檔案管理作為工程建設的一項重要工作來抓，把檔案管理工作列入建管局議事日程，同工程建設一起布置、一起檢查、一起考核。

為促進糯扎渡水電工程建設項目檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學化，結合工作實際情況，逐步建立和完善了檔案管理的一系列管理制度。

納入合同管理、確保檔案及時歸檔。合同管理是項目檔案工作的重要保障。在糯扎渡水電工程的合同中應對項目檔案歸檔份數、歸檔內容作出明確約定。為保證項目檔案歸檔的及時性，在合同執(zhí)行過程和工程竣工驗收過程中，參建單位必須提交齊全、完整、準確的竣工檔案，并填寫《糯扎渡水電工程竣工檔案審核簽證單》經監(jiān)理單位、建管局質量管理部門以及檔案部門驗收合格后簽字（簽章）認可后，合同管理部門方可辦理質保金支護。

建立切實可行的項目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關單位及相關人員定期對各參建單位的項目檔案管理工作進行檢查，發(fā)現問題限期整改。