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一、電子檔案特點

電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現(xiàn)計算機的數(shù)字化信息形態(tài)電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關系文件轉變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨立的，紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉換到另一個載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計算機網(wǎng)絡進行轉換。

二、電子檔案管理

（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會

將電子文件的檔案轉換成紙質(zhì)文件進行保存主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設備、證據(jù)性、管理技術與方法、通訊設備等各個方面還依舊存在問題。當然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術過硬的員工，優(yōu)越的科學管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實現(xiàn)雙套歸檔的局面形成。可說在相當長的一段時間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術的成熟以及各個方面的條件一應俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準確的標識關系。如：在電子檔案管理中的每個內(nèi)容都要詳細的標注相互對應的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細標注相互對應的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應，內(nèi)容相互一致②。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網(wǎng)絡中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規(guī)范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復制、鑒定、整理等各個環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。

（三）效率原則

檔案管理是每個單位的核心，記錄著單位中的大小事務，而實施電子化的檔案管理的工作面也是非常廣大的，耗時耗財，所以，在電子檔案管理歸檔中必須講究工作的效益以及效率。在電子檔案管理中，對于歸檔的電子文件檔案要進行有效的優(yōu)化，把所有的電子檔案進行充分的優(yōu)化出最有效的檔案信息，其中也包含最合理、最優(yōu)化的工作流程和工作技術模式，建立最高效、最經(jīng)濟、最先進、最適宜的電子化檔案管理的加工系統(tǒng)流程。有著合理的電子檔案管理方案，是對整個電子化工程效率和成敗的關鍵，所以說，構建有效的電子檔案管理原則是何等的重要。

作者：孫燦工作單位：延邊體育運動管理中心