導語：地方高校圖書館檔案管理論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、地方高校圖書館檔案管理工作滯后的癥結

（一）對地方高校圖書館檔案管理工作重視程度不高。

很多高校圖書館未設專人負責圖書檔案工作，而是將此工作交由各辦公室，對此項工作的專業化和制度化要求的程度不夠。一般辦公室的工作人員少、工作繁雜，往往意識不到圖書檔案的重要性，因此對日常統計以及文書處理等沒有形成保管意識；業務部門的部分工作人員認為檔案工作由辦公室負責，因此會疏忽對圖書檔案的管理工作；圖書館領導一般將檔案管理視為業務工作的附屬品，也很少去研究，因此這項工作大都遭遇了邊緣化，往往給圖書館檔案存檔造成缺失和混亂。

（二）缺乏業務素質好、業務水平高的檔案管理人員。

眾所周知，在目前知識經濟和日益信息化的高校教育環境中，作為知識導航員的圖書館檔案管理人員，他們的職業道德素質、專業素質、文化知識水平、吸收、整合、傳達信息的能力等，已經成了地方高校圖書館發展的重要構件[1]。然而我國地方高校圖書館檔案管理人員群體現狀，卻不容樂觀，比如沿海發達的浙江省，其全省高校圖書館檔案管理專業人員群體中，有碩士以上學歷者占2.49%，本科學歷占35.90%，本科以下者為61.61%，其中高級職稱者只占10.78%，中級職稱占41.86%，中級職稱以下則占47.36%。

（三）檔案管理信息化的發展進程十分緩慢。

目前伴隨著互聯網和手機等新興媒體的普及程度的升高，我國使用手機上網的網民已有2.77億，網絡在網民中的普及率達到了98.1%，其他如QQ、MSN等手機通訊工具使用率達到了61.5%。而高校的師生幾乎個個是網民。如今還有相當一部分高校仍舊以紙型文獻為圖書館檔案材料，尚未使用電子文獻的模式，電子文獻的引進速度非常緩慢，因此在信息化程度如此發達的今天，已經無法滿足師生及社會的需求了。除此之外，一些高校盡管是將館藏的文獻資源實現了自動化服務，實現了檔案管理信息化，但是檔案文獻的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的圖書文獻所進行的信息資源開發，使得圖書館內的業務發展非常的不平衡。

（四）圖書館檔案管理的專業化和科學化不足。

1.圖書館的館藏檔案的結構不合理。從檔案的種類結構看，很多高校圖書館中館藏文書的檔案所占的比重是比較大的，特色檔案是相對較少的，比如說業務檔案。從檔案的載體看，紙質的檔案所占的比重比較大，其他載體的數量和種類相對來說比較少的。而且從檔案管理今后的發展趨勢看，現在高校圖書館中檔案收藏的結構以及內容已無法適應圖書館業務的發展和信息化社會的需要。

2.圖書館的檔案留檔的隨意性較大，還沒有具體的存檔要求和管理制度。歸檔不夠合理，分類不夠科學，各個科室分類歸檔時大多根據自己本科室的習慣和特點進行，有的檔案資料甚至是沒有編號和目錄并被隨意存放。檔案外在形式不規范，不利于裝訂，不利于查閱。沒有統一的檔案管理方法，也缺乏檔案集中存放的意識，更沒有委派專人進行管理，導致檔案丟失的現象十分嚴重。

3.檔案價值尚未進行科學的鑒定。高校圖書館的檔案一般都存在一定的價值，因此在進行管理時，需要進行科學的鑒定，以便區別對待。盡管這點是比較重要的，但是現在還是有一部分高校并沒有重視。對檔案資源的準確性、價值大小等鑒定工作也沒有進行，對不同檔案的不同保管期限沒有規定，導致高校館藏的檔案文獻雜亂堆積。

二、地方高校圖書館檔案管理的優化途徑

（一）優化高校圖書館檔案管理的基礎條件。

1.提高圖書館檔案管理人員素質。正如上文所提及的，地方高校圖書館能否“做好讀者服務工作和學術研究工作，不斷促進圖書館事業的極大發展，其關鍵在于是否具有一支能適應當前文獻信息化、數字化、網絡化發展需要的整體素質高、人員結構合理”的管理隊伍。筆者認為，如要做好這方面的工作，我們必須展開如下三個方面的工作：其一，應建設一支具有高素質的專業檔案管理人員隊伍。吸納并接收具有學歷高和專業素質強的圖書館檔案管理人才，且盡量避免人員隨意調動。同時，地方高校的相關部門應當高度重視本校人員的專業培養和專業教育，最好能在一定時期內，能使圖書館檔案管理人員都能得到相應的專業培訓和相關技能的訓練。只有這樣，地方高校方能保持一支相對穩定，專業能力較強的圖書館檔案管理群體。其二，應當更新工作方法和工作理念。面臨著日益信息化的高校校園和社會發展環境，我們的管理人員應不斷更新觀念，通過不斷學習，來掌握更多的網絡以及計算機技術的應用技巧。其三，高校圖書館所收藏的檔案均具有很重要的意義，檔案管理是一項很嚴肅的工作，因此要對檔案管理人員的進行思想教育，提高他們的政治覺悟，促進他們的綜合素質全面提高。

2.利用先進設備，發揮數字儲備功能。目前高校圖書館正面臨著一場全方位的技術革新———數字圖書館，圖書館的檔案管理理應適應數字化的大潮，進入數字化管理的新時代。盡管地方高校由于多種因素和條件的限制和制約，不可能大規模地進行數字化的建設。但為了日后的圖書館發展能有一個廣闊的空間，地方高校在圖書館檔案管理的硬件建設要有一定的前瞻性，應建立“一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統”，我們應最大限度地考慮到地方高校全體師生和外界社會的訪問需求。與此同時，地方高校圖書館在硬件建設上，雖主要集中在多媒體信息閱覽室、電子書刊和電子文本信息的整理與收集，以及高性能的圖書館服務系統和應用系統等三個方面，但圖書館檔案管理的數字化建設也是不容忽視的，只有如此，地方高校才可能在檔案管理方面避免出現力不從心的尷尬困境。

（二）強化對圖書館檔案管理的制度和科學管控。

1.優化館藏檔案結構。高校圖書館應該對館藏的一些歷史性的檔案資料引起足夠的重視，并對這些資料進行整理以及收集。這是由于這些歷史性的檔案資料記錄了高校圖書館從一開始建館到現在的所有的重要活動以及重大事件，是非常重要的文字材料，對于后人研究圖書館和本校的發展歷程來說，具有非常重要的意義。但是由于這些歷史檔案資料都比較分散及零碎，在日常工作中，很難被人們重視起來。再加上整理這些材料的難度非常大，很容易被故意忽略。圖書館領導一定要重視起來，投入更多的人力以及時間對這部分資料進行整理。除此之外，非文字資料也是非常重要的，像一些音像制品、電子檔案以及實物等有認知價值和佐證的意義。因此負責圖書館檔案管理的辦公室工作人員需要根據現代媒介多樣化的特點，將音像制品、重要照片、獎狀、獎杯以及刻錄光盤等資料歸檔進圖書館的檔案管理系統。這是因為這些檔案均為高校圖書館檔案完整性以及系統性的重要憑據。

2.制定嚴密的檔案保管制度，并委派專人對其進行管理。建立館藏檔案嚴格的保密制度，各方人員均不可擅自提高檔案的利用范圍，管理人員不可以擅自把檔案中所記錄的保密內容泄露出去；建立館藏檔案鑒定制度，確立館藏檔案的鑒定規范，成立由專家組成的鑒定小組，鑒定檔案的等級，判定保管的年限，并整理好檔案，并將其中的經過鑒定可以銷毀的檔案挑出來，然后向上級相關部門進行匯報，獲準即可銷毀；設立館藏檔案嚴密的立卷歸檔制度，避免保存價值比較高的文件毀壞或者是遺失。其中立卷需要做到案卷的裝訂整齊美觀、保管的期限劃分準確、標量確切簡明、目錄頁碼清晰、排列順序正確、書面材料規范。

3.科學地鑒定整理館藏檔案。對需要歸檔的檔案進行逐一的鑒定，將性質以及價值不同的檔案分別區別開來，然后通過檔案的重要程度以及價值大小來進行檔案的歸檔存放。這樣不但有利于檔案存放的科學合理，能夠節省存放的空間，還能夠節約管理的費用，而且利于檔案的使用及開發。

4.建立高校檔案管理數字化系統。目前，閱讀日益多元化，地方高校圖書館應提供及時和多元化的服務內容，以滿足不同師生群體化的個性需求，以便實現高校檔案信息化的可持續性的發展。不僅如此，檔案部門應當和院校內、各黨群行政部門以及社會緊密的聯系，將相關的信息歸整，將數字化檔案的內容加以豐富。同時在檔案主頁上面添加多元化的服務內容，要包含檔案用戶的培訓教育、檔案信息數字化的利用、開發和檔案信息資源的網絡導航，提高對檔案的篩選識別功能、信息檢索和選擇能力，利于快速檢索到檔案的信息。開展個性化服務，利用現在的各種通訊方法提供在線咨詢和檢索以提高檔案的利用效率，優化服務質量；通過數字化的形式分專題、分批或分期介紹開放檔案的內容和范圍與查檔基本的知識，把封閉服務改為開放服務，使檔案信息的價值最大化，使檔案信息化建設能夠持續發展。

作者:王會玲才娟單位:綏化學院文學與傳媒學院