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一、事業單位檔案管理現狀的分析

1、對檔案管理工作認識不深。檔案材料的整理歸檔不但需要管理人員自身的責任心，也需要單位所有人員的配合，而在許多單位檔案管理人員只盡到了保管員的責任，且在收集材料時由于干部職工檔案材料的認識問題使得許多歸檔材料的整理和保管不規范。2、檔案管理員工素質亟待提高。作為一項專業性很強的工作，檔案管理顯然要求專業的員工才能勝任。但是由于人事制度的改革，定編定崗使得每個崗位的編制收緊，并且由于歷史原因每個單位都存在一些富余人員沒地方安排只能將其放進檔案管理部門，顯然，這些人員普遍存在業務不精、管理意識淡薄等現象，在材料的收集、整理、歸檔、裝訂等方面出現諸多錯誤。3、管理設施不完善。隨著社會的發展和辦公系統的不斷完善，檔案材料不但有紙質材料，也有電子檔案，許多單位的檔案材料庫房建設不規范，對溫度和濕度等沒有辦法控制，使得紙質材料產生霉變等不良現象，電子檔案也因為存放環境而出現損壞的現象。4、檔案管理的信息化工作亟待加強，雖然目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化建設，但絕大部分只是初步實現了利用管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，還沒有把其擁有的檔案信息實現數字化，還不能夠實現網上資源共享，使得檔案資源利用率低，工作效率低，降低了檔案在社會中的需求作用。

二、事業單位檔案工作改進措施

1、健全檔案管理制度。檔案管理制度的健全在于規章制度的建設，制度建設要合理、可操作性強。一方面要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大資金力度投入到檔案管理的現代化工作，在單位的資金預算中納入檔案管理設施的現代化，年底再對工作進行考核；領導的重視，領導的重視不僅表現在對檔案設施的完善方面，也表現在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設的領導應該定期對檔案工作的開展進行指導和考察；第三方面是檔案館的建設，通過每年的經費預算對檔案館的硬件設施進行定期的升級和維護。2、加強檔案管理的標準化建設。檔案信息的交換、檔案數據的共享和傳遞等都依賴于統一的標準進行規范，因此制定各類檔案管理標準形成體系是確保檔案管理現代化工作得到實施的先決條件。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性,管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力,不但涉及數據格式,還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題,更應統一領導,集中力量,鍥而不舍,不斷推進。3、加強檔案管理員工的專業素養。在所有的工作中人是第一位的因素，因此必須加強對管理人員綜合素質的培訓。應該減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊伍的穩定，檔案管理工作是一項專業性、實踐性和操作性都很強的工作，若是不具備豐富的實踐工作經驗，檔案收集、管理規范是很難達到要求；對員工進行定期的培訓，隨著科技的發展，檔案管理也在與時俱進，因此必須對員工進行定期的培訓、對其原有的知識結構不斷更新，同時也加強職業道德建設，樹立檔案管理人員的職業榮譽和職業道德觀念。現代化的檔案管理工作對員工主要有以下幾個方面特別的要求：一要有較強的綜合分析能力，因為涉及到各種復雜檔案材料的整理和存放，對相關材料進行分類和分析，在工作中必須善于獨立思考和分類整理；二要有很強的政治思想素質，檔案管理工作的機密性和政治性都很強，因此管理人員必須有敏銳的政治觸覺、嚴明的紀律和高度的責任感；第三要具備現代信息技術知識，要掌握檔案管理的專業知識，通曉各種門類檔案的管理理論與管理方法。4、開發檔案信息資源。檔案管理工作的完善和實施不但需要軟件方面的建設，也需要硬件方面的建設，管理人員應該根據檔案館規模的大小對其進行設計與規劃，通過政府的資助完善檔案館的硬件設施建設，以保證檔案管理工作的健康發展。對于規模較大的單位可以投入資金發揚檔案館的宣傳作用，通過對單位成長、發展和壯大的歷史進行展覽，對檔案進行整理時，可根據單位的情況，將檔案的保存形式轉變為單展史、大事記匯編等。挖掘檔案的歷史價值，進而充分發揮檔案的使用價值。在檔案中宣傳和總結本單位的經驗和業績，可為領導制定策略作參考。通過報紙、網絡等，在提高單位知名度的同時，也可為社會提供有效的信息服務。5、建設檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現代檔案管理工作的需要，在配置檔案信息化管理設備的同時也應該要對員工進行信息化管理的培訓，培訓內容包括光盤、縮微、聲像等先進的檔案管理技術。在這方面，國外的一些國家在檔案信息化管理已趨于成熟。為了順利的實現檔案現代化管理，我們可根據本單位的需要，借鑒其先進的管理方法和經驗。當今社會，事業單位檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰，加快檔案現代化管理進程，不僅能夠有效地發揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業務工作和社會服務。6、保密工作的加強。有兩類檔案涉及到保密工作：保管檔案和保密檔案。保管檔案是對已有檔案進行保存，在以后需要翻閱時能及時找到；保密檔案是指包含的內容在一定是時期內關乎國家安全和利益的，泄露將會對國家造成危害。因此檔案的存放應該按照國家的規定執行，保密檔案庫房設施牢固，要安裝24小時的防盜系統；庫房與辦公室要有一定的距離，然后，應有專人對庫房進行管理，人員的進出應該嚴格遵照庫房管理規則；最后，由于兩種檔案所記載的內容輕重有別故應分開保管。通過人事檔案現代化管理，在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現，從而真正做到人盡其才，才盡其用。總之，檔案管理工作對事業單位的發展至關重要，為實現檔案管理工作的進展和突破，我們必須就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

作者：曹巧云單位：湖南省廣播電影電視劇郴州中波轉播臺