導(dǎo)語：如何才能寫好一篇招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】建立制度；招標(biāo)方式及程序；效益

一、前言

招標(biāo)投標(biāo)制度是現(xiàn)代企業(yè)必須遵循的重要制度?；C(jī)械設(shè)備制造企業(yè)主要生產(chǎn)非標(biāo)準(zhǔn)壓力容器和化工配件設(shè)備，產(chǎn)品不定型，很難成批定貨，往往是單臺(tái)承攬制作設(shè)備單臺(tái)采購(gòu)原材料及配件。加之品種繁雜，材料采購(gòu)的計(jì)劃性難以保證，容易產(chǎn)生緊急采購(gòu)和小批量采購(gòu)，給招標(biāo)工作帶來一定難度。但是，我們通過努力摸索探討，根據(jù)本廠實(shí)際情況，采用了三種不同的招標(biāo)方式，使招標(biāo)方式覆蓋所有采購(gòu)工作，取得了較好的效果。

二、建立制度

根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合本企業(yè)具體情況，制定出切實(shí)可行的招投標(biāo)管理制度。其主要內(nèi)容有：

（一）遵循公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用原則。

（二）成立公司招標(biāo)委員會(huì)，主任由總經(jīng)理擔(dān)任，委員共七人，由公司領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)辦、技術(shù)處、督察辦等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其主要職責(zé)為：1.批準(zhǔn)招標(biāo)計(jì)劃；2.審查評(píng)標(biāo)結(jié)果并定標(biāo)。

（三）委員會(huì)下設(shè)招標(biāo)辦公室，負(fù)責(zé)招投標(biāo)的具體實(shí)施工作。其主要職責(zé)為：1.報(bào)批招標(biāo)計(jì)劃和邀請(qǐng)參加投標(biāo)單位名單；2.向投標(biāo)單位發(fā)邀請(qǐng)函和投標(biāo)須知；3.組織、主持招標(biāo)會(huì)議；4.定標(biāo)后起草招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要，并監(jiān)督采購(gòu)處室對(duì)招標(biāo)結(jié)果的執(zhí)行情況；5.負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的檔案管理。

（四）招標(biāo)范圍：原材料、外協(xié)件、外購(gòu)件、標(biāo)準(zhǔn)件、技改項(xiàng)目、設(shè)備、運(yùn)輸、勞保用品等一切采購(gòu)活動(dòng)。

（五）采用三種招標(biāo)方式：1.邀請(qǐng)招標(biāo)；2.傳真招標(biāo)；3.臨時(shí)小招標(biāo)。小額材料采購(gòu)（萬元以下）采用傳真招標(biāo)方式，急需運(yùn)送產(chǎn)品的運(yùn)輸采用臨時(shí)小招標(biāo)方式，其余均采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。所有參加投標(biāo)單位都必須是本公司的合格供方。

（六）邀請(qǐng)招標(biāo)必須采用兩輪投標(biāo)競(jìng)價(jià)的方式。

三、招標(biāo)方式及程序

（一）邀請(qǐng)招標(biāo)

材料供應(yīng)處如需要購(gòu)買原材料，必須提前幾天向招標(biāo)辦提交采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃中應(yīng)注明擬采購(gòu)的材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量、供貨時(shí)間、技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要求；并提供五家以上合格供應(yīng)商的名稱、地址、電話、聯(lián)系人等必要的材料。對(duì)首次參加投標(biāo)的單位要進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容為：1.具有獨(dú)立訂立合同的權(quán)利（企業(yè)須持有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證）；2.具有履行合同的能力，包括企業(yè)概況、人員狀況、產(chǎn)品信譽(yù)、業(yè)績(jī)；3.生產(chǎn)我公司產(chǎn)品的主要設(shè)備及工藝；4.檢驗(yàn)及質(zhì)量管理狀況。審查合格的列入合格供方名單，并對(duì)合格供方每年評(píng)審一次，發(fā)現(xiàn)不合格的取消其供貨資格。

招標(biāo)辦根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，初定邀請(qǐng)參加投標(biāo)的單位，起草投標(biāo)須知，并報(bào)招標(biāo)委員會(huì)批準(zhǔn)。邀請(qǐng)參加投標(biāo)的單位不得少于五家。投標(biāo)須知內(nèi)容包括：1.招標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)；2.招標(biāo)內(nèi)容，即所購(gòu)材料的名稱、規(guī)格尺寸、型號(hào)、材質(zhì)、質(zhì)量、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)要求等，品種多時(shí)應(yīng)附表格載明；3.交貨期；4.稅率及付款方式；5.運(yùn)費(fèi)及結(jié)算方式；6.報(bào)價(jià)方式，采用兩輪競(jìng)價(jià)，投標(biāo)方根據(jù)自己的供貨能力可以只對(duì)部分內(nèi)容報(bào)價(jià)；7.評(píng)標(biāo)的方法和標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)招標(biāo)內(nèi)容的不同和公司要求的不同，分別制定評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。例如原材料招標(biāo)，投標(biāo)單位的產(chǎn)品各有千秋，有的價(jià)格低，有的質(zhì)量穩(wěn)定，有的服務(wù)水平高，有的交貨及時(shí)，采用打分制，質(zhì)量占40﹪，價(jià)格占40﹪，服務(wù)占10﹪，其他占10﹪，分?jǐn)?shù)最高者推薦為預(yù)中標(biāo)單位。得到招標(biāo)委員會(huì)主任批準(zhǔn)后，招標(biāo)的前2至3天將邀請(qǐng)函、投標(biāo)須知等資料一并傳真（或發(fā)電子郵件）給投標(biāo)單位，并電話確認(rèn)對(duì)方確實(shí)收到這些資料。然后通知評(píng)標(biāo)組成員按時(shí)參加招標(biāo)會(huì)議。評(píng)標(biāo)組成員由招標(biāo)委員會(huì)成員及供應(yīng)處或申請(qǐng)招標(biāo)處室負(fù)責(zé)人組成。

按時(shí)舉行招標(biāo)會(huì)議。到會(huì)的投標(biāo)單位不得少于三家。招標(biāo)會(huì)議由招標(biāo)辦公室主任主持。首先，由投標(biāo)單位介紹各自產(chǎn)品的質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、對(duì)投標(biāo)須知內(nèi)容的接受情況等。然后進(jìn)行投標(biāo)竟價(jià)，步驟是：投標(biāo)單位先在報(bào)價(jià)表上對(duì)各種不同采購(gòu)材料報(bào)價(jià)，報(bào)完后交由招標(biāo)辦人員對(duì)各自報(bào)價(jià)進(jìn)行匯總，找出第一輪各種材料的最低報(bào)價(jià)，將其公布后進(jìn)行第二輪報(bào)價(jià)，并規(guī)定不得高于第一輪最低報(bào)價(jià)，報(bào)完后由招標(biāo)辦人員進(jìn)行第二輪匯總，并找出每種材料的最低報(bào)價(jià)。當(dāng)然，最低報(bào)價(jià)是中標(biāo)的重要條件，但不是中標(biāo)的保證，需要經(jīng)過評(píng)標(biāo)組依據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合評(píng)審后，分別確定出每種材料的預(yù)中標(biāo)單位及價(jià)格，報(bào)經(jīng)招標(biāo)委員會(huì)主任批準(zhǔn)后，當(dāng)眾宣布中標(biāo)單位和中標(biāo)價(jià)格。招標(biāo)辦將報(bào)價(jià)表、匯總表、會(huì)議記錄等資料整理并保存?zhèn)洳?。?huì)后起草《招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要》，以公司文件形式發(fā)送至招標(biāo)委員會(huì)成員、供應(yīng)處、財(cái)審處、督察辦、經(jīng)營(yíng)處等單位，供應(yīng)處根據(jù)紀(jì)要中的招標(biāo)價(jià)格和要求與供貨商簽訂供貨合同；財(cái)審處和督察辦主要審查供應(yīng)處所簽合同是否與紀(jì)要內(nèi)容一致；經(jīng)營(yíng)處可以根據(jù)紀(jì)要及時(shí)準(zhǔn)確的掌握原材料、外協(xié)件、外購(gòu)件的價(jià)格，作為承攬?jiān)O(shè)備時(shí)預(yù)算報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)資料。

（二）傳真招標(biāo)

對(duì)于小額采購(gòu)或生產(chǎn)上急需的材料和物件，采用傳真招標(biāo)的方式。具體做法是：將所需材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，以表格的形式傳真給三家以上合格供方，并電話確認(rèn)對(duì)方確實(shí)收到表格，讓對(duì)方填好報(bào)價(jià)后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回傳至招標(biāo)辦，并通知評(píng)標(biāo)組成員準(zhǔn)時(shí)到招標(biāo)辦評(píng)標(biāo)，到會(huì)的不得少于三人。根據(jù)投標(biāo)單位的價(jià)格、以往交貨的及時(shí)程度、質(zhì)量等確定中標(biāo)單位，參加評(píng)標(biāo)的成員都必須在招標(biāo)結(jié)果表上簽字，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交供應(yīng)處與中標(biāo)單位辦理簽訂合同等相關(guān)事宜。這種招標(biāo)方式簡(jiǎn)單易行，節(jié)省時(shí)間和精力，主動(dòng)靈活，既保證了及時(shí)供貨，又取得了合理價(jià)格。

（三）臨時(shí)小招標(biāo)

此方式主要用于設(shè)備運(yùn)輸臨時(shí)招標(biāo)。公司每月都要出產(chǎn)一百多臺(tái)設(shè)備，這些設(shè)備都要由運(yùn)輸戶分別送往全國(guó)各地，大部分設(shè)備通過上月末進(jìn)行的邀請(qǐng)招標(biāo)確定了運(yùn)送價(jià)格。但是還有不少設(shè)備無法提前預(yù)料運(yùn)輸時(shí)間，例如有時(shí)承攬的急需設(shè)備，往往當(dāng)月就要制作完成并送貨；有些本來計(jì)劃下月完成的設(shè)備，由于用戶改變計(jì)劃要求提前制作完成的設(shè)備；還有一些舊設(shè)備返修，需要立即從外地拉回，很快返修后又立即送去。對(duì)這些設(shè)備我們采用臨時(shí)小招標(biāo)方式，具體做法是：首先打印臨時(shí)招標(biāo)報(bào)價(jià)單，內(nèi)容包括設(shè)備名稱、尺寸大小、重量、送往地址、裝貨時(shí)間等。然后就近電話通知本市內(nèi)的運(yùn)輸戶（五家以上），立即來招標(biāo)辦投標(biāo)競(jìng)價(jià)，人到齊后發(fā)報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，報(bào)完價(jià)后當(dāng)眾開標(biāo)，價(jià)格最低者中標(biāo)。并立即訂立合同，當(dāng)天裝車送貨。這種招標(biāo)方式干脆利索，并能保證及時(shí)送貨，滿足用戶需要。

篇2

摘要：甲供材料的控制是優(yōu)化市場(chǎng)資源配置的具體體現(xiàn)。一般分為采購(gòu)、使用、結(jié)算三個(gè)環(huán)節(jié)?！巴顿Y控制”貫穿了資金控制、質(zhì)量控制、供應(yīng)控制三個(gè)內(nèi)控程序。目的在于明確資金投入方向、明確資金使用目標(biāo)、降低資金使用成本、規(guī)避由于工藝設(shè)計(jì)或材料選型中的設(shè)備產(chǎn)能落后、材料性價(jià)比較低等投資風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)又能夠在采購(gòu)過程中及時(shí)掌握國(guó)內(nèi)外行業(yè)信息，有利于材料的性能銜接、質(zhì)量控制及降低材料/設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用。

關(guān)鍵詞：甲供材、控制、合同、結(jié)算

Abstract: A is for material control is to optimize the allocation of market resources is specific reflect. Generally divided into procurement, use, clearing three links. " Investment control " throughout the capital control, quality control, supply control three control procedures. Designed to clear the direction of investment funds, clear goals, use of lower cost of funds, to avoid as a result of process design and material selection of equipment capacity of backward, material cost is lower the investment risk, but also can in the procurement process timely grasp of domestic and international information industry, conducive to the material properties of cohesion, quality control and reduce the material / equipment operating and maintenance costs.

Key words: A is for material, control, contract, settlement

為了合理節(jié)約工程建設(shè)成本，控制工程質(zhì)量，滿足工程建設(shè)工程專業(yè)和特定設(shè)計(jì)要求，建設(shè)單位通常會(huì)采用“甲供材”的方式進(jìn)行投資控制。

甲供材投資控制程序

甲供材的投資控制是優(yōu)化市場(chǎng)資源配置的具體體現(xiàn)。它的控制包括設(shè)備采購(gòu)和材料采購(gòu)。一般分為采購(gòu)、使用、結(jié)算三個(gè)環(huán)節(jié)。即對(duì)外采購(gòu)控制、對(duì)內(nèi)領(lǐng)用控制和結(jié)算成本控制。同時(shí)“投資控制”又貫穿了資金控制、質(zhì)量控制、供應(yīng)控制三個(gè)內(nèi)控程序。目的在于明確資金投入方向、明確資金使用目標(biāo)、降低資金使用成本、規(guī)避由于工藝設(shè)計(jì)或材料選型中的設(shè)備產(chǎn)能落后、材料性價(jià)比較低等投資風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)又能夠在采購(gòu)過程中及時(shí)掌握國(guó)內(nèi)外行業(yè)信息，對(duì)采購(gòu)中的“新材料”、“新設(shè)備”、“新工藝”信息能夠快速傳遞到投資決策層和工程設(shè)計(jì)者，確保工藝設(shè)計(jì)先進(jìn)和材料使用合理。

1.對(duì)外采購(gòu)控制。這一過程分為確定采購(gòu)品種、選擇供貨廠家、簽訂和履行采購(gòu)合同、甲供材入庫(kù)四個(gè)過程。是在確保工程材料采購(gòu)的質(zhì)量、性能達(dá)到工程設(shè)計(jì)要求，滿足建筑功能和技術(shù)工藝指標(biāo)的前提下，既要滿足甲供材的供給，又能合理控制采購(gòu)成本的對(duì)外采購(gòu)的過程。

1.1采購(gòu)品種的確定。以設(shè)計(jì)圖紙、基礎(chǔ)資料、規(guī)劃文件、行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[1]、會(huì)議紀(jì)要、概算文件等為依據(jù)，確定出采購(gòu)品種和采購(gòu)數(shù)量，由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位匯簽后確定。對(duì)于常年采購(gòu)的甲供材品種，應(yīng)按照施工使用幅度計(jì)劃、工程維修備用量和使用消耗量合理確定采購(gòu)數(shù)量。

1.2選擇供貨廠家。采購(gòu)宜采用社會(huì)公開招標(biāo)的方式進(jìn)行。

1.2.1刊登/《材料/設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)公告》。

1.2.2投標(biāo)單位資格審查。對(duì)行業(yè)技術(shù)領(lǐng)先或采用新工藝、新設(shè)備生產(chǎn)的新型企業(yè)，招標(biāo)單位應(yīng)以發(fā)出書面要約的形式邀請(qǐng)其參加招標(biāo)會(huì)，有助于采購(gòu)單位對(duì)“新材料”、“新設(shè)備”、“新工藝”等行業(yè)信息及時(shí)了解，對(duì)保證工藝設(shè)計(jì)先進(jìn)、甲供材選型合理起者至關(guān)重要的作用。

1.2.3選擇供貨廠家。

1.2.4簽訂和履行《采購(gòu)合同》。

1.2.4.1簽訂《采購(gòu)合同》。應(yīng)進(jìn)明確雙方在采購(gòu)、供應(yīng)過程中組織協(xié)調(diào)的具體措施，并就合同采購(gòu)的供貨形式、質(zhì)量控制、結(jié)算方式、合同履約有效期限范圍應(yīng)進(jìn)一步說明。

1.2.4.2履行采購(gòu)合同。制定或補(bǔ)充《企業(yè)采購(gòu)控制程序》，將履行《采購(gòu)合同》義務(wù)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部運(yùn)作的一種規(guī)章制度，加以約束。從而規(guī)避了企業(yè)在采購(gòu)過程中承擔(dān)合同違約責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)了企業(yè)在履行合同中的自我保護(hù)意識(shí)。

1.2.4.3甲供材入庫(kù)。材料庫(kù)一般分為材料成品庫(kù)和半成品庫(kù)兩類。從儲(chǔ)存方式又分為露天類倉(cāng)庫(kù)和封閉類倉(cāng)庫(kù)兩類。分類入庫(kù)時(shí)，既要做好材料的入庫(kù)前的質(zhì)量檢驗(yàn)，又要核實(shí)甲供材入庫(kù)的數(shù)量、噸位；從內(nèi)部管理上要做到甲供材編碼明確、入庫(kù)合理、儲(chǔ)運(yùn)方便、堆放安；對(duì)有特殊儲(chǔ)運(yùn)類要求的物資要分類存放。如對(duì)劇毒、高污染類材料水銀、易燃易爆類材料油漆、高精密設(shè)備修正儀等，特殊儲(chǔ)運(yùn)類物資都要有專題存儲(chǔ)方案，專人負(fù)責(zé)管理。

2. 對(duì)內(nèi)領(lǐng)用控制。領(lǐng)用控制是保證工程質(zhì)量、節(jié)約工程建設(shè)成本、優(yōu)化工程進(jìn)度的前提。屬企業(yè)內(nèi)部管理的范疇。包括庫(kù)存控制、領(lǐng)用控制、消耗控制、節(jié)余控制。

2.1甲供材庫(kù)存控制。本控制屬動(dòng)態(tài)控制，要從庫(kù)存管理制度化，庫(kù)存賬目同步化兩個(gè)方向入手。在庫(kù)存賬目設(shè)置上要建立好庫(kù)存類賬目和領(lǐng)用類進(jìn)出賬目。管理上要做到賬目設(shè)置明確、同步、合理。保證臺(tái)帳建立清晰、入庫(kù)物資查閱明晰。確保甲供材庫(kù)存補(bǔ)充及時(shí)，供給充足。

2.2甲供材領(lǐng)用控制。

2.2.1甲供材領(lǐng)用控制程序。倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)按照甲供材用途、使用范圍，合理設(shè)置控制級(jí)別。制定甲供材領(lǐng)用控制流程，由施工單位按照施工進(jìn)度計(jì)劃提出領(lǐng)用申請(qǐng)，報(bào)甲供材管理人員其予以核實(shí)。在領(lǐng)用的過程中，發(fā)料人員要按照甲供材特性統(tǒng)一領(lǐng)用單位，對(duì)長(zhǎng)度、噸位、數(shù)量等單位進(jìn)行明確。對(duì)于價(jià)值較高或高控級(jí)別的甲供材以“個(gè)”、“套”為單位，嚴(yán)格按照數(shù)量發(fā)放，對(duì)價(jià)值較低、甲供材消耗較大的低控級(jí)別甲供材以“捆”、“軋”、“包”為單位，雖有領(lǐng)料數(shù)量但考慮工程的連貫性可以單位數(shù)量予以發(fā)放，多發(fā)料可在其他工程中予以使用。

2.2.2甲供材運(yùn)輸。甲供材要做到科學(xué)裝運(yùn)，確保堆場(chǎng)人員安全及甲供材的堆放安全。安全裝卸過程要嚴(yán)格按照甲供材裝運(yùn)程序進(jìn)行物資的吊裝和運(yùn)輸。在運(yùn)輸過程中，采取必要的防護(hù)措施，在確保安全運(yùn)輸?shù)耐瑫r(shí)，也要確保甲供材附著層或保護(hù)層不受破壞，防止精密設(shè)備震動(dòng)破壞，確保材料/設(shè)備的安全等。

篇3

關(guān)鍵詞：合同審核 商業(yè)企業(yè) 成本 費(fèi)用

一、面臨的現(xiàn)狀

某商業(yè)企業(yè)的合同大致分為兩部分，即行政類合同和商品購(gòu)銷合同。行政類合同是指除經(jīng)營(yíng)類商品購(gòu)銷合同以外的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的合同。行政類合同按性質(zhì)主要分為工程改造合同、媒體廣告合同、宣傳品制作合同、店堂布置合同、促銷及積分返禮禮品合同；固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品采買合同；設(shè)備維修合同；水電費(fèi)、空調(diào)費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)合同；財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、審計(jì)、評(píng)估、咨詢費(fèi)等十余類。

行政類合同主要附件包括：立項(xiàng)申請(qǐng)、資質(zhì)證明、三方比價(jià)單、律師意見、價(jià)目表或項(xiàng)目清單及其他合同附件等，制作類合同還應(yīng)附上效果圖。以上資料，按主次順序依次附在合同文本之后，并在會(huì)簽單上將附件名稱填寫齊全，防止資料丟失，無法查證原始資料。

某商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)品牌三百多個(gè)，每年簽一次合同，合同期限大多數(shù)為一年，合同到期日分別為每年3月31日和8月31日。

二、存在的問題與不足

一段時(shí)間以來，縱觀合同的審核及簽訂過程，存在一味強(qiáng)調(diào)抓結(jié)果，忽視中間管理環(huán)節(jié)和過程控制，主要表現(xiàn)在：先履行，后簽訂合同，事后補(bǔ)簽，缺少了價(jià)格審核、立項(xiàng)審批環(huán)節(jié)，造成管理漏洞，同時(shí)造成合同管理失控；合同簽訂前未辦理立項(xiàng)審批。目前存在以合同的簽訂代替立項(xiàng)的現(xiàn)象，使得控制環(huán)節(jié)脫節(jié)，管理環(huán)節(jié)疏漏，給企業(yè)帶來潛在的危害；簽批程序不規(guī)范。在實(shí)際工作中，往往會(huì)遇到企業(yè)總經(jīng)理已簽批，合同才傳至財(cái)務(wù)部或其他部門補(bǔ)簽，價(jià)格審核失去了意義、簽字成了例行公事，使簽批程序形同虛設(shè)，違背了合同簽批程序；本應(yīng)由下屬企業(yè)簽訂的采買合同，大多由上級(jí)企業(yè)大包大攬。為了確保一致性及有效降低費(fèi)用，存在多個(gè)下屬企業(yè)采買相同的促銷禮品、工服及其他辦公用品等現(xiàn)象。此類業(yè)務(wù)大多由上級(jí)企業(yè)與供應(yīng)商簽訂合同，貨款也由其代為支付，但發(fā)票由供應(yīng)商直接開給下屬企業(yè)，各下屬企業(yè)需將貨款支付給上級(jí)企業(yè)的混亂現(xiàn)象；合同附件不全。合同簽批經(jīng)多個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)出現(xiàn)附件不全、附件丟失現(xiàn)象，給日后查詢和審計(jì)帶來極大不便；三方比價(jià)存在虛假行為；合同簽訂的金額與實(shí)際付款金額不一致；商品類合同扣率、單產(chǎn)低于公司標(biāo)準(zhǔn)；合同費(fèi)用的收取方式違背合同約定。

三、解決的措施與辦法

針對(duì)以上諸多問題，某商業(yè)企業(yè)經(jīng)過反復(fù)調(diào)查和研究，認(rèn)為加強(qiáng)合同審核是確保降低成本費(fèi)用的關(guān)鍵。要抓好合同審核，必須關(guān)口前移，強(qiáng)化過程監(jiān)督和管理，切實(shí)發(fā)揮財(cái)務(wù)部門審核監(jiān)督作用，有效降低成本費(fèi)用。為此，某商業(yè)企業(yè)制定并實(shí)施了《行政類合同簽訂與審核、評(píng)價(jià)管理辦法》，修訂了《商品類合同簽訂管理辦法》。辦法具體內(nèi)容如下：

⑴先簽訂、后履行。任何行政類合同的簽訂，都必須由主辦部門指定專人負(fù)責(zé)，按照“先簽訂、后履行”的原則，嚴(yán)禁先執(zhí)行后補(bǔ)簽合同的行為發(fā)生，更不能以實(shí)際履行代替簽訂合同。

⑵先立項(xiàng)、后簽訂。只有立項(xiàng)成立后，才能辦理合同匯簽。

⑶制定了合同簽批流程：

⑷為了確保企業(yè)形象、氛圍裝飾的一致性，為有效降低費(fèi)用，各下屬企業(yè)應(yīng)分別與供應(yīng)商簽訂協(xié)議，注明采買數(shù)量、金額，分別開具發(fā)票支付貨款。避免造成下屬企業(yè)未簽約卻履行合同的不規(guī)范行為、同時(shí)在付款環(huán)節(jié)造成發(fā)票的取得單位與貨款的支付單位不一致現(xiàn)象，違背財(cái)務(wù)結(jié)算規(guī)定。

由上級(jí)企業(yè)統(tǒng)一發(fā)行的廣告、短信等不可分的合同，按照上級(jí)企業(yè)確定的分?jǐn)偙壤M(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?。?shí)物類采買數(shù)量可分的合同需由各下屬企業(yè)分別簽訂合同。避免在付款、驗(yàn)收、提供發(fā)票等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不一致的問題，造成不必要的糾紛。

⑸合同附件，尤其是招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要、三方比價(jià)、立項(xiàng)申請(qǐng)、企業(yè)資質(zhì)、行業(yè)資質(zhì)等重要信息的附件，必須妥善保管，按主次順序附在合同文本之后，裝訂成冊(cè)，便于傳遞，以防丟失。其他合同附件資料主要包括：a、基建、大修類合同必須提供項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告（或檢修報(bào)告）、預(yù)算書等有關(guān)資料。b、 戶外廣告類合同需提供經(jīng)營(yíng)許可證證明、模擬效果圖、方位意識(shí)圖、價(jià)目表等有關(guān)資料。c、報(bào)刊雜志廣告類合同必須提供媒體資質(zhì)證明、樣稿、類似版本、價(jià)目表等有關(guān)資料。d、電視廣播廣告類合同必須提供宣傳的主要內(nèi)容、安排播放時(shí)段、價(jià)目表等有關(guān)資料。e、以上b - d類主題營(yíng)銷、新聞等廣告宣傳類合同必須提供經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的策劃方案、預(yù)算方案及其他相關(guān)手續(xù)。

⑹三方比價(jià)即應(yīng)在同一內(nèi)容、同一規(guī)格、同一標(biāo)準(zhǔn)、同一材質(zhì)下進(jìn)行比價(jià)。為確保三方比價(jià)的真實(shí)有效，三方比價(jià)單應(yīng)提供報(bào)價(jià)單位聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話，便于合同主辦單位進(jìn)一步核實(shí)。

⑺合同簽訂的金額與實(shí)際付款金額不一致的解決辦法：

a、采購(gòu)數(shù)量增加，因采購(gòu)數(shù)量增加，使付款金額大于原合同金額，且不超過原合同金額的20%時(shí)，經(jīng)辦部門需要提供情況說明（視為對(duì)原合同的追加），并經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。增量后的價(jià)值超過原合同的20%時(shí)，需重新辦理合同匯簽。

b、采購(gòu)品種增加， 在原采購(gòu)品種的基礎(chǔ)上增加采購(gòu)品種的，經(jīng)辦部門完成立項(xiàng)后，再簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

⑻商品類合同的審核

a、品牌續(xù)簽合同的審核品牌續(xù)簽合同是指品牌已經(jīng)引進(jìn)，因到期，需重新簽訂的合同。審核時(shí)抓住以下幾個(gè)因素：扣率與到期合同比較有無變化；該品牌保底單位面積產(chǎn)出（以下簡(jiǎn)稱單產(chǎn)）與到期合同、與企業(yè)單產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，分析指標(biāo)的升降情況；簡(jiǎn)述合同期內(nèi)該品牌已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的月均銷售、月均毛利、月均單產(chǎn)情況，列舉相關(guān)數(shù)據(jù)，提出合理化建議。

b、新進(jìn)品牌合同的審核，新進(jìn)品牌合同是指商業(yè)企業(yè)之前沒有經(jīng)營(yíng)該品牌，與供應(yīng)商協(xié)約在企業(yè)某區(qū)域內(nèi)將要經(jīng)營(yíng)某品牌的約定。簽約時(shí)從以下幾方面進(jìn)行審核：新進(jìn)品牌的扣率與合同約定區(qū)域內(nèi)企業(yè)經(jīng)營(yíng)上一品牌（以下簡(jiǎn)稱前品牌）的扣率進(jìn)行比較；新進(jìn)品牌保底單產(chǎn)與前品牌、與企業(yè)單產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)比較，有無差異。

⑼商品類合同相關(guān)費(fèi)用如何收取。審批商品類合同時(shí)還應(yīng)關(guān)注相關(guān)費(fèi)用（物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、信用卡費(fèi)、價(jià)簽費(fèi)、貨架使用費(fèi)、大型活動(dòng)的贊助費(fèi)等）的收取方式。費(fèi)用收取方式一般分為現(xiàn)金（或銀行轉(zhuǎn)賬）、抵賬、帳扣，帳扣會(huì)減少企業(yè)增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額，因而優(yōu)先選擇前兩種方式收取，并在合同中注明。

臨時(shí)場(chǎng)租合同、靜態(tài)展及燈箱廣告位租賃合同，屬于下屬企業(yè)收入，如合同傳遞不及時(shí)，不利于相關(guān)部門準(zhǔn)確掌握租金收取情況，甚至造成漏收租金。因而要求經(jīng)辦部門及時(shí)傳遞相關(guān)合同，確保合同的實(shí)施及監(jiān)督管理。

為確保兩個(gè)管理辦法的有效實(shí)施，某商業(yè)企業(yè)及時(shí)舉辦了培訓(xùn)班，要求各部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)勤、行政秘書、合同管理員等相關(guān)崗位人員參加。

四、取得良好效果

卡住源頭是根本，盯住審核是關(guān)鍵。只有控制源頭，卡住合同審核，才能有效降低成本費(fèi)用。實(shí)施兩個(gè)辦法以來，某商業(yè)企業(yè)合同審核工作質(zhì)量有所提升，檢查發(fā)現(xiàn)平均每周20多個(gè)問題（事后補(bǔ)簽合同、缺少立項(xiàng)、合同附件丟失、三方比價(jià)虛假等）降到了10多個(gè)問題，提高了工作效率，有效降低了成本費(fèi)用；商品類合同的扣率、單產(chǎn)不符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象大大減少，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)提供了確實(shí)可靠的保證。

加強(qiáng)商業(yè)企業(yè)合同審核，從源頭降低成本費(fèi)用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要不斷地創(chuàng)新、發(fā)展、完善。某商業(yè)企業(yè)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步落實(shí)合同審核工作的各項(xiàng)管理制度，探求切實(shí)可行的激勵(lì)約束機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同審核有效管理，成本費(fèi)用有序可控。

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