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我院創建于1886年，其前身是英國安立間教會普仁醫院，自1952年北海市人民政府接收后更名為北海市人民醫院以來，種類文件資料保存基本完整。我院已將各門類檔案集中管理，現有各種門類和載體的檔案287566卷，其中文書檔案570卷，科技檔案530卷，專業檔案284400卷，會計檔案2007卷，參考資料48卷，照片檔案11冊共有照片767張，照片光盤2張。檔案管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分，隨著我國醫學衛生事業的發展，醫院形成的檔案門類、數量在不斷增多，人們對檔案的利用率和要求也不斷提高。加強對檔案的科學化管理，加速檔案管理升級是促進醫院檔案事業發展的重要手段，是適應醫院衛生事業發展的需要，成為醫院管理工作中的一項重要內容。現將我院在綜合檔案室升級的具體做法介紹如下。

1健全機構，加強領導。集中統一管理

醫院領導高度重視檔案工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程，由一名院領導分管檔案業務工作，擔任檔案管理工作領導小組組長和檔案鑒定小組組長，負責督促、指導我院的檔案業務工作，具體管理工作由醫院辦公室主任負責。各職能部門負責人和專職、兼職檔案員為成員的以醫院綜合檔案室為中心的檔案管理三級網絡管理模式，把醫院的檔案管理進行了統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級規定；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于及時解決檔案工作中的人、財、物等實際問題。

2學習宣傳《檔案法》

《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。醫院機關工作人員和醫務人員對檔案知識知之甚少，而且在工作中不會自主學習檔案方面的知識。因此有些管理干部及醫、教、研人員對檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，致使一些應當歸檔的文件材料得不到足夠重視和統一收集，易丟失，不同程度地存在歸檔文件不齊全，殘缺不全。因此，開展學習、宣傳《檔案法》刻不容緩。

3嚴格管理，完善制度

我們必須嚴格檔案管理，完善制度，做到“三納入”、“四同步”、“三關卡”。“三納入”即納入發展規劃和年度計劃；納入各級領導的議事日程；納入教學、科研和管理人員的職責范圍內。“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收和申報等工作中同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。“三關卡”即對科研成果、基建工程等鑒定、驗收時必須有檔案人員參加；對應歸檔的文件材料沒有歸檔的，項目不予驗收，不予上報成果等。我院健全了檔案管理規章制度，建立了檔案人員崗位責任制，編制了《北海市人民醫院檔案管理規章制度》，這本規章制度里包含了《綜合檔案室庫房管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等，制定了《北海市人民醫院歸檔范圍》和《北海市人民醫院保管期限表》，健全和完善了檔案的管理制度。

4加大投入。改善設施

檔案庫房管理需要有“八防”設施和“三室”分開。為確保檔案目標管理工作對“硬件”的需要，在辦公用房緊張的情況下，還調出192m2作為檔案室的用房，解決了檔案室的專用庫房、工作室、閱覽室三分開，還增添了必要的設施，如檔案柜、檔案裝具、計算機、碎紙機、空調機、溫濕度計、滅火器材等，落實防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”措施，確保檔案的安全。使檔案的保存設施基本符合國家要求，具備了一定的現代化管理條件，為達到目標管理工作創造物質條件。

5突出“三率”。狠抓質量

根據檔案管理目標責任制，狠抓歸檔率、完整率、合格率。根據醫院的實際情況進行各種門類檔案的集中，由綜合檔案室統一管理。為了全面提高案卷質量，對歸檔資料認真檢查，修裱復制破損的、褪色的紙質載體，查取殘留卷內生銹金屬物，更換防銹釘或不銹鋼釘，用計算機檔案管理軟件系統進行檔案著錄(含文件、案卷級著錄)、打印卷內目錄和案卷目錄。

6深入學習。提高檔案管理干部素質

檔案目標管理工作，不是各門類檔案的簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的高標準系統工程，是檔案人員面臨的新課題。檔案工作本身也逐步實現管理現代化。檔案事業要想跟上時代的步伐，就必須培養和造就熱愛檔案事業同時又掌握現代科學技術的檔案人才。因此，就在檔案部門內部引入競爭機制，營造濃厚的學習風氣和尊重知識、重用人才、人人向上的良好氛圍。聘請從事檔案工作多年，有豐富經驗的老師指導工作，檔案工作者要增強危機意識和緊迫感，努力優化自己的知識結構，在鉆研檔案學理論的同時，進一步擴大自己的知識面，學習外語、互聯網、計算機應用以及各種專業知識和技能，使自己成為一專多能的復合型人才。形勢迫使檔案人員發奮工作，刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。讓自己的知識庫、思想庫經常處于更新狀態，在持續不斷的補充、修正中達到與環境的動態適應。不斷地學習可以使檔案工作者保持對新事物的敏感和清醒。因此，必須努力學習，豐富知識，提高檔案管理人員的綜合素質。

總之，醫院綜合檔案室在醫院領導的重視下，在檔案管理人員的共同努力下，順利通過了自治區級科技事業單位檔案管理的檢查。