導語：如何才能寫好一篇信息與知識管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】檔案；管理；知識管理；融合

檔案信息管理工作是非常重要的一項工作，隨著現代化水平的不斷提高，很多新的技術和新的理念在檔案信息管理的工作中都應該得到一定的應用，知識管理是檔案信息管理的一個重要趨勢，它能夠避免以往管理工作中存在的不足，同時對檔案信息管理人員提出了更高的要求。

1.檔案信息管理與知識管理融合的必要性

我國的經濟和科技都得到了非常大的進步和發展，在經濟活動變化當中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發展和經濟變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質量也有非常大的改進和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發揮。在以往的檔案信息管理工作中要經過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發展相協調。

2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析

檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性，這些知識都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識的一個載體，是人們對事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識管理的對象是一直的，檔案信息管理當中主要的工作內容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。

2.2從知識管理的現有研究成果分析

知識管理在發展過程中已經形成了獨具特色的理論和方法，雖然在某些環節當中還存在著一些問題，但是已經有了很好的發展和進步。要建設一套比較系統的、科學的管理體系，首先要保證實踐具有可行性，其次是要選定恰當的研究對象，最后是在有明確的研究對象以后根據自身的條件和具體情況選擇適當的研究方法。在知識管理當中基本上已經具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識管理的相互融合有相應的理論保障和技術保障。

3.知識管理對檔案信息管理的創新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能

知識管理在檔案信息管理當中算是一種變革和創新，知識管理對檔案管理的所有流程都產生積極的影響，只是影響方式和影響程度不同。知識管理在檔案信息管理當中發揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后，檔案信息管理在工作內容和工作方式上都有著非常明顯的轉變，這種轉變主要表現在以下幾個方面：首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內容，強調了對檔案信息的開發和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關內容。

3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

不斷提高檔案信息管理工作的工作質量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發展與進步為檔案信息管理的發展與進步提供了一個重要的前提和基礎，網絡的發展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關的服務質量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網絡信息技術在內的各項現代化技術的應用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務質量。

5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質

現代管理飛速發展，在許多管理職位，從業人員的素質都在不斷提升，而檔案管理人員的素質一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學和現代管理知識，熟悉業務流程，提高自身素質。從這個角度來講，檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質。這是檔案信息知識管理的前提，也是結果。從時間角度講，知識管理有助于完善檔案人員的知識結構，提高檔案人員掌握現代信息技術的能力；有助于檔案管理人員發揮自身的創造力和潛能；還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識服務。因此檔案信息管理工作創新離不開知識管理，知識管理使檔案信息資源優勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領域服務，不斷對檔案信息去粗取精，創造社會服務價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。

6.結語

知識經濟在當代社會得到了非常迅猛的發展，檔案信息管理也應該更好地順應知識經濟的發展，在檔案管理的過程中一定要對傳統的理念和模式進行大膽的變革，只有變革才能有創新，只有不斷地進行創新才能更好地發展，檔案管理也是一樣，只有對其進行不斷創新，在管理的過程中與知識管理相結合才能更好地保證檔案管理工作的長久發展。 [科]

【參考文獻】

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要區分信息管理與知識管理，必須找出兩個相似概念的不同之處。這就必然涉及與之相關的概念。一般把數據定義為用來作為推理、討論、計算基礎的有實際意義的信息，把信息定義為知識和智慧的接收和交流，把知識定義為通過總結能力或運用知識能力的經驗或者理解真理以及對事實的推理能力，并且把智力定義為理解。Meadow認為數據是混在一起的各種符號，信息并沒有廣泛認可的意義，其暗含的意義是正當的和有用的數據。而知識比信息有著更高層次的確定性和正當性。智力，則是一種信息的形態，同時也是推理能力的尺度……由上可以看到幾乎在所有的專業術語上，這些概念都是重疊的。

Wiig認為：信息既可以是一整套的真理、信念、觀點、概念、判斷、期望、方法，也可以是組織上有自己的特點的事實和數據。這樣看來，信息是段落中一組有意義的數據，而知識也是有意義的數據，只不過是一整套用來描述信念、各種活動之間的關系以及可能的后果，曾經有過的經驗、數據罷了。知識與信息的區別是知識具有預見性并且可以用來指導活動，而信息僅僅是一組數據。知識是由信息構成，并用于指導人的活動。在實踐中知識管理研究者傾向于采用包容性強的知識概念。系統性的知識經常被分為很多類，例如Nonaka和Takeuchi把知識分為未知的和已知的。Choo把知識分為：隱性的、顯性的、文化上的知識。Boisesot把知識描述為個體、專利、公共知識和共同的感覺。

知識管理的研究者們最關心的是隱性的知識。隱性的知識是被定義為以行動為基礎的，在實驗中得到訓練，而不大容易解釋或者描述出來的知識。但是在組織知識的構建過程中卻是一種基礎性的知識。Tsoukas和Vladmirou認為：隱形的知識并不是那種可以被顯性的知識所包含的知識，但可以通過社會交流活動或者社會交往來傳播，并且可以通過外部化過程使之明確。而Polanyi認為：隱性的知識之所以不能表達，是因為我們知道的要比我們能說出得多。也就是說，人們不能用詞匯明確的表達出隱性的知識依然保持存在人類的內心深處。知識管理的研究者們認為顯性的知識有完整的結構和明確的意思，它可以被編碼，更容易交流和共享。因此，這種類型的知識通常等同于信息，它們可以用信息技術的方式儲存、管理，形成信息管理系統。然而，知識管理行不行？尤其是隱性知識能不能管理？人們是有疑慮的。Courlay認為知識本身是不能夠管理的，人們管理的只是知識的代表，這實際就是知識管理的焦點。Abranl認為，知識所處的氛圍以及使用的條件是知識能夠管理的唯一尺度。

可見，在知識管理中將信息看做顯性知識的等價物。這就提供了組織管理中評價各種各樣所用到的知識的一個不太充分的評價標準，因此，信息和數據的管理是知識管理中的重要支柱。通過創新活動人們可以把信息改造成為組織可以共享的知識。信息管理涉及諸如管理顯性知識的相似過程，但也涉及了一些差別比較大的過程。信息管理和知識管理的客觀性是非常不同的，信息管理的最大目標是確保信息的存儲和取回。而知識管理的最大目的是把組織的結果結合得更緊密些。然而，隨著信息技術的深入，組織也能通過“信息流”和相關的過程得以評估。知識管理采用與信息管理相同的方法，提供了用來評價復雜信息，考慮更多信息轉換的框架。

信息管理和知識管理的概念性框架

知識和信息始終以各種各樣的方式在組織過程中流動著。知識管理和信息管理二者的過程和步驟有所區別。信息管理關注的是“用來控制組織記錄所需要的計劃和活動”。Wilson認為，信息管理涉及信息技術對組織的信息源管理。Choo提出了一個信息管理的環狀過程模型，它牽涉到五個基本的步驟：信息需要的確認、信息的獲得、信息的組織和存儲、信息的分配和使用，而每一步都需要計劃組織以及對一系列由信息技術為支撐活動的協調和控制。Choo認為：在保持知識的創新和實用方面，信息管理是關鍵性因素，并導致“智力組織”。Cronin認為，信息管理誕生的初衷是為了更經常地控制系統性的記錄信息，并盡量減少對這些數據的使用。在信息管理過程中從技術方面講人被認為是信息的仲裁者和規劃者，而信息管理工程還是傾向于實施和保持信息的體系，并且把信息源和技術放到了很重要的地位。與之相比，在知識管理中，人類管理的部分是至關重要的。Nonaka和Yakeuchi描述了四種知識轉化的過程：交往、外化、聯結和內化，每個過程都涉及從一種知識的形式轉化到另一種知識的形式。這個模型主要關注在組織共享中知識是怎樣創造出來的與如何評價知識管理中活動重要性之間的關系。lruggles確定了三種主要的活動：涉及新方法、新方式創造的知識的繁殖，知識的編排以及知識的轉化，保證知識在個體和部門之間轉化。他們忽視了組織知識結構鏈條中獲得和儲存知識等一些步驟。

因此Oluic-vukovic 2001年提出來了另外一個模型，他把知識運行的鏈條分為五各環節：收集、組織、提煉、描繪以及傳播，這個模型不僅把信息的循環方式聚集得更緊密了，而且又把信息管理和知識管理的方方面面結合起來。France Bouthillier和Kathleen Shearer基于對知識管理文獻的理解，對Oluic-Vu-kovic模型過程作了一些輕微的修改，形成了新的概念性框架。他們首先將“收集”這一部分成三個不同的過程：知識的發現、知識的獲取及知識的創新。其次，他們認為在知識的流動過程中，知識的提煉不算是一個主要的步驟，僅僅是知識創新的一個方面以及儲存、組織過程中的一個步驟，因此將知識的提煉和描述的過程刪除。第三，將共享知識作為一個獨立的步驟添加了進去，這個步驟實際優化了先前模型中提到的知識的傳播。知識聚集到一塊以后，剩下的事就是存儲和共享。知識的共享也就是知識從一個人傳播到另外一個人以及更多的人。知識的共享在知識管理中占據了主要的位置，個人知識在組織中被發現并作為內在的知識；同時更加注重外部知識的發現、獲得，把外部的知識帶到組織中來。在知識管理中，人們更關注知識的共享。知識要想更有用，它必須被群體共享。

共享知識的目的可以概括為：第一，創造一個能夠學習和共享的環境。第二，不同知識的人之間的相互交流。第三，不斷的接觸信息。第四，能夠把知識轉化為信息。第五，壓縮精簡知識以便交流。第六，傳播知識。知識管理的目的主要是知識的創新。首先，內部的知識可以與其他的內部知識聯合起來創造新的知識。其次，從多種渠道獲得信息并進行分析進而獲得新知識，這是信息的附加價值，也更加方便知識的創新。于是，知識管理的步驟可以概括為：•內部知識的創新•內部外部知識的共享和使用•知識的發現、共享和使用•內部知識的創新和使用•外部知識的獲得和內部外部的分享•外部知識的獲得和共享在這個概念框架內知識的創新是有基礎性假設的，對已有知識的補充或通過分析信息獲得新知識是知識共享的結果。共享知識是知識管理的主要目標，這是目前知識管理所顯示出來的最重要的特征。在知識管理的其他過程中，譬如知識的獲得和創新僅被認為是組織領域的一部分，就像訓練、研究、發展和知識的存儲、組織被認為是信息管理的部分一樣。其結論認為：知識管理主要關注隱性和不能形成文件的知識。而信息管理是管理信息和顯性的知識。#p#分頁標題#e#

小結

在國外知識管理這一領域很多地方與信息管理重疊并且理論基礎薄弱，但在許多組織中知識管理切切實實在起著很大作用。知識管理是由各種各樣的組織實踐構成的，這種實踐是在政策、工作常規和組織結構中不斷變化的。具體講，可以歸納出國外關于知識管理的明確論點：

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當今社會已邁入到數字時代，隨著現代網絡和計算機技術的迅猛發展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發展方向，檔案的信息管理就是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。20世紀后期以來，全球開始從工業經濟時代步入知識經濟時代，知識經濟最顯著的特征是，知識對社會發展的貢獻率占有主導地位，知識經濟呼喚知識管理，現代知識管理正是在知識經濟的背景下應運而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應用于企業管理中，隨著知識經濟的發展，知識管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾?庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學檔案學院主辦的“21世紀的社會記憶――中國首屆檔案學博士論壇”時指出：我們可以宣布自己已步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向?？梢哉f檔案管理在經歷了檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識管理的階段。那么到底什么叫知識管理？有人認為，知識就是信息，知識管理就是信息管理，這是典型的對知識管理的狹隘理解，筆者認為要明確知識管理的概念，首先要區分一下幾組不同的概念。

二、區分知識與信息

首先，知識并不等于信息。信息只是知識的一部分。根據1996年經濟合作與發展組織（OECD）的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：1，“知道是什么”的事實知識（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識（know-who）。由此可見，知識的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質上的知識，我們稱之為“顯性知識”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、體會、感悟等尚未公開的秘密知識，或者只可意會而難以表達的知識，我們稱之為“隱性知識”。這些隱性知識不屬于信息的范疇。

其次，知識是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識都是正確的、有用的信息。

三、區分檔案管理和知識管理

首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。

從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。

從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。

從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵一種較為寬松、便于創新的管理體系?！拔募芾黻P注自身的良好定義的政策和可審計的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的、寬組織的創造力和知識交易的方式忽視組織傳統?！?/p>

四、區分知識管理與信息管理

信息管理只是知識管理的基礎和重要組成部分，知識管理不僅僅是信息管理的發展和延伸，更是對信息管理的變革和超越。

1.信息管理僅僅注重對顯性知識的管理，而知識管理更注重對隱性知識的管理。知識連線有限責任公司的首席執行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識可以說是冰山的尖端，隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養的樹根，顯性知識不過是樹的果實。而且隱性知識往往具有獨占性，開發利用價值比較高，管理難度更大。

2.信息管理僅僅側重于對現有信息的收集、整理，而知識管理更側重于對新知識的生產、創造。

3.信息管理僅僅重視對信息本身和信息技術的管理，而知識管理更重視信息、知識活動的過程和人員的管理。

4.信息管理僅僅關注在適當的時候，以適當的方式、向適當的人員提供適當的信息，將信息簡單地視為免費資源，未能對知識進行資本化運作以實現知識增值；而知識管理將知識視為最重要的戰略資源，追求知識的增值。

可見，知識管理不是信息管理的簡單延伸和發展，而是對信息管理的一種變革和超越。

五、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析，知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發?，F實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。

六、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理；強化對檔案知識的開發利用；實施檔案信息管理的智能化服務；實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

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關鍵詞 國內外；新媒體；知識管理

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）160-0082-01

隨著科技的發展，以互聯網為基礎的新型媒體形式也逐漸增多，社交網絡、微信、微博和論壇等方式已經作為一種媒體方式出現在廣大民眾面前，這些方式承載了大量的信息，可以在短時間內得到很快的擴散，給民眾的生活帶來便利，但同時也給社會公共信息的監管工作帶來了不少麻煩。因此，如何運用新媒體促進信息和知識的傳播，成為我國相關部門要不斷思索的課題。

為了更好的了解國內外新媒體在信息和知識管理方面所發揮的作用，本文將國內外的相關文獻進行對比，分析了近些年來新媒體領域的研究情況，以更好的明確國內新媒體應用未來的領域發展方向，同時掌握國外先進的做法，為我國的新媒體管理提供借鑒參考。

1 國內外新媒體的起源

新媒體是最近幾年興起的一種媒體方式，可以定義為新技術支撐下出現的新的數字媒體形態，通過二進制的形式對信息進行處理，以實現客戶交流的需求，其中存在的形式主要包含社交媒體、數字媒體、移動媒體、網絡電視和電子書等。

1.1 國內外研究文獻的發展趨勢

新媒體在國內外的信息和知識管理領域上，國外的研究要比我國的研究早了近10年時間，自從2006年開始我國學者增多了對新媒體的研究，在量上甚至超過了國外，這就反映出這段時間以來新媒體對我國的經濟和社會確實產生了不小的作用。

1.2 國外新媒體的起源及發展

很多學者將數字媒體作為新媒體存在的主要方式，也有學者指出新媒體是由美國哥倫比亞廣播電視網技術研究所所長P.Goldmark在1967年就提出來的，總之對于新媒體的概念在形成之前具有不少討論。自從1996年開始，國外對新媒體的研究逐漸增多，他們研究的方向也開始向新媒體的運用及在信息管理中發揮的作用方面進行了更多的探討。同時，對新媒體給人們生活帶來的影響及效用評價也成為學者研究的范疇。可見，國外學者對新媒體的研究主要集中在新媒體信息服務、社交媒體信息傳播、社交媒體公共危機管理等方面。后來，Facebook和Twitter等社交網絡的發展給學者的研究提供了更大的方向，社交網絡的興起，為新媒體在其他領域的應用奠定了良好的基礎，之后就研究其在政治、安全和生活中所有發揮的作用。

1.3 國內新媒體的起源及發展

研究我國新媒體的發展主要基于對文獻的研究和整理，以尋找我國新媒體的研究思路，同時與國外的研究做個系統的比較，通過對新媒體的深入探索，發現自從1986年開始國內學者才開始從國外翻譯中逐漸了解新媒體對經濟發展的重要性，于是對新媒體的研究領域就逐漸拓寬。到2000年，新媒體的研究就受到了廣大學者的關注，同時也開始出現手機媒體，2006年學者對新媒體進入到集中研究的階段，同時，受到新媒體的影響，傳統媒體也開始轉型。2010年，學者們對新媒體進行了深入的研究，同時運用新媒體報告特大災難事件――汶川地震，開啟了新媒體在突發事件中的作用，同時也在社會、政治、經濟、教育等方面也做了大量的研究。隨后，新媒體在我國也開始擔任輿論引導的重要作用，政府也逐漸借助新媒體的力量報導大學生創業或者農村建設等方面的信息，為新媒體的功能拓展開拓了思路。

從發展情況來看，國內學者在新媒體信息和知識管理領域的研究初期，主要關注在新媒體的信息擴散方面發揮的巨大作用，后來，我國智能手機的普及，為微信、微博等新媒體的作用施展提供了平臺，國內新媒體的研究成為信息服務的有利介質，受到了廣泛的關注。

2 近3年來國內外研究的熱點和趨勢

從國內外新媒體研究的對比來說，新媒體研究的近3年來無論國內還是國外都呈現出增長的態勢，通過對研究領域進行對比，來分析新媒體發展的方向。

2.1 近3年國外研究熱點

第一，新媒體采納中的信息行為，新媒體的使用會促進信息的擴散，根據對國外社交網站的了解，證明了商業企業使用新媒體確實起到了推動發展的作用。同時，有些研究人員也表明了社交網站結合注冊用戶的信息深度挖掘他們的需求，為了滿足需求，國外優先開發了移動支付功能，為社交網絡的商業行為奠定了良好的基礎。

第二，新媒體應用中的信息傳播，有的學者研究了信息傳播機制，利用數理模型來理解社交媒體在突發事件中所發揮的重要作用。同時，學者們對人們的分享行為進行了研究，不僅促進了信息的傳播，而且還為信息搜索、網絡互動等行為起了積極影響。

第三，新媒體應用中的知識管理，社交媒體不僅僅是知識的傳播媒介，由于其自身的多元性、觸發性和關聯性的特點，影響著人們之間的交流，讓人們可以隨時共享信息。學者也從宏觀、中觀和微觀層面展開了社交媒體的研究，如何運用媒體資源成為政界所關注的課題，有些機構也研究新媒體和知識管理之間的相互作用，以及新媒體對知識管理的影響。

第四，新媒體應用中的輿情傳播及信息安全，國外學者研究了社交媒體對于社會穩定所產生的影響，同時按照年齡的層次，分析了私有信息的泄露對于他們各自產生的影響，同時從社交媒體的信息上進行分析。由于新媒體具有不受時間和地域的限制，對于受眾來說是個非常便利的傳播渠道，尤其是發生突發事件，新媒體的擴散作用將輻射到更廣泛的范圍。當然，社交媒體也可能對國家的信息安全產生著威脅，需要規范管理才能更好的發揮其優勢。

2.2 近3年國內研究的熱點

第一，新媒體在信息服務中的應用，朱天等人分析了新媒體在新農村建設中所發揮的傳播作用。有些學者結合圖書館的工作，研究新媒體在圖書管理服務方面的應用，并提出了多種管理方式，為讀者提供個性化的服務。金澤龍分析了新媒體環境下的閱讀、互動和其他數字服務，提出了圖書館創新服務。這些研究為新媒體的功能開發提供了思路。

第二，新媒體在信息傳播中的應用，新媒體對于信息傳播起到了極大的推動作用，在傳播手段和方式方面也做了創新。另外一些高校學者對多媒體如何在圖書館中發揮作用，如何進行知識的傳播等方面做了深入的探究，也了解了其在網絡輿情中發揮的重要作用。

第三，新媒體在信息共享中的應用，曾茜分析了新媒體的主流媒體，運用多個案例為新媒體在新聞信息共享上發揮的作用進行深入分析。同時，傳統媒體與新媒體之間傳播和共享知識的方式進行了對比，探索了資源共享平臺的構建，還有學者從實證角度研究了互聯網條件下企業隱形知識共享的影響因素，這些都為新媒體的發展提供了條件。

第四，新媒體在信息素養中的應用，顧Z等人研究了新媒體在校園中傳播時的信息分類，尤其對信息進行了分析，目前學生接受觀點越來越客觀，正確的信息以及錯誤的信息都可能影響學生的綜合價值觀的影響，就是要研究信息素養發揮的作用，新媒體引領現代媒介，應該注重發展的全面性，要提升學校師生的信息素養。

3 結論

通過以上分析可知，新媒體在國內外的信息傳播中都產生了不小的影響，國外發展的比較早，雖然我國起步相對較晚，但是新媒體在我國的發展是非常迅速的，為政治、經濟和社會提供了更多的交流方式，在信息的傳播、共享、管理等方面發揮了重要作用。此外，也需要加強對新媒體的監管，促進信息環境的安全、可靠。

參考文獻

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篇5

[關鍵詞] 知識 知識管理 企業核心能力 關系

一、企業核心能力的知識屬性

企業核心能力是企業在長期生產經營過程中形成的以知識作為基本構成要素的實體性與動態性相統一的成長協調系統。知識的實體性體現在企業員工的知識與技術系統所組成的知識儲備庫上；知識的過程性表現在管理系統和價值、規范所構成的知識管理機制中。一般而言，企業核心能力具有用戶價值性、獨特性、延展性等特征，這些特征蘊含了豐富的知識特征。

1.用戶價值性

企業核心能力的價值性主要是通過市場檢驗實現的。企業所開發的資源要素，必須在各個方面，如時間、地點、價格、數量上滿足市場所需，才具備了企業向顧客提品的基礎。企業才能在滿足顧客需求之中實現價值，才能從中獲利，實現企業的生存發展。符合市場需求程度越高，核心能力的價值就越大，企業的競爭優勢也就越顯著，而那些不符合市場需求的能力要素，不僅無助于企業實現目標，相反還會成為一種阻力。核心能力應具有市場價值，應能給消費者創造價值或價值增加，不能給消費者帶來實惠的能力不能稱為核心能力。

2.獨特性

企業核心能力是顯性知識與隱性知識的有機統一體。隱性知識是指高度個人化的“只可意會不可言傳”的難以察覺、模仿的知識。恰恰是這部分知識不僅讓競爭對手難以模仿而且是使企業核心能力成為企業競爭優勢源泉的內源性動力。隱性知識作為公共物品的“方法性”特征使企業核心能力具備了獨特性，與競爭對手相區別。自然地成為了具備核心能力的企業的“防火墻”。

3.延展性

企業核心能力是在全體企業員工知識共享的基礎上通過跨部門、跨產品的內在關聯整合起來的。它不是某個員工或部門的獨有資產，它有很強的滲透性與擴展性。這主要因為企業核心能力代表了企業的核心知識，它融合了企業的技能與技術流，具備相當的輻射力。所以，可把企業核心能力向內逐層分解到各部門、各員工、向外物化為核心產品、最終產品。

實際上，企業核心能力這一概念從誕生的那人起就深深地印上了知識的“烙印”。“知”和“識”的過程正是獲取、傳遞、共享“知識”這一實體的過程。Allee指出“競爭力就是快速向市場提供新產品或增強競爭力而調整知識” ，強調“核心能力是使公司能持續開發新產品和開拓市場的特性”。她將核心能力、市場和知識結合起來，這無疑是正確的。在這里，學者們又一次明確企業的核心能力，在于企業知識的競爭力和對知識的管理能力。無論是能力理論還是“基于資源的企業理論” 都強調企業的能力來源于企業的“獨特資源”，在這里，資源的概念是十分寬泛的，除了知識之外，還包括物質的、財務的資源，既有有形的，也有無形的資源。但是在知識經濟時代，知識無疑是最具戰略性的資源和資產，有形的物質資源是無法和它相比的，機器、原材料即使是非常稀缺的，但是相對于知識而言，企業的這些資源也是可以較為容易地通過市場交易行為得到的。而知識則不同，它更具有稀缺性和難以模仿性，每個企業內部的顯性知識和隱性知識，尤其是隱性知識是難于交易和模仿的，因此，能力學派的所謂的“獨特資源”不是別的，歸根到底是知識。

綜上所述，企業核心能力的關鍵是“知識和技能”，核心能力是一組先進技術的和諧組合。此處的技術不能單指一般意義上的科學技術，還包括管理、組織及市場營銷等方面的技能；它也不是一兩項單個技術，而是以一定方式組合在一起的技能和知識群，具體體現為產品開發能力、制造能力、成本控制能力、營銷能力、市場反應能力和組織學習能力等全面能力的特定組合。核心能力是企業擁有的一種積累性學識和能力，需要歷經較長時間的孕育、培育和凝練才能得以形成。從本質上講，核心能力是一個能使企業獲得持續競爭優勢，以創新為動力源的動態知識系統，企業間業績的差異是源于知識的不對稱和由此導致的企業能力的差異。（如圖所示）

二、企業核心能力與知識管理的關系

知識管理是知識獲取加工――知識存儲積累――知識傳播共享――知識應用創新四個過程不斷循環往復、螺旋上升的過程。企業能否與市場保持同步調的動作，直接影響著企業的核心能力。企業不斷地適應市場變化，不斷地進行知識管理，最終將形成企業自身的獨特的競爭優勢，即核心能力。企業核心能力是一個復雜的多元系統，主要包括以下幾個方面的內容：

1.研究與開發的能力

研究與開發能力是企業知識需求量最密集的領域。普拉哈拉德（C. K. Prahalad）和哈默（Gary Hamel）認為，核心能力的實質是指誰能比競爭對手以更低的成本和更快的速度去發展使企業自身具有強大競爭力的核心能力。而研究和開發能力就能實現這個目標，原創性研究開發能力是企業核心能力的重要組成部分，是企業獲得持久制造技術或專利技術從而獲得持久競爭力，并取得長期高收益的根本源泉。

2.不斷創新的能力

不斷創新的能力是在已獲取的知識基礎上創造產生新知識的能力。即根據市場和社會變化，在原來的基礎上，重新整合人才資本等資源，進行新產品研發和有效組織生產，不斷創造和適應市場，實現企業既定目標的過程。它包括技術創新、產品和工藝創新和管理創新。

3.將知識轉化為產品或實現生產力的能力

技術轉化能力是利用生產知識將技術優勢向市場優勢轉化。只有將包括隱性知識與顯性知識在內的各種知識轉化為具有市場價值的工作方案或產品，各種有關知識的活動才能轉化為企業在市場競爭中的優勢，研發和創新才具有價值和意義。

4.組織協調企業各個生產要素，進行有效生產的能力

進行有效生產的能力是利用組織、協調、指揮知識有效地完成計劃的能力。面對激烈變化的市場，企業要有優勢，必須始終保持生產、經營管理各個環節、各個部門運轉協調、統一、高效、特別是在改革創新方案、新產品、新工藝方案，以及生產目標形成以后，要及時調動、組織企業所有資源，進行有效、有序運作。

5.應變能力

應變能力是根據環境和自身特點的知識及時調整經營方向的能力?？陀^環境瞬息萬變，企業決策者必須具有對客觀環境敏銳的感應能力。與此同時，還必須保持經營方略隨客觀環境的變化而變化，即因地、因時、因顧客消費心理的變化而變化。由以上對企業核心能力的分析可見，知識和技術是企業核心能力實現的內在核心。

三、基于知識管理的企業核心能力形成過程分析

知識管理通過有效完成“知識的獲取知識的積累知識的傳播知識的創新”這一完整的過程，促進知識生產和流動，使知識在使用中實現價值，從而達到培育企業核心能力的直接目的，并最終實現營造企業持續競爭優勢的終極目標。

1.獲取加工

知識的獲取主要是在企業現有知識的辨識基礎上，獲取企業外部的知識，包括客戶、供應商、合作伙伴、競爭對手等知識。知識獲取過程是企業與環境交互的接口，如果知識的獲取過程不能適應環境的變化或缺乏應變能力，那么企業的知識就無法保持動態更新。信息技術的發展為企業收集信息和知識提供了有力的手段，信息技術的應用擴大了知識收集的范圍、提高了知識收集速度、降低了知識收集成本。在企業內部層次上，要組織協調好每個員工學習的全過程，創造出一種支持系統學習的氛圍；在企業戰略聯盟層次上，通過建立知識聯盟進行學習和創造，進而擴展和轉化能力；在企業外部環境層次上，要對企業所處的市場環境和生存空間進行有效的監視，及時獲得有關知識。

2.存儲積累

無論對于組織或個人，知識積累都是對知識實施管理和創新的基礎如果沒有積累，這些信息和知識就會隨著某項具體工作的結束而消失，或者一隨著員工的離去而流失正是這些信息和知識一點一滴的積聚，才構成了企業的財富，形成了企業文化、企業價值和企業核心能力。因此，企業必須對信息和知識進行積累，知識的積累與存儲要從長遠考慮，對企業的知識系統隨時進行更新，而過時的知識及時清理，需要而又缺少的知識通過引進人才或員工培訓等方式及時獲得，并匯成企業的知識庫。

3.傳播共享

要使知識在團體和個人之間傳播，互相吸收，目的是促進團體、個人之間對知識的理解和分享。知識總是進行著一定程度的傳播，既有企業內部的知識轉移，也有企業與外部的知識交流。這種轉移包括兩個過程：一是傳輸――將知識發送或展示給潛在的接受者一；二是吸收――個人或團體對知識的吸收和使用。傳輸的知識應經過整理和加工，使人易于吸收，企業在長期生產經營中所形成的技術專長、企業文化、共同愿景等知識，個體和團隊只有吸取這些知識，才能適應企業發展的需要，促進各自在目標、行動、思想上的一致性。

4.應用創新

知識創新是知識的產生、創造和應用的整個過程。它通過追求新發現、探索新規律、積累新知識，達到創造知識附加值，謀取企業競爭優勢的目的。它包知識在檢驗其有效性后，能夠被融入程序、系統和控制之中，就是知識的應用，這是企業獲取知識和轉移知識的目的所在，也是實現知識向“知識資產”轉變的最終環節。知識創新是知識的產生、創造和應用的整個過程。它通過追求新發現、探索新規律、積累新知識，達到創造知識附加值、謀取企業競爭優勢的目的。知識的創新具有多個側面，包括技術知識、管理知識、市場知識等方面的創新。它不僅包括新產品的研究與開發(R& D)、新工藝的創造應用，還應包括管理模式的變革、組織機制的重構等諸多方面。

四、結論

由于知識管理在形成企業核心能力的過程中發揮著重要作用，對知識的獲取、積累、傳播、學習和內部共享無疑成為影響企業核心能力形成快慢的關鍵因素，是企業核心能力的基礎。在知識經濟時代，實施知識管理，是企業獲得并增強持久性競爭優勢，提高企業核心競爭力的必由之路。

參考文獻：

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篇6

[關鍵詞]知識管理；信息系統；項目管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.045

[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）02-0059-01

進入21世紀以來，我國的各個行業都獲得了相應的發展，并且逐漸的認識到信息系統項目管理的重要性。在知識管理的基礎上，對信息系統項目管理上予以發展是當前一種重要的發展趨勢。因此，文章通過下文對相關方面內容上進行了闡述，為有關單位及工作人員提供一定的借鑒作用。

1 分析以知識管理為基礎的信息系統項目管理領域模型

在構建和實施項目管理的過程中，需要掌握的一些關鍵性能力和知識就是所謂的知識領域。分析當前信息系統項目管理體系的建設情況，依據重要程度可以將其擁有的知識領域分為兩種形式：核心和輔助知識領域。當中，一些部分可以直接構成實際實施項目的具體目標，即為核心知識領域，主要涵蓋整個項目管理的執行范圍、項目成本、項目質量和實施時間等；那些為以上項目目標達成提供相應執行載體的領域，就是所謂的輔助知識領域，主要涵蓋在實施項目管理的過程中，一定要擁有的人力資源管理、風險管理、溝通管理、采購管理等，在整體管理作用之下，以上幾種類型的知識領域將有效的服務于知識管理。在當前知識管理信息時代的影響之下，項目管理的中心就會在信息系統項目管理中被呈現出來。從本質上來講，知識管理也將一種知識領域下的項目管理特征彰顯了出來。在實現和提升各個領域項目管理工作的過程中，都需要把提升知識管理的能力當作主要的基礎。

2 分析以知識管理為基礎的信息系統項目管理過程模型

這一點能夠利用大量的實踐研究結果所展現出來：當前的信息系統項目管理工作的具體過程可以說密切的聯系著整個信息系統的生命周期和建設過程的階段劃分。在建設信息系統項目管理體系的過程中，有關的工作人員應該對這樣的幾個問題首先予以解決：在預定的研究方式之下，信息系統項目管理應該怎樣將相應的計劃開展起來，并且對活動進行組織和掌控。通常來講，應該有三個主要的階段存在于高質量的信息系統項目管理中，即系統選型階段、系統分析階段、實施整個系統的階段，詳細到執行和實施項目的角度而言，在一般操作流程的基礎上，有關的工作人員可以劃分整個項目管理工作為：授權項目、分析需求、選擇項目、開發制定和實施項目、評估項目及驗收已經完成的項目等，在管理整個項目的過程中，在知識管理這一中心的連接下，這些具體的實施步驟就會通過一個有機統一的整體展現出來。此外，也能夠充分的彰顯出來知識管理和業務過程的融合性。

3 分析以知識為前提的信息系統項目管理組織發展層次模型

對于這樣一點，有關的工作人員必須要清晰的進行認識：智力密集和勞動密集，為現代意義上信息系統項目的最大特點，往往有復雜化的內容結構和大量的工作人員類別存在于一個規模化的信息系統項目中。分析項目管理有關工作人員的組成形式、整個團隊的協作精神、團隊精神及其工作人員本身能力的組成等，同整個信息系統項目管理的完成情況上都有著非常密切的聯系，在知識管理背景的影響之下，有這樣幾種類型存在于個人和組織之間的發展層次中：智慧型、能力型、創造型、學習型和知識型，在這樣當中，知識型結構在其中的作用更加的明顯。

4 分析以知識為基礎的信息系統項目管理體系總體結構情況

將信息系統項目管理體系在知識管理支持下建立起來，構建整個系統的整體結構框架，都要有高效統一的過程、組織關系和內容作為支撐，在構建起知識框架的基礎之上，將知識管理當作其中的前提條件和重要的載體，對項目管理過程、項目管理組織和項目管理內容等方面內容的協調和溝通上予以實現，保證順利的實現整個信息系統項目管理的主要目標。

5 分析具體的實例

以某單位近些年來所開發出來的信息系統項目為例，來進行詳細的分析闡述，對基于現代項目管理方法的信息系統項目管理、基于知識管理的信息系統項目管理和基于系統開發方法的信息系統項目管理進行了比較。從一些案例中我們發現，同其他兩項進行比較，有著一定的優越性存在于基于知識管理的信息系統項目管理中：例如，某單位在基于知識管理的信息系統項目管理中：平均增加投資、平均開發時間和平均費用節省率等都較基于現代項目管理和系統開發方法優越，甚至能超出10%。

通過以上分析，可以發現在知識管理的基礎上，將信息系統項目管理工作建立起來，比其他兩種形式要優越很多，得到了廣大的用戶的一致認可，并且各個工作人員在具體的工作中，又能夠有效的圍繞這樣的工作體系來進行工作，將單位員工們團隊協作的能力能夠有效的培養起來。

6 結 語

隨著社會經濟的發展與進步，在一定程度上大大的提升了我國各個方面的發展水平，但是，市場競爭的趨勢也越來越嚴峻，縱觀整個競爭趨勢可以發現，知識在其中的影響力是非常巨大的。并且，近些年來，在信息系統項目管理模式中，逐漸的將知識當作了其中的前提條件，并且，通過在多個領域的試驗與應用發現，其發揮了巨大的作用，因此可以說，這是一種值得積極推廣的理念和方式，可以促進各個領域的信息系統項目管理逐漸的向著科學化、合理化方向邁進。

主要參考文獻

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【關鍵詞】 知識管理；檔案；信息化建設

一、檔案信息化建設的現狀及存在問題

1、檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設是以檔案工作現代化為導向，堅持用數據庫技術、網絡技術等改造傳統檔案工作，確立傳統檔案在信息化的環境中得到廣泛的應用，不斷促進檔案管理方式、方法的升級改造。檔案信息化建設主要包括檔案信息的數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設三個方面的內容。

其中，檔案信息的數字化是在安全性、規范性的基礎上，用掃描、壓縮等現代技術將傳統文件如紙質文件、音像文件集成為有序的數據結構；檔案網站建設主要是面向公眾和用戶的檔案信息公開，主要以檔案機構主頁的形式廣泛傳播檔案工作、檔案資源、檔案利用的信息，是檔案部門服務大眾、宣傳政策和聯系社會的窗口；數字檔案館建設則著眼于無形的信息利用環境，實現檔案資料的網絡化，利用信息網絡遠程獲取檔案文件的現代化信息存儲方式，區別于傳統實體檔案資料館不可移動、不可復制的特點，數字檔案館是無形的信息存儲庫，與實體檔案資料館相輔相成，相互促進。簡言之，檔案信息化建設就是用現代信息技術裝備檔案機構，提升檔案管理的現代化水平，是信息時代檔案管理的特征。

2、檔案信息化建設的現狀

上世紀90年代以來，隨著信息技術在我國各行各業逐步開展應用，一批機讀檔案迅速產生，作為對實體檔案的補充，信息化檔案的應用仍只是檔案管理的輔助手段。傳統的檔案管理依然是主流，實體檔案資料依然是主流，信息技術對傳統的檔案管理模式并沒有形成根本性的沖擊。

上世紀90年代中期以來，各個領域、各個部門紛紛開始應用各種各樣的信息系統，信息化才真正進入到檔案管理之中。隨著信息技術的廣泛應用，信息軟件逐漸取代了傳統的管理系統，信息資源的處置、管理逐步實現了現代化，檔案管理和利用的現代化水平得到了切實提高。2004年國家檔案局《全國檔案信息建設實施綱要》，明確提出要加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。各地區、各行業紛紛制定檔案信息化建設實施辦法，至此，辦公自動化（OA）系統、ERP系統、財務管理系統、人力資源管理系統在機關、企事業單位得到廣泛應用。生產、經營、管理過程中的紙質資料文件越來越少，電子文件日益成為主流。

3、當前檔案信息化建設存在的問題

（1）電子文件缺乏統一的標準和規范。檔案管理部門在進行檔案信息化建設中，往往只注重硬件設施的配套和完善，缺少了檔案資源的標準化和規范化建設，具體體現在檔案分類編碼標準一地一樣、一行一樣，缺乏統一的技術定標配置。電子檔案資源難以順暢流通。

（2）檔案管理人員知識結構參差不齊。傳統的檔案管理人員有著熟練的紙質檔案管理技術和方法，且知識更新慢、知識更新主動性不強，新的檔案管理人員則過度依賴于信息技術，對檔案管理的基礎知識掌握不全，尤其是檔案的分類管理知識嚴重欠缺，成為普通的電腦操作工。檔案管理的鴻溝在新老管理人員之間難以逾越。

（3）檔案信息管理模式有待提升。一些檔案管理部門只重視檔案管理信息系統的建設，卻忽視了檔案信息資源的利用。檔案信息只能夠在單位內、部門間進行簡單的信息傳輸，且大多以單機運行為主，檔案資料只限于簡單地進行查詢。即使進行了簡單的數據聯網，數據安全的保障也面臨著一定的風險。

二、知識管理與檔案信息化的理念融合

1、知識管理與檔案信息化建設

知識管理是指在組織中建構一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，個人與組織的知識得以永不間斷的累積，從系統的角度進行思考這將成為組織的智慧資本，有助于做出正確的決策，以適應市場的變遷。

知識管理理論把組織中的知識明確劃分為顯性知識和隱性知識兩個方面的內容。針對檔案管理部門的知識管理而言，顯性知識是指存在的檔案資料，這些資料以紙質、音像、電子形式存在，便于進行分類和整理，能夠通過技術手段來進行管理，包括文件、書籍、期刊、情報、報告、資料、規程規范、法律法規等。而隱性知識是指通過對顯性知識的分類和規范，能夠無形中給予知識受眾潛在收獲的知識等。隱性知識的存在依賴于精細化的檔案管理手段，依賴于員工的專業技能、工作經驗等，隱性知識存在于檔案管理者的頭腦中，并通過相關的檔案顯性知識傳達出來。知識管理的理念就是要把相關的顯性傳遞給受眾的同時把成熟的經驗、理念等以固化的方式在組織內部傳承。檔案信息化建設推行知識管理的理念就是使知識的受眾能夠在最大的限度和范圍內獲得共享信息資源，并通過促進隱性知識向顯性知識的轉化實現服務公眾共享資源的目標。這既是檔案管理部門工作創新的目標，也是檔案管理部門服務社會的最終追求。

2、檔案管理呼喚知識管理理念

隨著信息化時代的到來，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成為信息時代勝負紛爭的重要籌碼。檔案管理工作者作為重要的公共知識存儲者應及時把檔案資料、數據文件及時、便捷、準確地傳播到社會，相應地，檔案工作者的角色也要發生變化，正如在上世界90年代，加拿大著名的檔案學者特里·庫克（Terry Cook ）指出檔案工作者應“由實體資料保管員轉變為知識提供者”，提出檔案工作者不應局限于分類整理知識、保管知識，而應該想辦法傳播知識、轉移知識、探尋知識，并提出要“把著眼點從信息轉移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數據庫到建立知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”，倡導把知識管理作為檔案工作者的重要職責。既然涉及到管理，知識管理的內涵就不僅僅是紙質文檔的分類保存，更應該涉及到知識的傳播。

同時，另一位檔案學者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁檔案管理界要緊緊抓住信息時代知識爆炸的特征，把檔案工作同知識管理革命緊密聯系，要通過檔案管理工作為世界各行業的決策者提供有重要參考價值的信息，也即“21世紀檔案工作者將在有關的知識管理決策中，承擔重要責任?！睓n案管理本身就是在對知識進行管理。檔案管理工作如對檔案的收集、整理、統計、檢索實質就是對顯性知識進行加工和處理以滿足公眾需求的過程。信息時代的到來要求檔案管理從檔案實體管理轉變為更加關注于通過隱性能力來實現對顯性知識的管理，實現檔案管理的智能化，形成顯性知識和隱性知識的匯集。

三、知識管理背景下檔案信息化建設途徑

1、推進知識編碼化工作

在知識管理中，顯性知識通過傳統和現代的技術手段均可以獲得，而隱性知識助推著顯性知識的可辨性。檔案信息化建設不僅要求顯性知識在更大的范圍得到傳播，而且要求在更大的廣度上有相應的標碼認同，同時要求隱性知識能夠切實服務于顯性知識的傳播。在這種情況下，傳統的檔案收藏中心就需要轉變為知識創新中心，而知識編碼化工作為這種轉變提供了可能。

知識實現編碼的核心思想是將所需的知識標準化。知識實現編碼后能夠提高知識傳播的效率，能夠使知識在更大的范圍得到認可和利用。運用信息化的手段通過知識編碼并存儲編碼化的信息能夠把檔案知識轉變為有條理的顯性知識傳播方式。編碼的過程則成為工作流程，在此基礎上，運用信息技術將工作流程規范化、標準化。最后，建立數據庫，將編碼后的知識放入數據庫，這樣，知識就可以被更廣泛的受眾接收，從而使得知識從無序到有序。

2、推動檔案工作者實現隱性知識相互傳播

檔案是社會生產、管理、經營、歷史的原始記錄，而檔案工作者是熟悉并掌握著這些知識資源。檔案的特殊性決定了檔案工作者的特殊性。在檔案信息化建設過程中，如何把檔案工作者長期工作的隱性知識作用于檔案資料（屬于顯性知識）的傳播是十分重要的任務。在檔案信息化建設中，重要的任務是把傳統檔案工作者的工作經驗與新進檔案工作者相對嫻熟的信息管理技術相結合，形成隱性的知識管理技能。這就要求檔案管理部門要采取多種形式的學習如集體學習制度、技術討論活動、電子論壇形式等，促進檔案工作者的經驗交流。促進隱性知識的相互傳播。

此外，檔案管理部門有必要通過專業技術培訓來提升檔案工作者的整體素質，縮小管理者和普通工作者、不同崗位工作者之間的知識落差，同時要營造平等和諧的溝通環境，檔案管理部門有必要建立平等開放的學習機制，建立檔案工作者之間平等分享隱性知識的激勵機制，使得經驗技能在溝通中得到傳播，新的經驗技能又在傳播中得到升華，從而形成新的隱性知識。

3、實現圖情檔信息資源一體化管理

檔案信息化建設的一個目標是在信息化技術的基礎上，使檔案工作被動的信息服務轉變為主動的知識創新服務。圖情檔作為不同的信息資源，統一于知識管理理念下的信息化建設。圖情檔資源的人為割裂容易造成資源的浪費，不利于資源實現共享，不符合知識管理關于知識傳播共享的信息整合理念。檔案是社會的原始記錄，包含著原始信息，圖書是社會發展規律的認識和集成，記錄著人類對社會發展的思考，情報則是對社會新知識的探索和記載。圖情檔信息資源一體化是數據資源共享的需要，是信息化社會的客觀要求。檔案信息化建設需要把圖情檔資源通過信息化技術進行深度整合，能夠更好地使受眾立體化、全方位地進行知識的學習。

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篇8

【關鍵詞】時間管理；遠程教育；學習支持

【中圖分類號】G40-057 【文獻標識碼】 A 【論文編號】1009―8097 (2008) 12―0078―03

引言

學習支持服務是為解決學習困難和問題而提供的幫助活動，因而，完善的支持服務，首先應該建立在對學習者困難和問題的充分了解和把握的基礎之上。據一份調查顯示，學習者在遠程學習中遇到的主要困難，排序前三的分別為：學習時間不夠、原來基礎較差、學習方式不適應。作為工作成人，遠程學習者擔負著工作、家庭的雙重責任，學習時間不夠顯然成為最突出的問題。被調查者對此意見高度一致（標準差僅為0.75）[1]。對此問題，多年以來，學習支持服務只是一味的擴大開放度，盡量減少和避免時空上的限制，而忽視為學習者提供時間管理支持，從學習效率、自身能力上解決問題。而事實上，大多數遠程學習者雖然時間價值感較高，但往往缺乏時間管理意識，缺乏理性的學習計劃及熟練的學習技巧，他們的問題在于意志力或方法、能力的缺乏,想法與行動之間的差距。在心理學界，時間管理相關研究表明：時間管理作為一種調節變量，能夠緩和壓力源和工作緊張之間的關系；時間管理行為的運用與后繼的抑郁、焦慮存在負相關[2]；時間管理對學業成績具有顯著的預測作用[3]。因此，為遠程學習者提供時間管理支持，不僅對解決學習時間有限的問題有所幫助，對于提升他們的時間管理能力，減輕焦慮和壓力，順利完成學業也將會具有重大的推動作用。

一 遠程學習者時間管理問題分析

1缺乏時間管理行為訓練

時間管理行為訓練就是通過輔導、咨詢、授課等多種形式對個體的時間管理行為進行干預的過程,包括啟蒙時間管理意識、習得時間管理的技能、發展自律能力、克服時間浪費習慣等,其最終目的為幫助個體形成有效的時間管理行為?；仡櫸覈慕逃w制，從小學到大學很少有關于時間管理方面的課程或指導。對于遠程學習者來說，接受這方面的指導更是少之甚少，幾乎依據自己的學習習慣和風格來管理自己的學習時間。而研究所證實的時間管理對學業成績、心理健康等的關系，令人不得不想到這應該是一個教育界應引起重視的問題。在國外，許多大學，如University of Illinois at Urbana-Champaign，University of Waterloo等早就專門為學生開設了有關時間管理策略的指導以提高大學生的時間管理能力[4]。而從國外和企業界的實踐看，時間管理的行為訓練是可以改變人們固有的時間管理能力。因此，時間管理又有可操作的一面，更值得人們去深入研究。

2 缺乏利用信息化手段提高時間管理的能力

遠程學習者信息素養較低，因此，不善于利用信息化手段來管理自己的時間。主要表現在：第一，缺乏信息技術意識。對使用現代信息技術感到恐懼，怕學不會或認為學習和利用信息技術是浪費時間，所以在遇到時間管理問題時很少想到使用信息技術來解決。第二，缺乏運用軟、硬件工具的能力。不能選擇并使用合適的工具進行時間管理。第三，缺乏個體知識共享意向。利用信息技術實現個體知識共享能夠提升工作績效，提高學習效率。但對于遠程學習者來說，由于缺乏實際交往造成較低信任程度或缺乏教師的適當引導而導致個體知識共享意向較低。

3 缺乏自我監控能力

對于遠程學習者來說，他們知道要想在學習、工作、家庭各種忙亂的事務中順利完成學業，需要合理安排時間，制定學習計劃。但如今的問題是：自己排定的時間表、設定的目標，自己卻沒有嚴格執行，無法完成自己定下的學習任務。一方面，是因為計劃本身不合理，大多數則是因為他們沒有良好的自我監控能力。因此，需要建立有效的時間管理監控措施對他們實施外部監控，以達到影響內部監控、提升時間管理能力的作用。

二 時間管理支持對遠程學習者的重要意義

1 有助于提高遠程學習者的學業成績

有研究證明，時間管理中影響學業成績的關鍵因子是計劃和時間分配[5]，而這兩個方面可訓練性極強，所以，可通過相關訓練的支持服務，提高個體時間管理的計劃性和時間分配的合理性。通過提高這兩方面的時間管理策略，個體支配時間能力增強，可以保證有足夠多的時間完成重要的學習任務，從而提高學業成績。

2 有助于正確引導遠程學習者的學習心理

從橫向看，由于遠程學習者的生活經歷、文化基礎、經濟條件各不相同，形成了復雜的學習心態。從縱向看，年齡差別、職務差別、職稱差別也較大，社會地位相差懸殊，學習目的各不相同。因此，學習者的學習心理表現出極大的不平衡性。具體表現在：有的僅僅滿足于拿個文憑以便晉升，有的由于變換工作而需拿雙文憑的。有的學生樹立遠大理想和自信心，有很強的事業心，想多學點知識，以適應當今高科技迅速發展的社會，但又離不開工作崗位脫產讀書，這就選擇了不受時間和空間限制的遠程學習，這小部分學生是遠程教育學習群體中最富有生氣，最有希望的進取者，屬于較高層次的學習心理。這些不平衡的學習心理與學前的人格素質具有很大的相關性，而張志杰等[6]認為時間管理傾向與人格有關，如果提升了學習者的時間管理傾向，勢必對學習者的學習心理具有正面的引導作用。

3 有助于遠程學習者元認知能力的發展

元認知，是個人在對自身認知過程清晰意識的基礎上,對自身認知過程的自我反省、自我監控與自我調節。元認知在語言學習、閱讀理解、寫作、記憶、注意、問題解決以及各種自我學習中都起著重要的作用。培養和提高學生的元認知能力,是提高其學習效能的有效途徑。時間管理是指對時間使用的計劃、組織、控制和調節等的總稱。它既包括計劃和分配時間,也包括監控與調整時間的利用;既包括相關知識和技巧的學習和運用,也包括在實際施行過程中的情緒體驗。由此可見,時間管理與元認知具有某些相似的本質。國內有學者認為,時間管理能力,其實質反映的是個體的元認知能力。因此,對遠程學習者提供時間管理支持，不僅能改善他們的時間管理行為,同時對發展元認知能力也是大有裨益的。

三 對遠程學習者提供時間管理支持的內容

1 進行時間管理行為訓練

（1）時間管理行為訓練的內容

時間管理行為訓練主要包括以下三個環節：第一，啟蒙時間管理意識。包括時間價值感、時間敏感性、對時間的自覺控制、時間管理的情感、動機因素等。第二，習得時間管理技能。掌握時間管理策略,包括設置目標、優先級、計劃和安排、反饋性。第三，培養實時時間管理能力。即增強在具體的情境中時間管理的有效性,其受以下因素的影響,如自律性、堅持力、節律性、效能感、克服拖延等等。教師的任務主要是圍繞以上三個環節對學生進行培訓，最終要求學生能夠做到：學會一些實用的方法讓他們回到工作、學習中后能更有效地管理時間；辨認出會浪費時間的事情；學會如何計劃；建立工作優先順序；學會提高效能，減輕壓力。

（2）時間管理行為訓練的實施途徑

首先，可設置短期時間管理培訓課程對學習者進行訓練。目的是通過課堂集中授課廣泛讓學生了解和學習時間管理。其次，在具體學科學習中進行實地訓練。即在學科專家和時間管理專家的指導下，把時間管理策略運用于具體學科學習的過程中，這樣，有利于實時時間管理能力的培養。最后，建議有關專家針對遠程學習者的學習生活實踐編寫一些時間管理的指導性書籍，突出實效性，對遠程學習者的時間管理行為進行有效指導。

2 信息技術能力培養

（1）提高信息素養

針對遠程學習者信息素養相對較低，不善于利用相關信息工具獲取信息的特點，應從以下兩方面著手： 首先，在學科教育中融入信息素養教育。讓學生在接受學科教育的同時著重培養閱讀能力、分析概括能力、搜集與整理資料能力。其次，開設信息檢索課。讓學生系統學習和掌握信息檢索的基本知識和基本技能，了解各類文獻信息源的特點、作用，重點介紹光盤數據庫檢索和網絡檢索的方法。

（2）利用時間管理工具和知識管理工具

教師對遠程學習者應通過培訓、講座等形式專門介紹相關軟、硬件工具作為時間管理工具。在此過程中往往涉及到時間管理工具和知識管理工具的混合使用。例如，《Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity》一書的作者David Allen將GTD總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統。這種GTD系統的內容包括：搜集記錄所有你在操心的事情；定義出可以付諸實施的行動及其結果和具體的實施步驟；根據你需要獲取的方式和時間，按照合適的分類，以流水線的方式組織整理備忘錄和相關信息；對你的承諾從目的、遠景、目標、關注的范圍、項目和行動幾個方面保持及時和合理的回顧評估[7]。在此過程中，往往需要掌握利用適當的時間管理工具和知識管理工具才能實現高效操作。如可利用Outlook的“新建任務”來做收集的動作，并匯總成“待辦事項列表”，同時通過同步工具將任務同步到PDA手機里，以實現隨時查看、隨時提醒。利用MindManager思維導圖軟件可將項目分解成一件件可操作的具體任務，清晰明了。

3 建立在線時間管理監控系統

心理學研究表明，學習監控可分為兩類:自我監控和外部監控。自我監控是學習者對自己學習的一種計劃、要求、反思和調節過程，它與學習的內部動機相聯系。外部監控是學習者受到來自外部的對于自己學習的約束，表現為來自家庭、教師或長者的計劃、要求、任務、期望、鼓勵、批語督促、關注等，它與學習的外部動機相聯系。在遠程教育環境中，學習監控機制必須有機地融入到所有資源中，同時強化學生的外部控制和內部控制，只有這樣才能保證遠程學習的質量。

遠程教育環境中，教師與學生的準永久性分離狀態導致學生很少有機會能夠得到教師的指導和監督?；诰W絡技術的學習平臺，正好為監控機制的應用提供了良好的環境。在學習平臺中引入時間管理監控系統，實時地跟蹤學習者的學習行為和時間管理行為，并給予適當的指導和反饋，從而能夠實現教師對學習者在時間管理上的外部監控。這不僅改善了在線學習者的學習環境，更重要的是在自動監控過程中逐步引導學習者由外部監控下的學習過程向自我監控下的學習過程轉變，將系統約束的行為轉化為自身的時間管理技能，并最終從本質上升華學生的自學能力和自我控制能力。

四 小結

接受時間管理行為訓練是遠程學習者提高時間管理意識和時間管理策略的有效措施，學會使用時間管理工具和知識管理工具是信息時代提升學習績效的基本素養，建立時間管理監控系統是時間管理的有效保障。從這三方面對遠程學習者提供時間管理支持，將涉及到有關培訓課程的設置，人員服務以及技術等各方面的支持，需要進一步深入研究。

參考文獻

[1]周蔚.現代遠程教育學習支持服務現狀研究―一項針對學習者的調查與分析[J].中國遠程教育,2005,(3):43-45.

[2]Britton B K, Tesser A. Effects of time-management practices on college grades [J]. Journal of Educational Psychology, 1991, 83(3):405-410.

[3]Macan T H, Shabani C, Dpboye R L, et al. College students’ s time management: correlation with academic performance and stress[J]. Journal of Educational Psychology, 1990, 82(4): 760-768.

[4]陳以潔.時間管理傾向的相關研究[D].南昌:江西師范大學.2004.

[5]張志杰,黃希庭,鳳四海等.青少年時間管理傾向相關因素的研究[J].心理科學,2001,(6):649-652

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關鍵詞：本體；學科建設；知識管理

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599(2011)24-0000-02

Discipling Construction Information Knowledge Management Modeling Based on Ontology

Cheng Fei

(China University of Mining&Technology,School of Computer Science and Technology,Xuzhou221116,China)

Abstract:The idea of ontology was introduced into discipling construction information knowledge management.Accordingto the characteristics of the discipling construction information knowledge management,establish the discipling construction information calssification hierarchy;According to the problem,for example,knowledge is usually gathered from diverse source with scatter storage,and knowledge retrieval is based on simple keywords matching rather than semantic searching.This paper creates a new discipling construction information knowledge management model which is based on ontology method.

Keywords:Ontology;Discipling Construction;Knowledge Management

一、 引言

學科建設是高等院校一項綜合性、長遠性的基礎建設，是一個學校辦學層次和辦學水平的集中體現。學科的建設與發展不僅需要高水平的學術帶頭人、重大的科研項目和先進的儀器設備作為支撐，更需要創新的管理理念。研究與開發以校園網為基礎的學科建設信息管理系統，對進一步提高高等院校學科建設管理水平，全面推進學科建設管理的科學化與規范化進程都有著十分重要的意義。

知識管理是利用先進的技術對知識進行的有效管理，以便促進知識的創造、存儲與再利用。[1]在教育領域，知識管理就是將各種教學資源轉化為顯性或隱性的網狀聯系的知識集合，并對這些知識提供開放式管理，以實現知識的創造、利用和共享。而對學科知識進行管理在教育領域顯得非常重要，并且具有很強的實際操作性?；诒倔w的知識管理，可以充分利用本體的知識化，語義化和結構化特性，促進更加有效的知識管理。

二、學科信息知識本體構建

（一）本體概述

本體是關于領域知識的概念化、形式化的明確規范。本體的目標是捕獲該領域的知識，提供對該領域知識的共同理解，確定該領域內共同認可的詞匯，從而為知識的表示，人們對領域知識的共同理解和知識的共享、重用提供良好的平臺。[2]OWL是W3C組織推薦的國際通用的標準本體描述語言，具有與多種本體語言兼容的特點，其底層語法符合XML標準格式?；贠WL建立的本體有很豐富的語義表達能力并具有完善的推理機制，在學科信息知識管理建模方面，相對其他本體描述語言能更清晰完整地表達學科信息知識的概念和概念之間的聯系。

（二）學科信息知識本體的構建

本體構建原則最具有影響力的是Gruber[3]提出的五條規則，即明確性、客觀性、完全性、一致性、最小承諾和最多單調可擴展性。目前比較常用的本體構建方法有：骨架法、IDEF-5法、七步法、TOVE企業建模法等。本文主要采用的是斯坦福大學的七步法進行的本體構建。所建立的學科信息知識本體，其主要層次概念模型如圖1：

圖1.學科信息知識本體類層次概念模型

三、基于本體的學科信息知識管理系統模型

本文針對目前學科建設信息知識管理結構的特點，提出了如圖2所示的基于本體的學科信息知識管理模型：

圖2 基于本體的可重構的學科信息知識管理模型

由上圖可看出該系統主要由3大模塊組成：

（一）學科信息知識庫。該模塊主要包括學科建設信息系統的各種信息，包含了學科信息相關術語的元數據信息；學科建設領域概念模型的形式化表示，包含了學科建設領域的概念、屬性、實例以及概念之間的關系等，以OWL文件的形式存儲。

（二）知識處理模塊。主要完成數據查詢和本體查詢，對學科建設知識庫內所包含的概念、屬性、關系和實例等進行檢索和查詢。

（三）用戶模型。該模塊主要是根據用戶的需求與系統進行交互。

四、結束語

本文在研究知識庫、本體論等相關理論的基礎上，將本體論引入學科建設信息管理領域，建立了基于本體的學科信息知識管理模型。采用本體的方法進行學科建設知識管理在一定程度上解決了當前該領域面臨的一些問題。當然，該模型的有效實施還取決于本體論知識的建立。

參考文獻：

[1]O'Leary D. Knowledge management systems:converting and connecting[J].IEEE Intelligent Sysrem,1998,13(3):30

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一、檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理信息化建設工作，指的是以政府為主體，先進技術為工具，針對多樣性的檔案信息而進行的有效整理，并將分類信息以數據化的形式進行共享。系統化、科學化的檔案管理，能夠優化檔案搜集機制，提高檔案信息查找的便捷度，同時，能夠增強相關單位的經營管理水平。此外，還能合理配置信息資源，促進檔案管理相關部門持續、健康發展。

二、檔案管理在知識管理背景下的信息化現狀

（一）管理意識淡薄。檔案管理信息化建設，需要所屬部門給予一定的物質支持和技術支持，同時，部門領導還要相應地強化檔案管理信息化意識。但是，大多數部門和單位在實際工作中，在此方面的認識存在片面化傾向，缺乏經濟支持的檔案管理，其信息化建設進程將會停滯不前。

（二）管理人才匱乏。部分單位檔案管理人員多數是未經過專業培訓的，非專業檔案管理人員在工作的過程中，對信息化技術操作不夠熟練，對新科技的接受能力較低，一定程度上阻礙了信息化建設步伐，導致檔案管理工作陷入無序的發展狀態。

（三）管理標準不規范?，F如今，我國檔案管理工作并未得到規范性、標準性的制度或者條例支持。長此以往，檔案管理中經常存在一些問題。并且，部門間進行檔案管理時，經常獨立運行，缺乏溝通和配合，這不利于信息化建設目標的順利實現。

（四）管理形式傳統。雖然我國已經進入了數字知識信息化時代，但是大部分單位仍以紙?|形式進行檔案管理，信息化檔案資源較少。這不僅會延長信息化建設時間，而且還不利于檔案信息的快速分享。

三、優化檔案管理信息化建設的基本措施

（一）強化重視程度。要想真正實現檔案管理的信息化，部門領導者首先要強化在這方面的重視程度，堅持管理理念與時俱進。與此同時，還要全面、客觀認識檔案管理工作，避免出現片面、主觀評價檔案管理這一現象，對于相關制度要及時補充、完善，給予工作人員鼓勵性評價和支持。除了做到上述要求之外，還要針對單位的實際發展情況，提出系統性的管理標準，以此作為工作者的檔案管理依據，實現工作內容優化。并且要定期為員工組織外出實踐學習活動，使員工在實踐活動中，不斷提高管理意識，豐富管理經驗。

（二）優化管理團隊。檔案管理人員是促進工作有序、順利進行的主體，要想實現管理團隊的全面優化，就要針對工作主體進行重點優化。首先，工作人員在知識管理背景中，要不斷豐富自身的知識儲備，擴大自身的知識含量，同時，還要提高對先進技術的運用能力，以此增強自身的信息技術水平和專業水平。此外，還可以轉變人才招聘方向，從大學生中聘用適合檔案崗位信息化管理的人才，當大學生成功入招之后，單位要對其進行系統培訓，為這類人才提供較多的實踐機會，通過實踐，使學生在校學習的理論知識與實踐檔案信息化管理有效結合。

（三）健全管理系統。建立整體的、專業的、協調的檔案管理信息化系統，不僅能夠滿足檔案信息化建設需要，而且還符合社會發展要求。系統完善之后，多樣性的檔案信息能夠打破時間、空間限制，可以隨時隨地地進行信息交流、傳播和共享。因此，這將大大提高部門單位的工作效率，縮短工作時間。檔案管理在信息化建設的過程中，要充分結合市場變化情況以及單位內部發展情況，同時，還要尊重部門領導以及員工的建議，在此基礎上，制定具體、合理的管理制度，完善管理體系。當管理系統以及體系完善之后，檔案實際管理中，要嚴格按照所規定的相關標準進行工作，避免出現管理不規范現象。

（四）豐富管理形式。傳統檔案管理紙質化，已不能及時滿足企事業單位的發展需要，并且不利于社會的持續進步。為此，要豐富檔案管理形式、建立數字化數據庫、構建一體化數據平臺。對于原有的紙質檔案進行統一化處理，將統一后的檔案進行詳細分類，并將其運送到檔案館進行集中化存儲。傳統管理模式革新、信息化檔案管理，能夠為社會發展提供便利，能夠有效優化查詢質量，提高查詢速度。對于檔案管理信息化程度較高的部門進行紙質檔案管理時，可以直接省去檔案存儲這一環節，從而降低該部門的管理成本，提高經濟效益。