導語：如何才能寫好一篇檔案管理的法律法規(guī)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:建筑;施工現(xiàn)場;檔案管理;經(jīng)濟效益

中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟收益。如何有效開展工程項目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經(jīng)濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經(jīng)濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結(jié)算、驗收等各個環(huán)節(jié),以及建設工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認、建設項目的創(chuàng)優(yōu)申報都離不開工程資料。工程項目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強制要求,同時也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學習好、領會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實質(zhì),才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實施,及時開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據(jù)新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經(jīng)濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實在管理的每一個環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場的實際條件,充分發(fā)揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創(chuàng)優(yōu)、工法申報、企業(yè)資質(zhì)申請等工作打好基礎,為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經(jīng)濟效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構(gòu)的推進和監(jiān)督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場進行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監(jiān)督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟效益。

三、切實嚴格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項目管理提供準確數(shù)據(jù),及時有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。

三是要高度重視信息技術環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標準及依據(jù),分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發(fā)生的加班工資,減少人工費用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運作機制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,及時解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟效益的目標一定會得以實現(xiàn)。

參考文獻:

[1]陳作明.檔案學研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

[2]成虎.工程項目管理[M].北京:高等教育出版社,2004.

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[關鍵詞]財務檔案；管理；問題；措施

一、前言

財務檔案管理是財務工作的重點，因為它真實記錄并反映了企業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務。財務檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟效益，但是在實際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財務管理的質(zhì)量。因此，認識到財務檔案保管工作的重要性，并且加強財務檔案保管是很有必要的。

二、財務檔案的內(nèi)容

一般而言，財務檔案是指會計憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會計賬簿（如明細賬、總賬、日記賬等）和財務報告（如月度財務報表、年度財務報表）等，真實地反映并記錄了企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，同時也為單位加強經(jīng)營管理提供了重要參考依據(jù)。

三、當前財務檔案管理存在的問題

近年來，財務檔案管理工作取得了顯著發(fā)展，但是也頻頻出現(xiàn)問題。當前財務管理存在的問題主要有：

1.財務檔案保管不規(guī)范

2.會計檔案立卷不規(guī)范

四、加強財務檔案管理的措施

從當前財務管理工作存在的問題，同時聯(lián)系檔案管理工作的性質(zhì)，筆者認為可以從以下幾個方面來加強對單位財務檔案管理，從而可以真正發(fā)揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領導者法律法規(guī)的意識

很多領導者都認為財務工作在單位中扮演著重要的角色，在實際工作中，就應該從單位和員工的根本利益出發(fā)，嚴格按照會計準則的標準聘用財務人員。選用高素質(zhì)和高業(yè)務能力的財會人員，就會嚴格遵守法律法規(guī)，在實際工作中就會真實地反映出發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，從而確保了財務檔案的準確性。

要想確保財務檔案信息的真實性和可靠性，提高領導者法律法規(guī)的意識是很有必要的。要讓領導者認識到財務檔案質(zhì)量的重要性，在領導者正式上崗前加強培訓，而且培訓的內(nèi)容應該包括會計準則、會計法規(guī)等，從而讓領導者樹立起相關的法律法規(guī)意識。在單位的財務管理工作中，堅決不任人唯親，堅決不舞弊，而且財務工作人員的變換都要報經(jīng)上級部門的批準。若領導者更換時，重新按照相關的制度實行，這樣就可以從根本上確保財務檔案的真實性和準確性。

2.提高財務工作人員的法律法規(guī)意識

一個單位的財務工作人員僅僅具備較強的業(yè)務工作能力是不夠的，還需要具備強烈的責任感和法律法規(guī)意識，在實際工作中嚴格遵守會計準則及相關的會計制度，從而將發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務真實且準確地反映在財務檔案中。而且在工作中，不以領導者的愛好為標準，嚴格遵守《會計法》及國家制定的相關會計法規(guī)，加強對原始憑證的審核，始終堅持客觀和公正的工作態(tài)度，辨別發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否真實、是否合法，從而確保記錄的會計信息具有真實性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時向單位負責人報告。同時要按照法律要求在銀行設立企業(yè)專用賬戶，不設立“小金庫”，以審核過的會計憑證來登陸會計賬簿。除此以外，財務會計報告要嚴格遵守按照審核過的會計信息編制，真正地實現(xiàn)財務檔案的真實性。

3.財務檔案管理人員要培養(yǎng)自己的責任感

在對財務檔案進行管理的過程中，要嚴格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機構(gòu)進行統(tǒng)一保管，這時檔案管理人員也要嚴格按照會計準則要求，認真接收財務檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規(guī)定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應該根據(jù)實際情況提供使用和銷毀。因此，財務人員具備強烈的責任感、高度的服務意識和無私奉獻的精神是很重要的。除此以外，單位領導者還要定期對檔案管理人員加強培訓，不斷提高業(yè)務工作能力，從而更好地完成新時期的會計檔案管理工作。

4.完善財務檔案管理制度

依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務檔案管理納入到整個企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理，將成為各個企業(yè)在財務工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。？

結(jié)束語

財務檔案管理工作在單位管理工作中，占據(jù)著重要的地位和作用，財務檔案保管工作能否做好，會直接影響到單位的財務管理質(zhì)量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻：

[1]《會計檔案管理辦法》.

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隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)管理者為追求企業(yè)利益最大化而忽視對財務檔案的管理工作，造成我國財務檔案管理存在一定的失真現(xiàn)象。這要從提升會計從業(yè)人員的素質(zhì)、建立合理的管理制度、推行完善的會計委派制度、建立健全相關法律法規(guī)、完善社會監(jiān)督體系幾方面入手，預防和控制財務檔案信息中失真現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而為企業(yè)經(jīng)營者進行決策提供更真實的依據(jù)，推動企業(yè)取得長足發(fā)展。本文以財務檔案管理中信息失真的預防及控制為主題，展開探討與分析。

關鍵詞：

財務檔案；檔案管理；信息失真；預防；控制

財務信息是企業(yè)經(jīng)營者進行決策以及監(jiān)督企業(yè)工作開展情況的重要依據(jù)，這要求企業(yè)的財務信息具有真實性、可靠性。但由于種種原因，我國企業(yè)在檔案管理過程中，財務信息檔案失真現(xiàn)象時有發(fā)生。這就需要相關工作者采取一定的措施，提升財務檔案的管理水平，減少信息失真現(xiàn)象的產(chǎn)生。

一、提升會計從業(yè)人員的素質(zhì)

財務檔案信息的失真主要是由相關會計從業(yè)人員缺乏責任心或者工作的疏忽引起的，這就需要提升會計從業(yè)人員的素質(zhì)，從根本上保證財務檔案信息的真實性。首先要不斷規(guī)范企業(yè)會計人員的用人標準，在招錄會計從業(yè)人員時相應提升門檻，引進具備更高職業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的會計人才。其次是對本企業(yè)內(nèi)部的會計從業(yè)人員進行相關法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓，提升會計工作者的素質(zhì)。培訓結(jié)果要以測試的形式進行檢查，保證培訓能夠起到一定成果。再次，企業(yè)管理者要加強關于財務信息對企業(yè)發(fā)展重要性的宣傳，使會計從業(yè)人員能夠從內(nèi)心深處認識到財務信息檔案管理工作的重要性，確保其在工作過程中能夠認真對待每一項財務信息。

二、建立合理的管理制度

對財務檔案管理中信息失真的預防和控制，離不開一個合理的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，以加強企業(yè)的內(nèi)部管理。首先，要制定嚴格的人事管理制度，規(guī)范財務工作人員的考勤，保證其在工作中有一個更為飽滿的精神狀態(tài)。同時，嚴格的人事管理制度能避免財務管理被少部分人操控的現(xiàn)象，最大程度上保證財務信息的真實性。其次是建立與現(xiàn)代財務管理制度相適應的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的重要管理制度，是對企業(yè)進行財務管理的基本規(guī)范。完善的內(nèi)部控制制度能夠保證財務信息的真實合法性，也為財務信息管理工作提供了依據(jù)。內(nèi)部控制制度也將財務管理人員進行了職責分工，以保證每位員工都有需要自己直接負責的部分，將財務工作的責任制落實到人，保證財務管理工作出現(xiàn)問題時能第一時間找到相關責任人，使問題得到迅速解決。同時，執(zhí)行完善的內(nèi)部控制制度能夠提升財務管理人員的工作效率，并使其在一個相互監(jiān)督的環(huán)境下工作，保證財務信息的真實性與時效性。

三、推行完善的會計委派制度

會計委派制度是一種接受上級公司委派會計人員，并接受被委派的會計人員監(jiān)督相關會計工作的制度。在此種制度下，受委派的會計人員在委派單位具有一定的獨立性，較少受到委派單位的影響，能達到保證財務信息真實性的目的。由此看來繼續(xù)推行會計委派制度十分必要。同時，要完善現(xiàn)代會計委派制度，將企業(yè)中部分會計從業(yè)人員納入一個較為獨立的體系中進行管理，并制定出有針對性的會計從業(yè)人員規(guī)范，方便管理和監(jiān)督會計人員，保證其工作認真負責，避免財務信息失真現(xiàn)象的發(fā)生。推行完善的會計委派制度還能方便政府人員進行相關的財務審計工作，減少外界環(huán)境對會計從業(yè)人員的影響，提升審計結(jié)果的真實性和可靠性，并有利于會計從業(yè)人員提升自律性，更加認真地對待財務管理工作。

四、建立健全相關法律法規(guī)

加強財務管理工作需要有健全的法律法規(guī)作為支撐。首先需要我國政府工作人員制定與財務檔案管理工作密切相關的法律法規(guī)，并下發(fā)到各企業(yè)督促其認真執(zhí)行。這一法律法規(guī)在執(zhí)行過程中還需要不斷修正與完善，保證其能接受實踐的檢驗。我國現(xiàn)有的財務管理工作的法律法規(guī)也要根據(jù)現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展狀況進行補充與修改，以保證我國相關法律法規(guī)能夠緊隨時展步伐。特別是針對財務管理信息失真現(xiàn)象，要進行嚴格管理，一旦出現(xiàn)信息失真，要根據(jù)其引發(fā)的具體結(jié)果進行懲處。懲處時要對相關責任人進行分類，根據(jù)其所負責任的大小進行不同程度的懲罰，以保證財務工作人員受法律法規(guī)的嚴格控制，在工作時能夠最大程度地保證財務信息的真實性。建立健全法律法規(guī)也為出現(xiàn)財務檔案管理失真現(xiàn)象的處理提供了法律依據(jù)，保證了金融市場的規(guī)范化，有利于我國經(jīng)濟健康穩(wěn)定發(fā)展。

五、完善社會監(jiān)督體系

對財務檔案管理中出現(xiàn)的信息失真現(xiàn)象進行預防及控制，需要來自社會各方的監(jiān)督。社會監(jiān)督具有廣泛性與公正性，能夠起到相當大的作用。首先要加強對財會制度執(zhí)行力度的監(jiān)督，保證財務會計的正常工作能夠在一個合理合法的范圍內(nèi)進行，使相關責任人更加認真負責地對待自己的工作，并保證工作質(zhì)量，確保財務檔案信息的真實性。對財務檔案管理進行監(jiān)督，還要組成相關監(jiān)督小組，隨時檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并責令相關責任人在短時間內(nèi)予以改正，確保財務信息的真實性。要加大對會計從業(yè)資格證及會計師考試的監(jiān)督力度，保證會計從業(yè)人員的從業(yè)資格證及會計師級別的真實性，保證會計從業(yè)人員身份可信。應組成以注冊會計師為主要成員的審計小組，從專業(yè)角度對財務工作進行審計，保證財務信息的真實性。

六、結(jié)語

對財務檔案管理中出現(xiàn)的信息失真現(xiàn)象進行預防及控制，需要企業(yè)管理者提升會計從業(yè)人員的素質(zhì)，并建立合理的管理制度，推行完善的會計委派制度，同時，政府相關人員應建立健全相關法律法規(guī)，完善社會監(jiān)督體系。保證財務信息的真實可靠性，為企業(yè)發(fā)展和管理者的決策提供更真實的參考依據(jù)，推動我國市場經(jīng)濟的進步。

參考文獻：

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【關鍵詞】依法行政；行政管理；執(zhí)法

計劃經(jīng)濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務指導來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟時期，指令性的業(yè)務指導有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務指導，但都意識到這種類型的業(yè)務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經(jīng)濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。

我國實行改革開放已經(jīng)三十多年了，當前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟時期，政府式的行政管理已與當前發(fā)展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟時期的指令性業(yè)務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業(yè)務指導與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有休現(xiàn)這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業(yè)務指導依然占有較為重要的成分。

1.法定的檔案行政管理職能簡釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導與監(jiān)督當?shù)貦C關、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責任。”，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，認為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內(nèi)部檔案實體，而不能準確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作但卻得不到相關部門的認可。

2.如何才能做好檔案行政管理工作

2.1檔案行政管理必須依法行政

在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規(guī)。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。

2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則

依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務考核指標中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機構(gòu)工作進行指導與監(jiān)督。

也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導與監(jiān)督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業(yè)務指導與法規(guī)科，要求業(yè)務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規(guī)處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務標準、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

2.3增加機構(gòu)，加強內(nèi)部監(jiān)督

要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務標準等，負責監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進行行政監(jiān)督等。檔案管理指導處的主要任務就是執(zhí)行一些非強制性指導命令。

參考文獻：

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[4]劉子芳.正確理解積極履職——實踐檔案行政執(zhí)法的體會之一[J].檔案管理,2015(05).

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【摘要】我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)發(fā)展階段，給財務檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文將對當前財務檔案管理工作的意義和存在問題進行深入的探析，提出了新時期財務檔案管理工作思路與建議。

關鍵詞 財務檔案管理；問題；對策

我國經(jīng)濟發(fā)展步入新常態(tài)階段對財務檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，因此，在正確認識和把握新時期財務檔案管理工作性質(zhì)的基礎上，建立與新形勢新常態(tài)相符合的財務檔案管理機制、創(chuàng)新財務工作思路，使財務工作能夠更好地服務企事業(yè)單位之大局，成為當前財務工作的關鍵著力點。

一、財務檔案管理的重要意義

財務檔案真實地記錄了事業(yè)單位在各種社會活動中的收入與開支，是事業(yè)單位日常社會活動的客觀反映，對于支撐事業(yè)單位的發(fā)展起著至關重要的作用。主要表現(xiàn)在以下方面：（一）財務檔案管理是事業(yè)單位提高工作前瞻性、實施科學管理的根本前提。事業(yè)單位的財務檔案管理人員，通過對信息的收集與整理，并在此基礎上進行科學、合理的分析，將對事業(yè)單位日后的進一步發(fā)展和工作方式的改善提供有利的參考，如如何降低各類成本費用、培育做強新的業(yè)務利潤增長點等，在此過程中，財務檔案信息將為其提供可靠的參考依據(jù)。事業(yè)單位要做出重大決策及實現(xiàn)經(jīng)營管理的創(chuàng)新，就必須充分依靠財務檔案所反映出的各種信息，這是保障事業(yè)單位適應新常態(tài)發(fā)展的關鍵所在。

（二）財務檔案是事業(yè)單位的重要經(jīng)費開支憑證，關鍵時刻能產(chǎn)生間接的效益。財務檔案管理工作各類活動的全面記錄，財務檔案能夠以其內(nèi)容及外形特征客觀反映過去所發(fā)生的某些事實，作為證明某項事件的書面文件。由上述分析可知，財務檔案管理與事業(yè)單位的發(fā)展是相輔相成、相互促進的，因此，財務檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展乃至社會發(fā)展過程中起著不可替代的作用。

二、財務檔案管理中存在的主要問題

（一）從業(yè)人員特別是管理人員對財務檔案的重視程度不到位。從目前財務檔案管理工作看，主要存在兩方面問題：一是有些事業(yè)單位財務管理人員特別是領導干部對財務檔案管理工作重視程度不夠。受傳統(tǒng)觀念的影響，認為財務信息是非常保密的東西，需要采取保密管理措施，于是就將票據(jù)和賬簿一起封存起來，根本不建立檔案并進行管理。二是重視各類財務開支等具體經(jīng)濟活動，但對財務開支后的檔案歸集整理等不重視，對財務信息根本不分類記錄、建檔，最終造成了財務檔案管理工作的諸多問題。

（二）對檔案管理相關法律法規(guī)的執(zhí)行不到位。目前來看，雖然《檔案法》和《會計檔案管理辦法》已經(jīng)頒布并實施了多年，但實踐證明，許多單位的財務工作人員乃至領導對其認識和遵守的自覺性還比較差，這就必然導致執(zhí)行不積極。有些單位的領導認為財務工作就是記賬和轉(zhuǎn)賬、發(fā)錢和結(jié)算而已，有的甚至不知道財務檔案建設是法律法規(guī)要求必須做的事情，因此嚴重阻礙了單位財務檔案管理工作的有效開展；同時我們必須看到，雖然國家立法部門已經(jīng)為財務檔案管理制定了相應的法律法規(guī)，但大都是宏觀上的規(guī)定。具體到實際的財務檔案管理上，至今尚無統(tǒng)一的管理標準，這就導致了各個單位在財務檔案管理上各自為戰(zhàn)、五花八門；雖然有的單位在財務檔案管理上已經(jīng)有了一些創(chuàng)造性的建設，但整體上來看，仍然以粗放型的管理為主，形式非常混亂。由于對相關法律法規(guī)的執(zhí)行不積極，缺乏統(tǒng)一的財務管理標準，必然造成單位財務檔案管理工作的滯后，進而影響單位工作的順利開展。

（三）財務人員檔案管理專業(yè)素質(zhì)與IT 技術應用不到位。一是財務檔案管理人員的自身檔案專業(yè)管理素質(zhì)偏低成為制約財務檔案管理工作的不利因素，提高工作人員的素質(zhì)是一個亟待解決的問題。二是雖然財務核算實現(xiàn)了電子化，但各類憑證仍單一采取紙質(zhì)保存的形式，未能采用影像掃描系統(tǒng)另備電子檔案，未實現(xiàn)雙介質(zhì)保管。

三、解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議

基于當前財務檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，筆者認為應做好以下三個方面的工作：

（一）切實提高對財務檔案管理工作的重視水平。在財務檔案管理工作中，一是要取得領導的重視，這是保障該項工作持續(xù)、有效開展的關鍵。二是要加強財務檔案管理隊伍的建設，加強財務人員在檔案管理方面的培訓學習，使財務管理人員真正掌握財務檔案管理的技術方法，培養(yǎng)一支技術過硬、素質(zhì)較高的專業(yè)管理隊伍。

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關鍵詞：財務檔案管理;問題;對策

一、引言

自改革開放以來，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，經(jīng)濟體制改革也越來越深入，我國的經(jīng)濟體制也由原來的計劃經(jīng)濟向著市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，這些都給我國的財務管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。在這一時代背景下，企業(yè)要想獲得長足的發(fā)展必須全面了解財務檔案管理工作在新時期的工作要求和工作特點，并在創(chuàng)新思想的引領之下，大膽進行財務檔案管理工作改革，建立適合企業(yè)發(fā)展的新型的財務檔案管理機制。

二、財務檔案管理中存在的主要問題

1.不重視財務檔案管理工作。對于企業(yè)而言，財務檔案是企業(yè)開展各項經(jīng)濟活動的重要表現(xiàn)，也是日后解決各項財務糾紛的重要依據(jù)。對于國家而言，財務檔案也是國家相關部門進行監(jiān)督檢查、打擊違法犯罪的有利武器。所以，財務檔案管理工作尤為重要。但是在當前的財務管理工作中，財務管理工作存在的突出問題就是人們不重視財務檔案管理工作，不能對財務檔案實行有效的管理。甚至很多的管理者在傳統(tǒng)財務管理觀念的影響認為財務檔案應該嚴格保密，不宜讓外界過于了解，并沒有建立相應的財務檔案更不會對其進行管理。還有一些企業(yè)雖然建立了財務檔案管理體系但根本就不對財務信息進行分類整理，使得財務檔案管理工作流于形式。2.不積極執(zhí)行國家相關法律法規(guī)的規(guī)定。我國《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)的頒布實施促使我國的財務檔案管理工作取得了很大的進步。但從整體來看，很多的管理者以及財務檔案管理工作人員積極履行國家相關法律法規(guī)規(guī)定的意識不強，使得規(guī)定的執(zhí)行落實不積極不到位。甚至有些管理者認為財務管理工作只是銀行轉(zhuǎn)賬、匯款等方式，更有一些管理者不知道建立財務管理檔案是我國相關法律法規(guī)的強制性要求。這些問題的存在都導致了部分管理者和工作人員在進行財務檔案管理時不能積極高效的執(zhí)行國家相關法律法規(guī)的規(guī)定，嚴重阻礙了財務檔案管理工作的有效開展。3.缺乏財務檔案管理的制度性規(guī)范。很多企業(yè)對于財務管理工作往往有著明確規(guī)范的制度，但卻缺乏對財務檔案管理的制度性規(guī)范，對財務檔案管理工作的內(nèi)容和職責并沒有一個明確具體的說明。這就導致了很多企業(yè)的財務檔案管理工作是依照財務管理工作進行的，這就使得財務檔案管理工作的針對性、約束力較弱。這一問題的存在也成為限制財務檔案管理崗位充分發(fā)揮其職能的重要因素。4.缺乏統(tǒng)一的管理標準。與西方發(fā)達國家相比，我國的財務檔案管理工作起步較晚，所以我國的財務檔案管理工作還存在一個突出的問題，那就是現(xiàn)階段我國的財務檔案管理工作缺乏一個統(tǒng)一的管理標準。雖然國家相關部門制定了有關財務檔案管理工作的相關法律法規(guī)，但這些規(guī)定往往是一些宏觀性的規(guī)定，指導意義不強。5.信息化水平低。在科技發(fā)展的推動之下，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了一個信息時代，信息技術被廣泛應用于各行各業(yè)，極大的方便了人們的工作和生活。但在現(xiàn)實的工作中，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)財務檔案管理工作的信息化水平較低，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不僅成本高而且工作效率低下，限制了企業(yè)財務檔案管理水平的提高。

三、改進財務檔案管理工作的具體措施

1.轉(zhuǎn)變思想，高度重視財務檔案管理工作。提高財務檔案管理工作的工作成效，必須首先轉(zhuǎn)變管理人員的思想意識使其高度重視財務檔案管理工作。只有轉(zhuǎn)變管理人員的思想才能促使其積極的投身到財務檔案的管理工作中去，從而積極落實國家、企業(yè)對于財務檔案管理工作的相關規(guī)定，提高財務檔案管理工作的成效。除此之外，高度重視財務檔案管理工作不僅是財務檔案管理人員的職責也是企業(yè)的職責，企業(yè)也應該高度重視財務檔案管理工作，加大對財務檔案管理工作的投入力度。通過增加預算、加大投入、優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)等形式，切實的提高財務檔案管理人員的積極性。2.規(guī)范財務檔案管理制度。規(guī)范財務檔案管理制度不僅是要建立明確的財務檔案管理制度，更重要的是要加強對財務檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督。加強財務檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督主要應從以下兩方面入手：（1）加強對財務檔案管理工作的培訓。企業(yè)應該選定專門負責人對參與培訓的財務檔案管理人員進行嚴格的考核，考核合格的人員可以繼續(xù)上崗工作，考核不合格的人員應該繼續(xù)學習培訓并接受一定的懲罰，待考核合格后方能再次上崗工作。（2）在財務檔案管理制度中應該明確規(guī)定相關的監(jiān)督處罰措施。企業(yè)應該對財務檔案管理工作人員的工作進行定期檢查，這其中包括檔案資料的分類、入檔、登記情況等，管理人員必須嚴格依照國家的相關法律規(guī)定做好財務檔案的立卷、歸檔和保管工作。3.制定統(tǒng)一的財務檔案管理標準。財務檔案管理工作的有效開展需要遵循一定的管理標準，如果財務檔案管理工作沒有一個統(tǒng)一的標準我們就無法評判財務管理工作的有效與否。所以，制定統(tǒng)一的財務檔案管理標準是當前改進財務管理工作的重中之重。統(tǒng)一的財務檔案管理標準使得財務檔案管理工作的開展有據(jù)可依，促進企業(yè)財務檔案管理工作的有序進行。需要注意的是，在進行財務檔案管理工作中一定要仔細記錄每一項開支明細，以方便日后的查找。4.提高財務檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。在當今時代，信息技術的應用越來越普遍，改進財務檔案管理工作的重要內(nèi)容就是要提高財務檔案管理的信息化、數(shù)字化水平，從而有效提高財務檔案管理工作的效率。比如，在傳統(tǒng)的財務檔案管理模式中，如果需要查閱某一個部門或者某一年的財務檔案需要工作人員花費很長的時間才能夠找到。這種傳統(tǒng)的財務檔案管理模式不僅費時費力而且效率低下。而現(xiàn)在通過信息化和數(shù)字化的方式可以直接通過電腦快速查找到所需要的資料，省時省力效率高。不可否認的是，這一目標的實現(xiàn)首先需要將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的存儲。5.科學考核和評價財務檔案管理人員。財務檔案管理工作的實施需要依賴財務檔案管理人員來進行，提高財務檔案管理人員的工作積極性進而提高財務管理工作的成效就需要對財務檔案管理人員進行科學的考核和評價。考核的內(nèi)容應該充分體現(xiàn)財務檔案管理工作的特殊性和系統(tǒng)性，考核的結(jié)果應該與財務檔案管理工作人員的工資、福利待遇等結(jié)合起來。所以，企業(yè)應該細化考核標準，不斷完善考核內(nèi)容，并將財務檔案管理人員的工資態(tài)度、信息哈技能、工作成效等有機的結(jié)合起來，進一步提高財務檔案管理人員考核、評價的科學性。

四、結(jié)語

綜上所述，財務檔案管理工作對于企業(yè)的長足發(fā)展和國家經(jīng)濟社會的穩(wěn)定有著深遠的現(xiàn)實意義，應該受到人們的普遍關注。國家應該加快制定財務檔案管理的統(tǒng)一標準、完善財務檔案管理方面的法律法規(guī)；企業(yè)也應該從思想上高度重視財務檔案管理工作，積極提高財務管理工作的信息化、數(shù)字化水平，從而共同推動我國財務檔案管理工作的發(fā)展，切實提高我國財務檔案管理工作的成效。

參考文獻：

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對于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內(nèi)師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國高校當前檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象。

1.國家對于檔案信息開放和利用缺少相關規(guī)定

對于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對于檔案信息管理者給予正向評價，則兩者就處于一種雙贏狀態(tài)。可是在這個過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結(jié)果來看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當前，學術界對于高校檔案信息的公開和保密之間的認識和觀點不完全統(tǒng)一，即使是在檔案管理較為先進的美國和西歐發(fā)達國家，出于對個人隱私的保護，也十分注重對個人檔案信息的保護，一旦泄露秘密信息將要承擔相應法律責任，最高法院也對于行政機關賦予其文件機密保護的權(quán)利。我國檔案法律法規(guī)規(guī)定，如果泄露檔案信息，將會受到法律嚴厲懲罰。所以，對于我國高校檔案館而言，在對檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權(quán)衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因為檔案信息的不開放不會造成不可預期的后果，就不會受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會在輿論上引起學校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對學生不開放。因此，造成這種結(jié)果的主要原因是我國當前相關檔案和保密法律法規(guī)，對于學生檔案信息開放沒有明確規(guī)定，也缺少對檔案館信息開放的實質(zhì)性約束和要求。

2.高校檔案利用范圍不明確

從檔案館角度來看，提供檔案利用服務經(jīng)常使檔案需求者產(chǎn)生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認識到提供檔案信息服務是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關系的約束和學校各種規(guī)定的限制。因為檔案館只是高校系統(tǒng)的一個部分，還有教務部門、學工部門和教學院系，不僅要受到檔案保密相關法律約束，而且還要受到學校規(guī)定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務不會產(chǎn)生不滿意結(jié)果，各個檔案館基本上都采取制度性措施來限制檔案信息的利用，無形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業(yè)生成績單為例，為了檔案信息資料的安全，學校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會檔案需求者都要花費大量時間和精力來尋找檔案館。而且，出于對個人隱私的保護，要求檔案信息需求者必須要攜帶個人有效證件到館辦理查詢手續(xù)，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務，這對于檔案資料利用者而言，手續(xù)十分復雜，這個過程就是一個效率十分低下的過程，本身呈現(xiàn)出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費大量時間和精力，而且結(jié)果也不一定十分理想。但是，從經(jīng)濟角度來看，檔案館提供檔案服務，經(jīng)濟效益較低，甚至完全為零。從性質(zhì)來看，檔案信息服務是一個純公益性過程，將檔案信息服務社會化，收取相應費用也不符合我國當前高校檔案管理的目標和相關法律法規(guī)要求。

二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施

要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度。

1.明確高校檔案館檔案信息服務職能

我國2008年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高校中個人或有關單位，如果不按照規(guī)定及時歸檔，將檔案據(jù)為己有，或者拒絕規(guī)定的，都屬于違法行為，而且校方要及時對直接負責人員和主管人員依法給予處分，已經(jīng)構(gòu)成犯罪行為的，由司法機關依法給予追究刑事責任。但是，我國高校檔案相關法律法規(guī)對于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風險責任預期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象的制度性原因。因此，要進一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務職能，在確保檔案信息在法律規(guī)定的保密范圍內(nèi)，也要向在校師生和社會加大檔案信息開放范圍。

2.明確高校檔案信息服務范圍

如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設在學校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網(wǎng)站，這些都無形之中擴大了檔案信息的保密范圍。為進一步減少“倒金字塔”現(xiàn)象，提高檔案館信息服務效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細的檔案館地理位置信息，而且還要在網(wǎng)站上公布其檔案信息咨詢服務電話，建立檔案館網(wǎng)站，并依托網(wǎng)站，主動公開在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的一些檔案信息。

3.提高高校檔案信息服務方式信息化

為提高高校檔案信息服務效率，要不斷建立完善服務方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規(guī)要求，主動對照案卷目錄，對其內(nèi)容數(shù)字化，公開信息開放內(nèi)容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時間，減輕高校檔案館信息服務工作量。第二，對高校檔案信息內(nèi)容數(shù)字化以后，要建立檢索內(nèi)容關鍵詞，實現(xiàn)檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無意義的重復勞動，減輕高校檔案館在檔案信息服務方面重復的人力勞動。

4.提高高校檔案管理人員素質(zhì)能力

高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說檔案信息需求者往往對于高校檔案管理相關規(guī)定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權(quán)限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對自身的職能范圍、工作權(quán)限有清晰認識，這些都需要高校檔案管理人員加強自身職業(yè)培訓。同時，要在高校檔案館實施信息化以后，進一步加強職業(yè)技能培訓，熟練使用各種檢索工具進行檔案信息內(nèi)容檢索，縮減無意義內(nèi)容檢索耗費時間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現(xiàn)象消極影響。

5.延長高校檔案信息服務辦公時間

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工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準確的反應工程進展與完成的真實狀況，在維護企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。

2工程項目檔案管理中存在問題

2.1市場經(jīng)濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無論是從我國經(jīng)濟發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟活動的基本依據(jù)。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟體制靠攏，并在市場經(jīng)濟發(fā)展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監(jiān)管機構(gòu)的智能分離。雖然工程項目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應的發(fā)生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設具有一定的特征，對于多數(shù)工程項目而言其施工點較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業(yè)和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規(guī)章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強工程項目檔案立法及監(jiān)督指導，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監(jiān)督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹?shù)募訌姽こ添椖繖n案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強檔案過程管理

從領導層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質(zhì)量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。

3.3強化工程檔案管理專業(yè)隊伍建設

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業(yè)務技能，這就需要對其進行專業(yè)的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內(nèi)容進行專業(yè)的培訓。

3.4加強工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

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目前我國人才流動日益頻繁，檔案質(zhì)量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業(yè)不再完全相信人事檔案。這就要求我們在對人事檔案管理制度進行系列改革的同時，制定出專門針對人事檔案管理方面的相關法律法規(guī)。因為到現(xiàn)在為止，還沒有這方面的法規(guī)。現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定，沒有處罰辦法，沒有強制約束力，很難發(fā)揮作用。因此，政府部門很有必要制定一項法律法規(guī)，以規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規(guī)管理的軌道，做到有法可依。

2人事檔案材料應具有個性化

人事檔案的構(gòu)成，應根據(jù)人員不同，職業(yè)職位不同采用不同的歸檔標準。同時還應根據(jù)時代的不同和職業(yè)職位的變化，及時補充當事人具有個性化的材料。如：技術專長、管理才能、綜合能力、繼續(xù)教育情況、個人信用、違法違規(guī)及犯罪等方面的材料，要實行跟蹤記載，保持人事檔案的時效性，及時地把各類人員的各項考核結(jié)果存入人事檔案，增加動態(tài)材料的比重，以提高人事檔案的價值。

3建立流動人員人事檔案管理中心

根據(jù)我國的有關法律法規(guī)的規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應屬于國家所有。因此政府所屬的人才流動服務中心向檔案相對人收取管理費是不合理的。目前我國流動人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，由公共財政全額提供經(jīng)費，不向檔案相對人收取任何費用。

4建立社會化開放式的人事檔案管理模式

建立開放式的人事檔案管理模式，是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然。只有創(chuàng)建一個具有社會公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當而又合理地處理個人、組織、國家之間的關系，建立國家所有、公共管理、社會共享、個人知情的新型人事檔案管理模式，才能實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合，才能真正實現(xiàn)對人的宏觀管理。做法是：設立全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計算機，再由各級“人事檔案管理中心”按統(tǒng)一的標準歸檔。“人事檔案管理中心”向社會所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進入“人事檔案管理中心”網(wǎng)，如需查閱個人檔案的，輸入居民身份證號碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對人力資源的宏觀調(diào)控，為人才戰(zhàn)略的實施提供基礎。此外，還可以和公安、銀行、社會保險、醫(yī)療保險等相關部門聯(lián)合，把有關個人的信息資料全部輸入到計算機中，建立全國通用的、標準的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現(xiàn)信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。形成人事檔案信息管理、服務、開發(fā)三位一體的人事檔案管理格局。

5檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

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1.理論研究

自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業(yè)進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調(diào)必須關心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形。可見在經(jīng)典管理學家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關系研究現(xiàn)狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規(guī)標準2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。

2.實踐發(fā)展

自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經(jīng)濟的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規(guī)合法的前提下高效運轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。

二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關系

《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制，應當包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關、不可分割的。

1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環(huán)運行，參與到企業(yè)管理的各個階段，是企業(yè)信息控制的關鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風險中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟、解決企業(yè)紛爭提供信息支持。可見，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。

2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響

企業(yè)的內(nèi)部控制機制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進行重新確認，對遺留問題進行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進和循環(huán)關系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。

三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強化措施

企業(yè)內(nèi)部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進內(nèi)部控制工作的有效運行。

1.加強與檔案管理相關的企業(yè)法律法規(guī)建設

我國有關檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標準，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關性，企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業(yè)法律法規(guī)時，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業(yè)法律法規(guī)建設，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發(fā)，建設企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機制的必然措施。

2.加強企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設，完善檔案管理體系

企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務規(guī)范”三項內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權(quán)責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實現(xiàn)工作流程重組

企業(yè)檔案是企業(yè)各項職能活動的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項活動開展的風險評價和審計監(jiān)督。因此，各項活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應當增強企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴展到企業(yè)文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，實現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務部門配合，做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現(xiàn)。

4.提高人員參與意識，加強團隊合作

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關領域內(nèi)容的認識，提升檔案管理思想，學習現(xiàn)代企業(yè)制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責，并促使檔案工作促進并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進行。最后，對于其他業(yè)務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進行宣講來實現(xiàn)。要使業(yè)務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業(yè)務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運行，實現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。

四、結(jié)語