導(dǎo)語(yǔ)：論中學(xué)檔案管理的重要性與有效推進(jìn)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】本文首先分析初級(jí)中學(xué)檔案管理的重要性，然后分析當(dāng)前初級(jí)中學(xué)檔案管理工作存在的不足，最后著重探討信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代初級(jí)中學(xué)檔案管理的有效推進(jìn)策略，望能為同行提供一些參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】初級(jí)中學(xué)；檔案管理；推進(jìn)策略

學(xué)校檔案，即學(xué)校在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中保留下來(lái)的能夠作為查考和具備情報(bào)與憑證作用的各類文件、數(shù)據(jù)、圖像、音像等信息。具體而言，學(xué)校檔案管理的內(nèi)容涵蓋了教務(wù)、學(xué)生、教師、黨團(tuán)等多方面內(nèi)容，其在載體形式上也是多種多樣。要做好中學(xué)檔案管理工作就必須結(jié)合時(shí)展與需求，不斷探索高效、合理的管理方法，為檔案的收集、整理、分類、歸檔、借閱、利用等提供方便。下面，筆者主要對(duì)此展開(kāi)論述。

一、初級(jí)中學(xué)檔案管理的重要性

（一）檔案是學(xué)校的無(wú)形財(cái)富。初級(jí)中學(xué)檔案是學(xué)校的無(wú)形財(cái)富，從學(xué)校成立之初至今每個(gè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展階段的所有活動(dòng)、事件和人物都是以檔案的形式記錄并保存下來(lái)，大至學(xué)校的每個(gè)決策、每項(xiàng)活動(dòng)，小至每份試卷、每個(gè)榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)隆⒚糠菹掳l(fā)文件等，對(duì)學(xué)校而言都是寶貴的資源與財(cái)富。學(xué)校參加評(píng)定、舉辦活動(dòng)、作出決策、經(jīng)營(yíng)模式、發(fā)展規(guī)劃等都離不開(kāi)檔案資料的支撐。因此，檔案管理的重要性可見(jiàn)一斑。（二）為教學(xué)科研工作作指導(dǎo)。教學(xué)過(guò)程中的教案、習(xí)題、試卷等都是檔案資料的重要構(gòu)成部分，學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)科研活動(dòng)時(shí)也會(huì)以此作參考和借鑒。加之，這類檔案資料通常都是前人結(jié)合自身教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和所學(xué)歸納總結(jié)出來(lái)的，所以極具指導(dǎo)意義。若不能很好地管理這些檔案，那么其價(jià)值和作用就會(huì)被埋沒(méi)，學(xué)校要進(jìn)一步發(fā)展和提升教學(xué)成效，也就缺少了有力支撐，一切都要從頭開(kāi)始，容易走彎路，浪費(fèi)時(shí)間和精力。（三）檔案是學(xué)校歷史的傳承。檔案資料記錄了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史沿革的重要信息源泉。從教育部門下發(fā)文件到各項(xiàng)審批材料的下達(dá)再到學(xué)校的建設(shè)、教師的教案、各項(xiàng)榮譽(yù)等，都承載了學(xué)校歷史傳承的重責(zé)。學(xué)校每屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，期間所有的情況都以檔案資料的形式記錄下來(lái)，每位學(xué)生的在校情況都可通過(guò)檔案查閱到，這也是學(xué)校發(fā)展歷史中的一部分。故檔案是學(xué)校歷史的傳承，重視檔案管理也是對(duì)學(xué)校歷史的尊重。

二、初級(jí)中學(xué)檔案管理存在的不足

相對(duì)而言，初級(jí)中學(xué)檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，但就當(dāng)前初級(jí)中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在一些不足之處，具體如下：一是檔案管理意識(shí)薄弱，未能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性與規(guī)范性。并且在日常管理工作中也顯得隨意散漫，安全意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致一些資料出現(xiàn)損壞、遺失等情況。二是檔案管理人員素質(zhì)能力不足，一方面缺乏專業(yè)檔案管理人員，不少學(xué)校檔案管理人員為兼職或是文化水平不高，對(duì)檔案管理的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)不了解；另一方面由于學(xué)校不重視檔案管理，投入力度小，未對(duì)已有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使得他們難以勝任管理工作。三是信息化建設(shè)力度不夠，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)已然成為必然發(fā)展趨勢(shì)，需要建立電子檔案才能更好地保存很多資料，而且運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理也更加方便快捷，但很多學(xué)校信息化建設(shè)力度還不夠，不論是硬件軟件設(shè)施的購(gòu)置，還是資金、人力等的投入，都仍需進(jìn)一步強(qiáng)化?？梢?jiàn)，要有效推進(jìn)初級(jí)中學(xué)檔案管理工作，學(xué)校就必須正視檔案管理過(guò)程中的不足，積極采取措施。

三、初級(jí)中學(xué)檔案管理的有效推進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。強(qiáng)化檔案管理意識(shí)是有效推進(jìn)初級(jí)中學(xué)檔案管理工作的首要條件。一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，自覺(jué)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，并將檔案管理工作納入日常工作的重要議程，為學(xué)校全體教職工做好帶頭作用。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理意識(shí)傳達(dá)至全體教職工，積極撥發(fā)專項(xiàng)資金用于檔案管理工作，可通過(guò)開(kāi)設(shè)講座、辦理校園?？确绞綄n案管理的重要性傳達(dá)至全體教職工。此外，學(xué)校應(yīng)明確指出檔案管理工作并不單單是檔案管理人員的事情，還需要全體教職工共同參與配合，只有多方協(xié)調(diào)、相互配合、共同努力才能真正做好檔案管理工作。（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作的順利、有效開(kāi)展必須有配套的檔案管理制度做基礎(chǔ)，從檔案的收集整理歸檔到保管以及后期的借閱利用都有相應(yīng)的完善制度，所有人都嚴(yán)格按制度辦事。具體而言，學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案收集制度、管理制度、借閱制度等，并明確規(guī)定檔案收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如此檔案管理工作的開(kāi)展就有了明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，避免了檔案收集不完全、不規(guī)范等問(wèn)題。此外，還應(yīng)明確各個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限以及責(zé)任追究制度，確保工作條理清晰、責(zé)任明確，不會(huì)出現(xiàn)混亂或越權(quán)等情況，而且一旦出了問(wèn)題也能及時(shí)找到相應(yīng)責(zé)任人，而不是相互推諉。（三）提升管理者的專業(yè)水平。不論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理還是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案的管理，都需要管理人員來(lái)操作，因此，學(xué)校必須注重檔案管理人員專業(yè)水平的提升與強(qiáng)化。一方面，學(xué)校應(yīng)分配專門的檔案工作者，成立檔案管理部門，明確負(fù)責(zé)人與執(zhí)行人員，并定期對(duì)檔案管理人員提供培訓(xùn)課程與實(shí)踐機(jī)會(huì)，提升他們的檔案管理知識(shí)與技能，以便更好地開(kāi)展檔案管理工作。另一方面，學(xué)校應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的力量，引入先進(jìn)的管理理念和方法。若有需要，學(xué)校還可聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士開(kāi)設(shè)專題講座，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，多學(xué)習(xí)多見(jiàn)識(shí)，不斷提升自身專業(yè)能力與素養(yǎng)。（四）檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都陸續(xù)開(kāi)展信息化建設(shè)，學(xué)校也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理工作中的價(jià)值，并積極展開(kāi)檔案管理信息化建設(shè)。首先學(xué)校應(yīng)加大投入力度，積極購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備、引進(jìn)先進(jìn)人才、學(xué)習(xí)先進(jìn)理念與管理模式等，并在日常培訓(xùn)中增加信息化知識(shí)與技術(shù)，幫助檔案管理人員掌握相應(yīng)的信息知識(shí)與技術(shù)。其次，學(xué)校應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)與校園網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，若有條件還可與其他軟件系統(tǒng)連接，創(chuàng)建完整的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資料信息的實(shí)時(shí)更新與共享。再次學(xué)校可創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)，相較于其他檔案管理工作，初級(jí)中學(xué)檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，在收集檔案資料的時(shí)候可按照人事、教學(xué)、行政等分類管理資料，并在創(chuàng)建檔案信息的時(shí)候?qū)⑼愋蜋n案放置在同一窗口，這樣不論是后期管理還是查閱都能很快檢索到需要的信息資料。（五）注重軟件硬件建設(shè)。硬件軟件是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)設(shè)施，學(xué)校在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)也必須注重軟件硬件的建設(shè)。一方面學(xué)校應(yīng)注重硬件軟件設(shè)施的采購(gòu)工作，在選擇硬軟件設(shè)施的時(shí)候要考慮價(jià)格、質(zhì)量、使用壽命、內(nèi)存量等因素，確保購(gòu)買的設(shè)施能滿足學(xué)校檔案管理工作的需求。另一方面學(xué)校應(yīng)要求每位檔案管理人員都能正確使用相關(guān)設(shè)備，并懂得軟硬件設(shè)施的日常維護(hù)與檢查，避免人為錯(cuò)誤操作損壞設(shè)施，進(jìn)而損壞或遺失檔案資料。此外，學(xué)校必須強(qiáng)化檔案管理工作的安全性，如檔案錄入與存儲(chǔ)的電腦需定期殺毒、安裝防火墻、設(shè)置登錄密碼等；重要檔案資料應(yīng)做好備份；明確檔案錄入、管理、查閱等權(quán)限，并各自保管好自己的登錄密碼；定期檢查軟硬件設(shè)施，做好清理與維護(hù)保養(yǎng)工作等等。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案資料不僅是學(xué)校歷史傳承的重要體現(xiàn)，也是學(xué)校后續(xù)管理與發(fā)展的重要支撐依據(jù)，學(xué)校必須重視檔案管理工作。初級(jí)中學(xué)檔案管理工作雖相對(duì)簡(jiǎn)單，但仍不可掉以輕心。當(dāng)前初級(jí)中學(xué)檔案管理工作仍存在檔案管理意識(shí)不弱、制度不全、投入力度不夠、信息化建設(shè)缺乏等問(wèn)題，學(xué)校必須正視這些問(wèn)題，積極采取有針對(duì)性的解決措施，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)初級(jí)中學(xué)檔案管理工作的有效推進(jìn)。

作者:黃予菲 單位:北海市第八中學(xué)

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