導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇整理檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理學(xué)值而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內(nèi)容

1.1 系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調(diào)整

已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

1.3 全過(guò)程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō)，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。

檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái)，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開(kāi)發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎(chǔ)

在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說(shuō)，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō)，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ簟＜词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡(jiǎn)單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書(shū)籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的。“內(nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓В约瓣P(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無(wú)疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

篇2

關(guān)鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內(nèi)容就是按照“遵循規(guī)律，區(qū)分價(jià)值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的文件資料，進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)和編制目錄，將它們組成有序體系的過(guò)程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務(wù)的基礎(chǔ)。沒(méi)有科學(xué)的檔案整理，就不能使各種材料系統(tǒng)化、條理化，也無(wú)法分門別類妥善保管、確切統(tǒng)計(jì)和準(zhǔn)確迅速地提供利用。在工作中，筆者對(duì)做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個(gè)單位工作的記憶。對(duì)一個(gè)單位的檔案員來(lái)說(shuō)，究竟哪些文件材料應(yīng)該歸檔，應(yīng)該做到心中有數(shù)。對(duì)本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來(lái)乍到，對(duì)單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，要做好檔案工作就會(huì)困難多多。比如，教育教學(xué)工作是學(xué)校的經(jīng)常性工作，教學(xué)檔案應(yīng)是學(xué)校檔案的主體。如果學(xué)校的檔案員對(duì)教育教學(xué)工作的過(guò)程不熟悉，對(duì)教育教學(xué)過(guò)程中會(huì)形成哪些文件材料心中無(wú)數(shù)，文件材料之間有哪些聯(lián)系不清楚，那么，在進(jìn)行教學(xué)檔案的整理中就不會(huì)做到條理清晰。

二p制定合理的歸檔管理辦法

一個(gè)切合本單位工作實(shí)際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實(shí)，能夠大大提高檔案整理的質(zhì)量。

過(guò)去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實(shí)際工作中產(chǎn)生文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經(jīng)常是在歸檔移交前進(jìn)行突擊，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間，影響檔案整理的質(zhì)量。而科學(xué)的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預(yù)立卷目錄一一對(duì)應(yīng)，使在工作中形成的文件材料一經(jīng)產(chǎn)生就規(guī)范的裝入檔案盒中，在集中移交時(shí)，只需在平時(shí)收集整理的基礎(chǔ)上稍作調(diào)整即可。這個(gè)“拿來(lái)即用”的目錄，既能保證應(yīng)歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負(fù)擔(dān)，從而大大提高檔案整理的質(zhì)量。

三p在開(kāi)展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時(shí)不可缺少的計(jì)劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準(zhǔn)備工作。制定方案必須在了解檔案的數(shù)量、內(nèi)容、成分、所屬年度等基本情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面考慮和周密計(jì)劃。其內(nèi)容應(yīng)該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動(dòng)組織以及大體完成的時(shí)間等。

有一個(gè)科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財(cái)力，保證整理工作的順利進(jìn)行。如在整理各類專題工作評(píng)估檔案，撤并機(jī)構(gòu)零散文件資料，和非正常離職人員遺留應(yīng)歸檔文件資料等之前，都應(yīng)首先制定整理方案，然后按照方案逐項(xiàng)落實(shí)，整理工作就會(huì)比較順利地完成。

四p注意解決檔案整理工作中遇到的問(wèn)題

在檔案整理工作中，會(huì)碰到大大小小的問(wèn)題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會(huì)碰到無(wú)標(biāo)題或者標(biāo)題十分簡(jiǎn)單的文件，這時(shí)候就要自擬一個(gè)標(biāo)題。在擬標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容，用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言加以概括，同時(shí)加上文種的名稱。再比如，一個(gè)會(huì)議或一項(xiàng)工作，如果材料很多，就應(yīng)把重要的材料放在前面，同時(shí)注意材料的分類。如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)等會(huì)議，開(kāi)頭可放會(huì)議的批復(fù)、請(qǐng)示、議程、日程、報(bào)告、決議等材料，還要注意，雖然文書(shū)檔案保管期限表并沒(méi)有把會(huì)議主持詞明確列進(jìn)歸檔范圍，但筆者通過(guò)實(shí)踐感覺(jué)到，主持詞實(shí)際上清楚地反映了會(huì)議召開(kāi)的過(guò)程，對(duì)于今后了解會(huì)議的情況起到重要作用，因此應(yīng)該把主持詞予以歸檔。再比如，對(duì)于規(guī)格不同的文件，需要我們進(jìn)行折疊，折疊時(shí)要注意技巧，折成16開(kāi)或A4紙規(guī)格，同時(shí)在裝訂線一側(cè)注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進(jìn)。

五p檔案整理的過(guò)程也是不斷學(xué)習(xí)、不斷總結(jié)、不斷提高的過(guò)程

檔案的整理工作可分為系統(tǒng)整理和技術(shù)整理兩部分。系統(tǒng)整理包括區(qū)分全宗、分類、立卷、卷內(nèi)文件排列、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術(shù)整理包括卷內(nèi)文件編號(hào)、修復(fù)、填寫(xiě)案卷備考表、案卷目錄的抄寫(xiě)和案卷的裝訂。系統(tǒng)整理更多的是運(yùn)用業(yè)務(wù)知識(shí)，體現(xiàn)業(yè)務(wù)水平，更多地體現(xiàn)操作水平和技巧。

篇3

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤(pán)。

1、文書(shū)電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機(jī)

構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中

在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一

的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影

像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根

據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后

進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，

對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品

也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，

如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和

注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移

交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容

也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)

計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干

擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是

，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤(pán)的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3．5寸高密盤(pán)保存。

B、把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低

質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在

40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這

類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。

2、光盤(pán)的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的

損傷。

B．保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14－2

4℃，相對(duì)濕度40％-65％。

篇4

1 啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作的必要性

在數(shù)字化時(shí)代下電子檔案文件在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中得到廣泛的運(yùn)用，這就為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作帶來(lái)了新的沖擊，當(dāng)前我國(guó)檔案著錄主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案制定的，在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足，與國(guó)際上通用的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)存在較大差距。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進(jìn)一步適應(yīng)電子時(shí)代檔案著錄的需求，我國(guó)電子檔案文件級(jí)著錄工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理研究，以推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

2 電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn)

2.1 著錄格式中的著錄項(xiàng)目設(shè)置更為復(fù)雜

首先，表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)的著錄項(xiàng)太少，電子檔案除了要著錄其結(jié)構(gòu)的載體類型標(biāo)識(shí)、數(shù)量及單位、規(guī)格等特征信息外，還應(yīng)著錄字符、字節(jié)、文件的邏輯格式等信息，如果是程序文檔的話，還要著錄版本、編程語(yǔ)言等信息；其次，現(xiàn)有著錄格式缺少對(duì)產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)的著錄要求，未將產(chǎn)生電子檔案的應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)、文件名（亦稱數(shù)據(jù)集名）、硬件環(huán)境等方面的系統(tǒng)信息納入著錄項(xiàng)目。

2.2 著錄規(guī)則的系統(tǒng)性更強(qiáng)

著錄規(guī)則的系統(tǒng)性要求著錄規(guī)則具有一定的體系，目前我國(guó)在檔案著錄規(guī)則體系建設(shè)方面雖有進(jìn)展，但尚未形成一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。因此，要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問(wèn)題，就必須要有一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。

2.3 著錄來(lái)源更為重要

來(lái)源原則要求電子檔案著錄必須含有關(guān)于電子文件來(lái)源及背景的信息。電子檔案著錄信息應(yīng)包括文件的原文、背景和來(lái)源、文件的文檔結(jié)構(gòu)、文件的格式和內(nèi)容、文件之間的相互關(guān)系以及查找與利用的方式。現(xiàn)代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關(guān)，而且已擴(kuò)展到產(chǎn)生和使用檔案的背景信息及產(chǎn)生檔案的系統(tǒng)（或文檔系統(tǒng)）信息。可見(jiàn)，描述檔案來(lái)源的背景信息在現(xiàn)代檔案著錄中占有至關(guān)重要的地位。對(duì)大多數(shù)電子文件來(lái)說(shuō)，確定其來(lái)源是比較容易的，但也有部分電子文件具有多個(gè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人組成的聯(lián)合來(lái)源，同一來(lái)源的電子文件被分散開(kāi)來(lái)的情況也時(shí)有發(fā)生，現(xiàn)有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復(fù)著錄同樣的生成者、背景信息及關(guān)聯(lián)信息，這在某種程度上是對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所提供共享功能的一種浪費(fèi)。

3 電子檔案文件級(jí)著錄工作的有效策略

3.1 建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)多級(jí)著錄

電子檔案文件級(jí)著錄是一種對(duì)信息資源進(jìn)行控制的過(guò)程，屬于異種智力控制，電子檔案文件級(jí)著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎(chǔ)，促進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的實(shí)際價(jià)值的有效發(fā)揮，真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案資源共享。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案的深度整理，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立完整的多級(jí)著錄規(guī)則，完善規(guī)則的版本體系，制定《電子檔案著錄細(xì)則》，促進(jìn)電子文件著錄問(wèn)題的妥善解決。

以國(guó)際檔案為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析和研究，得知建立檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的均設(shè)有檔案著錄的多級(jí)著錄規(guī)則，以保證檔案著錄能夠?qū)㈦娮訖n案文件的實(shí)體管理中各個(gè)級(jí)別進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的反映，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的高效化管理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利開(kāi)展。多級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)在社會(huì)工人的理論原則基礎(chǔ)上，與實(shí)踐結(jié)果相結(jié)合，進(jìn)一步建立起獨(dú)立性強(qiáng)的檔案著錄結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)，從整體上推進(jìn)電子檔案文件級(jí)著錄工作的總體效率的提升。

3.2 構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全程著錄

在電子檔案文件級(jí)著錄工作中，為提高電子檔案文件級(jí)著錄工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，為電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利有序開(kāi)展提供可靠的基礎(chǔ)。尤其是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案具有一定靈活性和易變性，為保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性，應(yīng)當(dāng)采取以動(dòng)制動(dòng)的策略，轉(zhuǎn)變以往靜態(tài)的、線性的著錄過(guò)程，逐漸向動(dòng)態(tài)的且多維的著錄方式轉(zhuǎn)變，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全程著錄，保持每一階段電子檔案信息的動(dòng)態(tài)性和可控性，以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容和背景信息為主要依據(jù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

3.3 細(xì)化電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理

在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的管理過(guò)程中，電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的細(xì)化，就是在對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，全面提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案文件的優(yōu)化配置，促進(jìn)電子檔案資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)人力物力資源、資金、設(shè)備及管理技術(shù)的有機(jī)融合，從整體上提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量。進(jìn)一步規(guī)范電子檔案文件級(jí)著錄工作的外包條件與操作方式，切實(shí)提高電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；

有很多方法可以提高檔案收集管理工作的水平，但是就我國(guó)目前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，加大宣傳，提高檔案管理人員的意識(shí)尤為重要，因?yàn)闆](méi)有意識(shí)，難以付諸行動(dòng)。另外，檔案管理部門應(yīng)該充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理體系，落實(shí)責(zé)任，并且要求各個(gè)部門加以配合等。

一、檔案收集整理的意義

做好檔案工作的方法有很多種，但是做好檔案整理收集工作無(wú)疑是最為重要的方法。如不做好整理工作，檔案后期管理將會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。從中就可以預(yù)見(jiàn)到檔案收集整理工作的確十分重要。除了之外，檔案收集整理的意義還體現(xiàn)在如下方面：

首先，檔案收集整理工作有利于挖掘出有價(jià)值的檔案信息。很多檔案信息的價(jià)值都是在前期整理工作中發(fā)現(xiàn)的，針對(duì)這樣的檔案信息，整理工作人員會(huì)進(jìn)行重點(diǎn)的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用；其次，收集整理工作是檔案形成的一部分，沒(méi)有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關(guān)系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要；最后，收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應(yīng)該就是收集整理，因?yàn)槭占磉^(guò)程中，就可以對(duì)檔案進(jìn)行分類、記錄各個(gè)檔案的關(guān)鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的對(duì)策

檔案收集整理的確是做好檔案管理工作的前提保障，這主要是因?yàn)闄n案管理的前期工作就是檔案收集整理，如果前期工作未能打好基礎(chǔ)，必然會(huì)影響后期工作，基于此，提高檔案收集整理水平顯得格外重要。筆者認(rèn)為可以通過(guò)如下方式：

1、樹(shù)立檔案收集整理意識(shí)

現(xiàn)階段，仍然有很多管理人員意識(shí)不到檔案收集整理的重要性，在這些人口看來(lái)，收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內(nèi)容，因?yàn)闆](méi)有必要投入過(guò)多的精力，因此很多時(shí)候，檔案收集整理制度完全沒(méi)有發(fā)揮作用，形同虛設(shè)，這是我國(guó)檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于檔案收集整理工作不到位，使得很多有價(jià)值的檔案信息資源流失，給我國(guó)的檔案管理事業(yè)造成了非常大的損失，為此，檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識(shí)作為重點(diǎn)，大力宣傳檔案法規(guī)以及相應(yīng)的檔案收集整理知識(shí)，尤其是檔案管理職工，必須對(duì)檔案收集整理知識(shí)有著充分的了解。這樣才能夠真正的實(shí)現(xiàn)檔案收集整理的規(guī)范化。

2、完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

各個(gè)檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身的檔案管理體系，按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置情況來(lái)進(jìn)行檔案收集整理體系的構(gòu)建，而在構(gòu)建該體系的過(guò)程中，應(yīng)該重點(diǎn)的突出網(wǎng)絡(luò)，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，對(duì)檔案收集整理工作提出更多的要求，而網(wǎng)絡(luò)管理方式完全能夠符合該要求。網(wǎng)絡(luò)檔案收集整理體系需要保證從上到下每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有人負(fù)責(zé)，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落實(shí)責(zé)任部門

檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作，通過(guò)多種渠道、多種形成、各種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時(shí)間；制定電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實(shí)等制度。

4、積極主動(dòng)上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來(lái)源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動(dòng)上門，跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5、提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過(guò)對(duì)檔案分析研究，對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性。要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

6、制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對(duì)檔案從業(yè)者的職業(yè)活動(dòng)與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動(dòng)與職業(yè)行為中得以落實(shí)，檔案部門通常要通過(guò)制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來(lái)約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時(shí)會(huì)說(shuō)明違反這些規(guī)定將帶來(lái)的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動(dòng)中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+ 庫(kù)房”的生活，他們也需要融入社會(huì)各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價(jià)值要在與社會(huì)的交往過(guò)程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會(huì)滿足感建立起來(lái)，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價(jià)值，并能自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知管理好檔案的方法不止一種，收集整理是必須要應(yīng)用的到一種方法，因?yàn)樽鳛榛A(chǔ)性工作，檔案資源只有通過(guò)前期的收集整理才能夠歸檔，否則將會(huì)形成零散的信息，構(gòu)不成完成的檔案。檔案管理工作的主要來(lái)源可以說(shuō)就是檔案收集工作，檔案收集整理工作水平的高低直接關(guān)系到檔案機(jī)構(gòu)在人們心目中的形象。也正是因?yàn)槿绱耍芏鄼n案管理部門都開(kāi)始重視檔案收集整理工作，并且不斷的研發(fā)新型的收集整理方式，這對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。

參考文獻(xiàn)：

[1] 許三鵬，李素真，呂志芳，李勁松，周廣平. 淺談企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集要點(diǎn)[J]. 中國(guó)設(shè)備工程. 2013（05）

[2] 文歸賢. 文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見(jiàn)[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息. 2010（16）

[3] 嚴(yán)煥紅. 城建檔案收集管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J]. 科技資訊. 2009（10）

篇6

[關(guān)鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施

中圖分類號(hào)：TH552 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）10-0319-01

檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象。檔案收集與整理工作，就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定通過(guò)一定的途徑和方法將各部門分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過(guò)程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

檔案是在單位管理和實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來(lái)講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點(diǎn)看法。

一、提高認(rèn)識(shí)，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢(shì)發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下，把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn)，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國(guó)家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。上承收集工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開(kāi)發(fā)利用，為開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進(jìn)行管理，還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。檔案的整理工作，就是對(duì)檔案進(jìn)行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

三、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性

檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現(xiàn)代國(guó)外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過(guò)，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問(wèn)題

一是庫(kù)房問(wèn)題。檔案庫(kù)房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方，避免檔案收集后保存時(shí)，長(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象；二是由于管理不科學(xué)，致使檔案混亂，用時(shí)查找不到；三是有些人不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。

五、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個(gè)突出問(wèn)題。目前，有些人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒(méi)有效益，可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進(jìn)展緩慢，這就要求我們對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目?jī)纱蟛糠帧n案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開(kāi)始，編目是整理工作的結(jié)束；系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。在實(shí)際工作中，二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

（三）提高檔案信息管理和服務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息利用。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

（四）認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制

只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。同時(shí)，要抓住機(jī)遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)考核檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。

（五）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn)；整理要符合要求，按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理，力求整齊美觀。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案保管工作，確保檔案機(jī)密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進(jìn)行科學(xué)分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

篇7

【關(guān)鍵詞】基本建設(shè)項(xiàng)目；檔案收集歸檔；整理

自1994年原工業(yè)部出臺(tái)《煤礦工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》后，一直采用規(guī)則中的要求對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行收集、分類、管理等。煤礦建設(shè)工程從開(kāi)始籌劃到完工驗(yàn)收都離不開(kāi)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，這是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著工程進(jìn)度的開(kāi)展逐步完善相應(yīng)的檔案資料，真實(shí)地記錄著煤礦工程施工現(xiàn)狀。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作能夠真實(shí)有效地進(jìn)行，關(guān)鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)資料的完整性，是開(kāi)展檔案管理工作的前提保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的完整性與真實(shí)性直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此收集資料時(shí)一定要做到準(zhǔn)確，并與實(shí)際的工程進(jìn)度相符合。煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作一定要嚴(yán)格按照國(guó)家的要求進(jìn)行，并對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)有保存價(jià)值的資料必須進(jìn)行妥善的統(tǒng)一的管理，以便日后的翻閱。

一、基本建設(shè)項(xiàng)目前期的檔案收集工作

（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料主要包括工程項(xiàng)目施工前期的資料、施工過(guò)程中的即時(shí)資料、運(yùn)營(yíng)階段的資料、國(guó)家規(guī)定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項(xiàng)目施工前期的檔案資料主要有設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中需要的資料信息，關(guān)于工程項(xiàng)目可行性討論的報(bào)告，實(shí)地考察與驗(yàn)證的資料，還有所有的設(shè)計(jì)文稿等資料。施工過(guò)程中的資料主要包括施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項(xiàng)目的竣工效果圖，施工單位的相關(guān)信息，以及承包雙方的委托合同等。運(yùn)營(yíng)階段的資料主要指試運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還有就是正式投產(chǎn)后的相關(guān)資料。國(guó)家規(guī)定的資料主要是相關(guān)政策要求必須具備的工程項(xiàng)目的圖片、錄像記錄資料等。

（二）檔案資料時(shí)間的選擇。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集需要根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)進(jìn)行整理。新設(shè)備、新技術(shù)的引進(jìn)一定要先進(jìn)行書(shū)面文件的登記與備案，再進(jìn)行使用。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作需要與工程項(xiàng)目施工進(jìn)度同步進(jìn)行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。

二、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目所有的檔案資料應(yīng)該都需要符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，并以檔案管理要求為依據(jù)，由文件檔案的所屬單位進(jìn)行詳細(xì)整理，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位的各個(gè)部門需要根據(jù)收到的文件的類型、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行年度性質(zhì)的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項(xiàng)目施工前期的實(shí)地勘察與初期設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)性的文件資料需要依據(jù)工程項(xiàng)目或者專業(yè)進(jìn)行歸檔；關(guān)于引進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備，竣工驗(yàn)收與試運(yùn)行階段的資料信息按照單項(xiàng)工程進(jìn)行整理；項(xiàng)目施工的相關(guān)記錄、工程驗(yàn)收的實(shí)時(shí)記錄、工程質(zhì)量評(píng)定的結(jié)果則歸于單位工程這一類別；施工單位負(fù)責(zé)施工規(guī)程中設(shè)計(jì)方案更改、試運(yùn)行數(shù)據(jù)資料、維護(hù)保養(yǎng)文件的整理；工程項(xiàng)目的建設(shè)單位負(fù)責(zé)整理項(xiàng)目招標(biāo)文件、所用設(shè)備資料。煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案文件可以根據(jù)文件之間形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)進(jìn)行組卷管理，在不改變卷內(nèi)文件之間緊密聯(lián)系的前提下，進(jìn)行科學(xué)的分類，合理地組卷。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時(shí)間、問(wèn)題、單位工程等進(jìn)行組卷管理。當(dāng)卷宗內(nèi)文件保存期限不一致時(shí)，以時(shí)限長(zhǎng)的文件為主；文件排列順序可以按問(wèn)題嚴(yán)重性的大小，也可以按照時(shí)間的先后順序，還可以依據(jù)文件的重要程度。項(xiàng)目案卷需要有詳細(xì)的編目，將卷內(nèi)文件的目錄、文件的頁(yè)碼、案卷的封面設(shè)計(jì)等都需要包含在內(nèi)。

三、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔工作

煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的部門比較多，有承建單位、施工單位和監(jiān)管單位，各個(gè)單位部門需要在工程項(xiàng)目竣工后，將各自整理的工程項(xiàng)目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進(jìn)行歸檔。考慮到煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的施工期比較長(zhǎng)，可以根據(jù)施工階段的不同分階段進(jìn)行歸檔；可以依據(jù)單個(gè)工程項(xiàng)目的完成情況進(jìn)行歸檔；也可以等此項(xiàng)建設(shè)工程竣工后統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實(shí)地反映建設(shè)項(xiàng)目施工過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，是對(duì)整個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的完整回放，文件資料的每個(gè)數(shù)據(jù)、記錄都要求與實(shí)際的施工情況相符合，并保證實(shí)體建設(shè)項(xiàng)目與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)相符合，工程質(zhì)量符合建設(shè)單位的質(zhì)量要求。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在由施工方進(jìn)行收集、管理、歸檔成冊(cè)后，需要由監(jiān)管部門、質(zhì)管部門、文件編制方三方進(jìn)行會(huì)審，以確保文件檔案資料的真實(shí)可靠性。

四、結(jié)語(yǔ)

基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作在煤礦建設(shè)工程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，關(guān)系著工程項(xiàng)目能否順利進(jìn)行驗(yàn)收。煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的參與單位比較多，施工過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料也比較復(fù)雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環(huán)節(jié)要格外地細(xì)心，必須按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定開(kāi)展檔案管理工作，一定做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張紅梅.煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔和整理[J].河南科技，2014（10）:243

[2]朱麗娟.煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔和整理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（14）:285

篇8

本合同須加蓋甲乙雙方騎縫章有效

合同

委托方：**(以下簡(jiǎn)稱“甲方”)

受托方：** (以下簡(jiǎn)稱“乙方”)

甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律的規(guī)定，雙方達(dá)成如下協(xié)議，共同遵守。

序號(hào)

項(xiàng)目

規(guī)格/單位

數(shù)量(預(yù)計(jì))

單價(jià)（元）

小計(jì)（元）

備注

1

文書(shū)檔案整理

120

盒

元

其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；

包含需歸檔紙質(zhì)文件全流程規(guī)范化整理歸檔（如編件號(hào)、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。

2

庫(kù)房基建檔案整理

4cm/盒

500

/盒

元

其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計(jì)算；

檔案整理總計(jì)：元

一、合同價(jià)

二、開(kāi)工日期：2021年 月日。

三、工作地點(diǎn)：甲方指定的工作地點(diǎn)。

四、服務(wù)周期：甲方完成需進(jìn)行規(guī)范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個(gè)月內(nèi)。

五、工作內(nèi)容

1、文書(shū)檔案整理：；

六、付款方式

甲方開(kāi)票信息：

單位名稱：

稅號(hào)：

公司地址：

開(kāi)戶銀行：

電話：

賬號(hào)：

七、質(zhì)量保證：

乙方必須按甲方對(duì)人員、系統(tǒng)及設(shè)備的要求，按時(shí)按質(zhì)按量完成本項(xiàng)目合同約定的所有工作。

八、項(xiàng)目驗(yàn)收：

1.文書(shū)檔案整理必須符合國(guó)家檔案局、****相關(guān)檔案整理規(guī)定。

2.乙方在完成相關(guān)工作并提交工作成果后向甲方提出驗(yàn)收申請(qǐng)，甲方在5 個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。

3.如需要，甲方可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，乙方須全力配合，因委托第三方機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)。

4.如驗(yàn)收未能達(dá)到甲方要求，乙方須進(jìn)行自檢，并在在甲方規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按甲方要求完成整改，以達(dá)到驗(yàn)收要求。

5.相關(guān)工作驗(yàn)收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認(rèn)。

九、甲方的權(quán)利及義務(wù)

1.甲方負(fù)責(zé)向乙方介紹、解釋本項(xiàng)目相關(guān)工作的基本情況。

2.甲方負(fù)責(zé)向乙方提供工作場(chǎng)所以及住宿。

3.甲方應(yīng)按合同的約定的方式按時(shí)支付合同款項(xiàng)。

4.甲方應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目涉及到的相關(guān)部門。

5.若無(wú)質(zhì)量及使用問(wèn)題，甲方應(yīng)按時(shí)組織驗(yàn)收。

十、乙方的權(quán)利及義務(wù)

1.乙方按照本合同確認(rèn)的內(nèi)容，嚴(yán)格按要求完成項(xiàng)目的工作。

2.負(fù)責(zé)指派專門的技術(shù)人員按時(shí)按需按質(zhì)完成項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中向甲方解釋所使用的技術(shù)問(wèn)題。

3.乙方有責(zé)任保證各門類檔案整理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

5.乙方有權(quán)按本合同約定對(duì)甲方收取款項(xiàng)。

6.乙方須按合同要求對(duì)工作過(guò)程中接觸到的所有文件和信息的內(nèi)容保密。

十一、售后服務(wù)

1.乙方提供的服務(wù)成果必須滿足檔案整理要求，對(duì)達(dá)不到要求者，根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)雙方協(xié)商，可按以下情況處理：

（1）重做，由乙方承擔(dān)因重做所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。

（2）修改，由乙方承擔(dān)因修改所發(fā)生的全部費(fèi)用，并賠償甲方損失。

十二、保密

1.雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)本合同的內(nèi)容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對(duì)方的商務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、產(chǎn)品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內(nèi)容(簡(jiǎn)稱“保密資料”)保守秘密，未經(jīng)信息披露方書(shū)面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對(duì)方提供的保密資料，但同時(shí)須指示其雇員遵守本條規(guī)定的保密及不披露義務(wù)。雙方應(yīng)僅為本合同目的而復(fù)制和使用保密資料。

2.除非得到另一方的書(shū)面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內(nèi)容及在本合同執(zhí)行過(guò)程中獲得的對(duì)方的商業(yè)信息向任何第三方泄露。

3.本保密義務(wù)應(yīng)在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。

十三、違約責(zé)任

1.若乙方因自身原因未按時(shí)完成項(xiàng)目，乙方須按300.00 元/天的標(biāo)準(zhǔn)向甲方承擔(dān)遲延履行違約金，甲方有權(quán)直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過(guò)本合同總價(jià)款的 5%，同時(shí)甲方有權(quán)單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應(yīng)返還甲方全部已付項(xiàng)目合同費(fèi)用。

2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務(wù)和責(zé)任，并在各階段內(nèi)按時(shí)提交合格的階段目標(biāo)成果后，甲方無(wú)故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權(quán)利向甲方提出經(jīng)濟(jì)賠償要求。

3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應(yīng)無(wú)償返工，并按約定承擔(dān)逾期完工的違約責(zé)任，若還未達(dá)到甲方要求，甲方有權(quán)終止合同。

4.合同履行期內(nèi)，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協(xié)商一致后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

十四、合同變更及終止

1.本合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以對(duì)本合同有關(guān)條款進(jìn)行變更或者補(bǔ)充但應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式確認(rèn)。上述文件一經(jīng)簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。

2.任何一方終止合同，需提前10 個(gè)工作日書(shū)面通知對(duì)方，并說(shuō)明正當(dāng)終止理由，由雙方簽字代表協(xié)商一致后終止合同。

3.因不可抗力或者國(guó)家政策調(diào)整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無(wú)意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔(dān)責(zé)任。待條件恢復(fù)后，由雙方協(xié)商確定合同變更內(nèi)容。

十五、爭(zhēng)議解決

執(zhí)行本合同或與本合同有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生的一切爭(zhēng)議，應(yīng)由甲乙雙方通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成或不愿協(xié)商的，應(yīng)提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。

十六、不可抗力

如因戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重火災(zāi)、水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經(jīng)甲乙雙方認(rèn)可的不可抗拒的因素，導(dǎo)致工期延誤，甲乙雙方均不負(fù)違約責(zé)任。經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，另行商定解決辦法。

十七、合同生效

1.本合同自雙方法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執(zhí)叁份，均具有同等的法律效力。

2.本合同于年月日在**（詳細(xì)地址： ）簽訂。

3.本合同附件：

附件一、項(xiàng)目保密協(xié)議

甲方（蓋章）：

地址：

電話：

開(kāi)戶銀行：

賬號(hào)：

聯(lián)系人：

甲方代表簽字：

日期：

乙方（蓋章）：

地址：

開(kāi)戶銀行：

賬號(hào)：

聯(lián)系人及電話：

乙方代表簽字：

日期：

年月日

篇9

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案整理

城建檔案在提供公共服務(wù)、維護(hù)城市安全、社會(huì)管理、保障城市正常生產(chǎn)生活秩序以及應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設(shè)的真實(shí)記錄，是城市發(fā)展不可或缺的重要資源，為建設(shè)行政主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)督和執(zhí)法監(jiān)督提供了重要依據(jù)。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進(jìn)行必須進(jìn)行合理優(yōu)化，完善城建檔案管理系統(tǒng)。

當(dāng)前城建檔案整理工作中存在的問(wèn)題

城建檔案管理體制落后

隨著城市發(fā)展越來(lái)越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩(wěn)定進(jìn)行必須完善城建檔案的管理體制。而當(dāng)前城建檔案的管理仍然是按部就班的進(jìn)行著，不能推陳出新即不能創(chuàng)造出更高的價(jià)值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時(shí)解決，管理人員落實(shí)不到位即體現(xiàn)出了當(dāng)前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)改善落實(shí)城建檔案管理體制的改革。

城建檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊(duì)伍是整個(gè)城建檔案管理系統(tǒng)的核心人員，城建檔案隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設(shè)的速度不斷提升，城建檔案整理系統(tǒng)起步不久，跟不上城市建設(shè)的進(jìn)度，再加上城建檔案隊(duì)伍的職業(yè)素養(yǎng)得不到專業(yè)提升，在城建檔案的整理過(guò)程中必然做不出好的成果，更有人利用職權(quán)之便做出腐敗瀆職行為，產(chǎn)生了不少“小金庫(kù)”，因此提升城建檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)迫在眉睫。

城建檔案整理不夠規(guī)范

城建檔案的開(kāi)發(fā)利用在當(dāng)今城市發(fā)展中取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但城建檔案的整理還存在著不少問(wèn)題，檔案資源結(jié)構(gòu)失衡，信息化建設(shè)步伐緩慢等等已經(jīng)限制了城建檔案整理體系的發(fā)展。城建檔案的整理是需要很多環(huán)節(jié)的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環(huán)節(jié)中如果不能保證城市建設(shè)項(xiàng)目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒(méi)用，所以城建檔整理一定要規(guī)范。

完善城建檔案整理工作的具體措施及應(yīng)用

切實(shí)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善城建檔案管理體制

各級(jí)建設(shè)行政部門應(yīng)該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業(yè)的發(fā)展納入到城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，列入日常工作職責(zé)范圍，定期聽(tīng)取檔案整理的工作情況匯報(bào)，實(shí)時(shí)了解城建檔案的發(fā)展動(dòng)向，及時(shí)研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問(wèn)題。設(shè)立監(jiān)督小組，對(duì)各個(gè)城市建設(shè)項(xiàng)目設(shè)立監(jiān)督小組，督促該項(xiàng)目的城建檔案整理工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，保證城建檔案整理過(guò)程能及時(shí)有效完成。深化城建檔案機(jī)構(gòu)改革，強(qiáng)化城建檔案的機(jī)構(gòu)管理職能，推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，為城建檔案整理的順利進(jìn)行提供必要的保障。

加大教育培訓(xùn)工作力度，注重人才培養(yǎng)

我們應(yīng)針對(duì)目前國(guó)內(nèi)的城建檔案整理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行一些必要的教育培訓(xùn)工作，提升城建檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)度。首先，開(kāi)展多層次的教育培訓(xùn)，定期召集城建檔案整理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)教育，如有條件的可以舉辦培訓(xùn)班，定期舉辦檔案業(yè)務(wù)、現(xiàn)代化管理的相關(guān)知識(shí)講座，建立起一支集專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理為一體的先進(jìn)城建檔案整理團(tuán)隊(duì)，拉動(dòng)其他人共同進(jìn)步。其次，加強(qiáng)新生代檔案事業(yè)的人才培養(yǎng)，年青人的接收能力比較強(qiáng)，積極發(fā)展高級(jí)職稱人員的數(shù)量，保證檔案事業(yè)緊跟時(shí)代不落后。最后，多次開(kāi)展業(yè)務(wù)交流和專題學(xué)術(shù)研討及專業(yè)崗位業(yè)務(wù)觀摩等活動(dòng)，介紹先進(jìn)管理方法和手段，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，規(guī)范城建檔案，提高現(xiàn)代化管理水平

整理城建檔案，質(zhì)量是關(guān)鍵。加強(qiáng)業(yè)務(wù)制度建設(shè)，做好城建檔案的收集、接收工作，進(jìn)一步規(guī)范工程檔案驗(yàn)收、建設(shè)工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據(jù)，防止出現(xiàn)腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現(xiàn)代管理軟件，對(duì)城建檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質(zhì)量。就拿南通市來(lái)說(shuō)吧，2006年即邁入了檔案數(shù)字化、信息化的新階段，經(jīng)過(guò)3個(gè)多月的的加班加點(diǎn)，將以前的工程檔案進(jìn)行了著錄，共著錄建設(shè)工程規(guī)劃?rùn)n案6583個(gè)項(xiàng)目，建設(shè)用地規(guī)劃?rùn)n案4442個(gè)項(xiàng)目，整理完后對(duì)檔案信息的集中統(tǒng)一管理提供了方便。對(duì)于紙質(zhì)版的檔案整理應(yīng)當(dāng)更加重視，置放紙質(zhì)版城建檔案的室內(nèi)應(yīng)保持空氣流通，并做好防火防潮的相應(yīng)措施，以免產(chǎn)生不必要的損失。

總結(jié)

總而言之，城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要條件，城市建設(shè)離不開(kāi)城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對(duì)城市發(fā)展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養(yǎng)、提高現(xiàn)代化管理水平才能不斷優(yōu)化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質(zhì)雷達(dá)技術(shù)在城市基建特殊工程地質(zhì)問(wèn)題勘察中的應(yīng)用[A];1995年中國(guó)地球物理學(xué)會(huì)第十一屆學(xué)術(shù)年會(huì)論文集[C];1995年.

篇10

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；收集；整理

辦公室是每個(gè)單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，它真實(shí)地收集和記錄著人類活動(dòng)，為后世的人類生活提供依據(jù)。而每個(gè)單位的文書(shū)檔案管理則有其特定的價(jià)值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動(dòng)化浪潮席卷而來(lái)，辦公室的文書(shū)檔案管理工作還不能完全符合文書(shū)檔案工作的需要。

一、文書(shū)檔案的收集與整理工作內(nèi)容

首先，整理文書(shū)檔案信息的人員必須收集完整的材料，對(duì)所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實(shí)性，并具有條理性和實(shí)用性。排序時(shí)應(yīng)考慮材料的內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，劃分標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書(shū)檔案材料進(jìn)行排序，類別編碼及頁(yè)碼等編號(hào)應(yīng)標(biāo)記清楚，以方便日后對(duì)文書(shū)檔案的查閱和檢索。

二、文書(shū)檔案收集與整理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失。目前，大多數(shù)的文書(shū)檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會(huì)使文書(shū)檔案的收集與整理工作出現(xiàn)安全隱患，更嚴(yán)重導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關(guān)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有主動(dòng)歸檔的意識(shí)。文書(shū)檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理人員過(guò)少。文書(shū)檔案管理屬于一個(gè)默默無(wú)聞、不起眼的工作，人力、物力、財(cái)力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒(méi)有設(shè)置專門的文書(shū)檔案管理場(chǎng)所，缺乏一套完善的文書(shū)檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，文書(shū)檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，文書(shū)檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的整理及保管工作模式根本無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要。

（三）對(duì)新媒體技術(shù)運(yùn)用不到位，忽視電子信息保密工作。社會(huì)逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來(lái)越突出。很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，有效地改善了之前文書(shū)檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對(duì)文書(shū)檔案收集與整理的安全，沒(méi)有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計(jì)算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無(wú)法預(yù)測(cè)的問(wèn)題，就會(huì)造成電子文書(shū)檔案的丟失，這對(duì)單位管理來(lái)說(shuō)，是一個(gè)極大的隱患。

三、提高文書(shū)檔案整理及保管水平的對(duì)策

（一）注重文書(shū)檔案收集與整理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，各單位把文書(shū)檔案收集與整理工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計(jì)劃，應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對(duì)不同人員的特殊情況經(jīng)常性地規(guī)范化地進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等，可采用邊講邊操作的培訓(xùn)方式，不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。其次，單位文書(shū)檔案管理部門應(yīng)把被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)上門服務(wù)，主動(dòng)收集各部門文書(shū)檔案資料。對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)充分，一心一意為單位人才管理服務(wù)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。文書(shū)檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)本單位文書(shū)檔案收集與整理工作的管理，聘請(qǐng)專業(yè)的文書(shū)檔案收集與整理人員。主管文書(shū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為文書(shū)檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范管理工作流程，共同促進(jìn)文書(shū)檔案的收集與整理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案收集與整理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不給不法分子可乘之機(jī)。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，文書(shū)檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書(shū)的檔案收集與整理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

只有建立健全文書(shū)檔案管理機(jī)制，保證文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過(guò)關(guān)，對(duì)電子檔案實(shí)施有力的保護(hù)措施，才能保障文書(shū)檔案管理工作有條不紊地前進(jìn)，提升文書(shū)檔案收集與整理工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張瀅. 淺談文書(shū)檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學(xué)院學(xué)報(bào)，1999（01）：91-92.