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論文摘要：本文通過論述知識管理檔案信息資源建設的內在關聯，提出基于知識管理的檔案信息資源建設是檔案館履行其文化使命的必然選擇，并對如何借助知識管理的理念方法進行檔案信息資源建砹提出了個人見解。

論文關鍵詞：知識管理檔案信息資源

人類歷史上經歷了五次信息革命，如今已經進入信息社會，信息資源開發和利用水平已成為一個國家強盛的重要標志之一。檔案作為人類社會記憶具，也是一種可貴的信息資源。止確認識檔案信息資源，提高檔案信息資源建設水平，對實現檔案的信息價值，為我國經濟建設服務具有十分重要的意義。本文即是在這一背景下，從知識管理的角度探討檔案信息資源建設的若干理論與實踐問題，以期達到“拋磚引玉”的效果。

一、知識管理與檔案信息資源建設的關聯

1．知識管理是一種全新的管理理念和方法

知識管理是運用信息技術，通過對知識的取得、整合、轉換、分享、應用與創新等一系列活動，使知識不斷產生、累積與升華，以便更有系統、更有效地運用知識去創新的管理。知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法，致力于對各種知識的連續性管理，通過知識交流與共享推動知識創新，著力培育和提升組織的集體創造力。

知識管理理論將知識劃分為顯性知識利隱性知識，這種認識源于英國的哲學家邁克爾·波蘭尼(MichaelPolanyi)，經過被譽為“現代管理學之父”的美國的彼得·德魯克(PeterFDurcker)、日本學者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的進一步闡發建構被廣泛采納接受。顯性知識是指用書面文字、圖表和數學公式表述的知識，易于傳遞、分享；隱性知識是指尚朱被言語或其他形式表述的知識，往往以個人的技術訣竅、作經驗等形式存在，與個體的知識結構、閱歷、思維方式等密切相關，是處于“緘默”狀態的知識，不易被獲取和傳遞。顯性知識植根、依賴于隱性知識。隱性知識是人類知識的內核，而顯性知識只是在內核上賦予了可以表述和轉達的外型。因此，知識管理明確地提出要對組織內的顯性、隱性知識同樣實施有效的管理，尤其要重視隱性知識的管理。

2．檔案信息資源建設應被賦予新的內涵

檔案信息資源建設的真正含義是什么?它的實際工作內容義是什么?同答這兩個問題，首先需要對建設的對象——檔案信息資源有個準確把握。檔案信息資源是適應生產力的發展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內向性。

“建設”一詞具有創立、建立、增加之意。檔案信息資源建設含義可以表述為：檔案部門對本區域、本領域、本單位的檔案信息資源進行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫的一系列活動的總稱，屬于檔案管理作的范疇。我國的檔案管理工作，在過去很長一個時期，人們都認為有“六個環節”：收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內容，與“六個環節”增加到八個環節：。隨著信息時代的發展，檔案管理的傳統理論迎米了變革和創新，檔案信息資源建設的工作內容也隨之豐富起來。筆者認為檔案信息資源建設應該包括收集、整理、鑒定、保管、統計、編目與檢索、編輯與研究七個環節，與提供利用共同構成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個階段：實體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統計)和檔案信息資源開發(編目與檢索、編輯與研究)。實體收藏是檔案信息資源開發的基礎，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實體。檔案信息資源開發是圍繞社會需要，利用專業方法和現代技術，從收藏實體中發掘有用的信息材料進行編輯和研究，強調檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫。

3．基于知識管理的檔案信息資源建設是時展的要求

當前，檔案信息資源的作用日益凸現，檔案管理工作的內容不斷升華。有人認為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應用檔案信息資源為現實服務、替未來著想的獨特作用”，并指出：“要把檔案館建成‘思想庫’，更好地發揮檔案資政襄政作用。”有人明確指出：“在知識經濟時代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務成為知識服務，檔案機構的核心功能將是檔案服務與開發能力。”這些論述體現了檔案界對檔案信息資源進行了重新定位，對利用知識管理的理念和方法把檔案信息資源建設成為知識型、思想型資源已有了明確的認識。檔案信息雖不等同于知識，但檔案信息包含著知識。檔案信息資源作為知識經濟時代重要的戰略資源，其重要性很人程度上體現在檔案信息能夠轉化為知識，能夠服務于生產力的發展和社會的進步。檔案信息資源建設與知識管理有著密不可分的聯系，基于知識管理的檔案信息資源建設是新時期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案作者必須對知識管理理論有清晰的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大的作用。

二、知識管理視角下檔案信息資源建設的策略

知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識管理的理念和方法開展檔案信息資源建設，是檔案作適應時代要求的理性選擇。

1．發揮專業優勢，優化檔案信息資源結構

收集本區域、本領域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工者在長期的工作實踐中積累了這方面的經驗，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業優勢。如今，檔案不僅是組織內本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰略資源，除了發揮檔案的憑證價值外，更要注重檔案參考價值的開發。筆者認為，在實體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就當注入知識管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強相關文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利丁檔案信息連續性地管理和隱性知識的挖掘。另外，收集歸檔要堅持數量與質量并重的原則。檔案工作者充分認識劍：利用需求的不斷增長與館藏數量有限、結構單一之間的矛盾日益突出，對豐富館藏、優化結構已達成廣‘泛共識。然而，實際作中不能將其等同于盲目地擴大收集歸檔范同，造成進館數鼙急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。岡此，歸檔范闈的擴人是有限的擴人，是以挖捌隱性知識為目的的擴人。確定歸檔范圍和鑒別進館是一個知識評價的理性過程，是優化檔案信息資源結構的關鍵所在。

2．更新管理理念，注重隱性信息的挖掘

目前，檔案部門還存在注重檔案保管與實體控制而輕視檔案資源開發利用、注重顯性信息的獲取而輕視隱性信息挖掘的現象，在實際管理中具有嚴格制度化、程序化、規范化的特點。止如有些學者指出：“由于檔案實體排放具有單向線性存放特點，建立在這種基礎結構上的檔案信息資源開發，無論是在用戶需求的適應性，還是檔案信息內容的利用上都受到一些限制，客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發與利用”。因此，檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應組織其內容信息并融入價值創造過程中為現實服務，充分發揮檔案的情報價值。充分運川知識管理理念，有利丁檔案信息的組織。電子時代的檔案米源原則強調對文件背景信息的獲取，即文件是由誰，在什么條件下、運剛哪些數據、為了何種目的、采剛怎樣的結構形式等方面的綜合信息。通過對這些背景信息的分析研究，不僅可以幫助人們更好地理解躍然紙上的顯性信息，而且可以為知識的連續性管理提供線索和幫助。除了以文件為線索搜集相關隱性信息外，隱性信息還大量蘊藏于組織運行、組織文化和組織成員頭腦中。檔案工作者要開拓思路，采取多種方式，積極主動地挖掘隱性信息并使其顯性化，構筑檔案信息資源庫。

3．摒棄保守觀念，促進知識的流轉與互動

檔案信息資源建設要以社會需求為驅動力，以服務利用、實現檔案信息價值為最終目的。因此，檔案信息資源建設不是一個孤立的、封閉的過程，而是與服務利用緊密聯系、相互促進的過程。檔案信息資源建設是服務利用工作的基礎，其建設水平的高低決定著服務利用的效果；而服務利用的需求和效果義反饋于檔案信息資源建設，指導著建設的方向和步驟。在檔案信息資源建設過程中，應該摒棄傳統的保守觀念，在兼顧保密性要求和所有權限制的基礎上，最人限度地提高檔案信息資源共享水平，疏通利需求的反饋渠道。檔案信息的知識屬性決定了只有共享知識、應用知識、創造知識，使知識直接服務于組織價值的創造活動，才能體現檔案信息資源的真正價值。正如有的學者指出：“檔案機構開展檔案資源開發利用的核心就是要創造一種隱性知識與顯性知識互動的機制，通過檔案管理者隱性知識的表達和隱性知識與顯性知識的相互作用，形成新的知識，從而發揮檔案機構的知識庫作用。”檔案工作者應該為知識的流轉與互動創造條件，積極主動地融入更廣闊的活動領域，使檔案信息資源建設成為組織日常作中必不可少的組成部分。

4．加強環境建設，提高檔案工作者的創造性

知識經濟時代背景下的檔案信息資源建設，需要具備一些必要的物質條件和組織氛圍。只有組織成員都能站在共享知識、創造知識的高度，才能使處于分散狀態的檔案信息集中管理，處于隱性狀態的信息物化歸檔，處于靜止的檔案信息流轉互動為組織發展所必備的戰略資源。檔案信息資源是組織成員的共同財富。打破部門、分工的界限，克服個人對知識的壟斷心理，營造一個知識共享、互利互惠的和諧氛圍，將成為環境建設的主要內容。對于檔案工作者而言，作為檔案信息資源建設的主體，不僅僅要具備對知識廣泛占有的能力，還要具備運用知識的能力，具備通過獨立思考不斷擴大知識的能力。這就要求檔案工作者增強知識管理意識，不斷提高自身的綜合業務素質，創新工作方法，為豐富檔案信息資源、打開檔案工作新局面而努力。

在知識經濟時代，檔案信息資源建設是知識管理應用的重要領域，檔案工作者將是知識管理的重要踐行者。知識管理的理論為檔案信息資源建設提供了許多有益的啟示，但在實踐環節還有待進一步摸索和總結，任重而道遠。