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【摘要】檔案的作用分為一般作用和特殊作用，但還有一個隱性作用常被人們所忽略，那就是對文件形成的規范作用。本文就從檔案與文件關系入手，深度挖掘檔案對文件形成的載體、對文件形成的程序和對文件形成的體裁格式的規范作用。并充分利用這種作用，規范文件形成載體和文件形成的程序和文件的語言、體裁、種類、格式，從而確保檔案能夠長期保管和檔案的合法地位。

【關鍵詞】檔案；文件；作用

檔案是國家機構，社會組織和公民個人在社會實踐活動中直接形成的具有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。一般來講，檔案的作用分為一般作用和特殊作用。一般作用主要表現在：是機關工作的查考憑據，是生產建設的參考依據，是政治斗爭的必要手段，是科學研究的可靠資料，是宣傳教育的生動素材等幾個方面。而特殊作用主要表現在檔案的憑證作用和參考作用兩個方面。[1]我們知道，檔案的前身是辦理完畢且具有一定保存價值的文件。

也就是說文件的內容、格式決定了它是否具有保存價值，是否會歸檔成為檔案并繼續發揮它的作用。但是，檔案保管好壞也決定了這種作用發揮的效果。為了確保檔案得到妥善保管，并進一步好發揮檔案的參考憑證作用，長期經驗教訓告訴我們，必須對檔案的前身---文件的形成與格式提出規范要求。這就是我們常常忽略的檔案另一個隱性作用，對文件形成的規范作用。它主要表現在以下三個方面：

1要確保檔案耐久性，檔案對文件形成的載體和記錄方式起到規范作用

檔案的保管是檔案管理工作的一個重要環節，也是檔案發揮作用的關鍵環節。檔案要持久保管并發揮作用是由檔案的耐久性決定的。

檔案的耐久性是指保存和使用的過程中，檔案制成材料抵抗理化損壞作用和保持其原理化性能的能力。它主要由兩方面因素決定：一是檔案載體，另一個是檔案的記錄方式。

1．1文件形成的載體對檔案耐久性的影響。文件形成的載體從歷史的演變過程來看，先后使用過甲骨、金石、縑帛、紙張，就是我們常見的甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案和紙質檔案。還有現今普通使用的光盤、磁帶、相片等。但目前，我們文件形成的主要載體還是紙張。紙質的好壞就決定了檔案的耐久性，也就直接影響到檔案作用的發揮。

紙張的耐久性主要由造紙原料的種類、性質和造紙生產過程等因素決定。造紙原料很多，目前主要使用植物纖維，纖維的基本化學成分是纖維素、半纖維素和木質素組成，造紙原料中這三種化學成分的性質和含量對紙張的耐久性有主要影響。而造紙主要分為“制漿”和“抄紙”兩個生產過程，制漿的方法有手工法、機械法和化學法，采用不同方法制漿，紙張纖維的長短和粗細都不同，從而對紙張的耐久性有很大影響。所以，我們在工作中，必須根據公文的重要性來選擇不同紙張作為文件記錄載體。這樣既可以增強檔案的耐久性，發揮檔案的作用，又可以合理節約辦公經費。

當然，我們在日常的科技生產等活動中，也有使用光盤、磁帶和相片作為記錄載體。由于這些載體的材質對耐久性有很大影響，所以我們在選購辦公用品時，應根據這些材質的參考值來選擇合適的型號作為記錄載體。

1．2文件形成的記錄方式對檔案耐久性的影響。文件的記錄方式是相對于具體的記錄載體而言。如對紙張而言，影響檔案的耐久性的因素主要有三個，其一為紙張的化學成分和造紙的方式，其二為色素的成分，其三為色素與紙張的結合方式。通常，紙張的主要成分有纖維素、半纖維和木質素。三者的比例不同，對紙張的耐久性有影響。此外紙張的制造方式不同，紙張的耐久性也受影響，一般來講，手工打漿的紙比機器打漿的紙耐久性強。當然，這個因素不受我們控制，我們也不作太多的研究，只要根據文件的重要程度選擇不同規格的紙張即可。

通常受我們直接影響的主要在于后面二個因素。

色素的成分主要分為炭黑、顏料和染料三種。炭黑對各種強光有散射作用，耐火性和耐熱性好，化學性質穩定，耐酸堿，耐氧化，不溶于水，油和普通溶劑，是最耐久的色素成分。顏料分為無機顏料和有機顏料：無機顏料熱穩定性、光穩定性好，不溶于普通溶劑，非常耐久；有機顏料有色力強，透明性好，但耐光性、耐熱性不如無機顏料。染料是一天然或合成的有色有機物，顏色鮮艷，不耐酸堿，溶于水或其他溶劑，耐光性差，在光照下極易褪色、變色，是不耐久的字跡材料。

而色素與紙張的結合方式主要有結膜、吸收和粘附三種。結膜是指當字跡材料寫在紙上時，干燥后能在紙上形成一層薄膜。這種膜與紙張纖維結合牢固，耐磨擦，不易使色素成分擴散，是最耐久的一種方式。浸潤是指字跡材料寫在紙上后，色素成份依靠分子的運動滲透到紙張纖維的內部中。這種結合方式耐磨擦，但易于擴散，屬于比較耐久的。粘附是指字跡材料寫在紙張上，依靠一定的外界壓力，以大顆粒的形式在紙張纖維間的大空隙內作機械的附著和停留。這種結合方式不耐磨，是最不耐久的。［2］不同色素與紙張不同的結合方式都對檔案紙張的耐久性有影響。

由此，我們在文件形成時，還應根據文件的重要程度，選擇合適的筆和墨。這就是檔案對文件記錄方式的規范作用。

2要確保檔案作用發揮，檔案對文件形成的程序起到規范作用

由于檔案具有其真實性、原始性，它的法定證據作用明顯。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作提供服務，同時幫助解決一些關系到單位和個人的切身利益問題。

檔案在整理立卷的一個主要原則就是要遵循文件的形成過程，而檔案要發揮作用關鍵在于文件形成的程序是否規范，是否具有法律效力。每個機關組織都有其法定的職能和權力，而這種職能和權力主要是通過它所制發的文件體現出來。但文件的制發必須按照擬稿、審核（核稿）、簽發、繕印、核對、用印（簽署）等規定程序形成才具有法律效力。如果文件形成的程序不規范，就對該份檔案的法律效力產生直接的影響。這就造成個別單位事后為了讓該份檔案產生法律效力而私下補辦文件形成程序，這種做法既有偽造檔案的嫌疑，又破壞了檔案的原始性。在很多的失誤教訓中，檔案以其特有的方式規范文件的形成程序。

3要確保檔案的分類與整理，檔案對文件的語言、體裁、種類和格式起到規范作用

中國歷史經歷了漫長的封建社會，王朝的更替，導致了公文的格式、語言文字以及體裁的多樣化。從一個方面來講，它是我國豐富的文化資源。但從檔案的管理角度來講，卻給我們帶來了保管和利用的諸多困難。反過來，規范公文的體式、語言和格式來簡化科技生產等活動程序，成了檔案管理工作者和從事文書工作人員的一個艱巨的任務。

我國解放后，一直在這方面也做出了巨大的努力。

3．1公文中文字的簡化。早在晚清末年，康有為、梁啟超、譚嗣同等主張文字拼音化。1906年，教育家陸費逵在《教育雜志》創刊號上《普通教育應當采用俗體字》，這是歷史上第一次公開提倡使用簡體字。1922年，陸費逵又《整理漢字的意見》，建議采用已在民間流行的簡體字，并把其他筆畫多的字也簡化。五四之后，一批知識分子痛感漢字“三多五難”:字數多，筆畫多，讀音多，因而就難認、難讀、難寫、難記、難用。魯迅曾經感慨:“中國的文字，對于大眾，除了身份、經濟這些限制之外，還要加上一條高門檻:難。單是這條門檻，倘不費它10來年功夫，就不容易跨過。”1922年，錢玄同在國語統一籌備委員會上提出《減省現行漢字的筆畫案》，得到陸基、黎錦熙、楊樹達的聯署。這是歷史上有關簡體字的第一個具體方案。它提出的八種簡化漢字的方法，實際上也就是現行簡體字的產生依據。1935年春，上海文化界發起大規模漢字簡化運動，稱為“手頭字運動”，意即一般人怎么寫，書就怎么印，使得文字比較容易寫、容易認。同年8月，國民黨政府教育部采用錢玄同主編的《簡體字譜》草稿的一部分，公布“第一批簡體字表”，收簡體字324個，是歷史上由政府公布的第一個簡體字表。

這套方案后來因遭到戴季陶等人的反對，于第二年2月通令收回。新中國成立后，1955年1月，文改會擬訂了《漢字簡化方案草案》，廣泛征求意見。1956年1月，《漢字簡化方案》由國務院全體會議第23次會議通過，這個方案共簡化漢字517個，簡化偏旁54個，并廢除了近400個異體字。1964年5月文改會又編印出《簡化字總表》。該表共分三表:第一表是352個不作偏旁用的簡化字，第二表是132個可作偏旁用的簡化字和14個簡化偏旁，第三表是經過偏旁類推而成的1754個簡化字。由此，簡化字的數量由517個增加到2238個，這就是今天使用的簡體字的基本范圍。文字的簡化，為公文語言的規范開創了先河。公務員之家

3．2公文種類的規范。公牘文化是文檔官吏在其職任內所創造的文化產品，公文文種、撰寫風格、體例格式及公文用語等歷代有別。其中文種的變化大抵分為三個階段。一是封建時期的公文種類，主要有詔令、制、誥、文告、奏議、表、疏等。如為世人傳誦的李斯的《諫逐客書》、晁錯的《復奏勿收農民租》、賈誼的《陳政事疏》、司馬相如的《諫獵疏》等［3］。期間，公文文種雖略有變化，但不離左右，變化不大。辛亥革命后，公文發生了革命性的變革，從內容到形式都面目一新。1912年孫中山領導的南京臨時政府頒布了公文程式，規定使用“令、咨、呈、示、狀”等五種公文文種［4］。新中國建立后，不斷進行公文的規范化、科學化建設。1981年，國務院辦公廳了《國家行政機關公文處理暫行辦法》，規定公文種有：命令（令、指令），決定、決議，指示，布告、公告、通告，通知，通報，報告、請示，批復，函等九大類。1987年，國務院辦公廳正式了《國家行政機關公文處理辦法》，又于1993年修訂。

規定公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。2000年8月24日，國務院了《國家行政機關公文處理辦法》。規定行政機關的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。至此，我國公文走上了科學發展的大道，對于社會主義現代化建設必將起到重大促進作用。公文文種的規范，既是檔案分類整理的要求，也是規范公文的體裁格式發揮公文效用的要求。它們之間有著互為依賴互為促進的作用。

3．3公文的格式規范。過去，文件的格式，包括用紙大小、排版格式、字體型號大小等在不同行業、不同時代要求不一樣。對檔案的整理立卷帶來了很多麻煩，有的用紙大了，要裁；有的用紙小了，要粘。雖然現在實行了立卷改革，檔案以件為單位歸檔。但公文的格式不一致，在某種程度上影響了檔案的利用和保管。要求公文格式規范就成了檔案管理者們強烈要求。2000年11月，國務院頒布了《國家行政機關公文格式》，規定公文用紙張采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T148；公文頁邊與版心尺寸為天頭（上白邊）為：37mm±1mm，訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。公文中圖文的顏色未作特殊說明均為黑色；公文排版正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。印刷要求：印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求；公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損……。［5］由于文檔一體化的實現還待推廣，從目前的管理體制來講，文件管理和檔案管理還不能同步，文件的形成在很多單位都不太規范，有的單位文件選用載體，如紙張不太規范，紙張酸性高、半纖維素和木質素含量偏高，紙張耐久性差；有的單位文件形成選用的記錄方式也不太規范，有的用染料印文件，有的用紅藍鉛筆圈閱文件，等等。這些處理方式，都不利于檔案的保管。隨著社會的發展，人們的法制意識加強，檔案的憑證作用應用得越來越廣泛。但由于檔案是文件的下游作業，我們只有充分重視檔案對文件形成規范的隱性作用，確保文件形成的載體、文件形成的程序和文件的語言、體裁、種類、格式規范，這樣檔案的耐久性才適當、檔案的法律地位才有保障。

【參考文獻】

［1］吳寶康，和寶榮．檔案學概論[M]．北京：中國人民大學出版社，1988：52-61．

［2］楊友秀．檔案工作基本理論與方法[M]．北京：檔案出版社出版，1994：268-282．

［3］李福敏．古代文檔官吏與傳統文化[J]．檔案學通訊，2003(4)：36-38．

［4］楊樹森．孫中山領導的南京臨時政府的秘書工作[J]．秘書之友，2007（3）：43-46．

［5］國家質量技術監督局．國家行政機關公文格式，GB/T9704-1999．1999-12-27批準．