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一、存在問題

1、欠缺材料較多。目前檔案中欠缺材料最多的是《干部任免呈報審批表》、干部提職考察材料、年度考核表、三個月以上的培訓材料、新取得的學歷學位材料、職稱申報審批表、參加中國共產黨、共青團及派的材料、工資待遇材料、獎勵處分材料、離退休審批表、正職的審計結論、生平事跡材料。

2、填寫不夠規范。存在著不該進而進檔、該進而不進檔現象。《干部履歷表》等檔案材料中應該填寫的項目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的項目不應該填寫卻填寫了內容。姓名用字不按要求填寫，姓名用字比較隨便，亂用多音字，甚至還有的人用錯字。“出生年月日”、“參加工作時間”、“入黨時間”、“學歷”等“三齡一歷”欄目的填寫上存在失真和隨意現象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料應該由有關領導或有關人員簽名蓋章的卻空著。有的材料末尾應該蓋章的未蓋章。

3、用紙規格和書寫工具不規范。歸檔材料沒有用16K規格的辦公用紙，有的檔案材料上沒有使用黑色或藍黑色墨水填寫，而是用圓珠筆、鉛筆，或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，時間長了容易褪色。還用的干部檔案材料中帶鐵釘進入個人檔案，時間一長會生銹損壞。

4、裝訂順序比較混亂。沒有嚴格按照干部人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄順序要求進行，有倒裝、錯裝、混裝和漏裝現象。

5、涂改現象比較嚴重。少數人員干部人事檔案中涉及出生時間、參加工作時間多處涂改嚴重，同一檔案材料中前后不一致，給準確認定干部出生時間、參加工作時間和入黨時間帶來諸多不便。

二、主要原因

1、檔案意識淡漠。有的干部認識不到檔案對干部工作的重要性和必要性，不懂得干部檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源，不知道報送、不及時報送應該歸檔的個人檔案材料給管檔部門，長時間地存放在干部個人身邊或所在單位人事部門，久而久之，就會出現干部檔案材料遺失或破損的現象。

2、業務素質不高。有相當一部分組織人事干部由于平時工作繁忙無時間學或由于人員更換頻繁沒來得及學檔案業務，形成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使干部檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位比如有的職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管，也是形成檔案資料短缺的一個重要原因。

3、傳送渠道不夠通暢。有的干部已經向所屬單位上交了應該歸檔的村料，由于職能組織人事科室人員責任心不強，不移送或不及時移交檔案資料給管檔部門，或者交到了無權管檔部門，而這些部門又沒有及時移交有權管檔部門。有的材料形成單位轉送管檔單位出現差錯。有的借閱或調閱檔案單位不及時歸還。有的人員跨地區或跨行業流動后，干部檔案沒有及時轉移。

4、工作力度不到位。由于管檔人員責任心不強，工作強度不夠，也不積極主動向有關部門索要檔案資料，不及時將資料插進個人檔案；或由于管檔人員嚴重不足,實在顧及不暇；或由于基礎資料臺賬不全，檔案底數不清,缺少檔案資料根本無從查起和補起。

5、領導重視不夠。我們發現有的單位領導沒有把人事檔案放在應有的位置，平時對檔案工作不聞不問，舍不得投入人力、物力和精力，不注重調動人事干部或檔案管理人員的積極性，不落實相應的政治經濟待遇。

三、改進措施

1、要強化組織領導。領導重視是做好檔案工作的關鍵。只有各級領導思想上重視，行動上落實，舍得在人力、物力、財力上投入，經常過問和檢查檔案工作，才能使檔案工作上臺階、上水平。

2、要強化隊伍建設。一方面要選好配足管檔人員。要按照《干部檔案工作條例》第7條“縣以上（含縣）的組織人事部門，應建立相應的干部檔案管理工作機構，并負責對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理檔案的單位，根據上述原則應當配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。”的規定，配足配強管檔人員，把那些政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專（或高中）以上學歷的共產黨員選調從事干部檔案管理工作。另一方面，各級領導要真正關心廣大組織人事干部和管檔人員，落實應有的政治經濟待遇，要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統一規定評定專業職務，才能讓他們安心本職，保持隊伍相對穩定，才能充分發揮各自的積極性與創造性。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵；對失職者，應視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分。

3、要強化責任意識。要搞好干部檔案工作，不但需要各級領導的齊抓共管和每一位干部的共同支持，更要靠各級組織人事干部和管檔人員的不懈努力。要不斷強化各級各類干部的檔案意識，尤其是各級組織人事干部和管檔人員的責任意識。干部本人要將應該歸檔的材料及時通過人事部門移交或直接送交管檔部門進檔。管檔人員要扎實做好各項具體細致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平時。必要時還要抽調素質高、業務精、肯吃苦的人員，集中人力、集中時間、集中精力，幫助管檔人員突擊清理干部檔案。

4、要強化業務培訓。要加強對管檔人員和各級組織人事干部經常性的檔案業務短期培訓。對管檔人員，主要是以自學為主、組織培訓為輔。檔案業務培訓主要是采取舉辦短期業務培訓班的形式，進行系統檔案業務培訓和干部檔案觀摩活動。自學主要是為他們訂閱檔案業務書籍，以期達到準確地掌握檔案管理知識，熟練地運用到檔案工作中去，自覺地做好檔案工作。對鄉鎮及單位人事干部，主要是培訓形成材料后如何進行材料搜集、鑒別，并在形成完整材料后一個月內送交管檔部門。對于干部個人，主要是讓他們了解哪些材料應該歸檔、怎么歸檔，對應該歸檔的材料如何進行規范化的填寫，要編發規范化的檔案材料填寫說明，并提出有關填寫要求。對檔案用紙規格和書寫工具提出明確要求。

5、要強化工作力度。管檔人員要培養踏實細致的工作作風，不怕苦、不怕累，要甘于奉獻、樂于清貧。平時要經常地做好檔案材料的搜集、審核、甄別和歸檔工作。要嚴格按照檔案十類材料的先后順序進行規范化管理。各個管檔部門每年要對所管理的檔案進行一次檢查核對，發現問題及時解決。對干部檔案審核工作中發現的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實在找不著的，則要進行彌補。

6、要強化監督管理。要建立一整套完善的檔案管理制度，并狠抓落實。干部檔案要明確專人管理，要嚴格借閱、傳遞審批手續。查閱檔案要按管檔人員的要求進行，杜絕涂改檔案現象的發生。要建立檔案資料基礎臺賬，要摸清檔案底數。移交檔案材料要經審查合格方可，對“三齡一歷”材料的填寫必須按組織人事部門審定的填寫。各級組織人事部門要定期召集有關部門會議，對干部檔案形成及歸檔提出明確要求，建立健全相關制度并狠抓落實。