導語：如何才能寫好一篇企業文件檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

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企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

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【關鍵詞】 項目檔案；檔案管理；問題；原因 ；改進

項目檔案真實記錄了項目建設前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設的全過程，為項目驗收、工程事故原因和責任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術依據。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點。為了確保項目工程質量，現國家規定項目整體驗收前，必須通過項目檔案專項驗收。

一、目前企業在項目檔案管理上存在的問題

（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復文件，缺土地使用證、建設用地規劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申和批復、更改變更類文件沒有閉環，有申請沒批復或有批復無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。

（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續不完備。如合同、協議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設計單位簽字，或缺建設單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；

（三）文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。

（四）案卷質量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統一規范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現不區分問題、不區分年度組成雜卷，如把全部上級有關文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內文件內容，如“上級有關文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。

二、存在問題的原因

一是負責工程項目的領導及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。

二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。

三是工程技術管理人員未嚴格執行相關項目檔案管理制度，對自己負責的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監理單位檔案資料要求、把關不嚴，致使工程項目結束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。

四是工程項目資料管理人員業務素質不高，影響歸檔質量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，業務能力較差，且大多身兼數職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導都聽不明白，嚴重影響歸檔質量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。

三、加強和改進的措施

一是項目主管單位領導和具體管理人員應高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關制度和標準的學習，不斷提高檔案意識和管理水平。應嚴格執行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質量。

二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中，要求施工單位、監理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設的公司內各部門、各環節文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監督指導。

三是要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監理單位和建設單位對文件的內容和形成過程認真審核把關。

要了解和熟悉項目文件歸檔范圍，嚴格區分文書檔案與科技檔案，項目前期的文件也應納入項目檔案范圍，如確因文件類檔案專門管理，也應將有關文件復印件納入到相應項目案卷中，注明原件保存地點即可。

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摘要：企業檔案信息管理對于企業而言是非常重要的，它能為企業檔案信息的開發提供有效的支持和保障?，F階段企業及單位檔案管理要逐步實現信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務水平就會大幅度提高。本文將從企業檔案管理信息化建設為著手點，深入分析其中的問題，并提出更新、更能適應時展的相關措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；問題；創新

1導言

企業檔案的建設是保證企業工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的企業檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。企業檔案的信息化建設決定了企業信息化建設的基礎是否建立妥善，對企業的發展也有一定的影響。不同的企業進行檔案信息化建設的方式也應該不同，不能一味照搬其他企業的方式，需要根據自身的特點進行建設。

2什么是檔案室的“四精”一流的思考

實現“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標準和要求，一流的業績和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設，管理實現“聚是一團火，散是滿天星”。創建“四精”一流企業的成效主要不在于局部的突破進步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個人都達到“四精”一流，一個都不能少。具體到檔案室，我認為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經得起考驗、耐得住寂寞、受得了怨氣；認真學習法律法規和管理制度，遵章守紀“零考核”；立足崗位加強學習，掌握真本領、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質有效提升，爭當技術能手；積極投身品牌建設，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風建設，認真落實機關“十不準”要求，發揮好機關的示范引領作用；年度新增檔案數字化率達到95%；工作中實現溝通協調“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務質量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準率均達到100%；有效開發企業檔案知識信息資源，檔案工作的價值得到充分體現。

3企業檔案管理現代化信息建設的問題

3.1企業檔案信息化認識不足

目前人們受傳統因素的影響，已經習慣了人工處理檔案。這種現象出現的原因是對企業檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業檔案的個人工作效率、提高企業部門的整體職能效率，還有利于對企業檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，企業部門要加強對企業檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵二級單位積極開展檔案信息化工作，提高對企業檔案信息化建設的認識。

3.2檔案管理工作缺少專業人員

我國目前許多單位檔案管理人員的專業性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業人員都不是檔案管理專業出生，沒有經過系統性的學習和培訓，所以在網絡信息化迅速發展的時代，他們很難適應時代的發展潮流，嚴重影響了企業及單位檔案管理工作的發展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責任心和工作激情，導致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時的發現，這就使得檔案管理工作只是形同虛設，并不能起到應有的作用，所以培養專業的檔案管理人員非常重要，只有讓專業的人員去從事這項工作，才能加快我國企業及單位檔案管理信息化建設步伐。

3.3信息化設備利用率低

企業檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分企業檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國企業檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是下一步促進企業檔案信息化的重要工作點。

4企業檔案管理信息化建設創新措施

4.1善于學習

檔案管理以安全管理為基礎，以確保安全為底線，以信息化建設為重點，推進協同發展。面對檔案種類繁多、現代信息化技術水平和業務能力方面要求越來越高的今天，要開展終身學習模式。一個合格的檔案管理人員：一是不僅要學好檔案管理技能，要對檔案法、目錄學和檔案保護學等學科有詳細了解，同時也需要廣博的知識體系，能夠看懂檔案里面的內容，并將各方面繁雜的信息進行區分和整理。二是結合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數字化各種軟件運用，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識（靈活運用檔案管理信息系統、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導航者”的職能轉變。

4.2加大檔案收集力度

著力重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目資料的收集，確保電子文件與紙質及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產、經營管理活動中形成的有保存價值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對我廠運維檢修、技改和小型基建項目管理實際，自覺學習工程建設管理環節的相關知識，做好與項目管理部門、設計、施工、監理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業務規范，及時了解工程建設動態，將各階段形成的檔案及時收集整理直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4.3提升服務

服務是檔案工作的永恒主題。一是創新服務形式。依法做好檔案查閱服務，改進查閱方式，簡化利用手續，提供最快捷、最完善、最范的服務，最大限度滿足利用者需求，拓展服務渠道，圍繞工作需要，主動開發檔案資源，積極提供檔案信息服務。做到檔案資料的查全率、查準率均達到100%。二是加大檔案開發力度。加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為全廠各項工作提供參考。三是加快推進傳統載體檔案數字化。切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化，以數字化檔案代替原件提供利用。

4.4建立檔案信息化建設工作組

企業檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國企業事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

結束語

綜上所述，企業及單位檔案管理信息化建設是時展的必然要求，各單位要重視這項隱秘的工作，學會用網絡信息技術去管理和監督，實現檔案管理的安全性和隱秘性目標。檔案管理信息化建設工作是一項十分復雜的工作，它并不是在短時間內就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實踐中更新自身的服務理念與創新意識。

參考文獻：

[1]陳秀娟.關于企業檔案信息化建設的問題和對策分析[J].城建檔案，2017，03：26-27.

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煤炭企業檔案的價值表現為企業檔案客體對企業主體的需求和滿足程度。煤炭企業檔案價值受多種因素的影響和制約呈現出大小不一的價值體現，對企業經營決策有用的企業檔案，其檔案價值要大于對企業經營決策沒用的檔案。煤炭企業檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業文化建設作為企業管理活動的重要組成部分，不僅是企業檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業檔案信息價值的鑒定工作。在企業檔案價值鑒定過程中充分考慮企業文化建設的影響，使企業檔案價值表現出多重價值，賦予企業檔案更為豐富的價值內涵。

2加強企煤炭業人事檔案工作，實現以人為本的人力資源管理文化

煤炭企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化煤炭企業人力資源管理，離不開煤炭企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。健全煤炭企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發：完善健全人事檔案內容制度，適應現代企業人力資源管理和時展的要求；結合企業檔案工作規范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業實際的人才評價體系；企業人事檔案實行社會化開放式的管理模式。

3建立企業形象系統，實現企業檔案的文化價值

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摘要：隨著我國建筑行業的快速發展，建筑市場競爭越來越激烈，建筑企業為了在激烈的市場競爭中占取一席之地，不得不提高自身的工程質量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業的檔案管理的重要性以及當前國有建筑企業檔案管理面臨的問題及改進策略方面進行簡要分析和論述。

關鍵詞：國有建筑企業；檔案管理；問題；措施 建筑企業檔案管理隨著科學技術和信息技術的快速發展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業一般工程項目巨大，項目的復雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當前國有建筑企業在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經存在的問題以及面臨的問題，應該首先認識到國有企業檔案管理的重要性。

一、國有企業檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對工程質量進行評定，在評定過程中需要工程建設過程中的參考資料，而完整規范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設中的重要作用：1.在城市規劃、建設和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應的依據和參考，這樣，相關單位就可以根據以往的城市建設經驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關人員可以依據規范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數據，對后續工程進行完善和管理；3.建筑工程質量的高低以及施工質量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設的經濟效益。因此，在整個建筑工程建設中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國有企業檔案管理的現狀和面臨的問題

（一）國有企業檔案散、亂、缺、散

由于我國國有企業中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導致檔案資料的分散；目前我國國有企業的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業在工程建設之前不進行適當的檢驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導致檔案收集散亂、不規范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

（二） 國有企業檔案管理的制度不夠健全和完善

國有企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業管理水平協調一致，檔案管理過程中應該采用信息化的管理方式，管理人員應該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業檔案的管理水平和管理效率。然而，當前國有企業的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業所有部門中去，相應的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人員設備不足

國有企業檔案管理過程中熱暖設備不足問題是一個較為普遍的問題，現行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應的設備也較為陳舊，甚至有些單位出現檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業的資料管理人員卻幾乎沒有，相應的專業設備也甚是缺乏，這就可能導致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

（四） 檔案質量差

國有建筑企業檔案管理一般是有嚴格的質量規定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質量并沒有達到規定質量的要求，甚至還有相當大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。

三、國有企業檔案管理的改進措施

（一）依法治檔，不斷加強國有企業檔案管理

加強國有企業的檔案管理工作，應從三個方面著手：首先，檔案工作者應加強對檔案工作的認識，深入學習和掌握國家關于檔案的法律標準，經常與領導溝通，獲得領導的理解和重視，而企業也用加強對檔案工作的重視和領導，對檔案管理的人員配置、設備配備等予以保證；其次，應不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規培訓和學習的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設；再者，建立完善的企業檔案管理制度，結合企業的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業基層中貫徹落實依法治檔。

（二）建立對國有企業檔案損失責任追究制度

建立國有企業檔案損失責任追求制度，實質上就是針對國有企業檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設的服務，全方位完善企業檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發現檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。

（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎

針對目前國有企業檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應該采取相應的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構建檔案管理機構對現有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業技術人員對國有企業信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關檔案管理負責行業檔案的收集、整理、鑒定的指導工作，然后相關單位做好檔案移接工作，相互之間明確責任。

（四） 提高檔案質量

檔案質量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經理的檔案質量提高的意識，其次是建立健全相應的規章制度，最后是加強檔案管理過程的監督。在檔案管理工作中，項目經理的主要責任是組織、協調和管理各部門的工作，由此項目經濟的檔案質量意識的提高是非常關鍵的；工程檔案管理作為一個動態的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應的工作制度和加強檔案管理的全過程監督，保證全過程檔案的連續性和完整性。

結語：總而言之，國有建筑企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發現檔案管理中已經存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應的解決策略和方法。

參考文獻：

[1]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業的作用及管理策略[J]. 企業家天地(理論版). 2011(03)

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關鍵詞：事業單位；人事檔案；電子化

事業單位人事檔案管理工作關系著單位員工的個人發展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調動的依據。檔案管理工作發展已久，如今，傳統的檔案管理工作方式已經不能夠滿足社會發展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發展的一個趨勢。

一、當前事業單位人事檔案管理的電子化建設趨勢

電子化建設是當前我國社會發展中檔案管理工作的發展趨勢，相比于傳統的紙質版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設也是顛覆了傳統檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統的紙質檔案不僅內容復雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應當今社會的發展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發展趨勢。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

事業單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復雜，事業單位的人員數量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業單位人事檔案管理工作發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業單位人事檔案管理工作的發展情況來看，很多事業單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在事業單位人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多事業單位中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業單位忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，事業單位對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，事業單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了事業單位檔案管理電子化的建設和發展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業單位檔案管理電子化的軟件支持，當前，在一些事業單位中，單位內部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現在缺乏專業的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業人才。

當前在一些事業單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業單位中檔案管理工作沒有專業的部門來開展，而是交給人力資源部門負責打理檔案相關事宜，這一點就導致了事業單位中沒有專業的人才來負責檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業的管理人才，已經成為影響事業單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。

三、事業單位人事檔案管理電子化建設

事業單位在未來的發展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當前在我國的事業單位發展中，檔案的電子化管理標準的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統的電子化建設

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統的建設，未來，在事業單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統建設的需求，單位內部要針對性的對電子檔案管理系統進行建設，建立更加先進的檔案管理系統，同時，有針對性的適應本單位對檔案管理工作的需求，提升系統對檔案管理工作的適應性。

電子化檔案管理建設工作的開展中，系統的建設要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應系統。此外，系統的建設還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設施的建設，事業單位內要提升對電子化檔案建設工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設施的配備能力，從資金方面加大對硬件設施建設的投入力度。此外，還需要設定專門的機構和人員負責人事檔案的管理，切實實現對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規范起來。合理運用硬件設施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養也是未來事業單位檔案電子化管理工作中需要關注的重點問題。針對當前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來，單位內部要加強對現有的檔案管理人員的培訓工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。

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關鍵詞：檔案管理；企業發展；優化創新；策略分析

當前，企業在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發展與科學創新，注重完善企業檔案管理工作十分必要。因此，注重企業發展中創新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎上，打造管理新策略是當前企業發展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。

1企業創新完善檔案管理的必要性

為保證創新完善檔案管理工作，率先了解企業創新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業發展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創新完善可增加檔案管理的科學性。企業不斷發展的過程中，資料檔案的留存至關重要，其是企業發展的證明，亦是企業規劃設計發展之路的重要參考。因此，科學有效的管理與規劃相應資料，妥善保管與留存重要文件至關重要。完善與優化檔案管理工作，可確保檔案管理科學留存文件，為企業未來發展需求而妥善報關文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協助企業工作效率提升，保證企業在發展中可盡快制定發展方案，以便促進企業的科學發展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業發展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關重要的作用，是檔案管理發展優化的必然選擇。

2企業創新完善檔案管理的注意事項

認知企業創新完善檔案管理的必要性基礎上，若想開展科學的創新完善檔案管理工作，應注意以下注意事項的科學踐行：首先，優化檔案管理意識。確保檔案管理創新完善的基礎是是扭轉現階段檔案管理的思維意識，將傳統的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業發展所需資料的關鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創新，真正符合企業發展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優化基礎上，企業管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優秀人員的選拔，技術人員的聘用，在相應的數字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩定且質量上乘的服務器系統，優質的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數字管理環境穩定，檔案的保存與調用科學。

3企業創新完善檔案管理的科學方案

科學踐行檔案管理創新完善注意事項的基礎上，擬定科學的創新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數字技術思維完善管理檔案。當前，隨著數字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數字技術完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調用變得十分科學。對此，現代企業發展要創新完善檔案管理工作，應注重數字設備的應用。利用數字設備歸類整理企業資料，確保企業資料按照關鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據資料的重要程度分檔管理，根據資料的執行到期時間設置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內容的利用率。此外，根據關鍵詞進行檔案內容標注，有助于不同部門人員調閱相關檔案內容，并以此為基礎開展相應的進一步工作，對不同部門應用管理檔案也能起到良好幫助。當然，以上所有的檔案處理與調用方式都可以通過數字網絡的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網絡傳遞契約、工作內容及設計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數字技術固然是檔案管理的創新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創新完善檔案管理工作在創新的基礎上應注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數字技術加以優化，但為確保重要文件不會丟失，在數字網絡儲備資料的過程中，檔案管理人員應定期備份重要文件，包括其他網盤備份與紙質文件備份，以便現有服務器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質文件備份，其是在數字設備無法起到作用的情況下能夠繼續保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質資源保存之時，要結合數字資源的整理方式，以關鍵字進行標識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學標注，以便在數字資源無法調取之時，可通過傳統方法來盡快獲得資料信息。總體來說，保密及維護檔案管理內容是在日常服務器維護與定期的病毒查殺的科學踐行下，篩選上傳文件內容，確保上傳文件安全，科學有效的維護數字檔案管理系統。在此基礎上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設備但不依賴電子設備，從而保證在關鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學有效的提升檔案管理應用率。綜上所述，現代企業發展中完善創新檔案管理工作的重要手段是利用數字技術來優化檔案管理工作，但在此基礎上，針對數字設備的定期維護及相關資料的科學備份也十分必要。目前，科學利用數字設備，但不依賴數字設備是現階段企業檔案管理創新完善的關鍵。因此，保證檔案管理系統的科學構建，日常安全維護的有效開展，紙質資料的備份與管理，才能實現檔案管理工作的科學完善，輔助現代企業長足發展。

參考文獻

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[2]胡慶華.新時期企業檔案管理的創新性分析——基于當前企業檔案管理工作中存在的問題[J].科技資訊,2015,32:151-152.

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關鍵詞：檔案；管理；模式

一、我國企業檔案管理狀況與不足

我國現階段企業檔案管理體制是在企業自主按照企業管理體制實行二級或三級管理。國家各級檔案行政管理部門對所屬區域企業檔案工作進行指導和監督。這種體制模式存在許多不足。

（一）自我發展動力不足

我國企業檔案工作發展過程中存在的普遍問題是依靠行政力量的推動而自我發展動力不足。黨和政府頒發了一系列文件，推動企業檔案工作，自上而下通過行政手段貫徹這些文件成為推動企業檔案工作的外在推力。市場經濟下，政府職能發生了轉變，不再直接干預企業，企業是自主經營的主體。政府的外力推動作用在建立現代企業檔案工作運行機制中逐漸弱化。企業在也不再重視檔案工作，檔案工作缺乏發展動力。

（二）檔案管理思維僵化

現代企業檔案工作運行機制要求建立與現代企業制度相適應的靈活、多元的現代企業檔案管理模式。傳統企業檔案管理模式過于僵化，體現不出先進管理理念，外包的管理方式不能被傳統檔案部門接受。在不涉及政治等問題下，企業科技檔案部分完全可以面向社會化管理。

（三）單一的檔案管理模式

傳統企業檔案工作基本上是采取單一檔案管理模式，企業對檔案實行集中統一管理、分級管理、綜合管理等。企業的形態在建立現代企業制度中已發生了重大變化，單一的檔案管理模式己不適用，而且，大型企業集團對整個集團檔案實體實行集中統一管理既不現實，也無必要。在符合法律要求的框架下企業檔案保管屬企業自主行為。

二、新時期企業檔案管理體制模式創新

（一）市場化是企業檔案管理的改革方向

市場化是各項改革改革趨勢和方向，我國企業檔案管理市場化就是把原由政府承擔的檔案管理事業交由市場調節。檔案資源作為企業自己的信息資源是管理不可缺少的基礎。企業的需求就是市場，檔案信息開發要不斷提高才能滿足日益增長的信息需求。檔案管理要服務于企業的經濟建設。

（二）社會化是企業檔案管理的發展方向

企業檔案自主管理是不可逆轉的方向，企業檔案管理工作受社會組織的監督。在我國服務型政府轉化后，政府的行政管理能力將減弱，這就需要社會化的協會來參與管理。企業檔案管理工作應充分利用社會資源，需要檔案中介機構為企業檔案管理工作提供外包服務，為企業提供檔案專業服務。這將是企業檔案管理的新需求方向。

（三）企業自主管理體制發展的目標

企業自主不是完全的自由，必須接受法律法規的約束。企業自主管理應適應社會主義市場經濟的規律，既依法管理又注重提供服務，把二者有機地結合起來。把檔案行政管理與行業協會管理結合起來，發揮檔案行政管理部門和行業協會監控作用，防止國有企業檔案在產權變動過程中流失，依法對非國有企業的檔案工作進行嚴格管理。行業協會制定行業標準，指導檔案管理。

（四）分布式集中管理模式

企業檔案管理形式采取形式上集中，事實上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企業檔案管理由企業一級管理層總負責，制定企業檔案管理制度，完善檔案管理流程，但一級管理層并不參與企業檔案具體管理事務。事實上分散的形式指企業檔案管理具體事務都在企業檔案形成部門進行具體管理，即企業各職能部門負責企業檔案的制定，保存，利用。

（五）信息一體化管理

企業的檔案工作、情報工作、圖書工作是在適應現代科學技術飛速發展需要的過程中逐步形成的三個平行的信息管理專業領域，它們雖有各自的理論方法，但根本的工作目的是相同的。實行三者一體化管理，有利于信息的綜合利用，有利于各個信息管理部門的專業協作和全方位服務、節約成本。在機構設置上需要建立信息中心等綜合性的信息管理機構。

（六）文件檔案一體化管理

文件檔案一體化以文件生命周期理論為基礎，利用計算機技術，對文件和檔案工作進行統籌規劃和管理，實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮總體最大效能，有利于開發文件和檔案信息資源，這是文件管理與檔案管理內在聯系的必然結果，是機關文件與檔案工作改革的重要方向。信息技術是文件檔案一體化管理的技術保障。

（七）標準化管理

檔案工作標準化是提高檔案工作水平必由之路。檔案工作實現標準化，是檔案管理工作的發展方向，通過標準化、規范化，可以給檔案工作提供新的先進的管理技術和管理方法，加速檔案工作的發展。檔案標準化是檔案質量的準繩。實現企業檔案工作標準化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現代技術，便于迅速、準確、系統地滿足人們對各類、信息的需要。企業檔案標準化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業檔案工作的質量，有利于促進企業檔案管理的現代化，有利于檔案信息的開發利用和檔案學理論的研究和發展。

參考文獻：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）.

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[3]李小平.新時期高校檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2012（3）。

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一、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的優勢

煤炭企業實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。

1.這是現代煤炭企業檔案管理工作數字化、自動化的要求

在現代的煤炭企業中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業的檔案管理工作的目標。

2.有利于提高煤炭企業的經濟效益

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發展變化，煤炭企業也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業的經濟效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業的辦公效率

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業的辦公效益。因為煤炭企業的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。

4.有利于延展開發檔案中的內容信息

在煤炭企業傳統的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。

二、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的劣勢

我國煤炭企業實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題

隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。

3.煤炭企業各個部門的辦公自動化與檔案管理系統的兼容性差

當前，我國的煤炭企業各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業的管理水平難以提高。

4.數字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用?，F階段，煤炭企業還沒有改變傳統落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發揮出真正的作用。

三、現階段煤炭企業數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題

1.煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足

煤炭企業要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業發展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發展年代較久的煤炭企業，這些企業中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業使用的計算機并沒有隨著時代的發展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業數字化檔案管理模式的前提準備。

2.煤炭企業對數字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發展，各個領域的企業開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業也不例外。但是，煤炭企業對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業主要目的，煤炭企業主要注重的還是企業的經濟效益，因此會出現煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。

3.煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業考核。正是因為煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規定，使煤炭企業的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。

4.檔案管理人員的技術素養不高

因為煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業帶去不小的危害，甚至會損失到企業的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業實行數字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業數字化檔案管理工作的對策

1.煤炭企業加大對數字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。

2.規范對數字化檔案管理工作的標準

煤炭企業為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業數字化的檔案管理的不斷完善和發展，制定出對數字化檔案管理工作的規范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規范的操作過程以及操作標準，規定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業順利實行數字化檔案管理的目標。

3.煤炭企業要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平

完善煤炭企業的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環節中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。

4.要加強數字化檔案的安全建設

煤炭企業要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。

5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓

煤炭企業在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，使煤炭企業實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業應招入維護企業檔案網絡安全的高素質的專業人才，保證煤炭企業數字化檔案網絡管理工作的安全性。

五、結束語