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【摘要】在企業的檔案管理中，筆者把企業的檔案分為信息型檔案、知識型檔案、數據型檔案。這些檔案是生產建設和科技研究以及研究科學技術發展史的必要條件，檔案工作是科學技術管理和企業生產管理的重要組成部分，所以檔案管理學在案學中是最能夠直接為社會主義經濟建設，為實現工業、農業，科學、國防四個現代化服務的一門科目。它在檔案學中，不言而喻占有重要的地位，今天我們要設置技術檔案管理專業，就充分說明它的重要性。本文將從企業本身的現狀分析，研究如何才能建立一個合適本企業發展的檔案管理，利用本企業案例進行分析。

【關鍵字】檔案學，檔案管理，生產管理，管理學，

引言

企業檔案是企業各項活動真實的歷史記錄，是企業的重要信息資源，企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，也是國家檔案工作的組成部分，隨著計劃經濟向市場經濟體制的轉變，化工企業的改革向縱深發展，也就從客觀上要求化工企業的檔案管理工作要更新觀念，深化改革。

一、檔案學在企業管理中的應用現狀

化工教學檔案，化工檔案是一種專業檔案，化工檔案工作除了具有檔案的形成，整理，保管，鑒定，開發利用，統計監督等一般檔案工作所具有的工作環節之外，還應具有工業專門檔案所特有的工作內容，比如檔案的檢查，修改，補充，復制等等，化工檔案工作者要適應改革的大潮，具備較高的政治素質，熟練的業務技能，認清自己工作的對象化工檔案，化工檔案是指化工科研，設計，施工，生產，經營教學等活動中形成的應歸檔保存的文字材料，計算材料，圖紙，圖表，帳簿，照片，影片，錄音，錄像，光盤，以用其它各種機讀文件材料的總稱。

科研人員出于保護自身知識產權利益，將技術核心內容或關鍵技術數據保存在自己手中，給科研生產活動帶來不便；還有的科研人員為圖省事，只記錄和保存研究結果，對研究過程中的原始數據缺少記錄和保存；甚至有一些項目為達到進度快、經費少的目的而采取省略必要的技術文件、壓縮圖紙數量、降低文件材料標準等方法。這些都對科技檔案的內在質量直接構成嚴重影響。企業雖然建立了檔案質量管理體系及配套的規章制度，但在實際工作中，企業領導卻只顧抓生產、創效益，忽視了規章制度的貫徹落實。由于缺少了質量監督機制，檔案質量很難有保障。

二、檔案管理在企業中的實際應用

例如：客戶購買產品后，發現產品中如出現異物，主要表現為黑料，將產品溶解于水中則表現為黑點。參考客戶對產品的溶水實驗，我們提出了自己的實驗方案：即取200g樣品溶解于800ml水中，常溫攪拌20～30min，靜置20min后觀察。對大反應爐上線前后爐子的運行情況進行了調查，主要統計了反應爐流黑料的情況，結果見表14。

表1反應爐流黑料情況表

序號在線反應爐臺數流黑料臺數序號在線反應爐臺數流黑料臺數

14511′453（2臺大爐）

24502′450

34523′455（4臺大爐）

44504′453（3臺大爐）

54505′454（2臺大爐）

64516′452（1臺大爐）

74517′454（3臺大爐）

84528′452（1臺大爐）

94509′455（3臺大爐）

1045110′453（3臺大爐）

1.檔案管理為領導決策起到什么作用；

在此次“黑料”的案例中，這次的事件中，領導為這次事件中給事件及時的成立了科研小組，并在此同時改進反應爐體，對半成品料進行黑料翻檢，對成品進行黑點檢驗把關等一系列決策。并對企業本身存在的問題及時的落實了三大制度--《**生產工藝規程》（LH/ZC－SH－07－2007），《**生產崗位操作規程》（LH/ZC－SH－08－2007），《**檢驗規程》（LH/ZC－SH－13－2007）。檔案學的材料收集給科研部門的信息分析提供了整體的數據依據，盡快的得出原因。這樣給企業的領導的決策提供的及時有效的資料這樣避免了材料的重復使用。

2.檔案管理在產品出現質量問題時（見我提供的材料）發揮的作用

在“黑點”事件中，根據事件的發生中，及時給科研小組提供了一手的信息材料。在此同時，根據整理出來的檔案，確定了以下的決策：一是確定員工缺乏培訓（非要因），二是生產操作的新員工的操作經驗不足（非要因），三是反應爐石墨氧化脫落（要因），四是設備清潔維修保養不夠（非要因），五是石墨材料未檢驗（非要因），六是為檢驗半成品（要因），七是無成品黑點檢驗程序（要因），八是單氟生產區域大，環節較多，產品易受污染（非要因）。

幾個原因的確定，給科研小組一個系統的整理結構。及時的向上級反應事件的整體狀態，提供了有效的保障。

一、如何建立一個合適本企業發展的檔案管理

1、企業的檔案管理的分類

按照企業管理檔案的類型，筆者把企業的檔案管理分成這樣幾個類型:一是數據型，二是信息型，三是知識性。按照這樣的分類，根據各個類型的一定特點，他們之間還是存在著一定的聯系的。

2、目前各個企業管理的各層面引入檔案管理存在的問題

首先，檔案管理意識淡薄，本企業在多年的工作經驗中明顯的存在著；其次，沒有合適企業的檔案管理機制，在檔案管理的程序上不能滿足企業與有關單位的相互交流；再次，檔案管理的客觀條件不能滿足科室的需要；最后，檔案分散，所保存的檔案中原件少，復印件多，檔案尤其是技術檔案，無法保管。

3、如何建立合適企業的檔案管理

①提前控制

檔案部門必須做好提前介入工作，從多方面了解信息，掌握第一手材料。在科技生產活動立項之初，檔案人員就應針對項目特點，及時介入指導，并且對科技檔案的收集范圍、歸檔制度、保管、修改、利用、編研等各個環節提出明確具體的要求，指導建檔人員的工作，從根本上保證科技檔案的來源和質量。

②歸檔控制

包括兩部分工作，一是對文件材料的審查、鑒定和甄選；二是對文件材料的整理、加工。審查、鑒定的第一項任務是鑒別真偽，確認文件材料的真實性和可靠性。如果所有的文件材料都有出版和形成日期，都有設計形成人和有關技術負責人的簽字，這樣的文件便可認為是真實可靠的。在鑒定中還可能遇到某些文件沒有形成者和日期，也沒有負責人簽字，可以說是眉目不清。這類文件的鑒定就比較復雜，只有請有關人員考證，確認形成時間和形成者后，才能弄清它的價值。審查、鑒定的第二項任務是檢查文件材料是否根據檔案工作要求進行書寫。如果簡單潦草，不能反映工作的狀況和過程，或原始材料缺乏，這樣的文件材料就要返回形成部門加工修改；審查、鑒定的第三項任務是內容質量的鑒別，這也是重要、難度最大的一項工作。文件內容質量的鑒別，由于文件內容的多樣性和技術上和復雜性，一般采用間接鑒定法。首先是通過有關技術領導對相應文件進行評價，判定文件的重要程度，然后是請教有關高工、專業技術人員提出評價意見。審查、鑒定的第四項任務是對案卷格式和所填表格的正確性進行審查。文件材料歸檔時的基本表格有案卷目錄、卷內目錄、備考表等，這些表格是案卷內容的外在形式，必須填寫齊全準確。如果文件在歸檔時能夠進行上述四項審查，科技檔案的質量也就基本得到保證了。至于科技文件材料的整理、加工就得由檔案人員的專業素質來保證了。

③反饋控制

查和評價超前控制、歸檔控制的成效，以及做到有的放矢地指導超前控制和歸檔把關工作，還必須通過反饋控制環節。反饋控制的首要任務是發現問題，發現問題可以通過兩個途徑來實現。第一個途徑是從檔案利用中發現問題，例如檔案中數據的準確性問題，往往通過利用才能確認。發現問題的第二個途徑是對檔案進行抽查、評價。通過抽查案卷及時發現問題，再分析問題，明確改進方向，最后采取積極有效的措施解決問題，從而使檔案質量的整體水平得到提高。

《2006年中國信息化發展報告》

中國人民大學信息資源管理學院《信息化與檔案管理若干問題思考》《北京檔案》2007年第一期

北京市信息化領導小組辦公室《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》