導語：如何才能寫好一篇行政檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國家的寶貴文化財富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進行。人事檔案是一個人的客觀的歷史記錄，特別是那些優秀人才以及專家學者高度集中的高校，人事檔案不僅對個人非常重要，而且對單位以及國家也是非常重要的。人事檔案是一個具有歷史價值以及文字財富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠將高校人才的巨大優勢發揮出來。由于高校是人才高度集中的一個地方，這就要求人事檔案管理部門要對高校人才進行分類、分析，從而能夠解決高校人才的實際困難，最終能夠調動高校知識分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發揮高校知識分子的潛能以及智慧，從而使得每一個知識分子能夠充分發揮自己的才能。

第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進學校的教育改革以及發展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯系學校的各項改革。比如：勞動人事制度的改革以及人才的進出以及流動；有關提拔以及使用干部；培養以及配置相關的專業技術人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對學校的教育改革以及和諧發展起著一個積極的推動作用。

二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問題

目前，高校人事檔案管理工作存在一些問題。然而從總體上來說，高校人事檔案管理工作不能夠適應社會主義市場經濟的發展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問題主要表現在以下幾個方面：

首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒有得到充分的開發利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發揮其自身的作用。

其次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發揮人事檔案的宣傳以及交流的作用。在高校人事檔案管理的工作中，由于在校內以及校外沒有進行相關的宣傳，從而使得人事檔案管理工作不能夠得到應有的重視。

再次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發揮人事檔案的參謀作用。目前，雖然高校人事檔案中包含了豐富的內容，但是高校人事檔案沒有得到利用，從而使得高校人事檔案中出現了一些“死檔案”，最終不能夠對高校人才進行合理的管理。

最后，管理人員的素質以及設備的現代化水平存在著缺陷。目前，在高校人事檔案管理工作中，由于管理人員的素質參差不齊，這就要求高校要不斷提高管理人員的專業素質以及業務水平。除此之外，檔案管理設備的落后在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。

三、加強高校人事檔案管理工作的有效措施

在高校人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不僅影響著個人以及部門的利益，而且影響著整個學校的利益。為了能夠充分發揮人事檔案管理的工作，這就要采取以下的措施來加強高校人事檔案的管理工作。

第一，要加強人事檔案管理的收集工作。目前，一部人的人事檔案管理中只有幾份簡歷表，然而這幾份簡單的簡歷表不能夠將一個人的實際情況充分地反映出來。在人事檔案管理的工作中，人事檔案的管理人員要抱著負責任的態度，在收集材料的時候要抱著為當事人負責任的態度，并且要不斷地為當事人的檔案進行資料填充，最終能夠使得當事人的人事檔案得到豐富。

第二，不斷提高人事檔案管理人員的專業素質以及能力。高校的人事檔案管理工作的負責人要不斷強化檔案管理人員的服務意識，并且要隨著時代的發展潮流進行相關的檔案管理工作，最終使得人事檔案管理工作能夠適應教育的改革以及發展。與此同時，學校的相關負責人要對人事檔案管理人員進行相關的政治教育，從而能夠使得人事檔案管理人員使用現代化管理設備的能力得到提高，并且能夠提高管理人員研究新情況、解決新問題的能力，最終能夠使得管理人員更好地服務于人事檔案管理工作。

第三，在人事檔案管理工作中，要促使檔案管理手段以及設備的現代化。高校人事檔案管理的手段以及設備要逐漸現代化，從而使得高校人事檔案管理工作能夠充分地發揮作用。第四，在人事檔案管理工作中，要根據檔案記錄的相關內容為學校進行策劃。目前，高校人事檔案的管理工作處于被動的地位。然而在以后的人事檔案管理工作中，要將“死檔案”變成“活檔案”，從而能夠根據我國的發展形勢以及學校的發展要求對人事檔案管理工作進行改革，最終使得人事檔案中的人力資源得到充分的發揮。

四、結語

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醫院行政檔案的定義可以從廣義和狹義兩個方面進行闡述，廣義的行政檔案就是醫院在經營過程中所產生的具有價值和意義的各種資料，而狹義的行政檔案則是醫院在進行行政管理工作時所產生的具有行政特征的檔案，屬于文書檔案，主要包括公文、規章制度以及計劃等內容。醫院行政檔案特征分為下面幾種：其一，歷史性，行政檔案并不屬于正在形成的產物，而是由過去形成，行政檔案把過去、現在和未來融合到了一起，具有連續性和統一性特點；其二，社會性，行政檔案是在實踐中慢慢構成的，檔案中所包含的內容就是各種實踐記錄；其三，原始記錄性，這是行政檔案最顯著的一項特征，同時也是行政檔案同其它檔案的不同之處，在管理行政檔案過程中，任何方法都不會對檔案特征造成影響，檔案本質就是要把事實的事件記錄下來，體現出記錄的意義和作用。

二、人性化管理理念及在醫院檔案管理中的價值

人性化管理理念屬于一種新型管理理念，同時也是一個不斷發展過程，其理念核心就在于以人為本，主要作用就是要充分激發員工的主動性和潛力，重視員工的主體性地位。人性化管理理念另一大作用在于穩定人與人之間的關系，加強對人的尊重，進而擴展到增強醫院效益的范疇上，通過科學的發展規劃，實現有組織、有紀律的發展。依托人性化管理理念來進行醫院行政檔案管理，其重點就在于尊重員工、信任員工，把“以人為本”作為核心理念，其主要價值體現在下面幾個方面：其一，對檔案工作的優化；其二，對檔案工作氛圍的優化；其三，對檔案工作人員的管理。

三、依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的策略

（一）完善人性化管理制度

醫院行政檔案管理的制度主要包括歸檔、保密以及借閱制度等，這些制度都需要進行再次審核，保證其符合人性化管理理念，使人們在查閱、借閱時能夠保持一種良好心情，營造出一種和諧的環境，也可以開展咨詢等活動，以此提高檔案管理的整體效益。上述這些工作的前提是檔案管理人員必須要具備較強專業技能，通過學習不斷完善自己的整體能力，擴大知識面，盡可能使查閱者獲得更多資料；同時檔案管理人員還要加強思維創新，增強管理檔案的效率，提高管理利益。

（二）重視檔案室的建設工作

醫院檔案室中包括了醫院所有的檔案，是對檔案進行集中管理的地方，對于醫院來講，檔案室是非常重要的場所之一，不僅是檔案管理工作的核心，同時也是醫院經營者的助手，更是增強醫院工作效率的重要因素，因此醫院必須要重視檔案室的建設工作。總體來看，檔案室的價值體現在下面幾個方面：首先，檔案室能夠實現檔案的開發工作，為醫院更好發展提供服務；其次，檔案室能夠更加科學的管理醫院所有資料；最后，檔案室能夠對醫院所有部門檔案進行管理。

（三）加強檔案信息化建設

現如今科學技術發展越來越快，在醫院檔案管理中也發揮出非常重要的作用，紙質類型檔案都已經逐步被電子文件檔案所取代，已經被非常廣泛的應用。傳統紙質類型檔案具有分散的特點，管理難度比較高，不能妥善管理，所以當前的一項重要工作就是統一檔案管理，電子文件是必不可少的。電子文件檔案在歸檔時要保證完整、真實，其主要內容包括兩個部分，其一，對醫院長久發展起到重要意義的文件要永久保存，例如醫院制度、規定以及各種文件等；其二，醫院日常活動文件要長期保存，通常時間為15年到50年，也就是對醫院發展起到一定參考作用的文件。

（四）提高檔案人員的業務技能

醫院行政檔案人員一方面要具備管理、哲學、法律等專業知識，另一方面還要能夠靈活運用各種管理軟件，不斷豐富自己的知識面，盡可能增強工作效率。醫院必須要保證所有檔案工作人員都具有較強的專業能力，可以采取績效評定方式來提高員工的熱情，通過人性化管理方式創建一支高效的檔案工作隊伍。另外在工作過程中，醫院經營者也要以人性化作為核心的管理方式，站在檔案管理人員角度來思考問題，滿足員工需求，以此增強工作人員的主動性，進而有效提高檔案管理的效率。

（五）增強對檔案工作人員的培訓

通過調查能夠發現，導致醫院檔案管理水平不能有效提高最重要的原因就是檔案工作人才缺乏，針對這一現象，在檔案人員質量文件中已經做了明確的規定，所以醫院管理人員必須要把培訓檔案人員的工作重視起來，加強工作人員的素質及道德，把人員內在潛力充分的激發出來，增強其主觀能動性，真正做到“忠于職守、公正服務”的基本要求。

（六）行政檔案的充分利用

行政檔案包含了醫院在管理方面的所有環節，對于醫院發展中所面臨的問題都能夠從行政檔案中獲得解決對策，體現了非常重要的價值和意義，具有豐富性、可靠性特點。但是就目前情況來看，我國很多醫院對于行政檔案還沒有充分的重視起來，沒有認識到檔案所具有的重要價值，普遍存在“重保管、輕利用”的現象，沒有把行政檔案具有的指導作用充分發揮出來。因此必須要增強對檔案的管理理念，有效保存行政檔案，發揮其價值和意義。

四、總結

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【關鍵詞】依法行政；行政管理；執法

計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。

我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。

一、法定的檔案行政管理職能簡釋

依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。

二、 如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。

在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

（三）增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。

【參考文獻】

[1]楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理. 2013（01） .

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1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動

隨著時代的發展，社會的分工越來越細化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細化。因此，有必要對檔案工作概念進一步細分。根據《現代漢語詞典》的解釋：“事業”是“指人們所從事的，具有一定目標、規模和系統的對社會發展有影響的經常活動”。“事務”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）。“業務”是指“個人或某個機構的專業工作”。“技術”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業、檔案事務、檔案業務、檔案技術的概念引入檔案工作概念中有助于對檔案工作的重新認識。

就整體檔案工作而言檔案工作是事業性的，所涵蓋的內容是檔案事業中的各項工作，所以，檔案工作是指檔案事業管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個單位時，檔案工作則是單位機關工作的一部分，它和單位的人事、財務工作一樣都是單位機關內部事務，屬事務性的，檔案工作又是指檔案事務工作。如果對專業檔案機構即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業工作，檔案工作又是指檔案業務工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個環節而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個具體工作都有一定的技術標準和操作規范，檔案工作又是指檔案技術工作。檔案工作既可以指檔案事業管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務工作、檔案業務工作、檔案技術工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動，如不逐一厘清將無法指導現實工作。

2 檔案管理活動是一個動態的發展過程

“檔案是檔案管理活動的物質對象。”[4]這一物質對象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機構——檔案館。依據這個流程，檔案管理活動大致可分為以下幾個階段：一是對檔案形成實施檔案管理活動的階段；二是對單位的檔案實施檔案管理活動的階段；三是對一定區域內的檔案實施檔案管理活動的階段。這個發展過程是動態的、分階段的。每個階段的責任主體、工作對象、工作內容、工作性質是不同的，如果不分工作對象、內容、性質都統稱為“檔案工作”是不現實的，也是不可行的。有必要對每個階段的檔案管理活動根據其責任主體、工作對象、內容、性質賦予相對應的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續性，需對原理論中的檔案事業所包含的檔案工作概念和名稱進行重新定位。對未能包含的賦予新的含義和名稱。

3 對相應階段的檔案管理活動的定位

3.1 對檔案形成階段管理活動的定位。關于檔案的形成，主流觀點認為：檔案是由文件有條件轉化來的。文件轉化為檔案是需要歸檔整理的。這表明，檔案在形成的過程中是有要求和規范的，執行這些要求和規范的工作需要一定的操作技巧，屬技術層面的工作。根據《機關檔案工作條例》，這項工作的責任主體是機關內部的文書部門和業務部門，工作對象是文件材料，內容是立卷歸檔，性質是技術性的。檔案形成階段的檔案管理活動定位應是檔案技術工作。

3.2 對單位的檔案實施管理活動的定位。對于單位的檔案實施管理活動，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機構（檔案室）工作。但現實的具體情況是，絕大多數單位的檔案機構不是在編的獨立機構，不能獨立行使職權。單位內部檔案機構（檔案室）的工作，就是按規定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項工作提供利用服務。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機構辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項工作：一是內設檔案機構（檔案室）對檔案實施管理的活動；二是機關單位對檔案實施管理的活動。

3.2.1 內設檔案機構（檔案室）對檔案實施管理活動的定位。單位內設的檔案機構（檔案室）具體承擔的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等八項工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內容不同，下文詳述）。工作對象是單位的全部實體檔案，內容是按門類管理，性質是業務性的。對內設檔案機構（檔案室）對檔案管理活動的定位應該是檔案室業務工作。檔案室業務工作八個環節中的每個環節的具體工作則是檔案技術工作。

3.2.2 機關單位對檔案實施管理活動的定位。機關單位對檔案實施管理的活動，除單位檔案機構（檔案室）承擔的檔案室業務工作外，根據《檔案法》第七條規定，還需要承擔檔案管理方面的建章立制、指導文書業務部門立卷歸檔、監督指導所屬機構檔案工作和為單位開展檔案管理活動提供人財物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機關單位的內部事務，其責任主體是本機關單位、工作對象是本單位的所有部門和機構、內容是保障支持、性質是事務性的。機關單位對檔案實施管理活動定位是單位檔案事務工作。

3.3 對一定區域內的檔案實施管理活動的定位。一定區域內的檔案管理活動不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區域內其他涉及檔案管理活動的機構和單位應承擔的工作。

3.3.1 對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館是一個在一定的區域內對檔案實體按全宗實施統一的集約式集中保存、管理的專門機構。其責任主體是檔案館，它的工作對象雖然仍是檔案實體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區域內屬進館范圍的單位所有實體檔案，內容主要是按全宗進行管理，性質是業務性的。對檔案館實施檔案管理活動的定位應該是檔案館業務工作。檔案館業務工作中所涉及的每項具體的工作則是檔案技術工作。

3.3.2 對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位。圍繞檔案室和檔案館的業務工作，不僅需要一些社會機構提供硬件方面的支持，如設施、設備、裝具等，還需要提供一些如科學研究、技術咨詢、教育培訓等方面的軟件支持。其責任主體是與檔案事務相關的社會機構，工作對象是與檔案相關的產品（包括有形的和無形的），內容是軟硬件方面的支持，性質是服務性的。對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位應該是檔案服務工作。

3.3.3 對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權的工作，責任主體是檔案局，工作對象是本行政區域內的各機關、企事業單位、檔案館、社會服務機構和其他能形成對國家和社會有保存價值的檔案的社會組織、法人單位和個人，內容主要是依法行政，性質是管理性的，對檔案局實施檔案管理活動的定位應該是檔案行政管理工作。

3.3.4 對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位。根據《檔案法》第四條“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”的規定，各級地方政府承擔著關系當地檔案事業發展的檔案機構、人員編制、工作經費等方面的具體工作，其責任主體是地方政府和政府的相關機構，工作對象是檔案行政管理部門（檔案局）、檔案館，內容是保障支持，性質既是行政管理性的又是政府內部事務性的。對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位應是檔案行政事務工作。另外，檔案行政管理部門（檔案局）承擔的為發展本行政區域內的檔案事業而組織、指導開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓和對外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務工作。

4 對檔案工作的新認識

通過以上對不同的責任主體實施檔案管理活動或承擔與檔案管理活動相關工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機構承擔的檔案工作因責任主體不同，其工作對象、內容、性質也不相同，目標、任務、工作機制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項檔案工作的準確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術工作或檔案室、檔案館業務工作。應當根據檔案工作的責任主體、管理對象、工作性質和內容分別將其明確為檔案技術工作、檔案室業務工作、單位檔案事務工作、檔案館業務工作、檔案服務工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務工作。

準確地把握各項檔案工作的含義，可基本明確各級政府、各級檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產品生產企業、中介服務機構等在整個檔案事業中，各自的主要工作職責和任務（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開、政企分開，同時，也希望能對解決一些實際檔案工作中的困惑與問題，指導現實的檔案工作發揮一定的作用。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案行業標準DA/T1——2000《檔案工作基本術語》.

[2]國家檔案局教育處.檔案管理學概要[M].北京：檔案出版社，1987：17.

[3]現代漢語詞典.北京：商務印書館，2005年第5版，1246、1590、646.

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檔案是人類文明進步的階梯，也是世界文化遺產的重要組成部分。檔案工作要為社會管理體制的建立提供資政決策服務，促使建立健全和完善社會管理制度，使之符合建立和諧社會的要求。構建和諧社會，是我們黨適應時代要求而做出的新決策，它必將成為我們做好各項工作的根本指導原則和終極目標。在基層行政機關日常辦公中，文書是最常見通用的檔案載體，作為事務工作的聯系紐帶和領導的決策依據，經過日積月累，大量的文書記錄了機關單位的歷史發展過程，檔案管理工作也成為工作作風、辦事效率、管理水平的直接體現，成為機關工作中不可缺少的重要環節。面對日益變化的新形勢，對如何做好基層行政機關檔案工作提出一些淺見。

首先，加大力度宣傳，提高各級行政機關領導干部從歷史的高度認識檔案管理的重要性，重視檔案是做好檔案管理工作的前提和條件，只有保證了這一點才能保證檔案工作有序的進行下去。同志早在1990年10月7日會見全國檔案工作表彰先進會議的全體代表時就做了重要講話：“檔案工作是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的主要依據。借助檔案我們能夠更好地了解過去，把握現在，預知未來，檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。希望各級黨委和政府要加強對斷案工作的領導，幫助檔案部門解決各種實際問題，使檔案工作在現代化建設中發揮更大的作用。”檔案這門管理科學，是經常性的系統工程，此項工程建設的好環，能否堅持持久，與單位領導的工作安排有直接關系。不能把檔案認證工作當作臨時性任務來抓，而要樹立長遠作戰的觀點、統觀全局，長期作戰，必須建設一支事業心強，安心于本職工作，業務熟練的管理隊伍，才能真正地履行檔案工作目標認證。

其次，搞好基礎建設，加強基層檔案管理隊伍建設。加強基層對行政機關專兼職檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案工作的決心。人是生產力諸要素中最重要的要素，是各項事業發展的基礎。面對競爭日益加劇、科學技術迅猛發展的現實，人們清醒地認識到：未來世界的競爭歸根結底是國民綜合素質的競爭。要保持社會的可持續發展，就必須全面提高國民的綜合素質，把經濟建設轉移到依靠知識和勞動者素質，依靠內涵擴大再生產的軌道上來。同樣道理，在實現檔案事業可持續發展戰略時，我們必須重視檔案工作者隊伍的建設，這里不僅有數量的概念，更有質量的概念，把提高檔案工作者的素質作為可持續發展的關鍵。只要有了人才作保證，檔案事業的發展就有持續的后勁和張力。

第三，穩定檔案人員隊伍。檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續穩定發展。檔案工作人員作為國家財富的保存者、守護者，檔案部門的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務開展深層次的研究工作發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。

新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。各單位檔案資源建設與檔案管理工作要真正納入各單位的工作計劃與發展計劃，成為各單位著力加強管理的一項基礎性建設工作，使檔案人員能工安心穩定的連續的工作，才能真正體現出檔案工作者的新形象，真正反映出檔案工作人員是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。

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關鍵詞：檔案管理；行政事業；完善制度

所謂“檔案”是指機關、組織和個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。檔案管理就是對檔案的整理、收集、鑒定、保管以及統計等。有效的檔案管理有利于行政事業單位合理地分配人員，加強行政事業工作的發展。所以，行政事業單位的檔案管理應當引起相關部門和人員的重視。

一、行政事業單位檔案管理的重要性

1.能夠準確地反映行政事業單位的發展歷程

行政事業單位中的檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業單位在建立以來的每次改革與創新。在行政事業單位有新的改革時需要參照以前的各項記錄進行計劃，分析以前犯錯誤的原因，從中總結經驗教訓，以免再次造成不必要的失誤。

2.有利于保障單位的各項秘密工作

良好的檔案管理制度能夠有效地保證行政事業單位的各項秘密工作不被泄露，是保護單位工作安全的必備的管理系統。檔案管理也能夠為行政事業單位的工作進行備份，在工作中出現錯誤的時候，可以通過對檔案的分析與整理進行調整，及時地改正錯誤。這也在側面為行政事業單位的工作指引了方向。

二、行政事業單位檔案管理的具體舉措

1.完善檔案管理制度

科學、合理的管理制度，才能夠使管理工作更加井井有條。為使行政事業單位的檔案管理工作更順利地進行，應當適當地完善檔案管理制度，使檔案管理人員的責任分工更為清晰，協作更為密切，并在一定程度上加強行政事業單位的檔案管理。

2.加強檔案管理人員的素質

檔案管理的實施都是由人為控制的，因此，增強檔案管理人員的素質才能夠從根本上提高檔案管理工作的質量。只有檔案管理人員重視起自身的工作，認識到檔案管理的重要性，才能夠更好地完成檔案管理工作的任務。

檔案管理是整體管理工作中的基礎內容，應當追隨時代的步伐，根據行政事業單位的發展情況，適當做出改變與完善。用最佳的檔案管理工作為整體工作的進行提供動力。

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1 建設項目檔案行政許可的法律規定

按照《行政許可法》的規定，省級地方政府可以設立行政許可，檔案行政管理部門對認為應當設立行政許可的應當向同級人民政府申報。有關建設項目的檔案行政許可在各地法規、規章中主要體現為重點建設項目檔案的專項驗收，目前各省、直轄市都在檔案管理的條例中對重點建設項目的檔案驗收進行了規定，例如河南、上海、遼寧等，條例中規定了建設項目檔案的驗收主體、認可文件等，可見建設項目檔案行政許可是檔案管理中十分重要的一項內容。

建設項目檔案行政許可的管理主要是為了解決實踐中一些重點建設項目檔案專項驗收不規范、檔案不齊備、不完整和不準確的問題。我們在實施建設項目檔案行政許可的管理工作中，要強化專項驗收，確保重點建設項目檔案行政管理的質量和水平。

2 重點建設項目的檔案行政許可實施過程與要求

（一）強化檔案行政許可的程序規范化

無論是在行政許可的法律規定中，還是檔案法的規定中，都明確了對檔案行政許可的程序性要求，因此作為檔案行政管理部門要嚴格按照程序進行規范化的處理，以下筆者將重點的程序進行簡要的分析。以重點建設項目的檔案行政許可來說，在程序上主要包括四項，筆者對其規范要求進行簡要的分析。

第一，申請與受理，這是重點建設項目檔案管理的第一項程序，要求由申請人按照規范要求整理相關檔案并進行電子存檔備份，然后向審批部門的檔案業務部門提交申請，并出示相關公司的證明文件和委托證明。受理部門進行查驗核對，并將有關證明文件復印存檔，提交系統后形成受理通知書交由申請人和檔案部門存檔。

第二，審查，在程序上審查需要由受理檔案行政許可的部門與建設項目相關主管部門一同對建設項目檔案進行審查驗收，在這項程序中需要聽取工程檔案的相關情況，并現場查看項目檔案的整理情況以及是否有備份等具體情況，對于存在問題的要提出意見并要求整改，對于審查中的情況還要做好記錄并存檔。

第三，決定審批，業務受理部門在完成建設項目檔案驗收后，要將最后的意見結果形成報告交由檔案管理部門負責人進行審批，審批同意后發送給申請單位，通過系統形成檔案行政許可審批表，填好各項信息后出具行政許可決定。

第四，送達，行政許可決定一般直接送達，但是需要注意的是還有送達回證，需要送達人與申請人共同簽字蓋章，完成送達后要將回證進行存檔。

（二）強化檔案行政許可的時效性

無論是在行政許可的法律規定中，還是檔案法的規定中，都明確了時效性的要求，因此在檔案行政許可中也要確保時效性，提高辦事效率。在重點建設項目的檔案行政許可管理工作中，要保證時效性，就要從過程進行強化，以下筆者從過程角度對確保時效性進行探討。

第一，申請與受理的時效性要求與處理，一般存在三種情況，對于符合申請內容與要求的必須要即時的進行受理并填寫相關的申請材料，出具受理通知書；對于申請人提出的申請事項不需要取得行政許可或者不屬于檔案管理部門的受理范圍 的，要及時、明確的告知申請人，同時也要出具不受理通知書；申請人提交的材料中存在錯誤的，如果可以現場改正應當允許其現場改正，對于材料不齊全或者材料形式不符合法定要求必須要進行補正的，應當出具補正通知書，并且將需要補正的材料告知申請人。

第二，審查階段的時效性要求與處理，對于受理的建設項目檔案行政許可，要對接收的各項材料進行及時的審查，由于一些建設項目具有較強的專業性或者涉及其他部門的管理，審查中有必要時要咨詢相關部門的意見。

第三，決定階段的時效性要求與處理，審查完成后要形成決定，按照時效性要求，從手里行政許可申請到決定作出之日，應當不超過一定的期限，現在一些地方規定的有二十日內、三十日內，各不相同，作為檔案行政管理部門一定要在規定的時間范圍內做出決定，或者準許或者不準許。如果有特別復雜的情況需要延期的，按照規定可以延期的，應當作出延期的通知并送達申請人知曉。

第四，送達階段的時效性要求與處理，在決定作出準許或者不準許的決定后都要及時的將決定結果送達給申請人，時間應當是在作出決定之日起的十日內。

（三）強化檔案行政許可的完整性

對于建設項目的檔案行政許可，實施許可的過程中會形成各種的文件資料，因此檔案部門一定要在過程中就進行規范化的整理，確保檔案行政許可的完整性。結合檔案法律法規和管理的要求，筆者認為確保檔案行政?S可的完整性應當從以下幾個方面進行強化：

首先，要在實施檔案行政許可的過程中注意對相關資料文件的收集，這項工作實際上很簡單，對于建設項目而言申請檔案行政許可一般都明確要求申請材料目錄，只要按照材料目錄進行收集即可；其次，在材料的收集過程中尤其是要注意對行政審批負責人簽字蓋章的資料收集，這在檔案行政許可中起到著決定性的作用；再次，進行現場審查驗收過程中的材料收集，其中一些環節的驗收會有相關責任人的簽字和驗收記錄，這部分材料也是建設項目檔案必備的，尤其是共同簽字的表格單據；最后，行政許可審批部門的內部決議文件以及集體討論形成的材料也要進行收集。

其次，檔案收集全面后要進行整理，材料的整理要按照一定的順序，或是邏輯順序、或是時間順序，整理過程中對于原件和復印件要求也要明確，最后整理成檔案案卷進行裝訂封存。

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1.1 行政審批制度改革的背景與歷程

受到過去計劃經濟體制的影響，行政審批在社會各行各業都進行著廣泛的管理，但是在市場經濟發展的過程中卻凸顯出越來越多的問題，甚至形成對社會生產一定程度阻礙，在此背景下，國家開始就進行改革，經過多輪改革實施、研究談論，取消了六批審批項目，并且頒布了行政審批法，時至今日行政審批制度的改革仍在繼續，并且各地已經探索設立了推進和實施改革的機關部門。

1.2 行政審批制度改革內容概述

在較長時間內持續實施的行政審批制度改革在內容上也涉及很多方面，在此筆者主要介紹三項內容：

第一，對行政審批項目的取消和調整，從第一批取消789項行政審批事項開始，相繼進行了六批次的取消和調整，對于一些市場主體能夠自主決定的，市場機制能夠調整的，相關組織能夠規范管理的事項，政府逐漸退出。對于取消和調整的行政審批事項，政府并不是一消了事，而是確定了政府的監管職責。

第二，行政審批新設立的規范化，在社會的發展中總會有一些事項不再需要政府審批，因此改革中就取消了，但是也在不斷出現新的事項需要通過政府的行政審批進行管理，也就必須要新設立一些行政審批，但是對于新設行政審批中嚴格執行依法設立，同時對設立行政審批規定了法定程序。

第三，推進行政審批服務體系的健全，作為政務工作的一項重要內容，行政審批服務體系的健全被納入到政務中心建設中，并隨著政務服務向基層的發展，在基層政務服務大廳也都設立了行政審批窗口，建立了多級聯動的行政審批服務體系。同時，在服務方式上也更加便民，推行了網上審批、并聯審批，并做出了服務質量公開承諾等做法，使得近年來行政審批服務水平有了顯著的提高。

2行政審批檔案管理工作的必要性與存在的問題

2.1 行政審批檔案管理工作的必要性

在市場經濟體制中我們發展經濟需要政府在服務方面提供完善的保障，這也是我們進行行政審批制度改革的一個出發點。政府在行政審批中不但要做好業務的辦理，更要做好檔案的管理工作，

2.2 行政審批檔案管理工作中存在的問題

行政審批制度改革一直在持續，每一次的改革都涉及相關工作的調整，在檔案整理中存在著改革前的檔案沒有及時整理，在改革后整理的過程中出現了名稱混用、存檔資料類目存檔不全等問題，對于改革后的行政審批檔案也存在名稱錯誤、收集檔案類目過多或者不全、審批等級出現錯誤等問題，由于這些問題存在，必須進行反復修改，給檔案管理工作帶來了新的難度。此外，行政審批制度改革在一些地方是通過設立臨時性改革小組的方式進行的，改革中一些文件資料與有關部門之間沒有形成良好的交接和傳遞，尤其是一些分段進行的改革，前后參與的人員不同也會造成文件資料的丟失，這就導致改革中一些事項存在不明，造成后續改革中落實改革存在理解上的偏差，執行不同的標準，給檔案管理工作帶來諸多的困擾。

3 行政審批制度改革背景下檔案管理工作的對策

在行政審批制度改革背景下，行政審批檔案管理工作也要做出相應的調整，適應改革的新要求和行政審批的新情況，做好檔案管理工作為行政審批提供服務保障，以下筆者結合自身工作的經驗和認識對如何做好行政審批檔案管理工作提出幾點意見。

3.1 認清改革背景下行政審批業務與檔案管理之間的關系

行政審批檔案管理是對行政審批所形成的檔案進行管理，同時也是行政審批整個制度中的一項內容，因此一定要對改革背景下的行政審批業務以及檔案管理工作有清醒的認識。改革不但是業務的改革，更是一種理念的轉變，我們從過去的行政理念中走出來，樹立服務的行政理念，及時的按照改革的要求開展行政審批工作，這樣才能有效的開展檔案管理工作。從科學的角度來講，行政審批業務與檔案管理之間存在著相輔相成的關系，只有重視并做好行政審批改革，才能在檔案管理方面提供充分的保障，而檔案管理工作的強化和完善又能夠為行政審批業務的開展提供更好的服務。

3.2 建立并完善行政審批檔案管理的規章制度

行政審批事項種類繁多，具體的審批也由不同的行政機關的不同部門負責，在改革的背景下，要想確保改革的順利推進和落實，要想實現對行政審批規范化管理就必須要建立起統一規范的制度，其中也必然包括檔案管理的內容。檔案管理規章制度的建立要從改革開始就確定下來，這樣能夠有效避免上文所述問題中因為人員變動而造成政策解讀的偏差。筆者認為檔案管理規章制度的建立需要由行政審批制度改革領導小組在整體的規章制度中就進行制定，明確檔案管理的責任人制度和檔案管理人員的崗位責任制；同時還要制定規范化的行政審批檔案管理辦法，包括檔案收集、整理的規范要求；檔案管理制度中還應當包括檔案的利用制度，因為行政審批檔案管理的功能之一就是提供查詢和利用服務，尤其是我們當前進行的信息化檔案管理更是具有利用的良好基礎和條件，因此有必要在查詢、利用方面進行規范。

3.3 利用現代科學技?g發展現代信息化檔案管理

在行政審批領域不但有制度方面的改革在不斷深化，現代科學技術也逐漸得到了應用，當前以計算機網絡為代表的技術正在促進著行政審批檔案管理的信息化發展，不但大大提升了檔案管理的質量水平，也擴展了行政審批檔案的功能，通過檔案資源的共享為政務公開提供了重要資源。現代信息技術還有很多功能可以開發應用在行政審批檔案管理中，我們還要進一步的進行技術的應用，結合行政審批制度改革的內容，將取消的行政審批事項、調整后的行政審批事項及具體辦理方法利用網絡進行公示，為公眾提供網絡自主查詢等。

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【關鍵詞】大數據背景；檔案管理；電子化

一、大數據與檔案管理

（一）大數據。大數據也被稱為海量數據，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據。大數據具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術的發展推動了大數據技術的誕生，云計算就是其中的一種。大數據技術是指通過分析海量數據，從而對其中的規律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數據在解決實際問題中具有重要的作用，關系到民生領域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規律而產生的錯誤，能夠節省大量的時間與精力。

（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創新的產物，具有紙質檔案所不具備的優勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統紙質檔案相比，其具有可復制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數據的刪改是非常方便的，能夠制定統一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現檔案的調取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數字化的數據，能夠節省紙張與空間，這與傳統紙質檔案有著本質上的區別。

二、大數據背景下行政辦公檔案電子化管理策略

（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業素質。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業素質，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業水平、服務意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業水平決定了行政辦公檔案管理的質量。電子化檔案技術對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質檔案轉變為電子檔案。這些電子檔案能夠為醫院行政辦公管理提供有效的支持，在現代醫院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務，從而確保醫院各科室行政辦公管理的有序開展。

（二）提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務轉變為主動服務，改進自身的服務理念，拓展新的服務模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務于醫院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，更是要利用信息化技術，通過大數據技術對過往管理經驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務意識，在日常工作中不斷發現需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務，讓醫院行政辦公人員獲得更好的服務體驗。可以從優化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。

（三）加強安全管理。隨著信息技術的發展，電子檔案成為現代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風險，因此采取單一的儲存方式是不可取的。可以通過采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應用的方式。通過多種儲存方式的應用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質。同時考慮到介質的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數據很可能損失，這就需要重新進行數據轉移。

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一、項目導向型檔案行政管理模式的比較優勢

所謂項目導向型檔案行政管理模式，是一種以項目和項目管理為主導、以日常運營和職能管理為輔助的管理模式，它是檔案行政管理領域適應形勢發展，針對當前日常運營式管理弊端進行改革創新的新探索。其實質是將每個檔案行政管理對象的獨特需求看做項目，由檔案行政管理部門組織項目團隊來完成該項目；主要特征是在日常行政管理與項目管理的任務出現沖突時，將項目管理優先于日常行政管理。在這種模式中，檔案行政管理部門以滿足“社會需求”為核心，將項目作為主導活動、項目管理作為主導管理方式，有針對性地增強機關適應外部環境變化的多種能力，以謀求績效的提高和社會的認可和滿意。這里的項目包括了所有一次性、獨特性和不確定性的活動。

（一）項目導向型檔案行政管理模式能夠增強項目管理能力，因而可以更好地開展項目管理工作。當今時代，無論是一個國家、地區，還是某個領域、行業，發展都是通過創新項目來實現的。所謂發展，就是變革，就是超越，就是與以往不同，這種變革與超越就構成了一個個項目。近年來，檔案工作最突出的變化就是重復性的任務逐漸減少，而復雜的、具有較強不確定性的獨特性任務（即項目）不斷增加，因此需要樹立以項目為導向的檔案工作發展新理念。岳陽市在開展民生檔案建設過程中，就采取了以項目為導向的工作模式，將全市民生檔案工作作為一個總項目，將各涉民單位的不同種類的民生檔案建設作為各個子項目，既有針對性地建設各個子項目，又將全部民生檔案作為一個整體來進行資源整合和開發利用，取得了良好效果，也形成了一些成功經驗。實踐證明，在檔案工作任務中項目不斷增多的情況下，項目導向型檔案行政管理模式因為能夠增強項目管理能力，從而可以更好地組織人員去開展自主創新等項目活動，也可以更好地應對和處置各種突發事件，更好地去為基層、企業和社會公眾服務，因為他們的需求都可以作為一個個獨立的項目。

（二）項目導向型檔案行政管理模式能夠增強整體解決問題能力和對社會需求的回應能力，因而可以滿足服務型機關建設的需要。服務型機關的根本要求就是服務，而檔案行政管理部門要更好地為社會提供服務，必須提高服務能力。

首先是提高組織協調能力和整體解決問題的能力。傳統體制的檔案行政管理被分解成行政執法、業務監督指導、檔案教育、檔案宣傳、檔案科研管理等多項工作，并設置不同內設機構分工負責。在實際操作中，某些地方在某種程度上出現了各內設機構分工過細、各自為政、本位主義、推卸責任、僵化低效等問題，造成組織協調能力和整體解決問題能力弱化。比如，有的地方由于教育培訓與業務督導工作分離，而且溝通不夠，各講一套，使被指導對象無所適從；有的地方由于業務督導與行政執法分離，使業務督導機構發現問題需要執法機構行使執法職權時二者配合不協調等等，致使檔案行政管理效果較差，社會滿意度較低。而項目導向型檔案行政管理模式以無縫隙政府理論為指導，打破內設各機構之間的壁壘，通過組建團隊，以整體而非各自為政的方式提供服務、處理問題，能夠提供針對性較強的整體性解決方案，而且項目團隊之間又通過統一的指揮機構進行調度、協調，這樣，檔案行政管理部門內設各機構之間過去的壁壘變成了相互補位的網絡體系，組織協調能力與整體解決問題的能力明顯增強。

其次是提高對社會需求的回應能力。服務型機關建設要求機關及其工作人員對社會和公民的需求進行主動、快速、準確、優質的回復和反應，而非在出現問題后被動地應對。這就要求檔案行政管理部門擁有暢通的社會需求信息和意見建議的收集獲取渠道，并在信息處理方面更加及時、有效。項目導向型檔案行政管理模式通過配置信息采集與處理的機構、人員和平臺，強化信息獲取、認知與處理能力，可以更好地針對社會需求開展服務，因此可以有效提高對社會公共需求的回應能力。

（三）項目導向型檔案行政管理模式能夠增強考評、監督能力，因而可以更好地實施績效管理。當前，檔案行政管理工作考評、監督機制不健全，某種程度上屬于自我評價模式，自己考核自己、自己監督自己。比如檔案工作目標管理和上等達標等工作，組織、指導、技術咨詢與檢查驗收均由同一機構負責，檔案行政執法從執法檢查、立案到查處結案也由同一機構完成，最終結果都只有相關機構和人員自己知道。加上上級考核監督往往由于時間短，情況不明而流于形式，這樣就產生了一些問題：一是創新動力不足，從而在遇到新領域、新問題時，應變能力不強；二是日常工作的動力不足，致使很多問題無法解決，甚至造成檔案部門職能被相關部門擠壓或者剝奪的現象；三是檔案行政管理出現失誤時也因為監督不到位，而難以得到及時、有效地糾正。

項目導向型檔案行政管理模式強調過程控制與結果導向并重的績效管理，通過引入獨立的績效評價機制，改變各內設機構自我評價模式，項目團隊的任務完成情況由獨立的監督機構負責監督與考評，實現了項目管理、執行與監督、評價職能相分離，促使各項目團隊主動改進工作，增強回應性，提升績效狀況，對于提升檔案行政管理水平具有很好的驅動作用。

二、項目導向型檔案行政管理模式創建階段的主要任務

從以上分析可知，創建項目導向型檔案行政管理模式，需要對檔案行政管理部門的運行體系和方式進行重建和規范，具體來說，要完成四大任務。

（一）規范項目導向型檔案行政管理工作流程。按照流程再造理論的要求和項目導向型檔案行政管理工作的實際需要，重建檔案行政管理工作流程，是項目導向型檔案行政管理模式能否取得成功的重要保證。工作流程是工作程序的組合，而工作程序是被固化的工作步驟、工作內容。項目導向型檔案行政管理工作流程共有八個基本環節，可以依順序排列的有七個：社會需求信息采集、信息處置與項目建立、組建團隊與任務派遣、項目執行、執行情況反饋、核查與結案、考核與評價，而監督則貫穿于整個流程的全過程。這八個基本環節相互銜接，環環相扣，形成了一個完整的閉合回路。

流程中的每個環節都必須對應著相應的機構、團隊和工作崗位，因此組建相關的機構和團隊，設置相關的崗位，并對每個機構、團隊、崗位的工作職責、工作程序、工作標準等進行詳細規定，才能保證整個流程的可控性和可操作性。

（二）建立綜合性指揮監督機構。項目導向型檔案行政管理模式要求檔案行政管理部門轉變為能夠更好地組織政府資源提供項目服務的項目導向型組織，為此需要對內部機構的設置進行調整。初創階段，因無法對整個機關內設機構進行大幅度調整，較可行的辦法是建立一個集信息采集、指揮、監督、考評職能于一身的綜合性指揮監督機構，作為項目導向型檔案行政管理的核心機構，并設置相對獨立的工作崗位負責不同的操作程序，以更好地適應新流程。機構職責可以包括五個方面：

1、信息采集。對檔案行政管理需要解決的問題、各種意見與建議進行廣泛采集，以暢通社會關注和監督檔案行政管理工作的渠道。信息采集有四個來源渠道，一是聘請相關人員組建的檔案執法聯絡員隊伍提供的信息，二是本局的決策層、各內設機構和執法監督員在決策、管理與執法監督過程中了解和形成的信息，三是社會公眾提出的意見建議與舉報、投訴信息，四是上級機關制發的政策法規文件以及執法監督中了解和形成的信息等。

2、立項。對采集來的信息進行快速、準確地處理，按照事情的輕重緩急研究并確定工作任務（項目）。

3、任務派遣。指揮調度其他內設機構和根據需要組建的各項目團隊及時處理已確定的任務（項目）。先根據項目的影響范圍和緊急程度對項目進行分類或劃分等級，再根據不同的類別、等級相應地安排項目的先后順序，統籌協調各內設機構、項目團隊間的行動，從而提高管理效率。

4、核查結案。根據執行團隊反饋的項目處理信息，對項目完成情況進行核實檢查，對確認已經完成的項目進行結案，未完成的項目發回重做或補充。

5、監督與考核評價。對檔案行政管理項目的任務執行情況實施全過程、實時地監控，并對各項目團隊和各內設機構的工作進行考核、評價。為保證監督工作公正、準確，既要有一套科學的監督辦法與制度，更需要有一個公開、透明的環境，因此有必要在一個公開而固定的系統平臺上進行，以便在監督別人的同時，也接受社會的監督。考評方面，要在對各內設機構、各項目團隊基本職能進行分析的基礎上，建立和完善績效指標體系，通過問卷、訪談、現場查看、總結交流等方法，實現對責任主體、工作過程和工作績效等多方面的評價。

（三）組建項目執行團隊。項目團隊是檔案行政管理任務（項目）的執行者，它從指揮機構接受任務派遣，負責任務處理，并將項目執行情況向指揮機構反饋匯報。根據需要，可從行政執法、業務督導、教育培訓、檔案宣傳、科研管理等內設機構抽調人員組成執行任務的項目團隊，以實現專門團隊、專門人員在專門時間內，采用專門措施開展專門的業務活動，達到特定的效果的目的。

參加項目團隊的人員必須具有公共服務意識，具備調查研究能力、依法行政能力、執行能力、團隊合作能力、溝通能力、快速反應能力、必要的專業知識和基層工作經驗，團隊負責人還必須具有團隊建設能力、分析決策能力、推動變革的能力等。

項目團隊要處理好與檔案行政管理部門各內設機構的關系。雖然項目導向型組織是以項目為導向，但是這種組織中同樣存在著日常運營活動，甚至有很多項目導向型組織的日常運營活動在總量上超過項目活動。所以項目導向型組織為了兼顧項目活動和日常運營活動，就必須既有日常運營的永久性職能部門，又有項目活動的臨時性項目團隊。兩者的有機結合就構成了項目導向型組織獨有的二元化組織結構。作為檔案行政管理部門來說，項目導向型管理模式屬于新的探索，因此更要注意處理好二者的關系，解決好二者之間在人員調配中的沖突問題、人員崗位的長期性與臨時性之間的沖突問題以及人員在工作中的多頭領導問題等。