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編者按：本論文主要從要進一步提高檔案意識；要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件；建立保障檔案數字化的制度；要積極推動網絡化歸檔工作；檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作；建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全；建立檔案網站等進行講述，包括了檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法、煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重、煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺等，具體資料請見：

摘要：為加快煤炭企業檔案數字化建設，企業應該從提高檔案意識、建立保障檔案數字化的制度、要進一步推進網絡化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數字化。

關鍵詞：檔案數字化；檔案意識；制度；網絡；數據庫

隨著社會的發展，煤炭企業的現代化建設步伐不斷加快，辦公系統的網絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發展步伐，加快數字化建設，更好地為企業的發展服務。

1要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發利用是企業取得長足發展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發揮檔案的作用。

2要加大經費投入，為做好檔案工作創造良好的條件

煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案工作往往容易被領導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發揮檔案工作的優勢，特別是數字化檔案的優勢，努力進行檔案信息的研編，為領導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數字化的制度

在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

4要積極推動網絡化歸檔工作

當前，煤炭企業的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數據進行一些深層次的處理開發，數據輸入影響數字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數字化先要保證重點檔案的數字化工作

煤炭企業的檔案部門主要為企業的管理者和工程技術人員服務，但是將館藏檔案在短時期內迅速全面地數字化是不現實的，因此對保存檔案的數字化要保證重點、突出特色。煤炭企業檔案部門所保存的檔案反映了企業的發展歷程、包含了礦井在發展中克服的一些技術難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產、經營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優先完整進行數字化。對企業長遠發展有重要指導意義的檔案要特別注其數字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

7建立檔案網站

檔案部門可以依托自動化辦公系統，積極開發各種數據歸檔平臺，建設收藏基本目錄數據庫、單位基層報表和單位動態數據庫及各項專題數據庫的查詢入口，實現檔案信息的網上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時間，力爭用企業干部職工提供更多的信息，更便捷的服務。

總之，煤炭企業檔案工作的數字化建設，要結合企業網絡化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業的安全生產、經營管理等提供真實可靠的、可以借鑒的資料，積極推動企業的又好又快發展。