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合理利用數據庫系統分布的的形式部署檔案的信息管理系統,是保證檔案同一性的不二之選。日常的檔案管理工作只要從信息管理平臺中打開檔案信息管理系統,檔案利用申請單就會自動生成。最后,要將檔案管理系統和其他數據應用系統進行整合對接,對接后,所有的應用數據系統就會應用統一的數據接口,需要歸檔的數據信息就可以直接進入檔案管理系統進行操作管理了。

一、始終將檔案管理的基礎工作放在首位

萬丈高樓平地起,只有始終將檔案管理工作方面的基礎工作放在首位,接下來的檔案管理工作才能有條不紊的進行。首先,要完善基本制度和管理規范的建設,進一步優化工作步驟和管理方式。要根據住房保障管理中心的職責要求,由信息管理部門制定其具體的檔案管理辦法,并且要積極全面的聽取其他部門負責人和資料管理員的意見,并且要與各部門進行深入的探討,意見征求完成以后就可以著手起草相關制度規范,并且在各部門進行試用。其次,嚴格規范管理檔案的收集、整理和歸檔工作的步驟。此項對檔案管員提出嚴格的要求。檔案管理員擔任著管理員和操作員的的雙重職責,必須用以身作則的標準嚴格要求自己,真正將檔案管理工作做到最規范最好。把住房保障管理中心各部門和個人手上日常的種類繁多的文件材料,根據住房保障管理中心的檔案管理規定進行歸檔,在保證紙質檔案完整性的基礎上實現檔案文件的信息化管理。最后,做好圖片資料的檔案管理工作。住房保障管理中心要將所有的檔案進行電子掃描,建立電子檔案,并將電子檔案歸入數字管理系統。而且要出臺相關的圖片資料的管理辦法,同時要將圖片檔案匯總歸檔,以便以后借閱參考和使用。

二、增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質

住房保障管理中心的檔案管理工作是專業性很強的工作,而且檔案管理工作也在不斷的發展,所以相應的對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。但是就目前情形來看,檔案管理人員的綜合素質與實際檔案管理工作的要求有一定的差距,這樣就會在一定程度上制約住房保障管理中心檔案管理工作的發展。所以增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質是大勢所趨,刻不容緩的。首先,增強檔案管理人員的思想政治素質。檔案管理工作是政治性很強的工作,要求嚴格的保密性、完整性、安全性,所以檔案管理人員必須有較高的黨性原則和政治立場,樹立正確的人生觀和價值觀。其次,增強檔案管理人員的業務能力。檔案管理是技術性很強的工作,要求工作人員掌握相關檔案管理工作的各項方針政策,熟悉收集檔案、科學整理的方法步驟,這樣才能做到科學高效的管理檔案。第三,增強檔案管理人員的創新能力。時代是不斷發展的,所以檔案管理工作也是在不斷創新發展變化中進步的,相應的檔案管理人員只有不斷增強自身的創新意識,才能在檔案管理工作中做到得心應手。最后,增強檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作者只有不斷更新觀念,不斷學習新理論,不斷拓展自己的知識面,增強自身的專業素質,才能適應知識日新月異的變化,新情況的層出不窮。

三、結束語

科學規范的檔案管理工作不僅能夠及時有效的傳達國家保障性住房方面的政策法規,而且在促進保障性住房管理工作方面具有重要的意義。檔案管理工作已經擺在住房保障管理中心創新發展的重要位置,因此加強住房保障管理中心檔案管理工作的重要性不言而喻。尤其在現代信息技術更新換代迅速的時代,要不斷創新住房保障中心檔案管理的管理機制,要善于用現代信息技術豐富檔案管理工作的內容,不斷提高住房保障管理中心工作人員的素質和綜合工作能力,優化檔案管理工作的步驟程序,只有真正認識到檔案管理工作和百姓民生的關系,才能真正做好檔案這個無形資產的管理工作。

作者：羅艷單位：四平市住房保障管理中心