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筆者所在的上海市園林設計院成立于1946年，1993年由事業單位改為企業。我院現存的上世紀八九十年代的設計項目覆蓋各區縣的公園改擴建、道路、廣場綠地規劃設計，頗具代表性的項目有上海大觀園、共青森林公園、上海植物園、上海野生動物園、東方綠舟、人民廣場改建、北外灘公共開放景觀設計等等。期間檔案的構成多為手繪底圖。上世紀九十年代末至21世紀初，代表性設計項目有崇明東灘濕地公園、上海濱江森林公園、辰山植物園以及2010年上海世博會綠地系統總體規劃、世博公園等等，期間檔案的構成主體大部分是CAD繪制的底圖。截止到今年上半年，我院主持參與設計的項目共有一萬多個，其中有三十五萬多張底圖．一千多張光盤。本文試就加強工程設計底圖和設計電子文件歸檔管理做一些初步的探討。

一、園林工程設計圖紙文件的歸檔管理

1、嚴格底圖更改管理制度．維護園林工程設計檔案的準確性按圖紙管理規定．設計圖紙蓋完章后設計人員不得再經手，如果要對底圖進行修改、調換，設計人員應到檔案室修改、調換或由指定人員填寫借用單，做好借用登記，再借出修改。如果圖紙修改部位復雜，須另繪新圖。底圖的修改須由項目使用部門提出申請，檔案部門對底圖修改工作負監督檢查的責任。然而實際情況是．經營室有時為圖方便，會讓歸檔人自己把圖紙交給文印室．有些設計人員會利用管理上的漏洞。私下對已蓋“出圖章”的設計圖紙(尤其是外協項目)進行修改。由于有些圖紙在歸檔前就已經被修改圖替換，庫存底圖與散布在各施工單位的藍圖往往不一致。檔案部門最后收到的圖紙從文字說明到圖形尺寸，往往有相當一部分都是經過修改的。有些修改圖備注欄內不寫明本圖作廢的原因，圖紙目錄上不標明“原圖作廢”字樣和修改圖的出圖日期。有的修改圖單獨編圖號，與原圖編號不一致。有的圖不斷地出修改版．但每次修改圖的當前版本都標識不清。設計修改充通知單上往往只有修改或補充的內容，而不具體注明涉及的專業、針對哪些圖進行修改、修改原因。同一個項目，同一個專業中設計修改／補充通知單本身的編號也不統一等等。由于很多修改圖、修改通知單上的標識、說明等都不明確，也不夠準確，時間一長，設計人自己往往也不記得出修改圖的原因，甚至連有沒有按要求出過修改圖、什么時候出的修改圖都記不清了。這就給圖紙的整理和最終的查找利用工作都帶來一定困難。針對上述現實中存在的問題．除嚴格執行已有的管理規定外，對現有的圖紙更改管理制度需進一步加以完善，在更改制度中應該增加相關規定，如“修改已歸檔的設計圖紙要以有關專業主管領導和有關專業主管部門審核批準的修改通知單為準”、“修改通知單一式兩份．其中正件由檔案部門保存、副件由專業主管部門留存”等等。

2、認真履行歸檔手續．維護園林工程設計檔案的完整性園林工程設計檔案的完整性包括歸檔項目成套性與歸檔項目完整性方面的內容。首先看歸檔項目的成套性。經營室收到底圖后會在底圖流轉單上對圖幅、數量等進行統計，但碰到歸檔圖紙數量多的情況，他們往往就不仔細核對，而是直接根據圖目上的數量進行簡單統計，很多時候歸檔人往往也不仔細核對歸檔數量、不保留歸檔依據。等圖紙流轉到檔案部門時，才發現本次歸檔圖紙數量與統計數量不符或歸檔內容與圖目標識不符。其原因大致有三種：一是歸檔圖紙中有很多為已出圖，不在本次歸檔范圍內。二是歸檔人漏歸．需辦理補歸手續。三是由于歸檔人不是出圖人，辦完手續后也沒有留歸檔憑證，已不記得缺少部分的圖紙是否歸檔。因此，在歸檔管理中，檔案部門應嚴格執行歸檔制度中的有關規定，認真核查，維護項目檔案的成套性。其次，看歸檔項目的完整性。由于檔案部門不了解項目的進展情況．使得接收歸檔工作處于盲目、被動的地位。為此，建議在歸檔制度與相關的科技管理制度中對項目的歸檔予以制約，比如建議規定，由經營室每年度匯總一張“園林工程設計項目一覽表”。使檔案部門能掌握每年承接設計項目的概況，以掌握項目歸檔的進度，并將項目歸檔情況列入設計人員的考核指標，以保證歸檔項目的完整性。

3、規范圖紙整理方法．維護園林工程設計檔案的系統性一些大型的工程項目．參與設計的人員數量很多，大部分設計人員都不知道圖紙前期管理工作的要求。每位設計人員都會按照自己的習慣對圖紙進行整理，導致同一個項目設計圖紙的組卷方法不相同。比如其中一部分圖紙按子項(區塊)——專業分，一部分按專業——子項(區塊)分，不管按照哪一種方法進行立卷都會遇到需要重新為圖紙編號、編目和排列圖紙的問題，而一旦拆分又會使得圖號不連續。有時由于設計任務繁重，加上設計進度又很緊．設計人員常常不注重圖紙編號的連續性、準確性．出圖后不仔細校對導致重號、漏號、跳號，圖名、項目編號有誤，圖號、圖名與目錄不對應等情況時有發生。為維護園林工程設計檔案的系統性．建議一要規范圖紙整理方法，二要加強圖紙的編號管理，對底圖圖號的編制方法作出規定．比如“各部門自行設計的成套性圖紙在項目批準后即應向公司檔案部門申請圖號”、“圖號由總圖號和分圖號兩部分組成．總圖號由檔案室供給、分圖號由各設計部門按照規定的編制方法和要求自行編寫，最后由檔案部門審核”、“底圖順序號和圖紙名稱要和底圖目錄上的保持一致”、“增補底圖必須保持與原套底圖的連貫性”等等。

二、園林工程設計CAD文件的歸檔管理

1、采用電子簽名歸檔．維護電子文件的真實性由于目前電子文件歸檔沒有采用電子簽名的方法，所以只有等到檔案部門對其進行條形碼鑒定后才能確認歸入系統的電子圖是否經過終審。遇到設計圖紙實體內容有修改、電子文件未修改的情況，檔案部門一般會要求設計人員將修改后的電子圖重新歸檔，系統會自動對重新歸檔的電子文件生成新的條形碼．即每份電子文件都只有唯一對應的條形碼。這樣一來，管理人員手中的這份設計圖紙的內容其實對應的是新歸檔的電子圖，但由于這份底圖上的條形碼與重新歸檔的電子圖上的條形碼不一致，給Et后信息檢索、圖紙查找、替換等工作帶來不便。這一功能的優點在于檔案驗收人能及時發現經過終審的圖紙在歸檔前有沒有被修改過．但由于沒有和電子簽名配合使用，故常給實際工作帶來不便。如果采取電子簽名歸檔不但能維護電子文件的真實性，還能避免或最大限度的減少重復工作，有利于管理。

2、統一歸檔標準．維護電子文件的有效性有些設計院雖指定CAD繪圖軟件為使用的常規軟件，但尚未對外協作單位制定統一的電子繪圖軟件使用標準，不少外協單位使用的是其他類型的繪圖軟件，尚未對CAD繪圖軟件的使用版本及繪圖中使用的文字、符號作統一規定。上述這些現象不但給電子文件的整理帶來困難，也給數據信息的讀取、圖形圖像的還原、信息的儲存和檢索帶來了諸多問題，并有可能造成設計成果無法被成功地運用到檔案的后續管理中。比如．設計人員在將電子文件上傳數據庫前已經在數據框內進行了文字錄入、著錄、編目等工作，上傳的同時系統會自動提取數據框中的有效字符(如項目編號、項目名稱、設計人、審核人、出圖日期等等)，當檔案部門使用管理軟件對電子文件進行歸檔操作時，會出現有效字符數據丟失需要重新輸入的情況。有時還會出現信息庫中找不到歸檔電子文件或打不開歸檔文件的情況。造成的主要原因是圖形設計軟件和信息管理軟件之間沒做好接口，使得前一個系統中的信息無法與后者共享，從而造成工作環節的重復。為此，建議在相關管理制度中列入“外協項目歸檔必須按照使用符合標準的CAD繪圖軟件、必須使用規定的標準圖框、打印出圖必須符合一定的質量要求”、“對每一圖層進行繪制時必須使用規定的文字、符號”等條文。