導(dǎo)語：企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：經(jīng)過多年的改革與探索，我國已基本形成以養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險為主的社會保障體系，同時也形成了龐大的社會保險業(yè)務(wù)檔案。文章論述了加強企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實意義，通過比對地方經(jīng)辦機構(gòu)、企業(yè)社會保險管理機構(gòu)不同的管理方式，分析管理中存在的問題，進而探尋企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；社會保險；保險業(yè)務(wù)；檔案管理方式；社會保障體系

社會保險業(yè)務(wù)檔案既是經(jīng)辦社會保險業(yè)務(wù)的記載，也是稽核社會保險經(jīng)辦工作是否依法合規(guī)的重要載體。作為企業(yè)的社會保險管理部門，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是加強社會保險管理和提高服務(wù)水平的具體體現(xiàn)。

1加強企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實意義

社會保險業(yè)務(wù)檔案是參保單位和參保人履行繳費義務(wù)、享受社會保險權(quán)益的原始憑證，貫穿于社會保險參保登記、保險費征集繳納、保險待遇核準發(fā)放、稽核考量等社會保險業(yè)務(wù)全過程，是對參保單位和參保人權(quán)益的真實記錄，是確定參保人員享受社會保險待遇的重要依據(jù)。《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求各地方社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄資料，按照檔案方式嚴格加強管理、集中保存。2010年10月28日，第十一屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十七次會議通過的《中華人民共和國社會保險法》強調(diào)了社會保障是社會安定的重要保證。十八大報告也提出，要“健全社會保障經(jīng)辦管理體制，企業(yè)社會保險經(jīng)辦管理服務(wù)也要做到全覆蓋，實現(xiàn)便捷高效服務(wù)、均等機會、信息化管理等”。經(jīng)辦管理的內(nèi)容亦非常廣泛，包括社會保險政策制度的實施、社會保險關(guān)系的建立和權(quán)益記錄、社保基金的征繳和管理、社保信息查詢和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)布局等，都將成為改進民生、加強社會建設(shè)、促進社會和諧的重要舉措，這些舉措的落實到位都與社會保險業(yè)務(wù)檔案密切相關(guān)。另外，隨著社會保險制度的逐步規(guī)范，以養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險為主的社會保障體系逐步形成，涉及人員范圍增多，參保資料也日益增多。企業(yè)社會保險管理肩負重要的社會責任，不僅負責社會保險政策的貫徹落實，維護職工的合法權(quán)益，甚至對于參保人的保險訴求負有宣傳、解釋、協(xié)調(diào)的職責。這些工作的開展必須依靠社會保險業(yè)務(wù)檔案的科學管理和合理使用。

2企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

2.1企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理程度不高

企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)資料種類多，目前社會保險業(yè)務(wù)檔案管理沒有建立信息化系統(tǒng)，部門之間沒有建立起信息共享的平臺，少數(shù)職能部門信息化應(yīng)用相對滯后，造成部門資源很難及時共享，影響了相關(guān)部門配合協(xié)作的效率，甚至造成有些工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量日益巨增和傳統(tǒng)落后的管理模式之間的矛盾，紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)檢索、服務(wù)手段落后同現(xiàn)代化管理需求多樣化之間矛盾日益突出等，無一不需要利用現(xiàn)代化的信息手段來解決。

2.2業(yè)務(wù)資料歸檔不及時以及多頭管理的現(xiàn)象

社會保險費的管理涉及部門多且管理部門較多，由于部門之間配合協(xié)作的效率不高，相關(guān)崗位職責不清，在經(jīng)辦過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案歸檔不及時、未分類保存、資料不全等情況。具體來說，主要是工作中將業(yè)務(wù)重點放在社會保險基金的收繳、上解、支付與發(fā)放上，對形成的業(yè)務(wù)檔案材料收集、整理不夠重視，導(dǎo)致材料收集不及時，手續(xù)不齊全，不符合歸檔要求。另外，對于形成時間久遠的材料，缺乏統(tǒng)一的管理，甚至造成丟失。

2.3重要資料隨意保存、丟失的情況屢見不鮮

由于社會保險業(yè)務(wù)涉及面廣、人數(shù)眾多、政策性強、利用率高，增加了管理難度。重要資料隨意保存、丟失的情況導(dǎo)致參保人無法核實個人保險待遇，最終訴諸法律，給企業(yè)和參保人都造成了無法挽回的損失。筆者所在企業(yè)在某年度職工基本養(yǎng)老保險補繳工作中，由于部分參保人原始社會保險資料的缺失，滯后了補繳工作，部分參保人甚至不能開展補繳工作，影響了職工的養(yǎng)老待遇。因為涉及到職工切身利益，一定范圍里職工不滿情緒增加，同企業(yè)之間的矛盾增加。

2.4社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員管理專業(yè)素質(zhì)缺乏

作為社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，除了掌握業(yè)務(wù)技能和檔案管理的基本知識外，一些文秘學、情報學、計算機等相關(guān)的學科知識也是處理業(yè)務(wù)的基本能力。而當前，由于社會保險行業(yè)的迅猛發(fā)展，大量從事保險工作人員都是兼職人員，缺乏社會保險業(yè)務(wù)的管理經(jīng)驗和基本的檔案管理知識，多數(shù)工作都是疲于應(yīng)付，綜合素質(zhì)仍有待提高。有些社會保險業(yè)務(wù)是基層交流上來的“轉(zhuǎn)行”人員，工作者事業(yè)心不強，業(yè)務(wù)上不能精益求精，欠缺奉獻意識與敬業(yè)精神，缺乏知識更新的主動性與自覺性。

3企業(yè)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理創(chuàng)新策略

隨著社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、信息化發(fā)展趨勢以及社會保險業(yè)務(wù)檔案服務(wù)性功能的重要性逐漸凸顯，結(jié)合實際操作中的經(jīng)驗，探索提出四點社會保險業(yè)務(wù)檔案管理策略：

3.1加快業(yè)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)

社會保險業(yè)務(wù)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)是信息社會對社會保險業(yè)務(wù)檔案工作的基本要求，同時也是業(yè)務(wù)檔案工作在信息社會賴以生存的條件之一。要加快信息化建設(shè)的步伐，使之盡快融入信息社會，就必須用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的管理模式。探索建立人社、稅務(wù)、就業(yè)、銀行等相關(guān)部門數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)信息資源共享。將社會保險費參保、核定、征收、繳費等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化、管理信息化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，減少大量的重復(fù)性工作，加速實用、通用軟件的研制，加快業(yè)務(wù)檔案信息數(shù)字化處理步伐，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的全程信息化。并持續(xù)推進企業(yè)社會保險信息化建設(shè)，逐漸建立社會保險業(yè)務(wù)檔案多種介質(zhì)相互轉(zhuǎn)換和備份的有效途徑，逐步變手工編制歸檔目錄為自動編制歸檔目錄，變手工檢索為電子檢索，變?nèi)斯そy(tǒng)計利用為信息化統(tǒng)計利用，變傳統(tǒng)的適用于手工檢索案卷級管理為更適用于信息化的文件級管理，將紙質(zhì)檔案過渡到數(shù)字檔案或二者共存的模式。

3.2加強社會保險各級管理部門之間的協(xié)作

對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)進行培訓、交流、溝通，使各管理部門能更加全面、深入地掌握社會保險相關(guān)知識，提高業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。鑒于企業(yè)下屬各單位分布較散、相互距離較遠，資料傳遞存在丟失、責任劃分不明等安全風險，可按照管理權(quán)限進行兩級管理。企業(yè)層面的社會保險業(yè)務(wù)檔案由機關(guān)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)進行管理，具體包括企業(yè)社會保險基金收支管理、社會保險繳費及地方社會保險經(jīng)辦機構(gòu)核準的保險費、待遇申報等資料；各基層單位層面的社會保險業(yè)務(wù)檔案由各單位進行管理，具體包括本單位職工個人資料、本單位社會保險相關(guān)申報資料及公司核準的材料。企業(yè)和基層單位各司其職、各負其責，分工明確、責任清晰。

3.3推進業(yè)務(wù)檔案管理的科學化建檔

進一步改進社會保險業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等管理方式、交接流轉(zhuǎn)形式等。機關(guān)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、管理要求、管理制度、保管期限等做統(tǒng)一規(guī)定，建立個人社會保險業(yè)務(wù)檔案，統(tǒng)一檔案外觀，統(tǒng)一檔案盒、背脊標簽、歸檔封皮、目錄記錄及檔案的專門存放場所等，把基本養(yǎng)老、基本醫(yī)療、補充醫(yī)療保險和企業(yè)年金等賬戶手冊統(tǒng)一歸入檔案，與其他待遇資料一并按照年度進行歸檔，資料齊全、一目了然，方便職工查詢，使社會保險業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一美觀，也保證了職工內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)時社會保險業(yè)務(wù)檔案的一致性，利于管理，推進了社會保險業(yè)務(wù)檔案標準化建設(shè)進程。基層單位作為直接管理部門，按照檔案形成途徑進行及時、全面歸檔。及時對參保人崗位變動、退休、死亡等身份變更等變化的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行收集歸檔，定期上交資料，確保資料的完整。

3.4充分利用社會保險業(yè)務(wù)檔案

提高社會保險業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，通過科學運用促進業(yè)務(wù)檔案的管理，把企業(yè)和個人社會保險業(yè)務(wù)檔案上由死信息變成活數(shù)據(jù)，努力把檔案作為基礎(chǔ)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)科學評價社會保險制度運行情況和未來趨勢，制定有效的社會保險政策、制度提供科學依據(jù)。同時，便于對社會保險工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗、查找不足、改進提高，真正提高資料、數(shù)據(jù)安全系數(shù)和利用效率，落實好社會保險這項惠民工程。

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作者:付彧 李廷園 沈沉 單位:中國石油集團石油管工程技術(shù)研究院 中國石油測井有限公司