干部人事檔案是按照干部管理權限確定的范圍進行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規定了相應審批制度。最基本的規定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規定：

（1）查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關規定辦理審批手續。不能僅憑調查證明材料、介紹信直接查閱干部檔案。

（2）檔案管理單位有權根據規定，確定是否提供和提供哪些材料。

（3）凡查閱干部人事檔案，利用單位應根據有關部門具體規定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

（4）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，借閱單位不得擅自轉借他人。

（5）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

這是我第一次接觸和參與日常工作中的檔案工作.由于之前本人對檔案工作以及其重要性的認識都是來自于課本上的知識和課堂上老師的傳授,因此對檔案工作的認識比較平面化概念化,認為只是簡單的整理任務,通過這次實習才認識到自己在這方面的錯誤,并且真正體會到了檔案工作在機關日常工作的重要性和檔案工作電子化的迫切性.

我在我們縣勞動局的人才交流中心實習,因為正值七八月間,正是各高校將畢業生檔案寄回畢業生戶籍所在地的高峰時段,所以登記和查收當天收到的來自各地高校的學生檔案便成了我首要任務.

我本以為檔案的查收工作是一項很簡單的工作，就是從傳答室把寄到的檔案拿過來，然后登記編下號，事實上卻并非如此，也沒我想象的那么簡單．檔案的查收工作主要有以下幾個環節：即檔案的核查﹑問題檔案的處理﹑寄回執和檔案登記編號．下面我就來具體介紹下每一個環節的具體操作內容．

首先是檔案的核查，顧名思義就是檔案的核對和檢查．這一環節具體分為兩個步驟．第一步是檔案的核對，即三對，對數量，對姓名，對原籍地址．對數量，就是將校方提供的清單上的檔案數量與實際收到的檔案數量進行核對，看看兩者是否有出入；對姓名，就是對檔案的所有人進行核實，是否與校方提供的名單一致；對原籍地址，這一步看似可有可無，其實很關鍵，由于我國文化的特殊性，經常會出現同名同姓﹑同名同姓異性等情況，因此也不排除會因這種原因而把檔案錯寄，為了及時排除這種可能性，必須認真核對檔案袋上畢業生原籍，以免帶來更多不必要的麻煩．第二步是對檔案內容的檢查，大家都見過人事檔案袋，在這類檔案袋的封面上都已將檔案內所包含的資料標明，我們的任務就是按圖索驥，根據檔案袋上所標明的數量進行逐一核對，將存在問題的檔案找出登記，其中常見的問題主要有以下兩個：資料的缺失和資料的錯放．這些問題表明，各高校在檔案管理方面存在著一定的問題．筆者曾在去年參加過學校內畢業生檔案的整理工作，認為學校檔案整理工作在某些環節上規范性不足有待提高．尤其在組織人員方面，對工作人員的專業素質沒有嚴格要求，沒有考慮到檔案管理專業學生的專業優勢．

其次是問題檔案的處理．這一環節主要是對在檔案核查這個環節發現的問題檔案進行處理．該環節的工作是以學校為單位，當核查完當年某所學校寄返的畢業生檔案后，通過電話聯系校方集中處理存在問題的檔案，如退返錯寄檔案，學校補寄錯﹑漏﹑失的檔案和相關資料．

接下來是把回執寄回學校,由于畢業生的檔案是通過郵寄的方式寄返的，因此在完成對檔案的核查及問題檔案處理等環節后，務必把回執寄回學校，表明你方已收到檔案，這樣一來，就說明學校向原籍人事部門移交學生檔案的工作已經結束．

為使我公司人事檔案工作不斷提升管理水平，為構筑公司人才高地提供高效、快捷、準確的服務，參照《無錫電力公司2002—2005年人事檔案工作規劃》精神，結合我公司實際情況，特制定《宜興市供電公司2002—2005年人事檔案工作規劃》如下：

一、指導思想和主要目標

以為宜興市供電公司實施人才戰略和人事管理工作提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業人事決策提供優質服務，使公司人事檔案工作實現達二級標準單位的目標。

從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現以下主要目標：

（一）、紙質檔案：

1、在進一步健全收集工作規章制度和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作。

【摘要】人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理

1人事檔案管理的現狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

一、加強醫院人事檔案管理的重要性

（一）有益于醫療衛生體制改革

隨著信息時代的到來，計算機應用技術在現代管理中的應用越來越廣泛，醫院管理也不例外。為了實現醫療網絡全覆蓋、醫療資源共享的目標，深化醫療衛生體制改革，實現醫院的數字化管理已成必然。然而，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，由于人們對于人事檔案管理重視程度不夠，管理方式和手段落后，人事檔案丟失、檔案內容不完整、檔案更新不及時等現象時有發生，給醫院人事檔案信息化管理增加了很多難題，阻礙了醫療衛生體制改革的進程。因此，加強醫院人事檔案管理，對于轉變醫院人事檔案管理模式，加快醫療衛生體制改革進程具有促進作用。

（二）有益于醫院人力資源的合理配置

醫院人事檔案記述和反映了個人經歷和德才表現。是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與各方面社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。加強醫院人事檔案管理，可以使醫院全面掌握工作人員的基本情況，合理有效的配置人力資源，推動醫院人事制度的改革，從而促進醫院各項事業的長遠發展。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

一、存在問題

1、欠缺材料較多。目前檔案中欠缺材料最多的是《干部任免呈報審批表》、干部提職考察材料、年度考核表、三個月以上的培訓材料、新取得的學歷學位材料、職稱申報審批表、參加中國共產黨、共青團及派的材料、工資待遇材料、獎勵處分材料、離退休審批表、正職的審計結論、生平事跡材料。

2、填寫不夠規范。存在著不該進而進檔、該進而不進檔現象。《干部履歷表》等檔案材料中應該填寫的項目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的項目不應該填寫卻填寫了內容。姓名用字不按要求填寫，姓名用字比較隨便，亂用多音字，甚至還有的人用錯字。“出生年月日”、“參加工作時間”、“入黨時間”、“學歷”等“三齡一歷”欄目的填寫上存在失真和隨意現象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料應該由有關領導或有關人員簽名蓋章的卻空著。有的材料末尾應該蓋章的未蓋章。

3、用紙規格和書寫工具不規范。歸檔材料沒有用16K規格的辦公用紙，有的檔案材料上沒有使用黑色或藍黑色墨水填寫，而是用圓珠筆、鉛筆，或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，時間長了容易褪色。還用的干部檔案材料中帶鐵釘進入個人檔案，時間一長會生銹損壞。

4、裝訂順序比較混亂。沒有嚴格按照干部人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄順序要求進行，有倒裝、錯裝、混裝和漏裝現象。

5、涂改現象比較嚴重。少數人員干部人事檔案中涉及出生時間、參加工作時間多處涂改嚴重，同一檔案材料中前后不一致，給準確認定干部出生時間、參加工作時間和入黨時間帶來諸多不便。

為貫徹落實好中組部《干部檔案工作條例》等干部檔案管理的政策法規的實施，進一步做好干部人事檔案管理工作，**縣委組織部堅持從干部檔案管理的基礎工作入手，嚴把“四個關口”，認真做好干部檔案的收集、鑒別、整理和審核等各個環節的工作，有力地促進了干部檔案工作的開展。

嚴把材料收集關。及時、全面、完整地收集檔案材料是搞好干部人事檔案管理工作的基礎和前提。**縣委組織部針對不同的材料采取不同的收集方法，主要做好三種材料的收集。首先，做好普遍性材料的收集。主要包括干部履歷表、年度考核表、工資審批表、學歷材料、黨團組織材料等；其次，做好階段性材料的收集。主要包括黨代會、人代會、政協會換屆中形成的材料及職稱評定中形成的材料；再次，做好特殊性材料的收集。主要包括工資改革、政審、違紀處分、離任審計及表彰獎勵等材料。針對上述材料形成的實際情況，采取單位報送、本人查找和主動催找相結合的方法進行收集，確保不漏一份。**年，縣委組織部共收集到有關檔案材料6500多份。

嚴把材料鑒別關。為確保檔案材料的真實性，對檔案中所有的材料以及新補辦的材料，從內容到形式進行細致分析，嚴格把關，逐份審查，準確鑒別。對于同名同姓、同音異字、一人多名等材料，通過查看干部的籍貫、“三齡一歷”以及工作簡歷等信息進行甄別，確保材料正確歸檔；對于缺少年度考核表而須補辦證明的，則對照履歷及相關材料仔細分析，判斷其是否應該參加考核，并認真查找備案手冊，做到有據可依，無據不補；對于干部的“三齡一歷”等基本信息，通過查閱原始資料，認真細致地核實每一份材料，杜絕虛假材料進檔，保證了歸檔材料的真實性和可靠性。

嚴把整理裝訂關。在審核整理中，嚴格按照《干部檔案整理工作細則》的要求，對干部檔案中的每一份材料都根據不同情況采取不同的技術加工方法，保證齊全、完整和規范。對檔案中部分材料因經過多次打孔、裝訂而破損的，采用裱糊貼邊或縫紉加邊的辦法進行技術加工，有效地解決了檔案材料松動、易脫落的問題；針對部分檔案載體使用不規范的情況，采取裁剪、裱糊相結合的技術處理方式，使檔案材料達到了“四邊”整齊規范。

嚴把驗收入庫關。在干部檔案驗收入庫過程中，堅持執行驗收工作規定，嚴格履行操作程序，做到“六看、六查、六防止”。即：一看檔案目錄，查是否齊全完整，防止錯裝漏裝或張冠李戴現象；二看檔案分類，查歸類是否準確，防止混淆；三看技術加工，查破損材料的補救是否得當，防止出現新的損傷材料；四看類號、頁碼填寫，查是否與目錄相符，防止類角頁碼遺漏；五看近期形成的重要歸檔材料是否齊全，查手續是否齊備，防止出現偏差；六看裝訂整理效果，查是否整齊美觀、“四邊”規范齊，防止出現脫頁現象。

通過上述基礎措施，確保了檔案審核整理工作的順利推進，使在庫的每卷檔案達到了《干部檔案管理條例》規定的材料齊全、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、美觀實用的標準。

摘要：檔案管理的網絡化方向日益明顯，計算機網絡技術的廣泛應用使人事檔案的管理進入現代化管理的先進行列,并為高校人事檔案信息管理提供了可靠的保證。

關鍵詞：高校、人事檔案、信息化管理

近年來，計算機網絡技術的廣泛應用使檔案信息管理進入現代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統的高校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰。為了充分發揮檔案工作在信息社會中的重要作用,高校應該積極地將信息技術與檔案管理技術和方法結合起來,促進檔案的信息化管理。

1．信息技術在人事檔案管理中的作用

人事檔案是紀錄個人從事各種社會活動的文件,是高校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎,對學校考察和識別干部選拔優秀人才,加強高校師資隊伍建設,促進教學、科研、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術,可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索,發展為智能檢索及網絡檢索,實現檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工,可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統檔案資料相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞，提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

2．如何搞好人事檔案的信息化管理

各鄉鎮人民政府、街道辦事處，區政府各部門：

為切實改變目前我區事業單位和機關工人人事檔案管理分散、檔案材料遺失、涂改損毀嚴重的狀況，根據《市人民政府印發〈關于加快實施全市事業單位人員聘用制度的意見〉的通知》（政發]41號）、《市人事局關于對機關編內聘用工勤人員實行聘用合同制管理的通知》（人[]43號）精神，經區人民政府研究，現就全區事業單位和機關工人人事檔案管理工作有關事項通知如下：

一、全區事業單位（不含參照公務員管理的事業單位，下同）和機關工人的人事檔案實行集中管理。除科級及以上干部的檔案按干部管理權限管理外，其他人員的人事檔案由區人才交流開發中心管理。

二、人事檔案移交后，區人才交流開發中心要嚴格按照人事檔案管理有關規定，做好事業單位和機關工人人事檔案的資料收集、整理、保管、使用、轉移等工作。

三、各地各單位要認真做好移交前檔案整理工作，確保人事檔案真實完整。年10月底前，除教育系統以外的事業單位和機關工人人事檔案要移交到區人才交流開發中心。年10月底前，區教育部門所屬事業單位的人事檔案要移交到區人才交流開發中心。

四、區人才交流開發中心要嚴格審查移交的人事檔案，對移交人事檔案符合條件的單位，簽訂人事協議書。對不符合條件的，要充實完善，達到規定標準后，再辦理移交，簽訂人事協議書。

摘要：流動人員的人事檔案管理是政府人事人才公共服務的一項重要內容，是人才服務體系的依托，具有數量多、管理難、服務多樣性的特點。面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量，本文探討如何提升人才服務建設水平和服務質量，體現人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務需求，并提出了改進建議。

關鍵詞：人才服務；流動人員；檔案管理

檔案是人一生的履歷記錄，更是人一生的奮斗證明。在非國有企業、社會團體工作的人員，從事自由職業、選擇靈活就業的人員、外出務工人員、未就業大中專畢業生、私企職工以及國家機關、事業單位和國有企業的非正式職工，由于沒有固定單位或所在單位無檔案管理權限，用人單位（個人）委托當地的人才服務機構管理單位職工（個人）人事檔案。人才服務機構管理的這部分人員的人事檔案就是流動人員的人事檔案。人才服務機構管理流動人員的人事檔案是一項工作職能，是政府人事人才公共服務的一項重要內容。隨著城市的建設和發展，流動人員的數量逐日增多，為了維護社會的穩定和保障民眾的權益，1996年中共中央組織部、人事部印發了《流動人員人事檔案管理暫行規定》進一步規范了流動人員人事檔案的管理工作。人才服務機構負責流動人員人事檔案材料的接收、鑒別、整理、組卷、保管、轉遞等管理工作，組織關系接轉工作，并按照規定為其政審、出國、留學、案件審理、落戶等出具證明、接待來訪、查閱、咨詢等服務利用工作。通過走訪調查、登錄人力資源社會保障部網站、查閱智研咨詢集團的《2019-2025年中國人力資源服務行業發展現狀分析及市場前景預測報告》《2020年中國人力資源服務行業分析報告—市場供需現狀與發展動向研究》《中國人力資源服務業發展報告（2019）》等資料發現，截至2019年年底，我國人力資源市場和人力資源服務業發展，呈現人力資源行業規模擴大、機構數量增長、高端業態快速發展和市場配置能力得到提升的態勢；流動人員數量、流動性呈現出上揚趨勢。面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量的特點，面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量的現狀，擺脫人力資源市場資源配置不平衡、信息來源分散、檔案利用率低的困境，提升服務水平和服務質量，體現人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務需求，流動人員檔案信息化建設成為必然。

一、流動人員檔案管理工作中存在的問題

（一）管理體制較為落后，管理方式過于陳舊。人事檔案中包含有個人基本信息、工作履歷情況、學歷學位變動、職務職稱晉升、工資待遇變化等方面的內容，用人單位通過查閱人事檔案就可以對流動人員的個人情況有更加深入地了解。我國從1995年開始實行流動人員檔案管理服務工作，至今已二十余年，但是受社會經濟發展水平不高，流動人員流動性大、檔案工作人員少的影響，流動人員人事檔案管理體制仍較為落后，主要表現在：1.在人事檔案管理中存在著檔案資料收集不齊全、不完整，檔案整理不到位、檔案轉遞不及時，出現“人檔分離”“人檔不一”的現象，導致人事檔案不能為用人單位提供有用的信息，嚴重影響了檔案的價值作用。2.傳統紙質檔案的管理模式工作效率低，更易發生丟失、損壞檔案資料現象，不利于長期保存和利用。3.檔案管理過程缺少標準化，特別是在中小企業中尤為明顯，一旦檔案資料受到破壞便無法實施有效管理，這也是造成人事檔案管理水平落后的重要原因。而且，隨著社會經濟發展，人員流動速度加快，人事檔案管理模式未能及時改變，無法滿足流動人員對檔案管理的需要。（二）工作人員素質不高，結構配比不合理。流動人員的檔案管理工作具有很強的專業性，需要有專門的管理機構和高素質的工作人員來負責這項管理工作。《2020年中國人力資源服務行業分析報告—市場供需現狀與發展動向研究》顯示，截至2018年底，全國共有各類人力資源服務機構3.57萬家，其中，公共人力資源服務機構5180家，經營性人力資源服務機構30523家。《中國人力資源服務業發展報告（2019）》顯示，2018年人力資源服務業統計情況———行業從業人員64.14萬人，與2012年33.6萬人相比增長了9.89％，平均每家機構的從業人員僅有18人，存在嚴重的配比不平衡。通過走訪調查、查閱人力資源社會保障部和各地市人力資源機構網站公布的數據資料、組織問卷調查等形式發現，當前人力資源機構的工作人員大多是兼職人員，自身不是檔案專業畢業，也沒有經過系統的、專門的檔案業務知識的培訓，自身素質和業務技能與檔案管理發展的要求不相符。特別是有些檔案管理工作人員，職業素養不高、責任心不夠、服務態度冷漠、執行政策僵化，甚至推諉刁難，違背檔案管理原則的事情時有發生，嚴重損害了人社部門的形象。我國流動人員檔案管理人員素質不高，結構配比不合理，制約著檔案管理質量和信息化建設的進程，也是我國人事檔案管理信息化建設過程中亟待解決的問題。（三）設備過于老舊，內容不健全，信息資源利用率低。人事檔案的辦公需要有專門的場地、獨立的庫房，有密集柜（架）用于存放檔案，有專用設備保證庫房環境達標。因專業的檔案管理設備費用較高，由于資金有限，設備更新不及時；受條件限制，庫房面積與存檔數量不相匹配，這些都制約了檔案管理水平。檔案資料不健全、檔案管理內容不符合現實需求，影響了檔案利用效率。（四）流動人員檔案意識不強，“死檔”“棄檔”現象增多。通常情況下，非公有制企業不具備管理員工人事檔案的權限，私企職工以及國家機關、事業單位和國有企業的非正式職工的人事檔案都委托當地的人才服務機構來保管。很多流動人員把檔案放到人才中心托管后就覺得萬事大吉了，有的人對自己的檔案長期不聞不問，更有甚者檔案早已丟失，有的人對自己能享受哪些人才公共服務更是不清不楚，造成檔案“失聯”，時間一長將難以保證檔案信息的實效性和準確性。如取得新的學歷、勞動合同或其他材料時沒有及時歸入個人人事檔案，導致個人人事檔案無法及時、完整地反映存檔人員的基本情況和經歷，在評定職稱、考研、出國等情況下需要依據檔案出具相關證明材料時，個人人事檔案不能提供有效的材料和依據，就會面臨諸多不便。

二、加強流動人員人事檔案管理工作的對策