高校檔案管理工作存在的問題與對策
時間:2022-07-18 08:55:02
導(dǎo)語:高校檔案管理工作存在的問題與對策一文來源于網(wǎng)友上傳,不代表本站觀點(diǎn),若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師,歡迎參考。
【摘要】高校檔案是對高校教學(xué)質(zhì)量以管理水平進(jìn)行衡量的一個重要標(biāo)志,其對高校的發(fā)展有著極為重要的作用。然而就現(xiàn)階段看來,我國高校檔案管理工作中仍存在不少問題,制約著檔案管理工作質(zhì)量的提高。為此,本文將對當(dāng)前我國高校檔案管理中主要存在的問題進(jìn)行分析,并探討其改善對策,以供參考。
【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;存在問題;對策思考
一、前言
高校的檔案是高校發(fā)展歷程的物質(zhì)載體,在大多數(shù)情況下,高校的教學(xué)、科研以及管理都會在高校檔案中有所記載,這對于高校今后的發(fā)展具有極為重要的作用,所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此,下文在基于筆者工作實(shí)踐基礎(chǔ)上,重點(diǎn)圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對策展開探究,力圖為做好此項(xiàng)工作貢獻(xiàn)自己綿薄之力。
二、檔案管理中存在的問題
(一)檔案管理工作得不到重視。很多高校對于檔案管理都缺乏一定的重視,認(rèn)為檔案管理就是一個走流程的過程,對于用于保存檔案的地點(diǎn)也是沒有任何的保密措施,甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏,電子版大多也會因?yàn)楣芾聿划?dāng)而遺失或者泄露。(二)檔案管理人員的專業(yè)不足。由于很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視不足,所以相對的,在人員的招收上也是一個隨意的過程,往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯亂,導(dǎo)致很多人員的檔案沒有得到及時的清理,也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規(guī)范,造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對輕松,造成了他們自身很容易疏忽大意,又因?yàn)榻^大多數(shù)情況下,沒有一個相對嚴(yán)格的管理,所以檔案的信息泄露也是極為容易。(三)檔案收集的不齊全。很多時候高校的領(lǐng)導(dǎo)者都對檔案不太關(guān)注,所以導(dǎo)致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息,缺乏一個系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。這也導(dǎo)致很多檔案在收集這些信息的時候會出現(xiàn)錯漏,很多信息都收集的不齊全,不夠細(xì)致,甚至?xí)霈F(xiàn)一堆過期信息,導(dǎo)致在人才的選拔方面后知后覺。(四)檔案部門管理疏松。因?yàn)槁殬I(yè)的特殊性,很多情況下,對于這部分人都沒有一個嚴(yán)格的管理程序,導(dǎo)致很大程度上,檔案的嚴(yán)密性,完整性,系統(tǒng)性都缺乏一個重要保障。對于高校來說,檔案的安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通企業(yè),但是這類單位在很大程度上對于檔案的保護(hù)卻要普遍低于普通企業(yè)。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導(dǎo)致檔案信息存在有很大的誤差,不能及時地對一些手續(xù)不全的材料退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦,也對檔案信息的采集工作有很大干擾,造成信息滯納,讓人們往往在這方面耗費(fèi)大量的時間去錄入信息。(五)檔案的現(xiàn)代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性,大多高校的檔案管理相對還是很落后,甚至有的高校只是采用簡單的A4紙進(jìn)行保存,這樣不單對檔案的嚴(yán)密性不足還很容易造成無用信息堆棧,重要信息遺漏,對于檔案的存放問題也造成極大的困擾,這就需科學(xué)和信息化的存儲了,可是即使有的高校有條件購買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行操作,導(dǎo)致工作效率的低下,也導(dǎo)致檔案信息時效性嚴(yán)重不足。
三、高校檔案管理的對策及思考
(一)加強(qiáng)對于檔案管理的重視程度。提高對于檔案的管理,對于檔案的保存加大安保力度,對于存放檔案的地方要保持整潔,統(tǒng)一,對于檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范,存放檔案的地方也要有多重防護(hù)。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時代高速的發(fā)展,使得檔案信息更新也不斷加快,如何準(zhǔn)確的保存檔案對于高校來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。(二)嚴(yán)格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個很隱私很重要的信息,這些檔案的妥善存放和嚴(yán)密性對人才來說都是一個很重要的保障,所以對于管理人員檔案的員工也要進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)他們的防護(hù)意識。要求他們進(jìn)行信息采集的時候能夠認(rèn)真、細(xì)致,將各種信息都能準(zhǔn)確地錄入。要求必要時采取一定的制度,嚴(yán)懲那些不太重視的人員。(三)全面完善檔案收集。建立一個完善的檔案管理體系,將檔案資料收集作為一個很重要的流程,讓檔案部門加強(qiáng)這方面的認(rèn)識,對于每一個收集的資料都要有一定的責(zé)任感,對于檔案的存放也要有一定的秩序,讓檔案管理變得全面,客觀,動態(tài)性,對檔案的不同功能進(jìn)行歸類,加強(qiáng)檔案信息的權(quán)威性、時效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有完善的管理體系才能規(guī)范檔案員工的行為,從而達(dá)到最大的工作效益。(四)加強(qiáng)檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道,這使檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案,使得檔案管理起來能夠有序高效,也使得資料更加真實(shí)有效。(五)實(shí)現(xiàn)檔案建的現(xiàn)代化和信息化。想要合理利用檔案,最大限度的發(fā)揮這個資源庫的作用,就必須要進(jìn)行一個現(xiàn)代化的建設(shè),將檔案通過高科技進(jìn)行一個整合,不單只可以加強(qiáng)檔案的安全性和完整性,更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網(wǎng)路對于檔案信息的處理是相當(dāng)必要的,加上部門的配合,技術(shù)人員的積極工作,就能不斷地提高工作效率,也能在有需要的時候準(zhǔn)確、及時地傳輸檔案信息,加強(qiáng)檔案信息的時效性各高校在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時,要加強(qiáng)對館藏開放檔案的全文掃描工作,依據(jù)破損、老化、利用頻繁檔案優(yōu)先掃描的原則進(jìn)行,并將其放在檔案館網(wǎng)站上加以利用,實(shí)行網(wǎng)上全文檢索。各高校要建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺,有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題,消除信息孤島,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。
四、結(jié)束語
總而言之,高校檔案管理質(zhì)量與高校發(fā)展息息相關(guān),尤其是在高校不斷改革的今天,檔案在高校各項(xiàng)工作中的作用越來越明顯,所以,高校師生應(yīng)當(dāng)要對檔案管理工作予以充分重視,正視管理中存在的問題,并采取有效的對策進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化,以有效提高高校檔案管理水平。
作者:金愛新 單位:長春工程學(xué)院檔案館
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉萍.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究,2015,1(17):34-35.
[2]王燕鳳.信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展策略探究[J].城建檔案,2015(12):58-59.
[3]宋陽.目前我國高校檔案管理工作問題分析及解決路徑[J].濰坊工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2015(4):26-28.
- 上一篇:房地產(chǎn)檔案管理存在的問題與策略
- 下一篇:基層電視臺檔案管理工作思考