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一、目前專業(yè)檔案建設存在的問題

自南京城市職業(yè)學院成立以來，從學校教務部門到各教學單位都對教學檔案建設愈加重視，逐步走上了規(guī)范化的軌道，但從整體上來看仍存在一定的問題，如：教學單位對檔案建設沒有統(tǒng)一的管理制度，部分教師對日常教學管理檔案收集不夠重視，檔案收集手段單一，經(jīng)費投入不足等。緊扣高職院校評估指標初建計算機應用專業(yè)檔案信息化管理方案蔡潔（南京城市職業(yè)學院，江蘇南京2110038）1.檔案管理制度不健全檔案管理在南京城市職業(yè)學院由校長辦公室專人負責，每年對學校各個部門的文書檔案進行歸檔管理，并負責對教學部門的教學過程檔案、學生活動檔案、設備檔案進行檢查。同時，學校教務部門、科研部門、財務部門又會專門針對教學教務、科研資料、費用資料進行更為細致的檢查。這樣就造成了一個教學單位在一個學期中，大部分的時間都在整理資料，準備檢查，且一個教學單位的檔案會由學校的多個行政部門管理，既花費了大量的人力物力，也影響了檔案管理的統(tǒng)一性、標準性。2.教師對檔案收集不夠重視南京城市職業(yè)學院的專職教師除了要承擔教學任務以外，還要擔負著一定的教學管理工作，其中就包括教學資料的收集整理、歸納總結(jié)的工作。但高校教師們受傳統(tǒng)因素影響，認為教師就是以教書育人為主，檔案收集的工作應該歸教學管理人員負責，致使他們在教學過程中忽視了教學資料的收集，往往出現(xiàn)為了應付檢查而突擊“制造”教學資料的情況，這種現(xiàn)象顯然不能達到高職院校的評估標準。3.檔案收集手段單一隨著學校對教學檔案原始資料的愈加重視，教學單位一般都能自覺地保存好各個教學活動的原始資料。但這種“保存”是無序的、資料是雜亂的、存放是隨意的，更談不上歸納總結(jié)、多媒介保存、建立檔案目錄。這里就進入了一個誤區(qū)，就是對教學檔案收集的目的不明確的誤區(qū)。教學檔案的收集不光要把原始資料保留下來，更重要的是通過對原始數(shù)據(jù)的歸納和總結(jié)，使今后工作開展更有科學依據(jù)。4.經(jīng)費投入不足檔案信息化的建設在人力、物力上都要抓。一支高素質(zhì)的教學團隊如果只有滿腔的工作熱情和積極性，而沒有足夠的經(jīng)費支持，那也不能很好地做好檔案信息化建設。那種完全由手工操作編制檔案，紙質(zhì)文檔保存的方式已越來越不適應當前數(shù)字、網(wǎng)絡信息化的時代了。前面說過，檔案不是只為了保存，而是為了用來共享信息，這就需要一定的計算機設備、網(wǎng)絡設備的支持。目前看來，用于檔案信息化建設的經(jīng)費顯然是不足的。

二、加快緊扣高職院校評估指標的專業(yè)檔案

信息化建設的必要性專業(yè)檔案，是指高職院校某個專業(yè)中教學、科研、黨政管理、學生工作等各種活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種圖、文、聲、像等不同形式的歷史記錄。它不僅真實地體現(xiàn)了學院的歷史面貌，同時也是衡量教學單位教學質(zhì)量、管理水平、師資力量、科研水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量的一個重要標志。沒有專業(yè)檔案，就不能科學、有效、實事求是地開展高職院校的評估工作。高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估是對高職高專院校以教學工作為核心的人才培養(yǎng)工作的全方位、全過程、全息式的綜合性評估，是促進高職院校健康發(fā)展的重要手段和措施。評估工作的關鍵是系統(tǒng)地搜集學院人才培養(yǎng)工作的主要信息，在準確地了解實際情況的基礎上，實事求是地進行科學分析，做出正確的價值判斷。高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估指標體系中有6個一級指標，15個二級指標，其中有8個重要指標，36個觀測點。其中與教學單位專業(yè)建設相關的一級指標有教學建設與改革、教學管理、教學效果。相關的二級指標有產(chǎn)學研結(jié)合、師資隊伍結(jié)構(gòu)、專業(yè)、課程、職業(yè)能力訓練、素質(zhì)教育、管理隊伍、質(zhì)量控制、知識能力訓練、就業(yè)與社會聲譽。相關的觀測點有學生與教師比例、專任教師結(jié)構(gòu)、兼職教師數(shù)量與結(jié)構(gòu)、校內(nèi)實訓條件、校外實訓基地、職業(yè)技能鑒定、專業(yè)設置、教學計劃、專業(yè)教學改革試點工作、教學內(nèi)容與課程體系改革、教材建設、教學方法與手段改革、實踐訓練體系、職業(yè)能力考核、全面推進素質(zhì)教育的工作狀態(tài)和效果、教學管理與學生管理情況、錄取新生報到率及畢業(yè)生就業(yè)率、社會對畢業(yè)生的綜合評價等。為了更好地做好院校評估工作，真實、完整、準確地收集專業(yè)檔案勢在必行。對于第一線的教學單位來說，必須針對評估指標，合理地制定專業(yè)檔案建設方案，利用計算機技術，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的文書檔案、教學檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案。利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案資料的實時共享，以加強交流、提高工作效率，最終更好地為評估組的專家提供第一手的原始教學資料。

三、專業(yè)檔案信息化建設的措施

1.學習評估指標，提高教師自覺收集檔案的意識隨著南京城市職業(yè)學院的報備成功，五年一輪的教學評估盡在眼前，全體教師都必須高度重視。教學單位除了要注重原始教學資料的收集，更要結(jié)合評估指標的學習，對資料進行必要的整理和分析。同時，還要加強檔案信息化建設的宣傳、培訓和指導，使全校教職員工統(tǒng)一思想認識，充分認識到專業(yè)教學檔案信息化建設對專業(yè)評估、教學改革、人才培養(yǎng)質(zhì)量都有十分重要的影響，從而在平時的工作中養(yǎng)成隨時積累檔案資料的習慣，關心檔案、重視檔案。2.學校制定方案，組織檔案信息化建設的實施專業(yè)檔案信息化建設是全校性的一項系統(tǒng)工程，不是某一個系的特色，尤其針對專業(yè)評估的要求，該項工作必須做全局化的考慮。在實施前，制定好實施方案，明確全校各部門在檔案信息化建設中的任務，明確建設目標、內(nèi)容、范圍、步驟，數(shù)據(jù)載體的形式、大小、參數(shù)等，按計劃有條不紊地開展。3.健全檔案信息化管理制度，以評促建檔案信息化建設的良好開展，離不開科學合理、切實可行的管理制度。為了更好地達到評估要求，必須嚴格落實檔案信息化過程管理的責任。可由分管院長負責，教務部門、教學單位明確各自的分工和職責，對各級檔案配備專門的檔案管理責任人，對檔案工作進行監(jiān)督、檢查。4.提高檔案管理的技術手段先進的檔案管理手段不但可以提高檔案工作的效率，還能更好地實現(xiàn)信息共享，是保障檔案信息化建設的基本前提。院校應適時地根據(jù)需要加強檔案信息化建設軟硬件的投入，加大計算機外圍設備的配備，信息化管理軟件的開發(fā)和利用，建立全校統(tǒng)一的電子文檔綜合管理目錄和檔案信息數(shù)據(jù)庫，為不同的電子資料設置不同的訪問權(quán)限，加強保密工作。記錄下每個文件的變更過程，對文件進行實時歸檔、備份等，在校內(nèi)實現(xiàn)信息最大化的交流、共享，在校外也是一個展現(xiàn)院校良好管理制度的窗口。

四、計算機應用專業(yè)檔案信息化管理實施方案

教育部《普通高等學校高職高專教育專業(yè)設置管理辦法》提出，高職院校設置專業(yè)要以社會實際需求為依據(jù)，對人才需求進行廣泛深入的調(diào)查研究、預測和可行性論證，努力減少粗放性和盲目性；把學科專業(yè)發(fā)展規(guī)律和市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律結(jié)合起來，正確處理適應需求變化多樣性和保持專業(yè)的相對穩(wěn)定性的關系；設置專業(yè)應符合學科專業(yè)發(fā)展和建設規(guī)劃，應與本校的辦學方向、層次、特色和規(guī)模相適應；應該具備相應的辦學條件，有科學、合理的人才培養(yǎng)方案。南京城市職業(yè)學院計算機應用技術專業(yè)是南京市重點建設學科，其專業(yè)建設的內(nèi)容嚴格按照評估標準來開展。為了很好地體現(xiàn)專業(yè)建設過程，該專業(yè)十分重視教學檔案的收集、歸納和整理工作，通過對高職院校專門評估指標的學習，逐步制定了適合學校發(fā)展和評估要求的專業(yè)檔案信息化建設的管理方案。具體做法是：針對高職高專評估指標，制定檔案目錄，設定目錄及用戶規(guī)范，由專門教師負責制定目錄資料的收集整理。同時在計算機上設立檔案存放目錄，并為每個目錄指定教師訪問權(quán)限，利用局域網(wǎng)和FTP技術，實時將原始資料上傳至FTP服務器，分管領導不定期抽查歸檔情況。

五、總結(jié)

對高職院校評估指標的學習不是一朝一夕的事情，必須在平時的教學、教學管理實踐中將其一一落實，并在實踐過程中重視過程資料的收集整理和歸納總結(jié)，通過信息化手段實現(xiàn)信息共享、成果展示，指導今后的工作。雖然南京城市職業(yè)學院計算機應用技術專業(yè)在若干年前已經(jīng)開始實施此項工作，但還不能完全體現(xiàn)評估指標，還需要在今后的工作中將其逐步完善。

本文作者：蔡潔工作單位：南京城市職業(yè)學院