城建檔案業務指導工作是城建檔案管理部門的一項重要職能，是依據城建檔案工作的法律、法規、國家標準和技術規范，對城市建設活動中的檔案業務活動進行的示范、引導、檢查、督促和監督的過程。

作為一名城建檔案工作的管理人員去進行建設工程檔案業務指導時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的高質量的城建檔案的必備條件。

業務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；

——城建檔案業務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；

——城建檔案業務指導的連續性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統指導；

——城建檔案業務指導與法規相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執行法律法規是強制性的。

摘要：文章對有關檔案執法與檔案業務指導結合理論的提出，以及在實踐過程中的演進，進行了總結與述評。

關鍵詞：檔案執法；業務指導；結合

自《檔案法》頒布實施以來，檔案行政管理工作就開始了檔案執法與檔案業務指導雙線并行的時代。20多年來，在檔案行政管理一線，一直存在著如何對待與運用檔案執法與檔案業務指導的不同看法與做法。其中，將檔案執法與檔案業務指導結合在一起的觀點與做法頗受歡迎與推崇。筆者對此觀點的提出演進過程及在檔案行政管理工作實踐中的運用進行了總結。

首先，提出這一觀點的是佘東選在《檔案管理》1995年第3期的《提高〈規定〉的執法力度》一文。他認為，加強執法隊伍要從兩個方面著手。其中一個是：“在符合條件的前提下，盡可能多地把那些熱愛檔案事業、原則性強、素質較高的業務指導人員充實到執法檢查隊伍中，克服檔案執法與業務指導相脫離的‘兩張皮’現象……”[1]從佘東選先生的表述看，將執法與業務指導緊密結合起來只是加強執法隊伍建設的一個措施，具體方法就是將“業務指導人員充實到執法檢查隊伍中”。這種結合實質上是人員素質上的一種結合。這在檔案執法工作剛剛起步的時候，應該說不失為一種好辦法。

到1997年，將檔案執法與檔案業務指導結合的認識與實踐有了新內容。非常有代表性的是黃世銘先生，他認為：“為了把檔案執法監督貫穿于檔案工作的全過程，檔案行政管理部門要逐步改進和完善檔案執法監督手段，具體做好五個結合，即執法監督與開展文書立卷相結合，執法監督與開展達標升級、目標管理考評相結合，定期執法檢查與不定期工作檢查相結合，執法監督與業務指導相結合，執法監督與重點查處相結合。”[2]這就將檔案執法與檔案業務指導結合從人員素質上的結合，擴大到與業務指導及多項屬于檔案業務指導范圍的具體檔案業務：文書立卷、達標升級、目標管理考評、工作檢查等的結合。

黃世銘先生的這“五個結合”代表了當時及之后許多檔案工作者的認識，同時，這種“結合”具有很好的實際操作性，因此，得到了許多同志，特別是從事檔案業務指導工作同志的廣泛認同。比如，張滿飆、劉世杰、管先海三位同志在《執法監督與業務指導要雙管齊下》（《中國檔案》1997年第7期）一文中就寫到：“將執法監督與業務指導合并進行，業務指導科也是執法監督科，讓搞業務指導的人員負責執法監督，使他們既當‘檔案業務指導員’，又當‘檔案執法監督檢查員’，從而把執法監督與業務指導有機結合在一起，政出一門，保證了指導與監督步調一致，使兩者相互補充、相得益彰。改變了過去單一指導成效力度不夠的被動局面，在平時業務指導工作中若發現違法現象，就及時依法認真查處。”持相同或相近觀點的還有不少。僅在文章中，直接使用“將檔案執法與檔案業務指導結合”句子的就有許多。下表是其中部分有代表性的作者及文獻。

我國各級衛生防疫站承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、衛生監督監測、科研、教學及健康教育等業務活動中，形成了大量的業務技術檔案。從全國來看，各地各級防疫站對這部分本應構成防疫站檔案主體的衛生防疫業務檔案采取的管理模式不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對衛生防疫業務檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛生防疫站業務開展的需要。

一、衛生防疫一務檔案兩級管理的原則

防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。

2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

業務指導中常見的問題

一是有的文書檔案保管期限劃分不夠準確；二是規范化管理電子文檔錄入不規范和錯漏；三是照片檔案題名和文字說明模糊；四是資料收集不夠完整。針對上述問題：就如何開展建檔工作，為各項惠民工作提供更好的檔案服務等作出了具體部署：要求工作人員要以檔案工作信息化建設為重點，加強資源建設，開拓工作領域，創新服務機制，推動各項檔案工作順利開展，使檔案工作更好地為社區管理的規范化、標準化、科學化及社區建設的長遠發展提供服務，充分發揮檔案為社會兩個文明建設服務。

調動檔案管理人員工作積極性

上級檔案局有職責對下極檔案局進行業務指導，各級檔案局有職責對當地的所有機關、企事業單位、群眾團體等單位檔案室的檔案工作進行業務指導。各單位檔案室工作人員有職責指導內部各部門做好檔案工作。主管部門辦公室有職責指導其下屬單位做好檔案工作。各鄉鎮綜合辦有職責指導機關各部門以及行政村做好檔案工作。我認為，檔案業務指導由誰指導其實并不重要，領導可以不懂檔案業務方面的工作，只要他懂得怎么用人就可以。而檔案業務工作能否取得理想成績，關鍵在業務指導人員的專業素質。我認為檔案業務指導“對誰指導、由誰指導”不必一定要涇渭分明，只要對檔案業務的順利開展有建設性和操作性的建議和想法，只要有人提出了，不管是領導，或者是各行各業的人士，都可以稱作指導者，因為他們的建議對業務有幫助！再者，有些領導到處視察，而被視察的單位多掛出“歡迎XX領導蒞臨指導工作”的橫幅，其實這些領導中應該有些是外行的，個人認為這些領導視察也許是被邀請的，也許只是例行的工作需要吧。畢竟有些領導的業務與行業屬性還是有一定差別的。“由誰指導”，更應該摒棄習慣性思維就是“上級”對“下級”，“主管部門”對“下級部門”，“領導”對“下屬成員”等等的指導。“對誰指導”，也理所當然應該摒棄“上級”對“下級”，“主管部門”對“下級部門”，“領導”對“下屬成員”等等的指導這種指向性對象的習慣性思維了。因為，如果下級的建議和想法，若對檔案業務工作的順利開展有利，被領導采用，這種做法，肯定不被稱作指導，而是建議。

總之，業務指導工作是一項非常細致的工作，不但需要業務指導人員熟悉檔案方針、政策及業務知識，還要有高度的責任心，及時總結各單位存在的問題，針對各單位的實際情況，采取不同的指導方法督促、檢查，才能保質完成指導任務，工作效果才能顯著，為檔案進館奠定堅實基礎。

本文作者：王亞鋒工作單位：吉林省梨樹縣財政局農業綜合開發辦公室

藥檢業務檔案是藥品檢驗機構在藥品檢驗活動中直接形成的第一手原始資料。其內容主要包括藥品標準、檢驗(檢測)原始數據、檢驗報告書等。它反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平，是指導、促進和發展藥檢事業，保障服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的寶貴財富。它不僅真實體現本單位科技活動現狀，而且還說明了整個科技工作的歷史過程，是珍貴的科技資源和科技儲備，有工作查考、科學研究、經驗總結等作用。因此，搞好藥檢檔案工作不僅具有現實意義,而且還有深遠的歷史意義。下面，我就如何加強藥檢業務檔案管理工作談一點粗淺的看法：

一、加強學習，增強檔案管理意識

（一）加強檔案管理法律法規的學習、宣傳，增強全員檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識。檔案管理是藥檢業務管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與藥檢業務建設同規劃、同發展。要大力宣傳檔案工作，使全體干部職工都能充分認識到檔案管理的重要性，更好地支持檔案管理工作。

（二）加強培訓，不斷提高檔案管理人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要積極輸送檔案工作人員走出去參加培訓和學習，學習一些實驗機構或發達先進藥檢所的檔案管理工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，不斷提升檔案管理水平，適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要。

二、科學發展，建立健全檔案管理制度

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。在檔案管理工作中，檔案工作人員要明確檔案管理范圍、管理原則和管理方法，使檔案管理工作做到有章可循。一是制定歸檔制度。歸檔制度應明確規定各種文件材料的歸檔原則、歸檔范圍、文件的要求及歸檔時間，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。二是安全保管制度。檔案保管工作是實現維護檔案完整和安全的重要環節和主要手段，安全保管制度必須充分考慮現有客觀條件，制定與之相適應的安全保管措施。三是建立檔案保密制度。保密制度主要是利用檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求。四是建立檔案借閱制度。借閱制度應明確規定借閱檔案時所應具備的各種手續及借閱時對檔案保護等的要求以及復制、抄錄、反饋登記等制度。從而使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，確保藥檢業務檔案文書資料的完整性和系統性，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能。

教師業務檔案是學校檔案的重要組成部分，同時也是學校尊重知識、尊重人才的表現。把教師業務檔案保存起來不僅是學校的歷史財富，也是教師個人的財富，通過業務檔案，教師能看到自己在從事教學與教育科研中的成績，從而進行更高層次的探索，激發工作熱情。因此，檔案工作人員也應該認識到教師業務檔案的重要價值，更好地為教學第一線服務。

一、原始材料的搜集

（一）歷次專業技術職務評審的本人申報材料是基本材料，它比較全面地反映了該教師一定時期內的專業技術水平。幾年來多數教師已積累了3次，有的已達到4次。

（二）每年度的教育、教學工作考核表及師德評價，綜合技能評價、公開課評價、教學反思、一幫一、談話記錄等。

（三）學歷證明復印件。教師是終身學習制的，因此，繼續教育是教師學習的主要途徑。不少教師通過在職或離職進修獲得新的學歷應及時充實。有的由本科達到碩士再達到博士學位。

（四）各類榮譽證書復印件。包括各級各類的優秀、先進；論文獲獎及指導學生參加各種競賽獲指導教師獎等。

本人年參加工作年從事檔案管理工作。年月評聘為助理館員以來，在局領導和同志們的關心支持幫助下，經過自己的努力，較好地履行了助理館員的職責，圓滿地完成了各項工作任務。現將五年來的工作總結如下：

一、政治思想、職業道德

能夠堅持四項基本原則，思想上與黨中央保持高度一致。能夠認真學習我國三代領導人特別是總書記關于理想信念、宗旨觀念、“三個代表”等重要論述，樹立起了正確的人生觀和價值觀，做到了遵紀守法、勤奮敬業、團結同志。能夠時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，牢記黨的為人民服務的宗旨，在檔案管理與業務指導繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。

二、檔案管理工作

（一）檔案資料的收集

⒈參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案卷，會計檔案卷，用地檔案卷，地籍檔案卷，土地利用總體規劃檔案卷，監察檔案卷規劃檔案卷交易檔案卷人事檔案卷評估檔案卷礦管檔案卷底圖檔案卷基建檔案卷照片檔案張，錄像、光盤盤，圖書資料冊。

為進一步做好檔案業務指導工作，根據局黨組會議精神和局務工作部署，2015年局檔案業務指導工作實行定崗定責、分組實施。現將人員分組及檔案業務指導工作實施方案制定如下：

一、人員分組情況

一組組長：

成員：

二組組長：

成員：

為進一步加強我館工作人員業務水平及部門A、B崗制度的落實，更好的圍繞推進和諧建設，為區經濟建設和社會發展提供優質服務，現對我館2015年檔案學習做了一下安排：

一、學習目的：

在2014年組織部門工作人員學習各崗位基本知識的基礎上，更深層次的認識各崗位職責及知識，將達到檔案局所有的工作人員對每個崗位有深刻的了解并能熟練操作。

二、學習形式：

學習形式有一下幾種方式：

1、對區直屬各單位專兼職檔案員采取集中培訓、分層次培訓和一對一上門指導等培訓方式；