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檔案工作是一項長期而詳細的管理性工作，它在一定水平上表現出一個單位或部門在一個階段或一個歷史時期的完好性。當前，在我國乃至整個世界范圍內，公共平安面臨著非常嚴峻的應戰。災禍事故在給人類社會形成宏大災難的同時，也敲響了公共平安的警鐘，因而檔案的平安管理工作更顯得重要，制定相應的應急機制和防備措施，最大限度減少因自然災禍和突發事情等緣由形成的檔案原件的損失，保證檔案的平安，以促進檔案工作安康開展。

檔案工作的平安管理不只要落實于平常，特別是在嚴重災難和突發狀況降臨前，更要增強管理和維護，爭取使毀壞性降至最低，維護絕大多數檔案以及重要檔案文件的平安。針對檔案平安問題，詳細要做到兩點：

一、進步檔案平安防備和自我維護認識

制定檔案平安防備和維護制度，防患于已然，各立檔單位或部門要增強科普應急宣傳等工作，將災禍預防作為一項長期的工作，并且將其視為檔案平安工作的中心環節和主要任務之一。進步平安認識和自我防護認識，做益處置檔案突發事情的思想和行動上的準備，對已有檔案文件信息要增強平安和失密認識，完善工作體制，強化平安管理。比方，平常做好檔案平安的應急演練工作，的確進步應對災難的緊急處置才能。要確保檔案信息應用平安，正確處置檔案開放與失密的關系。制定檔案開放方法，嚴厲控制開放檔案的內容、檔案復印件和局部檔案記載的內容在各種媒介以及公收場合的。

二、樹立和完善重要檔案的維護機制

許多重要信息一旦被毀或者失去，就很難再取得。關于一個機關，一個企、事業單位，重要檔案信息是其在危難關頭繼續維持運作的關鍵。因而，關于重要檔案要采取相應的措施妥善維護。

1、對紙質文檔的維護

關于紙質檔案文件來說，它受外部環境的影響很大，詳細來講，溫濕度、灰塵、外來磁場、機械震動、光線和有害氣體，都不利于紙質文件的保管。一旦被毀，將不復存在，對它們要采取特殊的防災措施。普通的辦法是停止復制。復制包括在場寄存和異地寄存。在場寄存是把拷貝過的文件放在辦公地點，對其采取特殊的防災措施，如運用防火、防盜性能更強的裝具等。異地寄存是把拷貝過的文件放在辦公地點以外的中央，由于災難普通不可能在不同的中央同時發作，這種辦法能有效避免消滅性打擊。

2、對電子文檔的維護

相關于紙質檔案文件，電子檔案文件最常用的辦法是對其停止電子備份。若遇到突發事情，能夠從數據存儲系統中取回數據，恢復系統。

隨著信息化時期的開展，檔案文件逐步由紙質文件開展到電子文件。電子文件制成后要及時積聚、及時搜集及歸檔，能夠避免信息損失和變動。⑴歸檔時應對電子文件停止全面、認真的檢查，電子文件與相應的紙質或其他載體文件的內容及相關闡明能否分歧；在內容方面檢查歸檔的電子文件能否齊全完好，真實牢靠；軟件產品的源程序與文本能否分歧等。⑵檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的精確性等。⑶歸檔電子文件應運用光盤作為存儲介質存儲，對一切歸檔的電子文件應做維護處置，使之置于只讀狀態。⑷對電子文件要定期停止平安性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，應及時采取維護措施，停止修復或拷貝。⑸為每一份電子文件樹立必要的記載，記載文件的構成、管理和運用狀況。對電子文件的信息記載要具有實時性，要隨時將需求保存的信息記載下來。這種跟蹤記載的信息具有原始性，能夠成為證明電子文件真實牢靠的有效根據。⑹在檔案信息存儲平安方面，加強檔案信息平安和網絡平安認識，并采取實在有效的技術手腕和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，增強對檔案管理系統的監控；保證在線管理系統的平安，對網絡設立信息系統防火墻、密碼訪問控制，裝置失密隔離卡，樹立備份與恢復系統，不時完善檔案信息系統平安管理制度。同時，在管理上樹立了電子文件歸檔制度和文件管理的記載系統。存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離；各種數據庫要及時停止備份，確保檔案信息的平安失密和系統運轉平安牢靠。⑺在應用平安上不能只強調應用而無視失密，也不能只強調失密而限制應用，應堅持應用和失密并重的準繩。嚴厲執行管理制度，從技術請求和管理措施兩方面有效保證檔案數據庫和電子檔案的平安保管工作，確保檔案信息的平安。

三、完畢語

總之，檔案的平安管理工作在合理標準的同時，各立檔單位要遵照“早發現、早報告、早處置”的準繩，對監測到的事情采取相應措施加以控制，對可能發作的風險狀況及時處置，積極加以防備，以便在風險發作后能快速反響，使突發事情形成的損傷降到最低水平，從而有效地維護檔案資源。