導語：如何才能寫好一篇郵件歸檔，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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國內某家軟件企業，目前員工在全國有2000多人，已經部署了Microsoft Exchange Server 2003作為全企業的郵件交換平臺。該公司的員工通過該平臺處理每天的郵件往來工作。由于業務和IT運維的需要，每個員工的郵箱大小被限制到100MB，每位員工郵箱中超過3個月的郵件將會被自動歸檔到客戶端的PST文件中。

面對這樣的設定，該公司的IT運維部門發現，由于客戶端的問題經常出現PST文件損壞，管理員不得不找到原先的備份文件將用戶郵箱還原，才能找到之前的郵件數據。這樣的操作讓IT運維人員感到非常繁雜。經過IT運維部門討論，決定對Exchange 策略進行改變，將郵件存儲在服務器上的時間調整到6個月。當調整策略后，問題又出現了，Exchange 的存儲空間不斷增長，使得他們不得不考慮購買更大的存儲設備。

面對這樣的問題，Quest 軟件公司的Archive manager可以提供幫助。這家軟件公司將Archive Manager部署到了Exchange 系統中，當Archive Manager的郵箱收到歸檔的郵件后，軟件的郵件歸檔處理引擎會將信件進行記錄，并把郵件正文和附件分別保存，信件正文保存在SQL Server的數據庫上，附件以特定的形式保存在文件服務器上，兩者之間的關聯保存在SQL Server 上。

Archive Manager 和 Exchange 系統工作的方式如圖所示。在部署 Archive Manager 時，需要把 Exchange Message Journaling的目標郵箱指定為特制的Archive Manager賬號。當Archive Manager 的郵箱收到歸檔的郵件后，郵件歸檔處理引擎會將郵件進行記錄，并把郵件正文和附件分別保存，郵件正文保存在 SQL Server 的數據庫上，附件以特定的形式保存在文件服務器上，兩者之間的關聯保存在SQL Server上。

Archive Manager 提供了非常便利的歸檔郵件檢索功能，可以以 Web 界面和 Outlook 插件的方式進行歸檔和郵件內容的搜索，同時，搜索的方式也非常靈活。Archive Manager 由幾個不同的組件構成來完成郵件歸檔、存儲、索引和查找界面的功能。Archive Manager 的組件可以以分布式的方式部署在不同的服務器上，達到最好的可擴展性和性能水準。

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法律法規的相繼出臺以及電子搜索、舉證等需求，再加上企業自身業務連續性對數據的要求，都要求企業將電子郵件中的重要數據保存相當長的一段時間。ESG曾進行的一項電子郵件歸檔調查顯示，近半數的企業需要將歸檔的電子郵件保存5年以上的時問，最長的甚至長達50年。但是，傳統的信息管理方法已經無法滿足數據增長和信息保留的需求，這迫使企業采用電子郵件歸檔解決方案。

然而，對于中型企業而言，由于資金、技術人員的缺乏，他們往往無法實施恰當的電子郵件歸檔管理。這個時候，軟件即服務(SaaS)的出現，則很好地解決了他們的難題。基于SaaS的產品可以幫助客戶實現信息保留，無需實施和運行實際的歸檔軟件或任何相關的IT基礎設施(服務器、存儲設備等)。利用SaaS，IT人員只需要確定哪些郵箱需要歸檔及其保留和訪問的策略，其余的事情由SaaS的供應商處理，因此，并不會增加IT人員的工作負擔。

基于SaaS的解決方案提供了多種效益，主要體現在運行和資本費用的節省上，同時由于關鍵業務數據可異地保存，從而帶來了一些新的商機。中型企業不必購買任何應用服務器來運行歸檔軟件或存儲設備來保留所有信息。當舊的存儲設備報廢而購買新的設備時，IT部門無需在存儲系統之間進行數據遷移，成本節省的機會也就逐漸增加。有了SaaS解決方案，中型企業就無需購買和配置硬件、分配存儲，也不必大幅改變通信環境。它們可以配置好通信應用程序向SaaS服務供應商發送郵件，然后就可以開始進行歸檔，對大多數用戶來說整個過程耗時不超過幾個小時。企業使用檔案時的設置也非常簡單。

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檔案管理部門所具有的信息利用職能，要求我們必須順應時展潮流，完成檔案電子化工作。但由于館藏檔案年代跨度大、規格不一而且種類繁多，每年尚有成千上萬卷檔案進館，數據量極大，整個檔案資料的建庫是一項復雜而艱巨的工作。而另一方面，計算機應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非常可觀。許多行業現代化水平的提高使其檔案在形成過程中已經多數采用電子文件形式，并提出遞交電子文件歸檔的需求。如果能直接將電子文件歸檔管理，能減少歸檔單位編制檔案的投入；同時檔案管理部門只需將已經保存的檔案電子化，及大地減輕建庫負擔，節省了大量人力、物力和財力；電子文件歸檔還縮短了檔案從接收到提供利用的流程，實效性增強，利用率提高；另外有利于資源共享，對提高歸檔率也將起到積極的作用。在明確了電子文件歸檔的重要意義后，還需研究其可行性。檔案工作者應清醒地認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質文件，如果使用或保管不當將會帶來嚴重問題。我國從90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理辦法初稿和CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理辦法的試行稿。

但由于大量生產電子文件的系統和單位分布在各行各業，遵循著不同的行業規范。而電子文件有別于紙質文件管理的顯著特點是必須在電子文件的設計階段、形成階段和使用階段對其進行監控，否則電子文件的真實可靠性以及歸檔保存的技術、標準等一系列問題在檔案階段都難以確認和確定。因此，各個檔案管理部門應積極行動起來，有目的、有重點地開展對電子檔案的研究工作。各部門形成的大量電子文件經過系統、規范整理后集中統一的管理起來，對于電子政務從注重建設、輕應用向注重深化應用轉變，實現政務信息的資源整合和資源共享，促進政務信息管理向公共服務轉變，建設節約型機關和節約型社會都具有十分重要的意義。各級、各部門領導干部，要充分認識加強電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性和迫切性，采取切實有效的措施，建立健全電子文件歸檔和電子檔案管理的各項規章制度，從源頭上把電子文件歸檔和把電子檔案管理工作做好。

筆者認為做好電子文件歸檔主要從以下幾方面入手：首先，做好電子文件歸檔的技術處理工作。電子文件歸檔要求檔案工作者必須對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護好電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的而可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會作用。其次，處理好電子文件的保存問題。電子文件是以化學磁性材料為載體的，電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。從理論上講可以長期保存，但電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，電子文件中原始信息能夠長期保存是個需要檔案工作者進行深入研究和探討的課題。目前，對于重要的，需要長久保存的電子文件，定期進行復制，以防信息損壞或丟失。再次，檔案工作者知識結構的變革勢在必行。檔案工作者要適應信息技術和檔案事業的發展必須通過各種途徑，多層次，采取積極措施進行知識更新。同時，學習、引進和利用國內外信息技術的成果，使自身擁有廣博的知識，掌握各種信息，以適應信息技術不斷發展的需要。

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1.抓住富有哲理的語言，捕捉技巧，提升認識。

《落花生》一文中，富有哲理的語言是父親的話，借物喻理，借花生說做人。教學時，教師要引導學生從兩個層面來理解：領會父親的話中蘊藏的道理，探究語言構建的基本技巧。父親的話采用了對比的說理技巧，先說蘋果、桃子、石榴高高掛在枝頭，再說花生深埋地下。學習這些富有哲理的話時，要幫助學生理解意思，發現道理，更要捕捉技巧，明白這些哲理是怎樣傳遞出來的，這樣才能理法兼得。

2.抓住富有美感的語言，豐富語匯，遷移表達。

文章中那些富有美感的語言，不但準確嚴密，而且生動凝練，這些句子最好能熟讀成誦，從而達到豐富語匯、培養語感、規范語言習慣的目的。《爬山虎的腳》一課對爬山虎腳的描寫用詞準確，用語規范。“莖上長葉柄的地方，反面伸出枝狀的六七根細絲，每根細絲像蝸牛的觸角”，這句話從腳的生長方向、腳生長的位置、腳的形B、樣子、數量等方面寫得清晰明確。“像蝸牛的觸角”，使用了打比方的方法，形象生動，容易引發聯想，讓學生在頭腦中形成畫面。這些語言要積累，還要仿照進行表達訓練。

3.抓住富有智慧的語言，訓練思維，發展能力。

《晏子使楚》一課中，晏子的智慧體現在他的話語中。言為心聲，教學本課，要從晏子的語言入手。晏子面對侮辱是怎樣借力使力，借石反砸的？從晏子反譏的話語中體會人物的智慧，帶出深層次的思考。楚王讓晏子鉆“狗洞”，晏子先為自己“不從小門進”找到理由，再用狗洞聯系到狗國，最后直指楚國，讓學生體悟晏子幾句話的邏輯關系，以楚王之法反擊楚王，將計就計，以子之矛攻子之盾。對于這些富有智慧的語言，要體會語言的巧妙，語言中所包含的人物思維的過程、人物的特點。這樣的過程，豐富了學生對文字形象的感受與理解，使學生獲得了對語言和文學形象的直觀體驗，獲得了思維能力的發展和思維品質的提升。

4.抓住富有知識的語言，理解表達，形成經驗。

科普小品文往往用語言來傳遞科普知識，文章中既包含科學思維，也包含文學思維，在教學中要讓學生了解科普作家是怎樣將科學的思維方式和文學的思維方式融為一體的。對于這些語言，了解其中包含的科學知識容易，難的是明白作者使用哪些恰當的方式將這些知識講明白，并為大眾所接受的。《太陽》共有兩部分內容，有關太陽的知識和太陽與地球的密切關系，這兩部分內容通過“太陽雖然離我們很遠很遠，但是它和我們的關系非常密切”這個句子自然連接，承上啟下，串起全文。太陽有什么特點？“遠、大、熱”，列數字、作比較、舉例子、打比方等，傳遞這些知識的方式，有的準確，有的形象，有的易懂，有的直觀，重要的是體會這些說明方法的表達效果。列數字，科學精準，令人信服；舉例子，借用實例，站得住腳；打比方，形象生動，易于接受……學生在豐富的語言實踐中，通過主動思考、分析、梳理，逐步掌握了語言文字的特點及運用規律，形成了個體言語經驗。

5.抓住富有特色的語言，品味藝術，感受魅力。

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同時，電子郵件也逐年呈現劇烈增長趨勢，這一沖擊使得存儲成本和備份需求不斷增高，但信息服務器由于接近承載臨界點，消耗大量的時間來處理增長的郵件信息，使得速度變慢，導致可用性降低。傳統的設置郵件限額做法并不能真正解決問題，只有采用歸檔技術，建立高可用性系統才可使終端用戶無縫訪問當前及長期歸檔的電子郵件系統信息。

賽門鐵克Enterprise Vault歸檔解決方案

Enterprise Vault是業界領先的解決方案，能夠自動無縫歸檔、索引、搜索和恢復信息，并保持Microsoft

Exchange 服務器以最佳效率運行，使用戶能夠輕松訪問他們的歸檔數據。

1．歸檔帶來可用性

存儲。自動將電子郵件、文件系統、Microsoft SharePoint和即時郵件內容，從昂貴的、可操作的存儲位置，轉移到更經濟有效的在線數據庫，而不會影響最終用戶訪問數據。用戶可以直接從他們的電子郵件客戶端，如Outlook 或Web 瀏覽器訪問歸檔信息，或在離線時使用Offline Vault 進行訪問。除了Microsoft Exchange 郵箱外，Enterprise Vault 軟件還可以對Exchange Journals 和Public Folders 進行歸檔。

管理。歸檔數據自動被壓縮，復本被刪除，數據將根據商業政策保存。數據可以在某個時間遷移到三級存儲器，包括NetBackup軟件管理的磁帶存儲器。

發現。最終用戶、遵從性部門、法律專業人士和企業風險管理職能部門，可以安全、輕松地在郵件、文件和附件中進行搜索。此外，法律部門能夠通過可選的Discovery Accelerator 來管理合法查詢審核過程，而遵從性部門的工作人員能夠通過Compliance Accelerator 模塊來監督員工的通信。

2． 郵件歸檔解決方案在三個核心領域的優勢

增強電子郵件可用性。Enterprise Vault 不但能夠減少存儲在一級郵件服務器和文件服務器上的數據，而且可以減少因服務器到達容量界限而引起的性能惡化問題。而且，通過歸檔數據、保留訪問長期保存數據的入口和提供搜索功能，最終用戶就可以訪問所保存的數據；

降低電子郵件成本。Enterprise Vault降低了整個電子郵件環境的成本。首先，通過將陳舊的或不經常被訪問的數據，歸檔到相對便宜的存儲器，Enterprise Vault降低了環境中的一級存儲成本。或許更重要的是，由于靜態歸檔數據無需經常備份，所以備份成本也隨之降低。

控制電子郵件風險。通過根據業務策略保留電子郵件，Enterprise Vault使企業能夠應對法規和內部風險。其中包括降低不能提供訴訟所要求信息的風險，降低違犯數據保留規則的風險，或降低未經授權員工通信的風險。

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對于中國企業來說，這個大洋彼岸的法案有什么作用呢。HP公司軟件部信息管理軟件事業部副總裁Robin Purohit認為，現在越來越多的中國企業在進行全球化拓展，他們要做全球的收購，要在國外的股票市場上市，要跟美國、歐洲乃至全世界的國家有業務往來，這些法規都是無法避免的。

中國的相關法規也開始完善，2008年4月25日，商務部在網上就《電子商務模式規范》征求意見，其中就明文寫著電子商務經營者必須保留交易數據記錄至少10年。

不過外在的法規強制是一方面，對于企業來說，防止電子文件泄露也是一件很重要的任務。一家國內經營網站的公司，由于其電子郵件泄露了公司機密的研發產品，從而造成他們的一家競爭對手因此巨額獲利，而公司卻沒有證據來指控泄露機密的人。

在歸檔中增加電子發現的能力

法規要求的對電子文檔的存儲和找回，給企業的C10們又增添了一個挑戰。信息爆炸時代，企業內結構化和非結構化的數據都在急速膨脹，除了公司業務相關的重要數據需要保存外，現在那些可能涉及到訴訟相關的電子證據也必須保存。這給企業的存儲歸檔活動又添加了一個新的任務――電子發現(e-discovery)。

Gartner注意到不斷變化的歸檔和發現市場上出現了一種情況，針對電子郵件、也許是所有類型的電子文檔的電子發現是一個可能的發展方向。同時Gartner認為電子郵件歸檔和電子郵件管理已經成為了一個整體，隨著時間的推移，這個板塊可能會融合一些其他的領域和技術。

不過區別與普通的歸檔存儲，電子發現要求有強大的查找功能，沒有相應工具的幫助，在浩如煙海的歸檔文件中找到需要的信息可不是一件輕松的事情，何況法院明文規定必須在指定的時間內提交這些電子文檔，否則就又是一批巨額的罰款。Recommind的市場部副總裁Craig Carpenter說，到最后電子發現中70％的成本都和查閱文件有關。

需要指出的是，當前電子發現的解決方案還主要集中在電子郵件歸檔領域，因為法庭的目光還主要停留在電子郵件上。不過隨著法規的不斷細化，關注的領域越來越廣，屆時將會有更多類型的電子文檔在歸檔時要求有電子發現的能力。而區別于電子郵件這種半結構化的數據，對于非結構化數據的查找將會要求更加復雜的搜索技術。

除了強大的搜索工具，實現電子發現還必須有事前的規劃。如果沒有在歸檔方案中就加入這方面的考慮，事后的搜索同樣是一件困難的事情。

賽門鐵克Enterprise Vault分部的高級產品營銷經理Dave Campbell表示，如果通過恢復備份磁帶來實現電子發現，其價格大約是每盤磁帶3000～4000美元，這可是一筆不小的費用。他認為，將數據存放在針對電子發現進行了特殊設計的歸檔系統中，會是一種更為經濟有效的方法。

因此必須在歸檔時就提前規劃，知道數據存放在哪里，如何存放，如何找回這些數據，用最有效的方法準確地回顧并且達到這些目標。在進行數據歸檔之時，程序最好把數據內容進行分析，識別出關鍵字，然后建立索引存放在系統中。根據法規需求要找回相關信息時，會首先檢索索引表，通過索引直接定位到信息所在的存儲位置。

在Robin看來，電子發現其實是個方法論，是由行業、法律或是IT行業的人來制訂的方法論。它其中的核心就是電子發現參考模型，目前由62家電子發現服務供應商、軟件供應商、企業、律師事務所和專業機構組成電子發現參考模型項目團隊對該模型進行定義，用以幫助企業解決電子發現缺乏標準和指導的問題，并提供一個框架來開發并執行正式的電子發現流程。

Robin介紹，在HP的信息管理方案中，電子發現產品是其中的核心，它可以幫助客戶規范郵件、文檔、文件等一系列數據，保證這里可以保留歸檔以滿足所有法規遵從的需要。另外HP提供的電子發現產品里面還包含了一個復雜、高級的編輯索引技術，可以幫助電子發現和其他的數據需要。值得注意的是，HP的電子發現背后有著強大的技術支持，包括IAP(Integrated Archiving Platform)、電子發現模型、電子歸檔、技術管理和針對信息文檔的分類與分析等。

在電子發現的搜索方面，Robin說，HP提供的方案在做電子郵件歸檔的時候，會同時做索引，索引包括對郵件題目、全文及附件內容的檢索。因此搜索時可依照時間、發件人、收件人、標題及內容等不同條件進行，并在找到電子郵件之后，對相關數據進行全面分析。

另外Robin向記者透露，惠普前不久剛剛收購了記錄管理專業廠商Tower Software，HP將把它的記錄管理技術特性集成到現有的法規遵從歸檔解決方案中，他認為此次收購將有效助力HP現有的歸檔用戶解決電子發現的問題。

推動歸檔市場迅猛發展

Clearwell的營銷副總裁Kamal Shah說，“電子發現已經成了電子郵件歸檔發展最主要的推動力。不過同時他也指出電子郵件歸檔和電子發現工具的融合目前還在初級階段，距離歸檔數據的統一管理還有很長的距離。而這里面存在著巨大的市場。”

IDC的分析人員Laura DuBois表示，“幾乎所有的電子郵件歸檔廠商現在都表示他們提供的是電子發現工具。”“我們剛剛完成一項關于歸檔的重點研究，其中主要的驅動因素是電子發現、記錄保持、存儲以及IT優化。”

雖然電子發現的技術還不夠成熟，但是市場已經開始火熱。電子發現的廠商已開始把自己的產品擴展到歸檔領域，例如Clearwell。而歸檔廠商則在擴張自己歸檔工具的功能，讓它具備電子發現的能力，采取的形式可能是獨立研發、并購或者合作。

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Email UTM Platform

專屬性能強化的硬件平臺，依照組織規模不同區分型號，可承載不同流量，在啟用所有功能的同時，仍能保有高性能及高穩定度。多臺的 Email UTM 支持叢集運算，輕松實現高擴充性與高可用性。

領先業界的CelloOS系統

采用 CelloLabs專為電子郵件安全與管理所設計的安全強化與性能優化CelloOS 系統，包括處理郵件收發的 MTA、監控系統狀態的系統醫生，可彈性擴充各種安全和管理模塊。

安全防御（Security）

垃圾郵件掃瞄 ： 整合了多層次安全防護技術，包括連接控制、交談檢測及內容過濾，通過 CelloCloud全球監控搜集的發信來源信譽評等SRL（Sender Reputation List）、威脅行為分析等技術，可有效攔截不請自來的垃圾郵件。

郵件病毒掃瞄 - 多層式防毒引擎，提供隨選的病毒掃描與在線更新病毒特征功能，一網打盡各種郵件病毒、蠕蟲、間諜程序、木馬程序及惡意軟件威脅，同時保留自定義掃描的順序及處理策略的彈性。

APT郵件掃瞄 ：針對目標式攻擊（Targeted Attack）的釣魚郵件，屬于無垃圾郵件與病毒特征碼的未知（Unknown）威脅，通過Anti-APT模塊可有效偵測并隔離全新威脅。

內容審核（Auditing）

可針對各單位的敏感信息進行審核，事先制定郵件內容審核策略，通過實時掃描 （Real-time Scanning） 引擎將內寄 （Inbound） 和外送 （Outbound） 郵件進行內容層級篩選，并執行審批動作，防范員工有意或無意地將敏感信息通過電子郵件傳遞出去，做好事前審核。

法規遵從：增進智能資產的管理和對法規遵從的依存度。使組織能夠滿足HIPAA、GLBA、塞班斯法案、企業內部控制基本規范及其他法規遵從要求。

歸檔檢索（Archiving）

郵件歸檔與生命周期管理解決方案，可保全電子郵件數字資產、快速檢索、法律證據搜尋 （e-Discovery） 等，做好事后審核規劃。

郵件歸檔：策略式電子郵件歸檔，依策略彈性的備份內寄、外送及本地（Local） 郵件，以壓縮 （Compression） 技術提升儲存效率，并通過加密（Encryption） 技術確保數據完整性與不被竄改。

郵件調閱：通過建立索引 （Index） 功能，可將郵件的標頭 （Header）、本文（Body）、附件 （Attachment） 內容做文字解析，以確保快速搜尋與調閱。直覺式搜索引擎 （Search Engine） 提供全文檢索或字段檢索功能，可快速且精確地查找相關郵件，并可輕松的郵件取回 （Resend） 或轉發 （Forward）。

郵件加密（Encryption）

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我是一名中學的檔案員，在工作中遇到一些問題，想請教編輯老師。

近幾年學校檢查任務比較多，檢查內容也比較全面，所以好多文件都是在檢查之中形成的。而且有時候進行檢查時要查閱近幾年的檔案文件，所以我們只能在某一個機構或者問題中再補充文件，這樣整理時就造成了不少麻煩。由于所有機構中的文件已經排成一個大的流水號了，所以就沒有辦法往某一個機構或者問題中再穿插文件。遇到這種情況該怎么辦？我很著急！ 期待您的回復！

――一讀者

你好：

針對你來信中提到的問題，我認為有如下兩種補救方法，一是拆卷處理。即根據文件所屬年度、部門及反映的問題，將與之相對應的文書檔案進行拆卷，把這些文件補在該卷內，重新編寫頁號、填寫卷內文件目錄、擬寫案卷題名后，再行裝訂。這種方法既保證了這些文件與當年形成的其他文件之間的有機聯系，又保證已形成的案卷順序號不被打亂，是比較好的補救方法，不足之處是會對已歸檔的文件造成一定的破壞。二是將漏歸的文件，整體補在檔案室現有文書檔案的最后。如果漏歸的文件比較多，不能通過拆卷的方式解決，則可以將全部漏歸文件整理后，在現有文書檔案案卷順序號的基礎上繼續編寫，但應在案卷目錄中做相應說明，確保檔案利用工作不受影響。

對于各類檢查工作中形成的文件，應由檢查工作的承辦部門負責收集，并隨該部門當年形成的其他文件材料一并歸檔保存。

此外，通過你的來信，我感到你在以前的歸檔工作中還存在一些問題，主要是歸檔不全。因此，建議你吸取教訓，根據你校的工作實際和文件產生狀況，盡快完善文件材料的歸檔范圍，并在工作中認真落實，確保應歸檔的文件材料能夠齊全完整，按時向檔案部門移交。避免類似情況再次發生。

燕子（北京市檔案局）

您好！很感謝您的答復，我非常滿意。當收到這封信的時候我很激動，因為我沒有想到您會回復這個郵件。因為在此之前我也請教過一些雜志社，但是都沒有回復。我是一個剛剛接觸的新手，而且學習的專業與檔案學也沒有關系，所以都是摸索著整理資料的。

再次鄭重地謝謝您的幫助！謝謝！

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到2012年，創建、采集并加入Digftal Universe的比特數將會翻五番。 　――IDC白皮書，2009年5月 　信息量的膨脹型增長對企業的IT部門的各個方面會在各個方面產生難題。這里我們探討在信息管理的領域技術的趨勢如何幫助用戶應付各種的數據爆炸挑戰：災備、數據歸檔、重復數據刪除、數據的過程管理、數據保護、數據優化、數據中心虛擬化。

惠普提出的新口號是“Stop Retaining Forever 停止永遠保留，改變信息數據管理的經濟學”。

在現代的業務企業中信息通常來源于以下三處。

第一，企業業務應用。這些是運行企業核心功能的關鍵任務系統，如訂單管理、貨運、庫存、財會、人事等等。這些應用產生的數據通常是結構化的數據形式(Structured數據庫)。

第二，企業通訊和協作應用。例如電子郵件email，Sharepoint等等。使得可以在員工之間機型信息移動和交流。這些系統產生的數據可以認為是半結構化加上非結構化的。 　第三，終端用戶應用。這些通常是終端用戶使用的應用，產生和訪問基于文件的內容。比如Microsoft word．PowerPoint．excel．AdobePhotoshop，AutoCAD等。這些系統產生的數據幾乎都可以認為是非結構化的。

大部分的企業單位保有大量的結構化數據，多于非結構化和半結構化數據。業務應用運行在高檔一級(tter 1)的IT硬件基礎設施上，簡單說，在業務應用上管理每GB數據信息的成本，要遠遠超過終端用戶應用或者企業通訊及協助系統管理每GB數據信息的成本。

以惠普公司為例子，作為全世界最大的IT公司，惠普公司目前在全公司全球內，有以下的數據量：2-4PB文件共享、4～6PB電子郵件、10-12PB在業務應用的生產和測試系統上，比如SAP，siebel等。

無限數據保留的陷阱

我們正在以前所未用的速度產生數據信息。我們也習慣于看到每六個月硬盤價格的下降。個人電腦上ITB的存儲成本已經低于80美元。有這么便宜的硬盤，我們應該怎樣做?也許我們可以購買更多的硬盤，增加更多的服務器和網絡和各種設備，我們保留所有信息數據。這個循環延續著很久。這樣就制造出我們喜歡稱為的“無限信息保留陷阱(Infinite retentiontrap)”。

可是我們忽略了以下的情況硬盤可以很便宜，但是無限保留不便宜。無限保留會在IT運作的各個方面產生重大的后果，和影響企業單位的GRC。假以時日，所用這些都會轉為紅色危險狀態。很可能貴企業單位大部分IT運作和GRC狀況已經是紅色的。

另外，現代的數據中心是設計來運行任務關鍵的業務應用。IT預算的大部分被分配來照顧和供養這些系統。大型企業可能有上千個這些應用，而他們運行核心的業務功能，如訂單管理、客戶服務、財會、人力資源、庫存等等。這些系統是設計來處理高性能的事務和分析處理，不是設計來作為無限的記錄存放。

而這些系統的生命期通常有8到12年，之后他們會被更有競爭能力或者是完全使用新技術的應用取而代之。這些系統每天會產出百萬記的信息，每年以數十億記。這就是問題根源――大部分的業務應用沒用刪除的能力，這意味著你最終需要永遠保留這些信息數據一在業務應用的生產系統和存儲上。

實際上任何系統上的業務應有80％是非活躍的，這意味每天的業務運作使用是沒有需要用到的，而是要么根本不用保留，或者只需要保留以作為法規遵從而已。

全球的經濟下滑提供一個有趣的契機。因為IT預算的減少和有關的裁減指出的需要，現在是很好的時機去降低信息量，和使用任何手段來降低信息量，而不是永遠在生產系統保留所有的信息數據。相關的項目已經取得重大的投資回報，問題是從何開始。

惠普信息管理的策略

那么，惠普是如何來解決這個問題的呢?惠普信息管理的策略，是認為管理信息數據首先要實現生產數據和歸檔數據的20／80分割，然后在生產數據和歸檔數據的信息管理方面，采用能夠盡量內置集成各種管理需求功能的一體化方案產品，這些信息管理產品可以提供集成的“災備、數據歸檔、重復數據刪除、數據的過程管理、數據保護、數據優化、數據中心虛擬化”等的多功能。另外，針對上述的三種數據來源種類：結構化數據、半結構化數據、非結構化數據，需要不同的一體化信息數據管理工具產品。

以下是惠普公司針對這三種數據種類，提供的“一體化”信息管理歸檔產品。

第一，針對大數量或大文件的非結構化數據(如多媒體文件、工程科研文件、金融票據文件等)，惠普提供HP MAS大型分布式虛擬化存儲網格方案：內置災備(多地點多份拷貝)、數據歸檔(WORM，數字簽名，加密)、重復數據刪除、數據的過程管理(用戶定義的ILM分級存儲管理)、數據保護(可選實時建立磁帶文件拷貝)、數據優化(自動的處理能力、存儲、傳輸帶寬、訪問緩存的優化)、數據中心虛擬化(存儲物理空間和物理地點的虛擬化)。

第二，針對半結構化數據和一般非結構化數據，惠普提供H PIAP：采用存儲和計算網格技術和內置并行搜索引擎的Integrated Archive Platform(集成歸檔平臺)。內置災備(基于對象的遠程數據復制)、數據歸檔(WORM，數字簽名，加密)、重復數據刪除、數據的過程管理(用戶可定義的郵件和文件歸檔策略)、數據保護(基于對象和無人值守的連續增量磁帶備份)、數據優化(指針型歸檔，減輕文件服務器和郵件服務器的負載)。

篇10

電子郵件一般以明文方式來發送和存儲，很容易被盜取、篡改和冒名。同時，現有郵件系統對脫離郵件系統后的附件缺乏有效的權限控制，這就產生了泄露國家秘密、商業秘密及個人隱私等安全威脅。如何建立一套安全保密郵件系統，成為政府部門及企事業單位信息化建設的一大難題。

什么是安全電子郵件？一般認為，安全電子郵件是指在收發信雙方都擁有電子郵件數字證書的前提下，發件人通過收件人的數字證書對郵件進行簽名和加密，只有收件人才能閱讀加密的郵件，安全電子郵件信息不會被人竊取，即使郵件被截留或錯發，別人也無法看到郵件內容。

目前市場上針對安全電子郵件的解決方案和工具不少，主要是在通用郵件系統基礎上增加對PKI體系的支持，進行反垃圾防病毒增強等，但真正意義上的安全郵件產品很少。

郵件服務器如何實現安全可靠

縱觀非正常郵件的渠道，可以發現大多數郵件安全問題都是在郵件的內容生成、傳輸過程、數據處理和郵件管理等環節出現的。因此郵件安全技術也通常都是從這些環節入手加強對郵件的安全管理。

結合多年郵件產品和操作系統的技術開發和營銷經驗，中標軟件高層認為，真正意義上的安全郵件產品是指架構在可信和安全的操作系統之上，提供一系列安全郵件服務（安全登錄、安全傳輸、安全存儲、郵件自身安全、反垃圾和防病毒、權限控制、備份恢復等）的產品，保證信息的保密性、完整性、可用性和不可否認性。

中標麒麟安全郵件服務器基于自主可控、高等級安全的中標麒麟安全操作系統平臺，支持基于標準PKI體系的CA數字證書安全登錄和Webmail/客戶端的郵件簽署/加密；提供密碼安全、數據存儲加密、安全傳輸及實用的郵件安全功能，構建“安全操作系統+安全郵件+安全管理”的全方位、立體化安全體系和國產自主可控一體化的安全增強郵件服務系統，確保用戶防御來自內部人員及外部攻擊的郵件竊密。

中標麒麟安全郵件服務器提供高效的針對系統、域、組和用戶的系統管理功能及易用的特色郵件功能，能滿足政府及各個行業用戶對安全郵件服務的實際需要。同時，中標軟件有限公司提供從操作系統、郵件服務器、郵件歸檔、郵件高可用、反垃圾防病毒到郵件遷移和備份恢復的一站式安全郵件解決方案。

三維度安全防護

系統安全：中標麒麟安全郵件服務器從系統安全、郵件安全和管理安全等多角度打造郵件系統的安全性，保障信息的私密性，并可實現防抵賴和防篡改。

郵件安全：中標麒麟安全郵件服務器提供服務器端基于國家密碼標準算法的郵件數據加密存儲技術，采用高強度的對稱加密算法，支持軟件加密和硬件加密兩種方式。不同的用戶使用不同的密鑰對自己郵箱的數據（郵件正文和附件等郵件體）進行加密及解密，既保證了郵件數據在服務器端采用密文形式存儲，同時又不改變用戶已有的使用習慣，兼顧了信息安全性與易用性，從根本上解決了企業內部郵件安全保護不足的問題。

管理安全：結合審計分級授權管理，實行系統管理員、域管理員、組管理員和用戶四層管理，并提供各層管理員審計，同時開設管理員登錄IP限制、郵件歸檔和加密檢索。

中標麒麟安全郵件服務器提供的增強郵件安全功能包括：數字證書安全登錄、用戶密碼的安全機制、郵件發送對象的權限控制、郵件收發和操作狀態的追蹤、系統管理安全審計……

目前，中標麒麟安全郵件服務器已成功應用于眾多政府部門及基金等領域，并得到用戶一致好評。

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