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一建立學籍檔案數據庫的必要性

1.建立學籍檔案數據庫使學籍檔案的管理效率、檢索速度和查準率有了明顯的提高。面對日積月累的檔案，沿用傳統的手工目錄查詢檔案已經不能適應形勢的要求，傳統的案卷目錄檢索點單一，不支持模糊查詢，檢索起來費勁費時，而且查全率和查準率很難得到保障。以復旦大學1960年以后形成的學生學籍檔案為例，如本專科生的學生成績表、畢業生登記表，不以個人為單位立卷的，而是以年度、院系或專業為單位裝訂成冊，學生的學籍變更如休學、退學、復學、轉學不能在案卷目錄上體現出來，這樣難免會降低檔案的查準率。我們將學生的個人信息輸入計算機，建立學生信息數據庫，只要定義任一檢索條件或組合查詢，即可迅速準確地篩選出符合條件的記錄。

2.采用學籍檔案數據庫管理緩解了檔案保存與利用之間的矛盾。學籍檔案的形成年度跨度較大，尤其是具有百年歷史的高校，學籍檔案對于研究高校教育史具有重要的參考價值，而檔案不同于一般的歷史文物，具有記錄性和原始性的特點，隨著社會的發展，學籍檔案的利用率在不斷提高，檔案的破損速度也在加快，這樣就產生了學籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。將學籍檔案原文數字化，存入數據庫，不僅可以解決“保存”與“利用”的矛盾，而且還大大提高了查檢速度。

3.學籍檔案數字化是檔案信息上網的基礎。網絡化已成為時代的主旋律，網絡技術的應用更推動了檔案事業邁上新的層次。檔案信息是重要的信息資源，檔案信息只有上網才能體現它的價值，才能為更多人所利用。大量的檔案信息寓于紙質的案卷、文件之中，雖然電子文件已經達到相當程度的普及，但大量較早時期形成的檔案都還是紙質的，這是檔案信息上網的一大障礙。只有將這些紙質檔案轉化為電子文件，才能真正成為電子信息。

2、建設學籍檔案數據庫

1.學生信息數據庫的基本結構

學生信息數據庫由10個輸入字段組成，分別是：學號、姓名、字、號、籍貫、院、系、專業、入學年月、畢業年月，同時，這些字段又是多途徑組合查詢的檢索入口。

我們用Access2000來開發學籍檔案信息管理系統，Access是一種關系型數據庫，它為用戶提供了數據庫管理的工具集和應用程序開發環境，是中小型數據庫應用領域中最通用的數據庫軟件。由于Access數據庫和VB(VisualBasic)語言結合得比較好，對于數據庫開發人員，利用VB語言以及Access數據庫提供的可視化工具和向導，便可以設計出具有一定規模、功能強大的數據庫應用系統。Access還具有數據訪問的功能，可以創建用來添加、編輯、查看、處理學籍檔案數據庫當前記錄的Web頁，也可以通過電子郵件發送數據。

2.制作掃描文件

采用掃描錄入方式將學籍檔案按原貌逐頁存儲為圖像文件，學籍檔案原件有5項基本內容：畢業照、學生學籍表、分年課程學分表、畢業資格審查表、中學畢業證書，以學號作為文件名標識，例如某人學號為13561，那么他的掃描文件分別為13561a、13561b、13561c、13561d、13561e，依次類推。

計算機圖像文件的格式很多，常見的圖像格式有：BMP、JPEG、TIFF等，使用上各有長短。不同的格式其文件大小、打開速度、支持顏色、壓縮耗損等參數均不相同。BMP格式的圖像沒有壓縮、最能體現實物的原貌，大多數瀏覽器如IE、Netscape等都支持這種格式。然而其文件大，占用系統資源最多，打開速度慢，特別是在網絡上傳輸時，其打開和下載速度更難適應要求。因此在圖像格式的選擇上必須考慮Web圖像的要求。JPEG格式的圖像壓縮比例大，圖像文件做得小，網絡下載速度也最快，支持顏色也多。TIFF格式的文件適合做動態圖形，但是色彩層次的還原性比較差。所以，建設大量圖片形式的掃描文件庫選擇以*.JPG格式保存比較好。

經過比較和測試，用100dpi的掃描分辨率掃描的圖像在清晰度和文件大小之間達到較好的平衡。

3.學籍檔案數據庫系統的設計

對所有的掃描文件編制目錄索引，目錄索引用數據庫方式建立，每一圖像文件以其存儲地址與其在目錄索引中的記錄相鏈接。利用目錄索引可檢出所需檔案之圖像文件的存放地址，通過地址借助鏈接顯示該檔案原文的圖像。

我們設計的復旦大學學生學籍檔案信息管理系統由數據庫文件，掃描文件，超文本文件及程序文件組成。分別開設四個子目錄存放這四部分的文件。

數據庫文件即學籍信息數據庫，由手工錄入的學生信息組成，一人一條記錄，是檢索的依據，也是鏈接的基礎。

掃描文件即學籍檔案的原文掃描件，由于數量多，必需用一個大容量的硬盤來存放，為了保證數據的安全，還應分期分批進行數據備份。

超文本文件即*.html文件，通過程序生成，通過學號建立超文本鏈接。

程序文件由輸入界面、查詢界面組成，并分別嵌入IE控件。程序啟動后，歷讀學籍檔案文件夾中的掃描圖形文件，依學號自動編寫相應的HTML文件，供輸入、查詢中的瀏覽器閱讀。

系統采用先掃描后輸入的方式。在輸入界面內，選擇學號，程序調用對應的HTML文件，瀏覽器顯示對應學籍表，依據學籍表輸入相關信息，使數據庫的輸入工作簡潔直觀，可方便完成數據的保存、編輯和打印等工作。

在查詢界面內，可按各字段進行獨立或組合檢索，并在網頁內給出結果集合。點擊學號，瀏覽器給出該學生的全部檔案資料。并可直接打印，郵寄各文件。

3、建設學籍檔案數據庫的難點和解決辦法

1.學籍檔案具有原始性的特點。雖然文檔一體化管理在信息系統技術上已逐步走向成熟，但是大量歸檔后的文件卻不能做到全部數字化。自動文字識別軟件OCR技術的應用大大提高了數字化的效率，但是這種軟件要求印刷體的規范化文字，而對歷史檔案原始資料中大量形形色色的手寫字體很難識別。由于時代所限，早期形成的歷史檔案都是紙質的，這也是實現檔案數字化的瓶頸。所以，通過掃描技術，將原始的學籍檔案材料，轉換為圖像文件存儲在計算機中，是一種比較現實可行的辦法。通過學籍檔案數據庫可以快速調用原文數據庫即掃描文件庫中的文件，也省卻了調卷的繁復。

2.學籍檔案材料不統一。學籍檔案是散頁的，各種材料大小不一，有些材料甚至有缺損，在掃描時需要對有殘缺和破損的照片在進行修補，我們可以用圖像處理技術對掃描的圖像文件進行加工，使之達到滿意的效果。

3.建設學籍檔案數據庫數據庫是一項費時的工作。學籍檔案的原始性決定了它的數字化必須通過掃描來實現，而學籍材料的不統一性又降低了掃描的效率。這樣，學籍檔案的全部數字化在短時間是不可能實現的。數據庫管理系統的功能完善需要測試，而系統測試需要一定數量的數據，也就是學籍檔案的原件掃描件。短時間里，檔案的完全數字化很難實現，因為掃描是一項費時的工作，而檔案數字化最基礎的工作也就是掃描。

建立學籍檔案數據庫是建設數字化檔案館的一種探索，按照辦公自動化、檔案信息化、保管科學化、利用現代化的要求，通過建立學籍檔案數據庫可以實現檔案信息數字化，達到利用現代化的要求，并最終實現學生學籍檔案的信息共享和有效利用。檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，也是檔案工作現代化的主要標志。只有將檔案全文信息數字化了，才能在網上公布，構建現代意義上的數字化檔案館，使檔案用戶在足不出戶的情況下借助網絡查閱檔案，獲取信息。