●文件材料的歸檔范圍：

1、上級機關的文件材料

(l)中央、國務院、總行顧發的金融方針、政策、法律法規、命令、決定、決議、指示、通知等文件材料；

(2)上級機關印發的屬于中支主管業務并要執行的文件，以及普發的、非中支主管業務但需要貫徹執行的法規性文件；

(3)黨和國家領導人、上級機關領導視察、檢查中支工作時的重要指示、講話、題詞等材料；

(4)代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

一、企業檔案歸檔難的緣由剖析

1、檔案管理認識單薄，由于員工檔案認識不強，對企業檔案的不注重，所以形成歸檔的文件材料不能及時地歸檔立卷、以至喪失、損毀。企業指導者無視檔案管理工作，錯誤地以為它關于公司的業績沒有奉獻，檔案管理人員的薪酬待遇程度銳減，少數人收入不升反降，遠遠低于其他部門工作人員，這大大傷害了檔案管理人員的職業盲目性和工作積極性。另外由于各個部門搜集移交給檔案室的材料比擬滯后，不能及時完成材料的及時歸檔。這必然招致檔案管理工作持續滑坡，整體工作逐漸弱化以至惡化。再加上檔案管理部門由于特殊的位置經常處于默默無聞的境地，歷來不與人爭名利，也不擅長宣傳本人，因而，對企業的奉獻就這樣被掩蓋起來了。其實，檔案管理機構是企業效益鏈環上不可替代的一個環節，檔案管理產生的效益在潛移默化中必將表現出來。而無視檔案管理工作的重要性，必然對公司的開展形成障礙。

2、檔案管理紊亂，歸檔不標準。大局部企業的管理層或決策者由于對檔案工作不夠注重，這就招致大量檔案未停止審定、分類、歸檔、編目、組卷，沒有構成整套的檔案管理流程。由于檔案歸檔的紊亂，招致檔案的查找率十分低，存在著查找費事、應用艱難的問題。實踐工作中，有些制度還不夠科學，可操作性不強，再加上有關的內部職能部門不熟習或不恪守文書及檔案管理方面的操作規程和辦法，想入非非，只憑經歷或想當然辦事，文件的搜集遞送工作不及時、不標準，結果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的時機。另外，文件歸檔前的管理方式不標準并且歸檔技術落后，使文件管理歸檔前的電子文件只能手工整理，對日后文件的多途徑應用與數據長期保管形成很大艱難。總之，檔案搜集的不標準，立卷的不標準，檔案應用的不標準以及檔案整理的不標準是目前在檔案管理歸檔中存在的普遍問題。

3、紙質檔案的電子網絡化不盡人意。傳統檔案是以紙質文件為主要載體的一種檔案保管方式。但這一主要保管方式存在著保管、查閱效率低，歸檔工作量大等局限性。所以注重歷史檔案庫存的紙質檔案的電子網絡的應用是必要的。但是目前各個企業關于紙質檔案的電子網絡的應用仍不盡人意。在現往常數字化辦公的大環境下，產生大量業務管理系統及相關電子數據，這些數據包含了紙質歸檔資料所對應的目錄信息與全文信息，又應該共享歸檔。但在紙質歸檔資料的電子網絡化過程中，前端搜集、后期應用各環節以及與各部門業務系統的銜接過程都存在問題，這使得歷史檔案庫存的歷史紙質檔案的電子網絡的應用達不到理想效果。

二、處理企業檔案歸檔難的詳細措施

1、增強企業檔案的隊伍建立。首先，增強組織檔案人員停止檔案專業學問和業務的培訓，實在進步企業工作人員對檔案工作的重要性認識。培訓對象應包括各部門擔任文書工作的管理干部及普通的工作人員，要做到培訓目的明白，培訓辦法得當，培訓內容詳細，并將理論與理論上分離起來停止指導。隨著現代化技術在檔案部門的應用和提高，對檔案工作者的請求也越來越高。所以，除了請求工作人員控制純熟的專業學問之外，還要不時進步現代化管理的技藝。

關鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質歸檔電子文件

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

我們在第一講中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要歸檔呢？嚴格來講，需要歸檔的電子文件應該是一份完整的，經歷了從產生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章，也應該是經歷了從產生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要歸檔。因此，只是利用計算機起草，工作中仍然采用紙質文件流轉的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。

從電子文件的內容上看，其歸檔范圍可以參照國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定來確定，各單位一般應將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執法、公共服務、城市管理以及“三定”規定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數據庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定主要指《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號，2006年12月制發）。之后，北京市檔案局根據此規定，結合北京市的實際情況，制發了《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則》（京檔發〔2007〕11號）（以下簡稱實施細則）。《實施細則》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個重要依據。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質文件的歸檔范圍，而是遠遠大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內容上看，它涵蓋了本單位工作的各個領域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價值的電子文件均應納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會產生相應的電子文件。例如，在會計核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會形成會計核算電子文件；使用數碼相機、數碼攝像機拍攝，會形成圖像文件和影像文件……所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數據庫文件等各種類型。

文本文件指用文字處理技術形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質文件在數字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數碼照片采集來的圖像文件；圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，如數碼攝像機拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設備獲得的聲音文件，如錄音筆等數字錄音設備錄制的聲音；數據庫文件指對業務系統中生成的數據進行采集和保存的數據庫。在確定電子文件歸檔范圍時，應特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業務和重要工作成果的數碼照片、影像文件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統計工作中形成的數據庫文件；三是本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；四是本單位辦公系統、業務系統和各類數據庫系統的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對應的元數據和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內容有：一是圖像和影像文件。數碼照片、音視頻文件經常會由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動、重要工作成果、重要人物的數碼照片、音視頻文件材料，都應該歸檔。如：領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動，本單位組織或參加的重要外事活動，本單位召開的各種會議、舉辦的各種活動，本單位考察、調研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數碼照片、音視頻文件均應納入歸檔范圍。二是數據庫文件，具體包括內部管理數據庫和政務信息數據庫。內部管理數據庫主要包括內部機構、人員管理、會計電算化等反映了本單位內部管理的重要數據庫文件。政務信息數據庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經濟與社會發展等基礎信息數據庫文件；各機關依據職能對社會事務、公共事務進行監督、管理形成的業務應用系統、信息管理系統的數據庫文件，如經濟、科技、教育、司法、衛生、社會保障、城市規劃管理等基礎數據庫文件；為領導決策、為公民服務提供的各類信息的公共服務數據庫文件；對本地區、本系統、本行業開展的綜合統計工作形成的數據庫文件。三是電子郵件。

確定其歸檔范圍時要考慮電子郵件內容的重要程度，體現了工作的處理過程，反映了與上下級單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協議等內容的電子郵件應該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要歸檔。四是軟件。《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》（京檔發〔2004〕14號）明確要求：“對通用軟件產生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。”所以，當電子文件是在通用軟件環境中形成時，就不用將相關軟件歸檔，而在專業系統中形成的電子文件，在相關軟件更新后應將舊版軟件及時歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數據和背景信息。它們反映了電子文件產生的環境及其形成、運轉的全過程，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義。根據現階段的研究成果，有19項元數據和背景信息項是必須采集和記錄的，即：硬件環境，軟件環境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號，載體型號，載體類型，文件歸檔號（全宗號、目錄號、案卷號或文件號等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時間，收文時間，責任者，主送者，抄送者，密級，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環境包括主機、網絡服務器型號和制造廠商等，軟件環境包括操作系統，數據庫系統和相關軟件等。

這19項元數據和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環境，電子文件自身的特征、形成過程，電子文件歸檔后對其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產生到歸檔到脫機保存全過程的信息，能夠基本滿足系統發生變化時電子文件恢復、數據遷移的需要，是每個單位在電子文件歸檔時必須考慮的基本項、必備項。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據國家檔案局有關文件保管期限的規定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期，定期可分為30年和10年。

筆者所在的上海市園林設計院成立于1946年，1993年由事業單位改為企業。我院現存的上世紀八九十年代的設計項目覆蓋各區縣的公園改擴建、道路、廣場綠地規劃設計，頗具代表性的項目有上海大觀園、共青森林公園、上海植物園、上海野生動物園、東方綠舟、人民廣場改建、北外灘公共開放景觀設計等等。期間檔案的構成多為手繪底圖。上世紀九十年代末至21世紀初，代表性設計項目有崇明東灘濕地公園、上海濱江森林公園、辰山植物園以及2010年上海世博會綠地系統總體規劃、世博公園等等，期間檔案的構成主體大部分是CAD繪制的底圖。截止到今年上半年，我院主持參與設計的項目共有一萬多個，其中有三十五萬多張底圖．一千多張光盤。本文試就加強工程設計底圖和設計電子文件歸檔管理做一些初步的探討。

一、園林工程設計圖紙文件的歸檔管理

1、嚴格底圖更改管理制度．維護園林工程設計檔案的準確性按圖紙管理規定．設計圖紙蓋完章后設計人員不得再經手，如果要對底圖進行修改、調換，設計人員應到檔案室修改、調換或由指定人員填寫借用單，做好借用登記，再借出修改。如果圖紙修改部位復雜，須另繪新圖。底圖的修改須由項目使用部門提出申請，檔案部門對底圖修改工作負監督檢查的責任。然而實際情況是．經營室有時為圖方便，會讓歸檔人自己把圖紙交給文印室．有些設計人員會利用管理上的漏洞。私下對已蓋“出圖章”的設計圖紙(尤其是外協項目)進行修改。由于有些圖紙在歸檔前就已經被修改圖替換，庫存底圖與散布在各施工單位的藍圖往往不一致。檔案部門最后收到的圖紙從文字說明到圖形尺寸，往往有相當一部分都是經過修改的。有些修改圖備注欄內不寫明本圖作廢的原因，圖紙目錄上不標明“原圖作廢”字樣和修改圖的出圖日期。有的修改圖單獨編圖號，與原圖編號不一致。有的圖不斷地出修改版．但每次修改圖的當前版本都標識不清。設計修改充通知單上往往只有修改或補充的內容，而不具體注明涉及的專業、針對哪些圖進行修改、修改原因。同一個項目，同一個專業中設計修改／補充通知單本身的編號也不統一等等。由于很多修改圖、修改通知單上的標識、說明等都不明確，也不夠準確，時間一長，設計人自己往往也不記得出修改圖的原因，甚至連有沒有按要求出過修改圖、什么時候出的修改圖都記不清了。這就給圖紙的整理和最終的查找利用工作都帶來一定困難。針對上述現實中存在的問題．除嚴格執行已有的管理規定外，對現有的圖紙更改管理制度需進一步加以完善，在更改制度中應該增加相關規定，如“修改已歸檔的設計圖紙要以有關專業主管領導和有關專業主管部門審核批準的修改通知單為準”、“修改通知單一式兩份．其中正件由檔案部門保存、副件由專業主管部門留存”等等。

2、認真履行歸檔手續．維護園林工程設計檔案的完整性園林工程設計檔案的完整性包括歸檔項目成套性與歸檔項目完整性方面的內容。首先看歸檔項目的成套性。經營室收到底圖后會在底圖流轉單上對圖幅、數量等進行統計，但碰到歸檔圖紙數量多的情況，他們往往就不仔細核對，而是直接根據圖目上的數量進行簡單統計，很多時候歸檔人往往也不仔細核對歸檔數量、不保留歸檔依據。等圖紙流轉到檔案部門時，才發現本次歸檔圖紙數量與統計數量不符或歸檔內容與圖目標識不符。其原因大致有三種：一是歸檔圖紙中有很多為已出圖，不在本次歸檔范圍內。二是歸檔人漏歸．需辦理補歸手續。三是由于歸檔人不是出圖人，辦完手續后也沒有留歸檔憑證，已不記得缺少部分的圖紙是否歸檔。因此，在歸檔管理中，檔案部門應嚴格執行歸檔制度中的有關規定，認真核查，維護項目檔案的成套性。其次，看歸檔項目的完整性。由于檔案部門不了解項目的進展情況．使得接收歸檔工作處于盲目、被動的地位。為此，建議在歸檔制度與相關的科技管理制度中對項目的歸檔予以制約，比如建議規定，由經營室每年度匯總一張“園林工程設計項目一覽表”。使檔案部門能掌握每年承接設計項目的概況，以掌握項目歸檔的進度，并將項目歸檔情況列入設計人員的考核指標，以保證歸檔項目的完整性。

3、規范圖紙整理方法．維護園林工程設計檔案的系統性一些大型的工程項目．參與設計的人員數量很多，大部分設計人員都不知道圖紙前期管理工作的要求。每位設計人員都會按照自己的習慣對圖紙進行整理，導致同一個項目設計圖紙的組卷方法不相同。比如其中一部分圖紙按子項(區塊)——專業分，一部分按專業——子項(區塊)分，不管按照哪一種方法進行立卷都會遇到需要重新為圖紙編號、編目和排列圖紙的問題，而一旦拆分又會使得圖號不連續。有時由于設計任務繁重，加上設計進度又很緊．設計人員常常不注重圖紙編號的連續性、準確性．出圖后不仔細校對導致重號、漏號、跳號，圖名、項目編號有誤，圖號、圖名與目錄不對應等情況時有發生。為維護園林工程設計檔案的系統性．建議一要規范圖紙整理方法，二要加強圖紙的編號管理，對底圖圖號的編制方法作出規定．比如“各部門自行設計的成套性圖紙在項目批準后即應向公司檔案部門申請圖號”、“圖號由總圖號和分圖號兩部分組成．總圖號由檔案室供給、分圖號由各設計部門按照規定的編制方法和要求自行編寫，最后由檔案部門審核”、“底圖順序號和圖紙名稱要和底圖目錄上的保持一致”、“增補底圖必須保持與原套底圖的連貫性”等等。

二、園林工程設計CAD文件的歸檔管理

為保證公司檔案的完整性，加強文書檔案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料，都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1．堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員，負責管理本部門的歸檔材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2．凡公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

為進一步規范住房公積金檔案資料收集整理工作，提高住房公積金檔案管理水平。我部結合實際工作，制定2016年文件材料歸檔月活動計劃：

一、活動時間

2016年4月1日至2016年4月30日。

二、歸檔范圍

2014年形成并已辦理完畢的各種門類及不同載體的文件材料。分為文書類、業務類（含提取資料、貸款資料，其中歸集資料作為會計憑證附件歸類）、財務類、科技類、電子類、聲像類等，統稱綜合檔案。

三、歸檔要求

1、干部人事檔案管理部門應根據《干部檔案管理工作條例》等有關規定，隨時或定期對收集上來的干部人事檔案材料，進行認真審查和鑒別，符合歸檔要求的才能歸檔。

2、未經鑒別，任何人不得擅自銷毀干部檔案材料，不得私自將不屬于歸檔的材料歸入檔案或從干部檔案中撤出材料。如有類似情況發生應查清原因，追究責任，嚴肅處理。

3、經鑒別，屬于內容不完整、來源、時間不明、手續不完備或字跡擴散的材料，應登記注明暫不歸檔，待查清原因，補辦完手續或復制后再歸檔。

4、凡涉及干部琡歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料，交有關黨組織審查處理，在未做出結論之前不得歸檔。

5、凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關。經鑒別應銷毀或應轉給有關單位和部門的材料必須登記造冊。

一、鑒定

（一）歸檔鑒定

即鑒定所接收的檔案是否符合歸檔要求。鑒定時，存在下列情形之一的，不予歸檔：

1.該案卷業務未辦理完畢的。這里的業務辦理指獨立審批、辦理的單項業務，如規劃預審、土地使用權初始登記等；

2.資料不齊全的。即缺少該類案卷應包含的必要資料。如土地登記案卷缺少登記審批表、規劃預審案卷無預審意見書，并且無任何有效說明文件等情況。

3.無保存價值的文檔資料；

一、干部人事檔案管理部門應根據《干部檔案工作條例》等人關規定，隨時或定期對收集上來的干部人事檔案材料，進行認真審查和鑒別，符合歸檔要求的才能歸檔。

二、未經鑒別，任何人不得擅自銷毀干部檔案材料，不得私自將不屬于歸檔的材料歸入檔案或從干部檔案中撤出材料。如有類似情況發生應查清原因，追究責任，嚴肅處理。

三、經鑒別，屬于內容不完整，來源、時間不明，手續不完備或字跡擴散的材料，應登記注明暫不歸檔，待查清原因，補辦完手續或復制后再歸檔。

四、凡涉及干部政治歷史歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料，交有關黨組織審查處理，在未做出結論之前不得歸檔。

五、凡是干部人事檔案材料或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關。經鑒別應銷毀或應轉給有關單位和部門的材料必須登記選冊。